Збирання даних із використанням повідомлень електронної пошти

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Microsoft Office Access 2007 полегшує збирання даних користувачів, розташованих будь-де на земній кулі, наприклад, працівників відділу продажів, учасників опитування або контактів. Office Access 2007 співпрацює з Microsoft Office Outlook 2007 для полегшення створення та надсилання повідомлення електронної пошти, яке містить форму для введення даних. Під час заповнення форми одержувачем і надсилання її вам відповіді обробляються згідно з указаними параметрами. Наприклад, якщо було вибрано автоматичне оброблення відповідей, вміст форми буде додано до відповідної таблиці в базі даних, коли відповідь досягне папки «Вхідні». Ця нова можливість, майстер збирання даних із використанням повідомлень електронної пошти, може заощадити час, який потрібно витратити на введення даних від імені ваших користувачів.

У цій статті

Коли слід використовувати збирання даних

Перед початком роботи

Виконання вказівок майстра

Після надсилання повідомлення електронної пошти

Збирання даних із використанням повідомлень електронної пошти

Коли використовується збирання даних

У наведеному нижче списку відображено кілька сценаріїв використання цієї нової можливості.

  • Опитування    Вам потрібно провести опитування та скомпілювати результати в Access. Спочатку створіть базу даних Access із необхідними для зберігання результатів таблицями. Потім скористайтеся майстром для створення форми, яка містить запитання (відображені як поля), та надішліть її учасникам опитування. Коли учасники відповідають, їхні відповіді надходять безпосередньо до таблиці, вказаної в базі даних.

  • Звіти про стан    Незалежно від того, чи це будуть останні відомості про кількість товару, чи оновлені відомості про очікувані проблеми, ваша група може надсилати вам повідомлення електронної пошти з поточними відомостями через однакові інтервали, щоб тримати вас у курсі справ.

  • Керування подіями    Під час організації події, наприклад, конференції або навчання, можна надіслати одну або кілька форм у вигляді повідомлення електронної пошти для збирання контактної інформації, відомостей про подорож і проживання готелях тощо. Якщо було вибрано автоматичне оброблення відповідей, учасники можуть змінювати свої параметри будь-коли без потреби повідомляти вас про це, і ви завжди матимете доступ до останніх даних для прийняття рішень.

Для полегшення створення та надсилання форми для введення даних у вигляді повідомлення електронної пошти використовуйте майстер збирання даних із використанням повідомлень електронної пошти, який допоможе виконати всі основні кроки процесу, включно з указанням способу оброблення відповідей після їх надходження до папки «Вхідні».

На початок сторінки

Перед початком роботи

Якщо ви вперше збираєте дані з використанням повідомлень електронної пошти, виконайте такі кроки, щоб переконатися в успішному завершенні процесу збирання даних.

  1. Переконайтеся, що на комп’ютері інстальовано такі застосунки:

    • Office Access 2007    Майстер збирання даних із використанням повідомлень електронної пошти доступний лише в Office Access 2007.

    • Office Outlook 2007    На комп’ютері, з якого надсилатимуться повідомлення електронної пошти, необхідно інсталювати та настроїти Office Outlook 2007. Якщо Outlook інстальовано, але не настроєно, запустіть Outlook і дотримуйтеся вказівок майстра запуску Outlook. Для отримання додаткових відомостей про роботу майстра див. довідку з Outlook.

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (необов’язково)    Під час створення форми для введення даних можна вибирати між простою формою у форматі HTML і легкою для використання формою, створеною засобами InfoPath. Якщо Office InfoPath 2007 або пізнішої версії не інстальовано, або якщо ви не впевнені, що всі одержувачі вашого повідомлення інсталюють Office InfoPath 2007 або пізнішої версії, слід вибрати HTML-форму.

      Примітка : Пам’ятайте, що форма, яка використовується для збирання даних із використанням повідомлень електронної пошти, не є формою Access. Майстер створює спеціальну форму, основану на вашому виборі формату HTML або InfoPath.

  2. Переконайтеся, що в користувачів, які отримають ваше повідомлення, інстальовано наведені нижче застосунки. Без необхідного програмного забезпечення користувачі не зможуть переглядати або редагувати форму.

    • Клієнт електронної пошти, який підтримує формат HTML    У разі надсилання HTML-форми одержувач повинен мати програму електронної пошти, яка підтримує HTML.

    • Office Outlook 2007 і Office InfoPath 2007 (обидва не є обов’язковими)    У разі надсилання форми InfoPath для її перегляду та редагування одержувач повинен інсталювати Office Outlook 2007 і Office InfoPath 2007.

  3. Укажіть цільову базу даних. База даних може мати формат .mdb або .accdb. Також підтримуються формати .mde і .accde.

    Якщо використовувати наявну базу даних не потрібно, необхідно створити нову базу даних.

  4. Укажіть або створіть таблиці, які потрібно заповнити даними з відповідей користувачів на ваше повідомлення. У разі збирання даних для наявних таблиць переконайтеся, що для таблиць не встановлено режим лише для читання, і ви маєте дозволи на додавання або оновлення їх вмісту.

    Додаткові відомості про створення таблиці наведено у статті створення таблиць у базі даних.

    Примітка : 

    • Відомості в полях із наведеними нижче типами даних зібрати з використанням повідомлень електронної пошти не можна:

      • Вкладення

      • Автонумерація

      • Багатозначні поля

      • OLE

    • Якщо ваш збирання даних заповнюються кілька таблиць, необхідно створити Вибірковий запит і використовувати його як джерело записів форми. Переконайтеся, що запит включає в себе всі необхідні поля зі зв'язаних таблиць. Якщо ви використовуєте наявний запит, переконайтеся, що запит не призначено лише для читання та за наявності потрібних дозволів, щоб додати або оновити його до вмісту. Додаткові відомості про створення запиту на основі кількох таблиць наведено у статті створення запиту на основі кількох таблиць.

  5. У більшості випадків є можливість вирішити, чи потрібно зберігати зібрані дані як нові записи, чи використати дані для оновлення наявних записів. Нижче наведено ситуації, коли можна зберігати дані лише як нові записи:

    • Зібраними даними заповнюються дві або більше таблиць.

    • Базова таблиця не має поля первинного ключа. Значення первинного ключа потрібні для зіставлення кожної відповіді з наявними записами. Якщо цільова таблиця не має поля первинного ключа, додайте його або призначте наявне поле з унікальними значеннями як первинний ключ.

    • Базова таблиця не має записів. Якщо таблиця пуста, майстер припускає, що потрібно додати записи.

    • Адреси електронної пошти одержувачів не зберігаються як поле в базі даних. Під час збирання даних для оновлення записів не можна буде вручну ввести адреси в повідомлення, створене майстром. Поле адреси має перебувати в цільовій таблиці або в таблиці, яка має зв’язок із цільовою таблицею. Наприклад, під час збирання даних для оновлення таблиці «Замовлення» адреси необхідно зберігати як поле в таблиці «Замовлення» або у зв’язаній таблиці (наприклад, у таблиці «Клієнти»).

На початок сторінки

Виконання вказівок майстра

Тепер можна запустити майстер, який допоможе настроїти процес збирання даних.

У цьому розділі

Запуск майстра

Вибір типу форми для введення даних

Укажіть, що потрібно робити з даними

Виберіть поля форми

Укажіть спосіб оброблення даних

Виберіть спосіб визначення адреси електронної пошти одержувачів

Указання поля адреси електронної пошти

Настроювання повідомлення електронної пошти

Створення та надсилання повідомлень електронної пошти

Запуск майстра

  1. Відкрийте цільову базу даних.

  2. Для заповнення однієї таблиці виберіть таблицю в області переходів. Для заповнення двох або більше таблиць виберіть запит, пов’язаний із цими таблицями.

  3. Для запуску майстра виконайте такі дії:

    • На вкладці Зовнішні дані у групі Збирання даних натисніть кнопку Створити електронної пошти. Зображення кнопки

    • Клацніть таблицю або запит правою кнопкою миші та виберіть пункт Збирання й оновлення даних через електронну пошту.

      Якщо таблиця не містить жодного поля, або містить лише поля типу «Автонумерація», «Об’єкт OLE», «Вкладення», або багатозначна «Підстановка», в застосунку Access буде відображено повідомлення Вибрана таблиця або запит не містить полів, які підтримують збирання даних із використанням електронної пошти.

      Якщо таблиця містить поля, які підтримують збирання даних, буде запущено майстер. На першій сторінці майстра відображено основні кроки процесу. Якщо цільова таблиця підтримує додавання й оновлення даних, потрібно виконати за допомогою майстра шість основних кроків:

      Шість основних кроків, якщо цільова таблиця підтримує додавання й оновлення даних

      Якщо об’єкт підтримує лише додавання записів, виконайте такі п’ять основних кроків:

      П’ять основних кроків, якщо цільова таблиця підтримує лише додавання даних

  4. Натисніть кнопку Далі.

    Майстер запропонує вибрати тип форми, яку потрібно створити.

Виберіть тип форми для введення даних

На цьому етапі потрібно вибрати створення HTML-форми або форми InfoPath. Як було зазначено раніше, форму Access не можна використати для збирання даних із використанням повідомлень електронної пошти — необхідно використовувати HTML-форму або форму InfoPath, створену за допомогою майстра.

Вибір типу форми для введення даних, яку потрібно надіслати користувачам

Якщо InfoPath не інстальовано на комп’ютері, параметр Форма Microsoft Office InfoPath є недоступним.

Тип створюваної форми залежить від двох факторів — легкості використання та наявності в усіх одержувачів необхідного програмного забезпечення, інстальованого на комп’ютері. Форма InfoPath є набагато легшою у використанні, але HTML-форма ставить менше вимог до програмного забезпечення.

Форма InfoPath пропонує покращене середовище введення та редагування даних. Крім того, форма InfoPath може виконувати попередню перевірку даних під час натискання користувачем кнопки Надіслати, надаючи користувачеві змогу виправити неправильні дані перед надсиланням відповіді.

Підбиваючи підсумки, слід зауважити, що форма InfoPath має кілька переваг перед HTML-формою, але HTML-форму може переглянути та відредагувати будь-який користувач, чий клієнт електронної пошти підтримує HTML.

  1. У майстрі, виберіть параметр Форма Microsoft Office InfoPath, лише якщо в усіх одержувачів інстальовано Office InfoPath 2007 і Office Outlook 2007. Інакше виберіть параметр HTML-форма.

  2. Натисніть кнопку Далі.

    Наступна сторінка майстра залежить від того, чи підтримує цільовий об’єкт оновлення даних. Якщо об’єкт є запитом на основі двох або більше таблиць, або якщо в таблиці немає поля первинного ключа або не містить жодних запитів, майстер припускає, що потрібно додати нові записи, та пропонує вибрати поля форми. У всіх інших випадках майстер пропонує перед вибором полів форми вказати, чи потрібно додати або оновити дані.

    Якщо майстер запропонує вибрати поля, форми, перейдіть безпосередньо до розділу Виберіть поля форми, у цій статті.

Спосіб додавання даних

На цьому етапі вкажіть, чи потрібно додати нові записи до бази даних, чи оновити наявні записи.

вам потрібно зібрати нові чи оновити наявні дані?

Тип використовуваної форми впливає на кількість нових записів, які одержувач може надіслати в одній відповіді. Під час оновлення даних кількість записів, які мають бути оновлені одержувачем, визначається кількістю попередньо заповнених форм, які буде включено до повідомлення. У нижченаведеній таблиці дається перелік різних сценаріїв:

Тип форми

Додавання або оновлення

Результат

HTML

Додавання

Одержувачі зможуть надіслати вам кілька нових записів у кожній відповіді.

InfoPath

Додавання

Одержувачі зможуть надсилати кілька нових записів у кожній відповіді. Це можна зробити, натиснувши кнопку Вставити рядок внизу повідомлення електронної пошти.

Примітка : Після вказання полів, які потрібно включити до повідомлення, буде відображено сторінку майстра, на якій можна встановити кілька параметрів. На цій сторінці можна вибрати папку Outlook, у якій оброблятимуться відповіді, а також установити параметри оброблення відповідей.

HTML

Оновлення

Кожне повідомлення електронної пошти включатиме одну або кілька попередньо заповнених форм, залежно від кількості записів, які відповідають одній адресі електронної пошти. Одержувачі зможуть переглядати й оновлювати кожну форму в повідомленні.

InfoPath

Оновлення

Кожне повідомлення електронної пошти включатиме одну або кілька попередньо заповнених форм, залежно від кількості записів, які відповідають одній адресі електронної пошти. Одержувачі зможуть переглядати й оновлювати кожну форму в повідомленні.

Крім того, користувач може надсилати додаткові записи, натиснувши кнопку Вставити рядок внизу повідомлення електронної пошти. Далі в цій статті описано, як запобігти додаванню нових записів до запиту на оновлення.

  1. У майстрі виберіть варіант Збирання лише нових даних або Оновлення наявних даних.

    Важливо зауважити, що якщо ваша мета — додавання нових записів, можна ввести адресу електронної пошти в полі адреси після створення повідомлення. Однак, якщо ваша мета — оновлення наявних даних, адреси електронної пошти одержувача мають зберігатися як поле в базовій таблиці або запиті або у зв’язаній таблиці.

  2. Натисніть кнопку Далі.

    Майстер запропонує вибрати поля, які потрібно включити до форми.

Вибір полів форми

На цьому етапі можна вибрати поля, які потрібно включити до форми.

укажіть дані, які потрібно зібрати.

Зазвичай не потрібно включати всі поля, наявні в базовій таблиці або формі. Однак, є два винятки:

  • Обов’язкові поля    У разі збирання нових записів майстер автоматично включить усі поля, у яких властивість Обов'язково має значення Так. Якщо обов’язкове поле пусте, додати запис до таблиці не вдасться.

  • Непідтримувані типи полів    Деякі поля не можна включити до форми. Майстер не підтримує поля типу «Автонумерація», «Вкладення», «Об’єкт OLE» або багатозначні поля підстановки. Поля цих типів не відображатимуться у списках Поля таблиці або Поля запиту майстра. Поля автонумерації в таблиці буде автоматично заповнено під час додавання записів. Поля типу «Об’єкт OLE», вкладення та багатозначні поля підстановки потрібно заповнювати в поданні таблиці або в поданні форми, оскільки під час збирання даних не можна додати ці значення.

  • Поле первинного ключа     У нижченаведеній таблиці дається перелік випадків, коли є можливість включення поля первинного ключа до форми:

Мета збирання даних

Тип даних

Включати до форми?

Додавання

Автонумерація

Ні. Значення первинного ключа буде створено автоматично під час додавання запису до таблиці.

Додавання

Не автонумерація

Так. Користувач зможе ввести значення в полі під час додавання записів. Відповідь не буде оброблено, якщо вказане значення вже використовується.

Оновлення

Автонумерація або не автонумерація

Ні. Значення первинного ключа не можна редагувати у формі. Це поле використовується для зіставлення кожної відповіді з наявним записом.

  1. У списку Поля таблиці або Поля запиту двічі клацніть на потрібному полі. Якщо потрібно включити всі поля, натисніть кнопку >>.

  2. Використовуйте кнопки зі стрілками вгору та вниз для змінення порядку полів у списку Поле, яку слід додати до повідомлення електронної пошти.

  3. Для кожного включеного поля вкажіть заголовок у області Властивості поля. Виберіть параметр Лише читання, якщо ви оновлюєте дані та потрібно відобразити поле для зручності користувача, але не потрібно дозволяти користувачу змінювати дані. У повідомленні електронної пошти буде відображено поле із заголовком Це поле доступне лише для читання. Ця можливість корисна, якщо користувач оновлює наявні дані.

  4. Натисніть кнопку Далі.

    Майстер запропонує вказати, як потрібно обробляти відповіді.

Спосіб оброблення даних

На цьому етапі потрібно прийняти важливе рішення про те, як потрібно обробляти відповіді — автоматично чи вручну. Зверніть увагу, що оброблення вручну в цьому контексті не означає введення даних у подання таблиці або форми. Це означає лише те, що вручну запускається операція експортування для перенесення зібраних даних до цільової таблиці.

Укажіть спосіб оброблення відповідей.

Автоматичне оброблення

Якщо було вибрано автоматичне оброблення відповідей, які надійшли до поштової скриньки, застосунки Outlook і Access співпрацюють для експортування вмісту форми в кожній відповіді до цільової таблиці у вашій базі даних.

Автоматичне оброблення може заощадити значну кількість часу і зусиль. Відповіді буде успішно експортовано, якщо на момент надходження відповіді до поштової скриньки виконуються такі умови:

  • На комп’ютері має бути запущено Outlook. Якщо Outlook не запущено, оброблення розпочнеться наступного разу під час запуску Outlook.

  • На комп’ютері має бути інстальовано Access.

  • База даних не має бути захищеною паролем і не має бути відкритою монопольно. Ім’я або розташування бази даних не має бути змінено з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Імена таблиць і запитів, а також властивості полів, включених до форми, не має бути змінено з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Необхідно також мати дозволи, які потрібні для додавання або оновлення вмісту базових таблиць і запитів.

Якщо одна або кілька умов не виконуються, автоматичне оброблення не буде виконано успішно. Якщо обробити дані не вдалося, виправте неполадки та вручну виконайте експортування відповідей, які не вдалося обробити. Оброблення всіх відповідей, які надійдуть до поштової скриньки після вирішення проблем, продовжуватиметься автоматично.

Дозвіл лише на оновлення даних

Якщо під час оновлення даних установити прапорець Автоматично обробляти відповіді та додавати дані до, прапорець Дозволити лише оновлення наявних даних стане доступним. Установіть прапорець для заборони користувачеві надсилати нові записи. У разі додавання лише нових даних прапорець Дозволити лише оновлення наявних даних не відображатиметься.

Оброблення вручну

Якщо потрібно проконтролювати, коли та які відповіді оброблено, зніміть прапорець Автоматично обробляти відповіді та додавати дані до. У такому разі відповіді надійдуть до папки «Вхідні», але їх не буде передано до бази даних. Їх необхідно вибрати вручну та клацнути правою кнопкою миші кожну відповідь у затосунку Outlook, відтак вибрати пункт Експортування даних до Microsoft Access у контекстному меню для заповнення бази даних.

Можливо, доведеться обробити вручну всі відповіді, які не вдалося обробити автоматично. Після вирішення проблеми, яка призвела до помилки, потрібно вручну експортувати кожну відповідь.

Важливі зауваження перед початком операції експортування:

  • На комп’ютері має бути інстальовано Office Access 2007.

  • Якщо базу даних захищено паролем, під час запуску експорту буде запропоновано ввести пароль. База даних також не має бути відкритою в монопольному режимі, a ім’я або розташування бази даних не має бути змінено з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Імена таблиць і запитів, а також властивості полів, включених до форми, не має бути змінено з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Необхідно також мати дозволи, які потрібні для додавання або оновлення вмісту базових таблиць і запитів.

Указання додаткових параметрів оброблення

  1. На сторінці майстра Укажіть спосіб обробки відповідей перегляньте ім’я папки Outlook, в якій зберігаються відповіді. Якщо потрібно вказати іншу папку для відповідей на цей запит збирання даних, клацніть ім’я папки. У діалоговому вікні Вибір папки виберіть іншу папку або натисніть кнопку Створити для створення нової папки. Натисніть кнопку ОК і перейдіть назад до Access.

  2. Виберіть пункт Настроювання властивостей для керування автоматичною обробкою відповідей для відображення діалогового вікна Параметри збирання даних із використанням електронної пошти.

    діалогове вікно «параметри збирання даних із використанням електронної пошти»

    Це діалогове вікно використовується для вказання способу оброблення відповідей. Якщо потрібно вручну обробити відповіді, пропустіть наступний крок.

  3. У діалоговому вікні Параметри збирання даних із використанням електронної пошти перегляньте і, за необхідності, змініть параметри в один із наведених нижче способів, відтак натисніть кнопку ОК:

    • Відхиляти відповіді від користувачів, кому не було надіслано повідомлення    Установіть цей прапорець, якщо потрібно автоматично обробити відповіді лише одержувачів цього повідомлення. Відповіді інших користувачів зберігаються в папці призначення, але не обробляються автоматично.

    • Приймати кілька відповідей від кожного одержувача     Одержувач може надіслати вам кілька відповідей. Установіть цей прапорець для автоматичного оброблення лише першої відповіді кожного одержувача. Друга та наступні відповіді буде збережено в папці призначення, але не оброблено автоматично.

      Примітка : Цей параметр контролює лише кількість відповідей, але не кількість записів у кожній відповіді, які обробляються. Іншими словами, у разі надсилання форми InfoPath користувач може надіслати вам кілька записів у одній відповіді, і всі записи буде автоматично оброблено в застосунку Access, навіть якщо цей прапорець не встановлено.

    • Дозволити лише оновлення наявних даних    Якщо одержувачі використовують форму InfoPath для оновлення даних, вони можуть надсилати вам нові записи разом із оновленнями наявних записів. Установіть цей прапорець для оброблення лише оновлень наявних записів.

    • Кількість відповідей для обробки    Введіть загальну кількість відповідей (від усіх одержувачів), які потрібно обробити автоматично. Якщо потрібно автоматично обробити всі відповіді, введіть у текстове поле велике значення, наприклад, 5 000. Відповіді, отримані після досягнення вказаної кількості, буде збережено в папці призначення, але не буде автоматично оброблено.

    • Дата й час припинення    Укажіть, коли слід припинити автоматичне оброблення відповідей для цього повідомлення електронної пошти. Відповіді, отримані після цієї дати й часу, буде збережено в папці призначення, але не оброблено автоматично.

      Примітка : Для змінення цих параметрів пізніше на вкладці Зовнішні дані у групі Збирання даних виберіть елемент Керування відповідями. У діалоговому вікні Керування повідомленнями для збирання даних виберіть повідомлення, для якого потрібно змінити параметри, відтак натисніть кнопку Параметри повідомлення. Зміни, внесені у діалоговому вікні, вплинуть на всі наступні відповіді, які буде отримано на це повідомлення.

  4. Натисніть кнопку ОК, відтак натисніть кнопку Закрити.

    Наступний крок залежить від того, чи ви додаєте даних або його оновлення. Якщо у разі додавання нових записів, перейдіть до наступного розділу. Якщо ви збираєте дані для оновлення наявних записів, перейдіть до розділу указання поля адреси електронної пошти.

Вибір способу вказання адрес електронної пошти одержувачів

Якщо проводиться збирання лише нових відомостей, можна вказати адресу електронної пошти у два способи:

вибір одержувачів повідомлення електронної пошти.

  • Введіть адреси окремо в повідомленні електронної пошти, створеному майстром, або виберіть адреси з адресної книги.

  • Використовуйте поле в поточній базі даних, яке містить адреси електронної пошти. Поле має бути в базовій таблиці або запиті, або у зв’язаній таблиці.

Під час збирання даних для оновлення наявних записів це діалогове вікно не буде відображено, оскільки в такому разі адреса електронної пошти одержувача має бути доступною як поле в базі даних.

  1. У майстрі виберіть потрібний параметр.

  2. Натисніть кнопку Далі.

    Якщо ви вибираєте для введення адреси електронної пошти, самостійно, перейдіть до розділу Настроювання повідомлення електронної пошти. Якщо ви вибираєте для використання поля в базі даних, перейдіть до наступного розділу.

Укажіть поле адреси електронної пошти

На цьому етапі потрібно вказати поле, яке містить адреси електронної пошти одержувачів.

Указання поля в базі даних, яке містить адреси електронної пошти одержувачів.

  • Якщо поле перебуває в поточній таблиці або запиті, виберіть пункт Поточна таблиця або запит, виберіть поле в розкривному списку, відтак натисніть кнопку Далі.

  • Якщо поле, яке містить адресу електронної пошти одержувача, не перебуває в поточній таблиці або запиті, виконайте такі дії:

    1. Виберіть пункт Пов'язана таблиця.

    2. У розкривному списку виберіть поле в поточній таблиці, яке з’єднує її з таблицею, яка містить адреси. Зазвичай це поле ідентифікатора.

    3. Виконайте одну з таких дій:

      • Якщо вибране поле зв’язане лише з однією таблицею, буде відображено один додатковий розкривний список. Виберіть поле, яке містить адреси електронної пошти.

      • Якщо вибране поле зв’язане з кількома таблицями, буде відображено два додаткових розкривних списки. У першому списку виберіть таблицю, яка містить адреси електронної пошти. У другому списку виберіть поле.

    4. Натисніть кнопку Далі.

Зв’язані таблиці — це таблиці, які мають між собою визначений зв’язок. Для перегляду або редагування зв’язків у базі даних:

  • На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку зв'язки. Зображення кнопки

Додаткові відомості про зв'язки перегляньте статті посібник із роботи з таблицями або створення, редагування та видалення зв'язків.

Якщо було вибрано використання поля адреси, переглянути або настроїти повідомлення електронної пошти в застосунку Outlook не можна. Натомість це слід зробити в майстрі. На наступному етапі в майстрі буде відображено тему й основний текст повідомлення за промовчанням, і ви матимете можливість настроїти його.

Настроювання повідомлення електронної пошти

На цьому етапі потрібно переглянути компоненти повідомлення та внести потрібні зміни.

настроювання повідомлення електронної пошти

  1. Внесіть потрібні зміни в поля Тема та Вступ.

  2. Якщо було вибрано використання адрес електронної пошти, які зберігаються в полі бази даних, на цій сторінці можна зробити ще один вибір. В області Додати адреси електронної пошти одержувачів у:, виберіть один із параметрів. Незалежно від вибраного параметра, користувачі отримають повідомлення електронної пошти. Якщо було вибрано введення адрес у Microsoft Office Outlook, цей вибір недоступний.

  3. Натисніть кнопку Далі.

Створення та надсилання повідомлень електронної пошти

У майстрі буде відображено сторінку, яка сповіщає про можливість створення повідомлення та показує, яким чином можна переглянути стан електронної пошти за допомогою команди Керування відповідями.

створення повідомлення електронної пошти

На цій сторінці можуть з’явитися попереджувальні повідомлення. У таблиці наведено кожне попередження та дія для його вирішення.

Попередження

Опис

Вирішення

Деякі записи не містять припустимої адреси у вказаному полі адреси електронної пошти. Для цих рядків не буде повернуто жодних даних.

Вибране поле адреси електронної пошти містить пусті значення.

Якщо потрібно зібрати дані для кожного запису, закрийте майстер і замініть пусті значення адресами електронної пошти. Потім запустіть майстер ще раз.

Наразі база даних перебуває в режимі монопольного блокування. Обробити дані автоматично не вдасться, доки монопольне блокування не буде знято.

Базу даних наразі відкрито в монопольному режимі.

Якщо було вибрано автоматичне оброблення відповідей, виконати оброблення не вдасться, позаяк Access не може додати дані або оновити базу даних через її ексклюзивне блокування. Закрийте та знову відкрийте базу даних у немонопольному режимі одразу після надсилання повідомлення.

Можливо, ці повідомлення електронної пошти містять конфіденційні або важливі дані.

Ви збираєте дані для оновлення наявних записів, і форму, яку ви маєте намір надіслати, буде попередньо заповнено наявними даними.

Якщо деякі поля містять важливі дані, поверніться до етапу, на якому було вибрано поля, та видаліть із форми поля, які містять важливі дані.

Наступні етапи залежать від того, чи ви самі вказуєте адреси електронної пошти, чи використовуєте адреси, які зберігаються в таблиці бази даних.

Якщо вибрано вказання адреси в повідомленні електронної пошти Outlook

У цьому сценарії адреса електронної пошти вводиться в Outlook, відтак є можливість перегляду та настроювання повідомлення перед натисканням кнопки Надіслати.

  1. Для продовження натисніть кнопку Створити.

    Відображено повідомлення Outlook, яке містить форму для введення даних. Текст повідомлення містить короткий вступ і форму з елементами керування та підказками. Рекомендовано не вносити змін до тексту повідомлення. Якщо структуру форми змінити, оброблення відповіді може завершитися помилкою.

  2. Введіть адресу електронної пошти одержувачів у поля Кому, Копія або ПК. Можна також натиснути кнопки Кому, Копія або ПК для вибору адрес із адресної книги.

  3. Натисніть кнопку Надіслати.

Якщо вибрано використання полів адрес, які зберігаються в базі даних

Згідно з цим сценарієм, повідомлення вже було переглянуто та настроєно. Наразі потрібно відфільтрувати поле адрес повідомлень електронної пошти для вибору адрес користувачів, яким буде надіслано повідомлення.

  1. Натисніть кнопку Далі для відображення сторінки Надсилання повідомлення електронної пошти.

    Надсилання повідомлення електронної пошти

  2. Виберіть потрібні адреси електронної пошти встановленням відповідних прапорців.

  3. Натисніть кнопку Надіслати.

    Якщо кілька значень у полі адреса адреси адреса електронної пошти, відображається діалогове вікно, у списку неприпустимі адресами. У такому разі занотуйте адреси у списку, натисніть кнопку вихід, перевірте адреси та повторіть надсилання повідомлення. Додаткові відомості про надсилання повідомлень у розділі надсилання повідомлень електронної пошти для збирання даних.

Наразі завершено більшу частину роботи, пов’язаної зі збиранням даних із використанням повідомлень електронної пошти. Якщо було вибрано автоматичне оброблення відповідей, і якщо не виникло помилок, дані буде переміщено до цільової бази даних без жодних дій із вашого боку.

З іншого боку, якщо було вибрано оброблення повідомлень вручну, або якщо виникли помилки, потрібно виконати певні дії. Див. наступний розділ для отримання докладних відомостей про оброблення повідомлень вручну, виправлення неполадок і загальне керування повідомленнями та відповідями для збирання даних.

На початок сторінки

Після надсилання повідомлення електронної пошти

Для відповіді на повідомлення електронної пошти кожен одержувач натискає кнопку Відповісти, заповнює потрібні відомості у формі та натискає кнопку Надіслати. У цьому розділі наведено вказівки щодо перегляду відповідей і дій у разі, якщо деякі з відповідей оброблено неправильно.

У цьому розділі

Перегляд відповіді

Перевірка та виправлення неполадок автоматичного Оброблення відповідей

Оброблення відповідей вручну та виправлення неполадок

Повторне надсилання повідомлень електронної пошти для збирання даних

Посилання на докладні відомості про керування відповідями та змінення параметрів повідомлення див. у розділі Див. також.

Перегляд відповідей

Незалежно від вибраного способу оброблення відповідей може виникнути потреба дізнатися, хто відповів на ваш лист, і, можливо, також потрібно буде відкрити відповіді вручну. Для перегляду відповідей виконайте такі дії:

  1. Перейдіть до Outlook і знайдіть папку, призначену для зберігання відповідей для збирання даних.

    Порада : Якщо ви не пам’ятаєте ім’я папки, на вкладці Зовнішні дані у групі Збирання даних виберіть елемент Керування відповідями. У діалоговому вікні Керування повідомленнями для збирання даних ім’я папки відображатиметься у стовпці Папка Outlook у рядку, який відповідає повідомленню, відповідь на яке потрібно переглянути.

  2. Для відкриття відповіді в Outlook двічі клацніть її. Буде відображено форму, заповнену відправником.

У затосунку Access не буде оброблено відповіді на вихідну відповідь. Отже, якщо ви побачите одну або більше незаповнену одержувачем форму, заповнену неповністю або неправильно, замість використання команди Відповісти необхідно повторно надіслати вихідне повідомлення електронної пошти цим користувачам.

Так само, якщо потрібно, щоб надіслати запрошення інших людей, його необхідно надіслати вихідне повідомлення, замість пересилання. У розділі надсилання повідомлень електронної пошти для збирання даних для отримання додаткових відомостей.

Перевірка та виправлення неполадок автоматичного оброблення відповідей

Якщо було вибрано автоматичне оброблення відповідей, виконайте описані нижче дії, щоб переконатися у правильному обробленні відповідей:

  • Для кожної відповіді перегляньте значення у стовпцях Позначка «до виконання», Стан збирання даних і Категорії.

    Порада : Якщо у вашому поданні немає стовпців Позначка «до виконання», Стан збирання даних і Категорії, додайте їх за допомогою команди Вибрати поля. Клацніть правою кнопкою миші на заголовку стовпця, відтак виберіть команду Вибрати поля. У діалоговому вікні Вибір полів перетягніть потрібні поля праворуч або ліворуч від заголовка наявного стовпця.

    У папці Outlook, якщо параметр Позначка «до виконання» позначено як Операцію збирання даних успішно завершено, стовпець Стан збирання даних є пустим, і у стовпці Категорії відображено зелений індикатор, відповідь було успішно оброблено.

  • Крім того, можливо, слід переглянути вміст цільових таблиць, щоб переконатися, що зібрані дані зберігаються як нові записи або оновлення наявних записів.

Якщо ви підозрюєте, що відповідь було не автоматичне оброблення, переконайтеся, що всіх умов, необхідних для обробки було виконано. У розділі автоматична обробка, вище в цій статті. Потім спробуйте пропозиції, представлені у таблиці нижче. Більшість пропозицій вимагати встановлення цього питання і потім вручну експорт відповідь. Щоб отримати довідку з експортом вручну у розділі наступного, вручну Оброблення відповідей та виправлення неполадок.

Проблема

Причина

Усунення

Відповідь міститься в папці Outlook, проте її не оброблено. У стовпці Стан збирання даних відображено повідомлення Повідомлення не оброблено.

Перегляньте параметри повідомлення в діалоговому вікні Параметри збирання даних із використанням електронної пошти. Параметри встановлено для оброблення відповідей вручну або для запобігання автоматичному обробленню деяких відповідей.

Порада : Для відображення параметрів на вкладці Зовнішні дані у групі Збирання даних виберіть елемент Керування відповідями. У діалоговому вікні виберіть потрібне повідомлення та натисніть кнопку Параметри повідомлення.

Експортуйте відповідь вручну.

Щоб переконатися, що ще не отримані повідомлення буде оброблено автоматично, змініть настройки в діалоговому вікні параметрів.

Щоб отримати довідку з перегляду та змінення параметрів перегляньте статтю Параметри електронної пошти для збирання даних .

Не обробляється відповідь на власне повідомлення.

У разі відповіді на власне повідомлення виконується трохи інша процедура.

Замість заповнення форми в отриманому повідомленні заповніть форму в надісланому повідомленні, яке міститься в папці Надіслані. Перейдіть до папки Надіслані та відкрийте повідомлення. Натисніть кнопку Відповісти, заповніть форму, відтак натисніть кнопку Надіслати.

Відповідь не надходить до потрібної папки.

Лише вихідні відповіді на повідомлення надходять до визначеної папки.

Відповіді на власне повідомлення (крім випадку, коли для створення відповіді було використано копію повідомлення в папці Надіслані) і повідомлення, які є частиною обговорення, можуть не надійти до визначеної папки.

Інші можливі причини: не інстальовано Office Access 2007, надбудова, необхідна для оброблення відповідей, відсутня, або її було пошкоджено.

Якщо одну з відповідей не оброблено, заповніть форму з надісланого повідомлення, розташованого в папці «Надіслані».

Якщо користувач заповнив форму у відповіді на відповідь, попросіть користувача відповісти на вихідне повідомлення.

Якщо здається, що надбудова відсутня або її пошкоджено, перейдіть до Outlook і в меню Знаряддя виберіть пункт Центр безпеки та конфіденційності, відтак виберіть пункт Надбудови. Переконайтеся, що там відображено пункт Надбудова Microsoft Access Outlook для збирання та публікації даних. Якщо цей елемент не відображено, спробуйте повторно інсталювати Access.

У стовпці Стан збирання даних відображено такий рядок:

Не вдалося знайти базу даних. Відшукайте базу даних і імпортуйте дані вручну.

Базу даних переміщено до іншого розташування, перейменовано, видалено або пошкоджено.

Відновіть базу даних у вихідному розташуванні й експортуйте відповідь вручну.

У стовпці Стан збирання даних відображено такий рядок:

Не вдалося відкрити базу даних для імпортування даних, оскільки база даних уже використовується. Обробіть відповіді вручну, коли база даних стане доступною.

Базу даних відкрито в монопольному режимі; не можна внести зміни до бази даних, доки монопольне блокування не буде знято.

Попросіть користувача, який відкрив базу даних у монопольному режимі, закрити її та знову відкрити у звичайному режимі. Відтак спробуйте експортувати відповідь вручну.

У стовпці Стан збирання даних відображено такий рядок:

Цю базу даних Access захищено паролем. Експортуйте ці дані до Microsoft Access вручну.

Цільову базу даних захищено паролем. Автоматичне оброблення виконати не вдасться, якщо для бази даних потрібен пароль.

Експортуйте відповідь вручну. Якщо потрібно й надалі автоматично обробляти відповіді, видаліть захист паролем із бази даних.

У стовпці Стан збирання даних відображено повідомлення про відсутність таблиці, запиту або поля.

Цільову таблицю або запит видалено або перейменовано, або структуру змінено так, що вміст форми не можна додати до таблиць.

Створіть цільові таблиці та запити повторно, або створіть і надішліть нове повідомлення для збирання даних.

У стовпці Стан збирання даних відображено такий рядок:

Не вдалося обробити це повідомлення електронної пошти. Форму в повідомленні електронної пошти пошкоджено або змінено.

Форму в цій відповіді пошкоджено, або форму було змінено (одержувачем або відправником).

Якщо одержувач змінив форму, попросіть одержувача повторно надіслати форму, відтак експортуйте відповідь вручну.

Якщо форму у вихідному повідомленні пошкоджено або вона неприпустима, необхідно створити та надіслати нове повідомлення.

У стовпці Стан збирання даних відображено такий рядок:

Не вдалося знайти дані, необхідні для завершення оброблення вказаної бази даних.

Відомості, потрібні для зіставлення відповіді з наявним записом, який необхідно оновити, відсутні.

Параметри повідомлення потрібно синхронізувати з Outlook. У застосунку Access на вкладці Зовнішні дані у групі Збирання даних виберіть елемент Керування відповідями. У діалоговому вікні Керування відповідями виберіть повідомлення. У розділі Відомості про повідомлення відображено вікно попередження. Клацніть попередження для синхронізації параметрів, відтак закрийте діалогове вікно. Перейдіть до Outlook і спробуйте експортувати відповідь вручну.

У стовпці Стан збирання даних відображено такий рядок:

Не можна додати або оновити дані, оскільки це призведе до створення повторюваного значення в полі, яке приймає лише унікальні значення.

Поле, властивість Індексовано (Indexed) якого має значення Так (без повторень) не може містити повторювані значення. Якщо значення, призначене полю форми, вже існує у відповідному полі таблиці, виконати цю операцію не вдасться.

Попросіть одержувача надіслати іншу відповідь з іншим значенням у полі форми.

У стовпці Стан збирання даних відображено такий рядок:

Введене значення не є елементом списку вибору...

Форма містить обов'язкове поле, яке підставляє значення, проте значення для поля не вказано користувачем, або властивість Обмежити списком (LimitToList) поля має значення Так, а користувач указав відсутнє у списку значення.

Попросіть одержувача повторно надіслати відповідь після заповнення всіх полів або самі заповніть і збережіть форму, відтак повторіть експортування.

У стовпці Стан збирання даних відображено повідомлення про неприпустимість значення, вказаного в полі форми.

Одержувач ввів неприпустимі дані в одне або кілька полів.

Попросіть одержувача повторно надіслати відповідь після заповнення всіх полів або самі заповніть і збережіть форму, відтак повторіть експортування.

У стовпці Стан збирання даних відображено такий рядок:

Це повідомлення містить форму, яку потрібно заповнити. Коли це буде виконано, надішліть її до відправника цього повідомлення електронної пошти.

Одержувач не заповнив форму.

Попросіть одержувача надіслати іншу відповідь після заповнення форми.

Оброблення відповідей вручну та пошук помилок

Оброблення відповідей вручну потрібно розпочати з операції експорту з Outlook.

Один відповідь можна експортувати лише по черзі. Щоб уникнути відповіді, для якого встановлено значення у стовпці Стан збирання данихуспішну збір даних за допомогою електронної пошти. Цей стан означає, що відповідь має вже успішно оброблено. Відповіді, для якого встановлено значення у стовпці Стан збирання данихповідомлення не оброблено потрібно обробити вручну. Відповідь, яка з'являється повідомлення про помилку в цьому стовпці не вдалося автоматично обробити і потрібно буде деякі виправлення, перш ніж його можна вручну експортувати. У розділі попередній, Verifying та виправлення неполадок автоматичного Оброблення відповідей, щоб отримати довідку з виправлення неполадок.

  1. У застосунку Outlook клацніть правою кнопкою миші відповідь, яку потрібно обробити вручну.

  2. Виберіть пункт Експортувати дані до Microsoft Office Access.

  3. У діалоговому вікні Експортування даних до Microsoft Access перегляньте відомості про відповідь і натисніть кнопку OK для експорту.

    Якщо операцію експорту завершено успішно, буде відображено повідомлення Дані успішно експортовано до бази даних. Якщо операцію не вдалося виконати, буде відображено повідомлення Не вдалося імпортувати дані через помилки, за яким слідує опис проблем, що спричинили помилку. У наведеній нижче таблиці перелічено проблеми, які могли спричинити помилку операції експорту:

Проблема

Причина

Усунення

Після клацання правою кнопкою миші на відповіді команду Експортування даних до Microsoft Access не відображено.

Вибране повідомлення не є припустимою відповіддю для збирання даних.

Видаліть повідомлення, які не є відповідями для збирання даних, із визначеної папки.

Відповідь не надходить до потрібної папки.

Лише вихідні відповіді на повідомлення надходитимуть до визначеної папки.

Відповіді на власне повідомлення (крім випадку, коли для створення відповіді було використано копію повідомлення в папці Надіслані) і повідомлення, які є частиною обговорення, можуть не надійти до визначеної папки.

Інші можливі причини: не інстальовано Access, надбудова, необхідна для оброблення відповідей, відсутня, або її було пошкоджено.

Якщо одну з відповідей не оброблено, заповніть форму з надісланого повідомлення, розташованого в папці «Надіслані».

Якщо користувач заповнив форму у відповіді на відповідь, попросіть користувача відповісти на вихідне повідомлення.

Якщо здається, що надбудова відсутня або її пошкоджено, перейдіть до Outlook і в меню Знаряддя виберіть пункт Центр безпеки та конфіденційності, відтак виберіть пункт Надбудови. Переконайтеся, що там відображено пункт Надбудова Microsoft Access Outlook для збирання та публікації даних. Якщо цей елемент не відображено, спробуйте повторно інсталювати Access.

Повідомлення:

Не вдалося знайти базу даних. Відшукайте базу даних і імпортуйте дані вручну.

Базу даних переміщено до іншого розташування, перейменовано, видалено або пошкоджено.

Відновіть базу даних у вихідному розташуванні та повторіть спробу.

Повідомлення:

База даних уже використовується.

Базу даних відкрито в монопольному режимі; не можна внести зміни до бази даних, доки монопольне блокування не буде знято.

Попросіть користувача, який відкрив базу даних у монопольному режимі, закрити її та знову відкрити у звичайному режимі. Відтак спробуйте експортувати відповідь вручну.

Повідомлення:

Таблиця, запит або поле відсутні.

Цільову таблицю або запит видалено або перейменовано, або структуру змінено так, що вміст форми не можна додати до таблиць.

Створіть відсутні цільові таблиці та запити, або створіть і надішліть нове повідомлення для збирання даних.

Повідомлення:

Форму пошкоджено або змінено.

Форму в цій відповіді пошкоджено, або форму було змінено (одержувачем або відправником).

Якщо одержувач змінив форму, попросіть одержувача повторно надіслати форму, відтак експортуйте відповідь вручну.

Якщо форму у вихідному повідомленні пошкоджено або вона неприпустима, необхідно створити та надіслати нове повідомлення.

Повідомлення:

Дані, необхідні для завершення оброблення, відсутні.

Відомості, потрібні для зіставлення відповіді з наявним записом, який необхідно оновити, відсутні.

Параметри повідомлення потрібно синхронізувати з Outlook. У застосунку Access на вкладці Зовнішні дані у групі Збирання даних виберіть елемент Керування відповідями. У діалоговому вікні Керування відповідями виберіть повідомлення. У розділі Відомості про повідомлення відображено вікно попередження. Клацніть попередження для синхронізації параметрів, відтак закрийте діалогове вікно. Перейдіть до Outlook і спробуйте експортувати відповідь вручну.

Повідомлення:

Не можна додати або оновити дані, оскільки це призведе до створення повторюваного значення в полі, яке приймає лише унікальні значення.

Поле, властивість Індексовано (Indexed) якого має значення Так (без повторень) не може містити повторювані значення. Якщо значення, призначене полю форми, вже існує у відповідному полі таблиці, виконати цю операцію не вдасться.

Попросіть одержувача надіслати іншу відповідь з іншим значенням у полі форми.

Повідомлення:

Введене значення не є елементом списку вибору.

Форма містить обов'язкове поле, яке підставляє значення, проте значення для поля не вказано користувачем, або властивість Обмежити списком (LimitToList) поля має значення Так, а користувач указав відсутнє у списку значення.

Попросіть одержувача повторно надіслати відповідь після заповнення всіх полів або самі заповніть і збережіть форму, відтак повторіть експортування.

Повідомлення:

Неприпустиме значення в полі форми.

Одержувач ввів неприпустимі дані в одне або кілька полів.

Попросіть одержувача повторно надіслати відповідь після заповнення всіх полів або самі заповніть і збережіть форму, відтак повторіть експортування.

Повідомлення:

Відповідь містить форму, яку потрібно заповнити. Коли це буде виконано, надішліть її до відправника цього повідомлення електронної пошти.

Одержувач не заповнив форму.

Попросіть одержувача надіслати іншу відповідь після заповнення форми.

Продовжуйте спроби експортування відповіді, доки у стовпці Категорії не буде відображено зелений квадрат.

Повторне надсилання повідомлення електронної пошти для збирання даних

Якщо потрібно надіслати повідомлення іншим користувачам, або якщо вихідне повідомлення не надійшло до деяких користувачів через помилки, спробуйте надіслати повідомлення заново, але не пересилайте його.

  1. На вкладці Зовнішні дані у групі Збирання даних виберіть елемент Керування відповідями. Зображення кнопки

    Буде відображено діалогове вікно Керування повідомленнями для збирання даних.

    діалогове вікно «керування повідомленнями для збирання даних»

  2. У діалоговому вікні Керування повідомленнями для збирання даних виберіть повідомлення, яке потрібно надіслати повторно.

  3. Натисніть кнопку Повторно надіслати це повідомлення електронної пошти.

    Якщо кнопка повторно надіслати повідомлення електронної пошти буде вимкнуто

    Цю кнопку відображено сірим кольором (недоступною), якщо параметри повідомлення необхідно синхронізувати з Outlook.

    Клацніть вікно попередження в розділі Відомості про повідомлення для синхронізації параметрів. Якщо процес виконано успішно, буде відображено повідомлення Синхронізацію виконано успішно. Якщо буде відображено повідомлення про помилку, спробуйте закрити та знову відкрити діалогове вікно.

  4. У застосунку Access буде виконано певну перевірку — наприклад, чи цільові таблиці та звіти все ще існують, а також чи вони містять усі поля форми та чи не було змінено типи даних у цих полях. Якщо перевірку виконано успішно, на сторінці майстра буде запропоновано вказати спосіб оброблення відповідей. Інакше в повідомленні буде запропоновано повторно створити повідомлення.

  5. Продовжуйте роботу з майстром, як під час першого надсилання повідомлення. Параметри можуть відрізнятися від використаних минулого разу.

    Для надсилання повідомлення електронної пошти до інших користувачів виконайте одну з таких дій:

    • Укажіть адреси електронної пошти вручну. (Зверніть увагу, що цей параметр доступний лише в разі збирання даних для додавання нових записів.)

    • Виберіть інше поле адреси електронної пошти.

    • Використовуйте те саме поле адреси електронної пошти, але на останньому етапі виберіть лише потрібні адреси.

      Щоб отримати довідку з кроки майстра ознайомтеся з розділом укажіть спосіб обробки даних, вище в цій статті.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×