Зберігання кількох значень у полі підстановки

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Користувачі можуть створювати поля підстановки, у яких зберігатиметься кілька значень для кожного запису. Це допоможе стежити за кількома схожими фактами, пов’язаними з об’єктом спостереження. Припустімо, наприклад, що у вас є база даних для відстеження питань, і в ній потрібно відстежувати співробітників, які працюють над вирішенням питань. Один співробітник може працювати над кількома питаннями, а над кожним питанням може працювати кілька співробітників. Така структура даних називається зв'язком "багато-до-багатьох". Програма Access дає змогу легко відстежувати пов’язані дані такого типу за допомогою багатозначний полів підстановки.

У цій статті, пояснюється, що таке багатозначне поле підстановки, як додати його до таблиці та як змінити наявне поле підстановки.

Примітка :  Ця стаття не стосується веб-програм Access – нового виду бази даних, яку можна створити за допомогою програми Access і опублікувати в Інтернеті. Докладні відомості див. в статті Створення веб-програми Access.

У цій статті

Огляд

Створення багатозначного поля підстановки у вікні табличного подання даних

Створення багатозначного поля підстановки в режимі конструктора

Створення багатозначного поля підстановки за допомогою майстра підстановок

Перегляд або змінення властивостей поля підстановки в режимі конструктора

Змінення структури багатозначного поля підстановки

Огляд

Поле підстановки – це поле таблиці, що містить значення, отримані з таблиці, запиту або списку значень. Якщо клацнути поле підстановки в таблиці даних для введення даних, у програмі Access відобразиться список значень для вибору. Поле підстановки може бути багатозначним, тобто, у списку можна вибрати одразу кілька елементів. Вибрані елементи можуть відображатися в полі зі списком або вікні списку.

Створення багатозначного поля підстановки

Багатозначне поле підстановки можна створити у вікні табличного подання даних або в режимі конструктора. В обох випадках для створення багатозначного поля використовується майстер підстановок. Майстер підстановок спрощує процес і автоматично підставляє відповідні властивості поля, а також створює відповідні зв’язки таблиці.

Змінення багатозначного поля підстановки

Для змінення наявного багатозначного поля підстановки можна запустити майстер підстановок повторно.

Приєднані та відображувані значення

Під час створення поля підстановки, яке отримує значення з таблиці або запиту для визначення значень, які відповідають тим чи іншим записам, програма Access використовує ключове поле вихідної таблиці. Проте зазвичай ключові поля містять дані, які не мають певного змісту: зазвичай, це поле ідентифікатора з тип даних "Лічильник". Поле підстановки відображається замість ключового поля і містить більш змістовну інформацію, наприклад ім’я. Значення, що зберігається, називається приєднаним, а значення, що відображається – відображуваним.

Наприклад, набір значень ідентифікаторів співробітників із запиту з ім’ям "Додаткові відомості про контакти" може зберігатися в полі з ім’ям "Призначено". Проте, оскільки поле "Призначено" є полем підстановки, програма Access відображає в результатах запиту набір значень поля підстановки, у цьому випадку – імена контактів. Значення ідентифікаторів працівників є приєднаними значеннями, імена контактів – відображуваними значеннями.

Порівняння таблиці даних з відображуваними значеннями та таблиці даних із приєднаними значеннями

1. Відображувані значення.

2. Приєднані значення.

Чому приєднані значення такі важливі

За промовчанням відображувані значення виводяться на екран автоматично під час відкриття таблиці у вікні табличного подання даних, а приєднані значення – це значення, які зберігаються в полі підстановки, використовуються в умовах запиту, а також використовуються програмою Access за промовчанням в об’єднаннях з іншими таблицями.

Наприклад, якщо за наявності запиту, що використовує поле підстановки "Призначено" як показано на попередньому зображенні, потрібно виключити записи, що відповідають запитанням, призначеним Галині Бойко, в умовах, що використовуються для її виключення, застосовується приєднане значення (яке дорівнює 9), а не її ім’я; тобто, WHERE AssignedTo.Value <> 9.

На початок сторінки

Створення багатозначного поля підстановки у вікні табличного подання даних

До таблиці, відкритої у вікні табличного подання даних можна додати багатозначне поле підстановки.

  1. В області переходів клацніть двічі таблицю, у якій потрібно створити поле підстановки. Відкриється вікно табличного подання даних.

  2. Справа від останнього стовпця виберіть елемент Клацніть, щоб додати, а потім – пункт Підстановка та зв'язок.

    Запуститься майстер підстановок.

  3. Виконайте решту дій, описаних у майстрі підстановок. Додаткові відомості див. у розділі Створення багатозначних полів підстановки за допомогою майстра підстановок.

На початок сторінки

Створення багатозначного поля підстановки в режимі конструктора

Багатозначне поле підстановки можна створити під час роботи в режимі конструктора. Під час роботи в режимі конструктора поле підстановки створюється за допомогою того ж майстра підстановок, який використовувався у вікні табличного подання даних. Проте в режимі конструктора є також повний доступ до всіх властивостей поля, тому ці властивості можна редагувати безпосередньо.

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, у яку потрібно додати багатозначне поле підстановки, і виберіть пункт Режим конструктора.

  2. Знайдіть перший доступний пустий рядок у бланку таблиці.

  3. У першому доступному пустому рядку клацніть стовпець Ім’я поля, а потім введіть ім’я багатозначного поля підстановки.

  4. У стовпці Тип даних клацніть стовпець цього рядка, натисніть стрілку, а потім виберіть у розкривному списку пункт Майстер підстановок.

    Запуститься майстер підстановок.

  5. Дотримуйтеся вказівок у майстрі. Щоб дізнатися, як виконувати кроки в майстрі підстановок, див. розділ Створення багатозначного поля підстановки за допомогою майстра підстановок.

  6. Після завершення роботи майстра можна змінити властивості поля підстановки. Щоб дізнатися більше про властивості поля підстановок, див. розділ Перегляд або змінення властивостей поля підстановки в режимі конструктора.

Якщо натиснути кнопку Готово, буде створено поле підстановки, властивості якого задаватимуться на основі вибору, зробленого в майстрі підстановок. Властивості поля можна переглянути в нижній області режиму конструктора в розділі Властивості поля. Для перегляду властивостей, які застосовуються безпосередньо до поля підстановки, перейдіть на вкладку Підстановка.

На початок сторінки

Створення багатозначного поля підстановки за допомогою майстра підстановок

За допомогою майстра підстановок можна створити поле на основі таблиці, запиту або списку введених значень. У цьому розділі описано кроки, що виконуються в майстрі підстановок.

Створення багатозначного поля підстановки на основі таблиці або запиту

  1. У майстрі підстановок установіть перемикач Поле підстановки має шукати значення в таблиці або звіті та натисніть кнопку Далі.

  2. Виберіть у списку таблицю або запит і натисніть кнопку Далі.

  3. В області Доступні поля, клацніть поля, які потрібно додати до підстановки.

  4. Натисніть кнопку "більше" (>), щоб перемістити поля, вибрані для списку Вибрані поля. Клацніть кнопку із двома знаками "більше" ("), щоб перемістити до списку Вибрані поля всі поля, а потім натисніть кнопку Далі.

  5. За необхідності виберіть від одного до чотирьох полів, за якими необхідно сортувати елементи підстановки, і натисніть кнопку Далі.

  6. За необхідності відкоригуйте ширину стовпців у полі підстановки та натисніть кнопку Далі.

  7. В області Зберегти кілька значень для цієї підстановки? установіть прапорець Дозволити кілька значень.

    Примітка : Щоб у полі могли зберігатися кілька значень, необхідно встановити цей прапорець.

  8. Натисніть кнопку Готово.

    Якщо натиснути кнопку Готово, буде створено поле підстановки, властивості якого задаватимуться на основі вибору, зробленого в майстрі підстановок.

  9. Щоб зберегти таблицю, на вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

    Сполучення клавіш CTRL + S

Створення багатозначного поля підстановки на основі введених значень

  1. У майстрі підстановок установіть перемикач Я введу потрібні значення самостійно та натисніть кнопку Далі.

  2. Введіть кількість стовпців. Потім введіть кожне значення. Щоб перейти до наступного стовпця або рядка, натисніть клавішу TAB.

    Примітка :  Щоб мати змогу редагувати список значень, використовуйте лише один стовпець.

  3. Коли введете всі дані, натисніть кнопку Далі.

  4. Якщо під час виконання кроку 2 визначено кілька стовпців, необхідно вибрати стовпець, який використовуватиметься для однозначної ідентифікації кожного значення. В області Доступні поля клацніть стовпець, який використовуватиметься для однозначної ідентифікації кожного значення.

    Примітка : Цей крок не відображатиметься, якщо під час кроку 2 визначено лише один стовпець.

  5. У майстрі підстановок введіть назву для поля підстановки.

  6. В області Зберегти кілька значень для цієї підстановки? установіть прапорець Дозволити кілька значень.

    Примітка : Щоб у полі могли зберігатися кілька значень, необхідно встановити цей прапорець.

  7. Натисніть кнопку Готово.

  8. Щоб зберегти таблицю, на вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

    Сполучення клавіш CTRL + S

Після створення поля з кількома значеннями це поле відображається у вікні табличного подання даних як розкривний список із прапорцями.

На початок сторінки

Перегляд або змінення властивостей поля підстановки в режимі конструктора

Властивості поля підстановки можна переглянути в нижній області режиму конструктора в розділі Властивості поля. Для перегляду властивостей, пов’язаних із полем підстановки, перейдіть на вкладку Підстановка.

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, у яку потрібно додати поле підстановки, і виберіть у контекстному меню пункт Режим конструктора.

  2. Клацніть ім’я поля підстановки у стовпці Ім'я поля.

  3. У розділі Властивості поля виберіть вкладку Підстановка.

    Відобразяться властивості підстановки.

    Властивості багатозначного поля підстановки

Якщо задано значення першої властивості (Відобразити елемент керування), список доступних властивостей змінюється відповідно до зробленого вибору. Можна задати властивості поля підстановки, щоб змінити поведінку цього поля. Зауважте, що в разі використання майстра підстановок для створення поля підстановки властивості цього поля задаються майстром автоматично.

Властивості поля підстановки

Властивість

Необхідні дії

Відобразити елемент керування

Задайте для типу елемента керування значення Прапорець, Текстове поле, Вікно списку або Поле зі списком. Зазвичай для поля підстановки вибираються значення Поле зі списком.

Тип джерела рядків

Виберіть, якими значеннями слід заповнювати поля підстановки: значеннями з іншої таблиці, запиту чи списку заданих значень. Список також можна заповнити іменами полів у таблиці або запиті.

Джерело рядків

Укажіть таблицю, запит або список значень із значеннями для поля підстановки. Якщо властивість Тип джерела рядків має значення Таблиця/Запит або Список полів, значенням цієї властивості має бути ім’я таблиці, ім’я запиту або SQL-оператор, який позначає запит. Якщо властивість Тип джерела рядків має значення Список значень, ця властивість має містити список значень, відокремлених крапкою з комою.

Приєднаний стовпець

Укажіть стовпець у джерелі рядків, де міститься значення поля підстановки. Це значення має бути в діапазоні від 1 до кількості стовпців у джерелі рядків.

Примітка : Стовпець, який задає значення для зберігання, не обов’язково має збігатися з відображуваним стовпцем.

Кількість стовпців

Укажіть кількість стовпців у джерелі рядків, які можуть відображатися в полі підстановки. Щоб вибрати стовпці для відображення, потрібно задати ширину стовпця у властивості Ширина стовпців.

Заголовки стовпців

Укажіть, чи слід відображати заголовки стовпців.

Ширина стовпців

Введіть ширину для кожного стовпця. Щоб приховати певний стовпець, зокрема стовпець ідентифікаторів, укажіть для ширини значення 0.

Рядки списку

Укажіть кількість рядків, які з’являються під час відображення поля підстановки.

Ширина списку

Укажіть ширину елемента керування, який з’являється під час відображення поля підстановки.

Обмежити списком

Виберіть, чи можна ввести значення, якого немає у списку.

Дозволити кілька значень

Указує, чи підтримує поле підстановки вибір кількох значень.

Примітка : Значенням цієї властивості не можуть бути жодні інші значення, крім «Так» або «Ні».

Відображати зміни списку значень

Укажіть, чи можна редагувати елементи в полі підстановки, створеному на основі списку значень. Якщо для цієї властивості задано значення Так, клацнувши правою кнопкою миші поле підстановки на основі списку значень з одним стовпцем, можна скористатися параметром меню Змінення елементів списку. Якщо поле підстановки має кілька стовпців, ця властивість не береться до уваги.

Форма редагування елементів списку

Присвойте ім’я наявній формі, яка використовуватиметься для редагування списку елементів у полі підстановки на основі таблиці або запиту.

Відображати лише значення джерела рядка

Скористайтеся цим параметром для відображення лише тих значень, які збігаються з поточним джерелом рядків, якщо властивість Дозволити кілька значень має значення Так.

Приєднане значення в полі підстановки визначається властивістю Приєднаний стовпець. Відображуваним значенням у полі підстановки буде стовпець або стовпці, представлені у властивості Ширина стовпців як такі, що мають ненульову ширину.

На початок сторінки

Змінення структури багатозначного поля підстановки

Щоб змінити структуру багатозначного поля підстановки, можна виконати будь-яку із зазначених нижче дій.

  • Редагування списку значень багатозначного поля підстановки на основі списку

    Примітка : Щоб увімкнути редагування, список значень має містити лише один стовпець, а для властивості Відображати зміни списку значень має бути задано значення Так.

  • Змінення властивостей поля підстановки в режимі конструктора

  • Змініть поле підстановки, запустивши майстер підстановок для вибраного поля підстановки.

Редагування списку значень багатозначного поля підстановки на основі списку значень

Користувач може додавати елементи до списку значень, змінювати список значень або задати для нього значення за промовчанням.

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю, яка містить багатозначне поле.

    Таблиця відкривається у вікні табличного подання даних.

  2. Клацніть правою кнопкою миші будь-яку клітинку в багатозначному полі підстановки.

  3. Виберіть пункт Змінення елементів списку.

  4. Змініть список значень, а потім натисніть кнопку OK.

Змінення властивостей поля підстановки в режимі конструктора

Щоб змінити багатозначне поле підстановки, можна відкрити таблицю в режимі конструктора та змінити властивості поля. Щоб отримати додаткові відомості про властивості поля підстановок, див. розділ Перегляд або змінення властивостей поля підстановки в режимі конструктора.

Змінення багатозначного поля підстановки у вікні табличного подання даних

Щоб змінити поле підстановки у вікні табличного подання даних, запустіть повторно майстер підстановок

  1. Відкрийте таблицю у вікні табличного подання даних і виберіть поле підстановки.

  2. На вкладці Поля у групі Властивості натисніть кнопку Змінити підстановку.

  3. Дотримуйтесь вказівок у майстрі, щоб внести потрібні зміни. Докладніше про майстер див. у розділі Створення багатозначного поля підстановки за допомогою майстра підстановок.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×