Зберігання документів у службі OneDrive для бізнесу або на сайті групи

Зберігання документів у службі OneDrive для бізнесу або на сайті групи

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Зберігати всі документи в службі "OneDrive для бізнесу" дуже зручно. Угорі сторінки завжди є посилання на її бібліотеку "OneDrive для бізнесу". Крім того, у ній надзвичайно просто передавати та створювати документи. Проте потрібно також подбати про доступ до документів, збережених у сховищі "OneDrive для бізнесу". Якщо документ створено спільними зусиллями в рамках проекту, можливо, краще зберегти його на сайті групи.

Відмінності між службою "OneDrive для бізнесу" та сайтом групи SharePoint

OneDrive для бізнесу – це місце, де можна зберігати файли зі свого комп’ютера в хмарі, щоб потім відкривати їх на будь-якому пристрої або надавати до них спільний доступ. У складі Office 365 або SharePoint Server служба "OneDrive для бізнесу" дає змогу оновлювати файли й надавати до них спільний доступ із будь-якого пристрою, а також працювати з документами Office одночасно з іншими користувачами.

Сайт групи SharePoint – це місце, де користувачі можуть спільно працювати над файлами, документами та ідеями. Його створено, щоб полегшити двосторонній зв’язок між учасниками групи. Служба "SharePoint" надає повний спектр бібліотек документів і списків завдань, календарів, робочих циклів, вікі-сайтів та інших функцій, які допомагають групі спілкуватись і співпрацювати.

З OneDrive для бізнесу та SharePoint сайту групи файли зберігаються в хмарі. OneDrive для бізнесу "або" SharePoint можна синхронізувати з комп'ютером. Синхронізація служби OneDrive для бізнесу або синхронізувати файли SharePoint для отримання докладних відомостей відображаються.

Випадки, коли слід зберігати документи в службі "OneDrive для бізнесу"

  • Відкриється сторінка "Рівні дозволів". На ній можна додавати й видаляти рівні дозволів, а також змінювати наявні.
    Документи у OneDrive для бізнесу є приватними, поки ви надання спільного доступу до них. У результаті OneDrive для бізнесу до найкраще чернетки документів або особистих документів, що ніхто, крім потрібно переглянути.

  • Ви плануєте надання спільного доступу до файлів і з обмежену область застосування або обмежений життєвий цикл.
    Наприклад, написавши запис блоґу, не пов’язаний із проектом, можна попросити кількох колег переглянути його, переш ніж опублікувати. У цьому випадку передбачається, що користувачі використають документ один раз і їм не знадобиться простір для його зберігання або відомості про контекст. Усе, що їм потрібно – посилання на документ і дозвіл на редагування.

  • Не вдається визначити наявний сайт групи, до якої належить документ, і не схоже, що призначення документа гарантує створення нового документа.

Випадки, коли слід зберігати документи на сайті групи

  • Якщо потрібно, щоб учасники групи визнали документ відповідним поточному проекту.

  • Якщо потрібно поширити право власності та дозволи на більшу кількість користувачів. Якщо документ важливий із точки зору успішності проекту, вдалим рішенням буде залучення інших користувачів, які можуть контролювати процеси на сайті.

  • Якщо потрібно, щоб дозволи надавалися на основі сайту, а не окремих документів. Якщо користувачі мають доступ до сайту групи, то вони мають доступ до збережених на ньому документів.

  • Інші документи стосовно проекту вже збережено в бібліотеці сайту групи, й інші користувачі очікують знайти їх саме там.

  • Якщо потрібно створити робочий процес реєстрації, за якого документ призначається іншому учаснику.

Якщо у вас є малий бізнес, варто налаштувати зберігання та спільне використання файлів, щоб співпрацювати в службі "OneDrive для бізнесу" та на своєму сайті групи Office 365. Перегляньте цей посібник із настроювання сайту групи. У ньому наведено кроки підвищення рівня сайту групи, щоб учасники групи могли швидко переходити вперед і назад між своєю папкою в службі "OneDrive для бізнесу" та вашим сайтом групи Office 365.

Переміщення документів із OneDrive для бізнесу до сайтів групи

Іноді окремі документи збільшення значення та стають відношення до проекту. Якщо це станеться, це може мати сенс копіювати файли зі служби OneDrive для бізнесу на сайті групи.

Виправлення неполадок під час переміщення документів зі служби OneDrive для бізнесу

Існує кілька проблеми слід враховувати під час переміщення документів зі OneDrive для бізнесу до бібліотеки сайту групи.

  • Кроки для копіювання або переміщення файлів може різнитися між версіями OneDrive для бізнесу і SharePoint. Для отримання докладних відомостей відображається переміщення або копіювання папки, файлу або посилання в бібліотеці документів.

  • Гіперпосилання на початковий документ припиняють працювати, оскільки документ видалено зі служби OneDrive для бізнесу. Можливо, потрібно надати спільний доступ до документа, переміщеного на сайт групи, щоб надати користувачам сайту оновлене робоче посилання.

  • Якщо користувачі стежили за початковим документом, посилання на цей документ у їхньому каналі новин не працюватиме. Щоб відновити цей зв’язок, користувачам потрібно стежити за документом у його новому розташуванні.

  • Радимо замінити вихідний документ у службі "OneDrive для бізнесу" на документ, у якому просто наводиться посилання на новий файл і повідомляється нове розташування.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×