Збереження у форматі PDF або перетворення на нього

Збереження у форматі PDF або перетворення на нього

У програмах Office можна зберігати файли у форматі PDF або перетворювати їх на документи PDF, щоб надавати до них спільний доступ і друкувати їх у друкарнях. Для цього не потрібне інше програмне забезпечення або надбудови.

Формат PDF варто використовувати в наступних випадках:

  • файл має мати однаковий вигляд на більшості комп’ютерів;

  • файл має бути невеликим за розміром;

  • файл має відповідати галузевому формату.

Зокрема, до таких файлів належать резюме, юридичні документи, бюлетені, файли лише для читання (а не редагування) та друку, а також файли, призначені для професійного друку.

Щоб експортувати або зберегти файл Office у форматі PDF, у меню Файл виберіть пункт Експорт або Зберегти як. Щоб переглянути покрокові вказівки, виберіть програму Office із розкривного списку.

  1. Відкрийте таблицю або звіт, який потрібно опублікувати як файл PDF.

  2. На вкладці Зовнішні дані у групі Експорт натисніть кнопку PDF або XPS.

    Зображення кнопки ''PDF або XPS''

  3. У полі Ім’я файлу введіть або виберіть ім’я документа.

  4. У списку Тип файлу виберіть тип PDF (*.pdf).

    • Якщо для друку документа потрібна висока якість, установіть перемикач Стандартний (публікація в Інтернеті та друк).

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, установіть перемикач Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті).

  5. Натисніть кнопку Параметри, щоб вибрати діапазон сторінок для друку, указати, чи потрібно включати недруковані відомості, і визначити параметри кінцевого файлу. Натисніть кнопку ОК.

  6. Натисніть кнопку Опублікувати.

Ця інформація також стосується випуску Microsoft Excel Starter 2010.

Примітка :  Збереження файлів програми Power View у форматі PDF неможливе.

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть команду Зберегти як.
    Щоб відкрити діалогове вікно Збереження документа в програмі Excel 2013 або Excel 2016, слід вибрати розташування та папку.

  3. У полі Ім’я файлу введіть ім’я файлу (якщо це ще не зроблено).

  4. У списку Тип файлу виберіть тип Файл PDF (*.pdf).

    • Якщо файл у вибраному форматі потрібно відкрити відразу після збереження, установіть прапорець Відкрити файл після публікації.

    • Якщо для друку документа потрібна висока якість, установіть перемикач Стандартний (публікація в Інтернеті та друк).

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, установіть перемикач Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті).

  5. Натисніть кнопку Параметри, щоб вибрати діапазон сторінок для друку, указати, чи потрібно включати недруковані відомості, і визначити параметри кінцевого файлу. Завершивши, натисніть кнопку ОК.

  6. Натисніть кнопку Зберегти.

OneNote 2013 і OneNote 2016

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть елемент Експорт.

  3. В області Зберегти поточні виберіть частину блокнота, яку потрібно зберегти у форматі PDF.

  4. Під Виберіть формат, натисніть PDF (*.pdf)і натисніть кнопку Експорт.

  5. У діалоговому вікні Збереження документа в полі Ім’я файлу введіть назву блокнота.

  6. Натисніть кнопку Зберегти.

OneNote 2010

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть команду Зберегти як і вкажіть, яку саме частину блокнота потрібно зберегти як файл PDF.

  3. У розділі Типи файлів укажіть тип Файл PDF (*.pdf) і натисніть кнопку Зберегти як.

  4. У полі Ім’я файлу введіть ім’я блокнота.

  5. Натисніть кнопку Зберегти.

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть команду Зберегти як.
    Щоб відкрити діалогове вікно Збереження документа в програмах NetworkSolutionsBP-Підтвердження-1-3 і PowerPoint 2016, слід вибрати розташування та папку.

  3. У полі Ім’я файлу введіть ім’я файлу (якщо це ще не зроблено).

  4. У списку Тип файлу виберіть тип PDF (*.pdf).

    • Якщо файл у вибраному форматі потрібно відкрити відразу після збереження, установіть прапорець Відкрити файл після публікації.

    • Якщо для друку документа потрібна висока якість, установіть перемикач Стандартний (публікація в Інтернеті та друк).

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, установіть перемикач Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті).

  5. Натисніть кнопку Параметри, щоб вибрати діапазон сторінок для друку, указати, чи потрібно включати недруковані відомості, і визначити параметри кінцевого файлу. Завершивши, натисніть кнопку ОК.

  6. Натисніть кнопку Зберегти.

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть команду Зберегти як.
    Щоб відкрити діалогове вікно Збереження документа в програмі Project 2013 або Project 2016, слід вибрати розташування та папку.

  3. У полі Ім’я файлу введіть ім’я файлу (якщо це ще не зроблено).

  4. У списку Тип файлу виберіть тип Файли PDF (*.pdf) і натисніть кнопку Зберегти.

  5. У діалоговому вікні Параметри експорту документа укажіть Діапазон публікації. Також укажіть, чи потрібно Включати недруковані відомості, і за потреби встановіть прапорець Сумісний з ISO 19500-1 (лише для файлів PDF).

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть команду Зберегти як.
    Щоб відкрити діалогове вікно Збереження документа в програмі Publisher 2013 або Publisher 2016, слід вибрати розташування та папку.

  3. У полі Ім’я файлу введіть ім’я файлу (якщо це ще не зроблено).

  4. У списку Тип файлу виберіть тип PDF (*.pdf).

  5. Щоб змінити параметри оптимізації документа, натисніть кнопку Змінити (або кнопку Параметри в програмі Publisher 2013 або Publisher 2016).

    • Змініть роздільну здатність зображень і параметри недрукованих відомостей.

    • Щоб змінити параметри друку документа, натисніть кнопку Параметри друку.

    • Завершивши, натисніть кнопку ОК.

  6. Якщо файл у вибраному форматі потрібно відкрити відразу після збереження, установіть прапорець Відкрити файл після публікації.

  7. Натисніть кнопку Зберегти.

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть команду Зберегти як.
    Щоб відкрити діалогове вікно Зберегти як у програмі Visio 2013 або Visio 2016, слід вибрати розташування та папку.

  3. У полі Ім’я файлу введіть ім’я файлу (якщо це ще не зроблено).

  4. У списку Тип файлу виберіть тип PDF (*.pdf).

    • Якщо файл у вибраному форматі потрібно відкрити відразу після збереження, установіть прапорець Автоматично переглядати файл після збереження.

    • Якщо для друку документа потрібна висока якість, установіть перемикач Стандартний (публікація в Інтернеті та друк).

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, установіть перемикач Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті).

  5. Натисніть кнопку Параметри, щоб вибрати діапазон сторінок для друку, указати, чи потрібно включати недруковані відомості, і визначити параметри кінцевого файлу. Натисніть кнопку ОК.

  6. Натисніть кнопку Зберегти.

Word 2013 і Word 2016

  1. Відкрийте меню Файл, виберіть пункт Експорт і натисніть кнопку Створити документ у форматі PDF/XPS.

    Кнопка ''Створити документ у форматі PDF/XPS'' на вкладці "Експорт" у програмі Word 2016.
  2. Якщо у властивостях документа Word містяться відомості, які не потрібно включати в PDF-файл, у вікні Публікування у форматі PDF або XPS натисніть кнопку Параметри. Виберіть пункт Документ і зніміть прапорець Властивості документа. Задайте інші потрібні параметри й натисніть кнопку OK.

    Зніміть прапорець "Властивості документа", щоб ця інформація не потрапила до PDF-файлу.

    Докладні відомості про властивості документів див. в статті Перегляд або змінення властивостей файлу Office 2016.

  3. У вікні Публікування у форматі PDF або XPS перейдіть до розташування, де потрібно зберегти файл. Крім того, якщо необхідно зазначити інше ім’я файлу, змініть його.

  4. Натисніть кнопку Опублікувати.

Додаткові відомості про параметри файлів PDF

  • Щоб перетворити на PDF-файл лише кілька сторінок документа, виберіть відповідний варіант у розділі Діапазон сторінок.

  • Щоб включити відстежені зміни у файл PDF, у розділі Опублікувати виберіть параметр Документ із виправленнями. Якщо це не потрібно, виберіть параметр Документ.

  • Щоб створити набір закладок у PDF-файлі, установіть прапорець Створити закладки за допомогою. Потім виберіть параметр Заголовки або, якщо закладки вже додано до документа, Закладки Word.

  • Якщо потрібно включити властивості документа у файл PDF, переконайтеся, що встановлено прапорець Властивості документа.

  • Щоб екранні диктори могли легко читати документ, установіть прапорець Теги структури документа для полегшення пошуку.

  • Сумісний з ISO 19005-1 (PDF/A). Цей параметр дає змогу створити документ PDF версії PDF 1.7, тобто стандарту архівування. Вигляд документа формату PDF/A не змінюється, якщо його відкрити на іншому комп’ютері.

  • Перетворити текст на точковий рисунок, якщо не можна вбудувати шрифти. Якщо шрифти не можна вбудувати в документ, для збереження початкового вигляду тексту у файлі PDF використовуються точкові зображення. Якщо цей параметр не встановлено, а у файлі є шрифт, який не можна вбудувати, програма для читання файлів PDF може замінити його на інший.

  • Зашифрувати документ із використанням пароля. Виберіть цей параметр, щоб файл PDF могли відкрити лише користувачі, які знають пароль. Якщо натиснути кнопку OK, у програмі Word відкриється вікно Шифрування документа у форматі PDF, у якому можна ввести й підтвердити пароль.

Відкриття файлу PDF і копіювання його вмісту в програмі Word

Щоб скопіювати будь-який вміст із файлу PDF, можна відкрити його в програмі Word.

Виберіть елементи Файл > Відкрити й перейдіть до PDF-файлу. Програма Word відкриє його вміст у новому файлі. Тепер із нього можна копіювати будь-який вміст, зокрема зображення й схеми.

Word 2010

Ця інформація також стосується випуску Microsoft Word Starter 2010.

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть команду Зберегти як.
    Щоб відкрити діалогове вікно Збереження документа в програмах Word 2013 і Word 2016, слід вибрати розташування та папку.

  3. У полі Ім’я файлу введіть ім’я файлу (якщо це ще не зроблено).

  4. У списку Тип файлу виберіть тип PDF (*.pdf).

    • Якщо файл у вибраному форматі потрібно відкрити відразу після збереження, установіть прапорець Відкрити файл після публікації.

    • Якщо для друку документа потрібна висока якість, установіть перемикач Стандартний (публікація в Інтернеті та друк).

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, установіть перемикач Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті).

  5. Натисніть кнопку Параметри, щоб вибрати діапазон сторінок для друку, указати, чи потрібно включати недруковані відомості, і визначити параметри кінцевого файлу. Завершивши, натисніть кнопку ОК.

  6. Натисніть кнопку Зберегти.

Виберіть програму Office із розкривного списку.

  1. Відкрийте таблицю або звіт, який потрібно опублікувати як файл PDF.

  2. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , наведіть вказівник миші на стрілку поруч із командою Зберегти як, а потім виберіть елемент PDF або XPS.

  3. У списку Ім’я файлу введіть або виберіть ім’я файлу.

  4. У списку Тип файлу виберіть тип PDF.

  5. Якщо файл потрібно відкрити відразу після збереження, установіть прапорець Відкрити файл після публікації. Цей прапорець доступний, тільки якщо на комп’ютері інстальовано програму для читання файлів PDF.

  6. У розділі Оптимізація виконайте одну з наведених нижче дій, залежно від того, що для вас важливіше: розмір файлу чи якість друку.

    • Якщо для друку таблиці чи звіту потрібна висока якість, установіть перемикач Стандартний (публікація в Інтернеті та друк).

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, установіть перемикач Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті).

  7. Щоб задати різні параметри для файлу, натисніть кнопку Параметри (посилання на додаткові відомості про ці параметри можна знайти в розділі Див. також). Натисніть кнопку OK.

  8. У діалоговому вікні Опублікувати як PDF або XPS натисніть кнопку Опублікувати.

    Якщо потрібно внести зміни до вже збереженого файлу PDF, поверніться до вихідного файлу Microsoft Office 2007, внесіть зміни та ще раз збережіть файл у форматі PDF. Докладні відомості про формати файлів PDF і XPS див. в цій статті.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , наведіть вказівник миші на стрілку поруч із командою Зберегти як, а потім виберіть елемент PDF або XPS.

  2. У списку Ім’я файлу введіть або виберіть ім’я книги.

  3. У списку Тип файлу виберіть тип PDF.

  4. Якщо файл потрібно відкрити відразу після збереження, установіть прапорець Відкрити файл після публікації. Цей прапорець доступний, тільки якщо на комп’ютері інстальовано програму для читання файлів PDF.

  5. У розділі Оптимізація виконайте одну з наведених нижче дій, залежно від того, що для вас важливіше: розмір файлу чи якість друку.

    • Якщо для друку книги потрібна висока якість, установіть перемикач Стандартний (публікація в Інтернеті та друк).

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, установіть перемикач Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті).

  6. Щоб задати різні параметри для файлу, натисніть кнопку Параметри (посилання на додаткові відомості про ці параметри можна знайти в розділі Див. також). Натисніть кнопку OK.

  7. Натисніть кнопку Опублікувати.

Якщо потрібно внести зміни до вже збереженого файлу PDF, поверніться до вихідного файлу Microsoft Office 2007, внесіть зміни та ще раз збережіть файл у форматі PDF. Докладні відомості про формати файлів PDF і XPS див. в цій статті.

  1. У меню Файл наведіть вказівник миші на елемент Експорт до та виберіть елемент PDF або XPS.

  2. У списку Ім’я файлу введіть або виберіть ім’я форми.

  3. У списку Тип файлу виберіть тип PDF.

  4. Якщо файл потрібно відкрити відразу після збереження, установіть прапорець Відкрити файл після публікації. Цей прапорець доступний, тільки якщо на комп’ютері інстальовано програму для читання файлів PDF.

  5. У розділі Оптимізація виконайте одну з наведених нижче дій, залежно від того, що для вас важливіше: розмір файлу чи якість друку.

    • Якщо для друку форми потрібна висока якість, установіть перемикач Стандартний (публікація в Інтернеті та друк).

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, установіть перемикач Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті).

  6. Натисніть кнопку Опублікувати.

Якщо потрібно внести зміни до вже збереженого файлу PDF, поверніться до вихідного файлу Microsoft Office 2007, внесіть зміни та ще раз збережіть файл у форматі PDF. Докладні відомості про формати файлів PDF і XPS див. в цій статті.

  1. У меню Файл виберіть команду Опублікувати як PDF або XPS.

  2. У списку Ім’я файлу введіть або виберіть ім’я файлу.

  3. У списку Тип файлу виберіть тип PDF.

  4. Для параметра Діапазон сторінок вкажіть, яку саме частину блокнота потрібно зберегти як файл PDF.

  5. Натисніть кнопку Опублікувати.

Якщо потрібно внести зміни до вже збереженого файлу PDF, поверніться до початкового файлу Office 2007, внесіть зміни й знову збережіть його у форматі PDF. Докладні відомості про формати файлів PDF і XPS див. в цій статті.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , наведіть вказівник миші на стрілку поруч із командою Зберегти як, а потім виберіть елемент PDF або XPS.

  2. У списку Ім’я файлу введіть або виберіть ім’я презентації.

  3. У списку Тип файлу виберіть тип PDF.

  4. Якщо файл потрібно відкрити відразу після збереження, установіть прапорець Відкрити файл після публікації. Цей прапорець доступний, тільки якщо на комп’ютері інстальовано програму для читання файлів PDF.

  5. У розділі Оптимізація виконайте одну з наведених нижче дій, залежно від того, що для вас важливіше: розмір файлу чи якість друку.

    • Якщо для друку презентації потрібна висока якість, установіть перемикач Стандартний (публікація в Інтернеті та друк).

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, установіть перемикач Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті).

  6. Щоб задати різні параметри для файлу, натисніть кнопку Параметри (посилання на додаткові відомості про ці параметри можна знайти в розділі Див. також). Натисніть кнопку OK.

  7. Натисніть кнопку Опублікувати.

Якщо потрібно внести зміни до вже збереженого файлу PDF, поверніться до вихідного файлу Microsoft Office 2007, внесіть зміни та ще раз збережіть файл у форматі PDF. Докладні відомості про формати файлів PDF і XPS див. в цій статті.

Збереження у форматі PDF для надання спільного доступу або розповсюдження в Інтернеті

Якщо потрібно надати спільний доступ до публікації у фіксованому форматі через Інтернет або мережу, виконайте наведені нижче дії.

  1. У меню Файл виберіть команду Опублікувати як PDF або XPS.

  2. У списку Ім’я файлу введіть або виберіть ім’я публікації.

  3. У списку Тип файлу виберіть тип PDF.

  4. У розділі Оптимізація натисніть кнопку Змінити.

  5. У діалоговому вікні Параметри публікації в списку Укажіть спосіб друку та розповсюдження цієї публікації виберіть рівень оптимізації публікації відповідно до своїх потреб. Наприклад, якщо публікація розповсюджуватиметься онлайн, а малий розмір файлу важливіший за якість друку, виберіть пункт Мінімальний розмір. Якщо якість друку важливіша за розмір файлу, виберіть пункт Високоякісний друк.

  6. Натисніть кнопку Додатково, щоб повністю відобразити діалогове вікно, і виберіть потрібні параметри (посилання на додаткові відомості про ці параметри можна знайти в розділі Див. також).

  7. Натисніть кнопку OK.

  8. Якщо файл потрібно відкрити відразу після збереження, у діалоговому вікні Збереження документа встановіть прапорець Відкрити файл після публікації. Цей прапорець доступний, тільки якщо на комп’ютері інстальовано програму для читання файлів PDF, а в діалоговому вікні Параметри публікації не вибрано параметр Професійний друк.

  9. Натисніть кнопку Зберегти.

Збереження у форматі PDF для промислового друку

Якщо публікація надсилається для промислового друку, виконайте наведені нижче дії.

  1. У меню Файл наведіть вказівник миші на команду Запакувати, а потім виберіть пункт Для передачі на друк.

  2. В області ліворуч у списку Як друкуватиметься публікація? виберіть потрібний параметр. Для офсетного друку виберіть параметр Професійний друк. Для друку у високотехнологічному копіювальному центрі виберіть параметр Високоякісний друк.

  3. Натисніть кнопку Параметри друку.

  4. У діалоговому вікні Параметри друку виберіть потрібні параметри. (посилання на додаткові відомості про ці параметри можна знайти в розділі Див. також). Натисніть кнопку OK.

  5. У розділі Виберіть об’єкт для виправлення виправте виявлені помилки.

  6. У розділі Експорт установіть прапорець Створити PDF-файл.

  7. Натисніть кнопку Зберегти.

  8. У майстрі пакування виберіть розташування, до якого потрібно експортувати файл, і натисніть кнопку Далі.

Якщо потрібно внести зміни до вже збереженого файлу PDF, поверніться до вихідного файлу Microsoft Office 2007, внесіть зміни та ще раз збережіть файл у форматі PDF. Докладні відомості про формати файлів PDF і XPS див. в цій статті.

  1. У меню Файл виберіть команду Опублікувати як PDF або XPS.

  2. У списку Ім’я файлу введіть або виберіть ім’я креслення.

  3. У списку Тип файлу виберіть тип PDF.

  4. Якщо файл потрібно відкрити відразу після збереження, установіть прапорець Відкрити файл після публікації. Цей прапорець доступний, тільки якщо на комп’ютері інстальовано програму для читання файлів PDF.

  5. У розділі Оптимізація виконайте одну з наведених нижче дій, залежно від того, що для вас важливіше: розмір файлу чи якість друку.

    • Якщо для друку креслення потрібна висока якість, установіть перемикач Стандартний (публікація в Інтернеті та друк).

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, установіть перемикач Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті).

  6. Щоб надрукувати лише вибрані сторінки або задати інші параметри публікації, натисніть кнопку Параметри, а потім виберіть потрібні параметри. (посилання на додаткові відомості про ці параметри можна знайти в розділі Див. також). Натисніть кнопку OK.

  7. Натисніть кнопку Опублікувати.

Якщо потрібно внести зміни до вже збереженого файлу PDF, поверніться до вихідного файлу Microsoft Office 2007, внесіть зміни та ще раз збережіть файл у форматі PDF. Докладні відомості про формати файлів PDF і XPS див. в цій статті.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , наведіть вказівник миші на стрілку поруч із командою Зберегти як, а потім виберіть елемент PDF або XPS.

  2. У списку Ім’я файлу введіть або виберіть ім’я документа.

  3. У списку Тип файлу виберіть тип PDF.

  4. Якщо файл потрібно відкрити відразу після збереження, установіть прапорець Відкрити файл після публікації. Цей прапорець доступний, тільки якщо на комп’ютері інстальовано програму для читання файлів PDF.

  5. У розділі Оптимізація виконайте одну з наведених нижче дій, залежно від того, що для вас важливіше: розмір файлу чи якість друку.

    • Якщо для друку документа потрібна висока якість, установіть перемикач Стандартний (публікація в Інтернеті та друк).

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, установіть перемикач Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті).

  6. Натисніть кнопку Параметри, щоб вибрати діапазон сторінок для друку, указати, чи потрібно включати недруковані відомості, і визначити параметри кінцевого файлу. (посилання на додаткові відомості про ці параметри можна знайти в розділі Див. також). Натисніть кнопку OK.

  7. Натисніть кнопку Опублікувати.

Якщо потрібно внести зміни до вже збереженого файлу PDF, поверніться до вихідного файлу Microsoft Office 2007, внесіть зміни та ще раз збережіть файл у форматі PDF. Докладні відомості про формати файлів PDF і XPS див. в цій статті.

Щоб експортувати документ Word або книгу Excel у файл формату PDF на пристрої з iOS, у верхньому лівому куті торкніться кнопки Файл і виберіть пункт Експорт а потім – PDF.

Виберіть "Файл > Експорт", щоб експортувати документ у файл PDF.

Формат PDF    дає змогу не втрачати форматування документів і обмінюватися файлами з іншими користувачами. Під час перегляду або друку файлу у форматі PDF його форматування залишається незмінним. Цей формат також чудово підходить для документів, які відтворюватимуться методами промислового друку. Формат PDF використовується у великій кількості установ і організацій. Засоби перегляду для цього формату представлено на більшій кількості платформ, ніж для формату XPS.

Увага! : Для перегляду файлів у форматі PDF необхідно інсталювати програму перегляду PDF на кшталт Acrobat Reader, яку можна завантажити на веб-сайті Adobe Systems.

Див. також

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×