Збереження в службі SharePoint (Power Pivot)

Книги Excel із моделями даних Power Pivot можна зберегти на сайті SharePoint, який тепер підтримує доступ до моделей даних. Після публікації книги властивості документа та дозволи SharePoint визначають, як вашу книгу можуть переглядати та використовувати інші користувачі.

Перед початком роботи

Для публікації книг на сайті SharePoint у вас мають бути потрібні дозволи, програмне забезпечення та знання про те, як підготувати книгу до публікації.

Серверне програмне забезпечення

Для перегляду книг у браузері на сервері SharePoint, який використовується, має бути надбудова Power Pivot для SharePoint і служби Excel Services. Обидві служби потрібні для обробки та рендерінгу книг на сайті SharePoint.

Інколи ви можете визначити, чи правильне у вас програмне забезпечення, переглянувши бібліотеки та контекстні меню на своєму сайті, але, можливо, вам доведеться запитати в адміністратора SharePoint, чи інстальовано необхідне серверне програмне забезпечення. Якщо ваш сайт містить колекцію Power Pivot, надбудову Power Pivot для SharePoint інстальовано. Аналогічно, якщо ви можете відкрити книгу Excel у вікні браузера, не завантажуючи файл у класичну програму Excel, служби Excel Services на вашому сервері SharePoint запущені.

Якщо ви збираєтеся запланувати автоматичне оновлення даних для книги, обов’язково зверніться до адміністратора сервера, щоб переконатися, що постачальники даних, які використовуються для імпорту даних, також доступні на сервері.

Дозволи

Коли ви зберігаєте документ на сайті SharePoint, дозволи SharePoint визначають, хто може переглядати, редагувати або видаляти вашу роботу. У наведеній нижче таблиці описано, які дозволи SharePoint дають конкретні права на опубліковані книги.

Дозвіл

Права

Перегляд

Кожен користувач із дозволом на перегляд може відкрити книгу, перейшовши за URL-адресою файлу. Крім того, дозвіл на перегляд також дає змогу використовувати книгу як зовнішнє джерело даних лише для читання в інших книгах або звітах Excel.

Участь

Дозвіл на участь більш ефективний, тому що з ним можна додавати, редагувати або видаляти документи в бібліотеці SharePoint.

Повний доступ

Повний доступ включає в себе всі дозволи, пов’язані з рівнем "Участь", а також можливість створювати список або бібліотеку чи керувати ними та скасовувати взяття на редагування.

Доступ до будь-якого сайту або бібліотеки SharePoint надається через дозволи, які адміністратор сайту чи власник сайту визначає для груп або окремих користувачів.

У більшості користувачів є дозвіл або на перегляд, або на участь. Дозволи можна визначити за допомогою меню "Дії сайту" на сайті SharePoint. Якщо єдиний елемент у меню – "Переглянути весь вміст сайту", у вас дозвіл "Перегляд" і ви не можете публікувати файли на цьому сайті SharePoint. Якщо відображається довший список елементів або на стрічці є знаряддя бібліотеки, у вас дозвіл "Участь".

Підготовка книги

Перш ніж публікувати книгу Excel із даними Power Pivot, виконайте вказівки, наведені в цьому контрольному списку, щоб підготувати документ.

  1. Дізнайтеся, як створити книгу, у якій використовуються відомості про підключення та яка продовжує працювати після публікації файлу.

  2. Ознайомтеся з вимогами до безпеки під час публікації даних Power Pivot на сайті SharePoint.

  3. Ви можете покращити візуальне представлення книги на сайті SharePoint, дотримуючись наведених нижче рекомендацій.

    • Дайте аркушам Excel описові імена. Коли документ публікується в колекції Power Pivot, імені аркушів стають підписами сторінок.

    • Вимкніть візуальні елементи, які не використовуються. У вікні Excel на вкладці "Вигляд" у розділі "Відображення" зніміть прапорці Лінії сітки, Рядок формул і Заголовки.

    • Приховайте аркуші Excel, на яких нічого немає або які не стосуються звіту. У вікні Excel клацніть правою кнопкою миші вкладку аркуша та виберіть пункт Приховати аркуш.

    • Виберіть клітинку A1 перед збереженням і публікацією книги. Під час відкриття опублікованого файлу у вікні браузера фокус установлюється на останній активній клітинці в книзі. Якщо помістити курсор у клітинку A1, верхній лівий кут аркуша розташовуватиметься у верхньому лівому куті вікна браузера.

Перевірка параметрів автентифікації та оновлення

Найзручніше використовувати стандартні параметри Excel для автентифікації та оновлення даних.

Перевірка автентифікації Windows

За замовчуванням програма Excel використовує автентифікацію Windows, щоб ідентичність користувача, який переглядає книгу, використовувалася під час доступу до даних моделі даних. Використання стандартного параметра дає змогу програмному забезпеченню сервера Power Pivot фіксувати точні відомості про те, хто використовує книги Power Pivot, завдяки чому ви можете поліпшити співпрацю з колегами, які використовують ваші дані. Якщо вказати значення "Немає" або ідентифікатор служби захищеного сховища (SSS), дані про використання книги буде записано для автоматичного облікового запису користувача служб Excel Services (або для ідентифікатора SSS), а не для реальної особи у вашій організації.

  1. У програмі Excel на стрічці Дані клацніть елемент Наявні підключення.

  2. У діалоговому вікні Наявні підключення виберіть підключення в книзі, а потім натисніть кнопку Відкрити.

  3. Клацніть елементи Властивості > Визначення > Параметри автентифікації.

  4. Переконайтеся, що параметр Використовувати обліковий запис автентифікованого користувача вибрано.

Визначення параметрів керування оновленням

Параметри керування оновленням можуть впливати на попередній перегляд книги Power Pivot у бібліотеці колекції Power Pivot. Наприклад, якщо в книзі використовується властивість оновлення під час відкриття, служби Excel Services настроєні видавати попередження для операцій оновлення даних, і замість зображення попереднього перегляду документа ви побачите ескіз попередження про оновлення даних Excel.

  1. У програмі Excel на вкладці "Дані" стрічки клацніть елементи Підключення > Властивості.

  2. У розділі Використання > Керування оновленням установіть або зніміть прапорець Оновлювати дані під час відкриття файлу на основі наведених далі рекомендацій, які залежать від способу доступу до даних моделі даних.

Доступ до даних

Рекомендація щодо керування оновленням

Вбудовані в книгу (найтиповіший сценарій)

Зніміть прапорець Оновлювати дані під час відкриття файлу. Оскільки всі дані вбудовані, оновлення під час кожного відкриття книги не обов’язкове.

Зберігаються як зовнішнє джерело даних (наприклад, якщо настроєно підключення до зовнішніх даних у книзі, а не імпорт даних)

Установіть прапорець Оновлювати дані під час відкриття файлу. Оскільки дані збережені в іншому розташуванні, оновлення потрібне, щоб отримати останні зміни даних.

Щоб дозволити створення зображення попереднього перегляду, попросіть адміністратора SharePoint настроїти параметр Попереджати про оновлення в службах Excel Services. Докладні відомості див. в статті "Створення надійного розташування для сайтів Power Pivot" на сайті TechNet.

Операції оновлення даних на боці сервера (стосується книг, які зберігаються в службі SharePoint і для яких планується оновлення даних Power Pivot).

Установіть прапорець Оновлювати дані під час відкриття файлу. Оскільки для цієї книги заплановане оновлення даних, надбудова Power Pivot автоматично активує властивість Оновлювати дані під час відкриття файлу в цій книзі, щоб забезпечити заміну кеша зведеної таблиці на новіші дані. Якщо зняти прапорець, він автоматично встановиться під час збереження книги на сайті SharePoint.

Вибір розташування для файлу

Документи, спільний доступ до яких ви надаєте на сайті, зазвичай зберігаються в бібліотеці документів. "Спільні документи". Це найпоширеніша бібліотека документів, але на сайті SharePoint із надбудовою Power Pivot для SharePoint часто буває колекція Power Pivot, яка передбачає попередній перегляд, настроювані подання бібліотеки та легкий доступ до розкладів конфігурації оновлення даних для книги.

Виберіть сервер SharePoint із надбудовою Power Pivot для SharePoint. У разі публікації на сервері, у якого немає програмного забезпечення сервера Power Pivot, дані не завантажуються під час відкриття документа з бібліотеки.

Для зберігання книги ви можете вибрати "Спільні документи", колекцію Power Pivot або будь-яку іншу бібліотеку документів. Щоб використовувати ці розташування, ви повинні знати URL-адресу веб-вузла бібліотеки. На стандартному сайті SharePoint URL-адреси веб-вузла для цих бібліотек мають такий вигляд:

  • http://<ім’я сервера>/Shared%20Documents

  • http://<ім’я сервера>/PowerPivot%20Gallery

  • Щоб дізнатися URL-адресу веб-вузла будь-якої бібліотеки, клацніть правою кнопкою миші документ у бібліотеці та виберіть пункт "Властивості". У рядку "Адреса (URL-адреса)" відображається шлях SharePoint до документа. Виділіть за допомогою миші всю URL-адресу. Інколи довгі URL-адреси можуть бути частково приховані.

  • Найімовірніше, вам доведеться змінити URL-адресу, перш ніж її можна буде використовувати. Зокрема, якщо URL-адреса включає властивості засобу перегляду та джерела, слід видалити такі властивості, щоб отримати розташування, яке можна використовувати та яке складається з імен сервера, сайту та бібліотеки. Наприклад, для вказаної URL-адреси фактичний URL-шлях можна отримати, якщо зберегти фрагмент, виділений жирним шрифтом, і видалити решту: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. Залежно від властивості URL-адреси фактичний шлях, який слід використовувати для потреб публікації, буде "http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx", якщо публікується файл ContosoSales.xlsx, або "http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery", якщо вам просто потрібні сайт і бібліотека.

  • Вибираючи розташування, виберіть бібліотеку, доступну для користувачів, яким потрібно надати спільний доступ до книги. Можливо, вам доведеться надіслати запит на дозволи для бібліотеки або документа, щоб забезпечити доступність книги.

Збереження файлу на сайті SharePoint

  1. У програмі Excel клацніть послідовно елементи Файл > Зберегти як > SharePoint або Сайти > Пошук, а потім виберіть розташування.

  2. У діалоговому вікні Зберегти як у полі Ім’я файлу введіть ім’я для файлу, якщо використовується наявне розташування. Або, якщо ви вибрали Пошук розташування, введіть повну URL-адресу сайту SharePoint чи її частину. Якщо ви вводите частину URL-адреси, наприклад http://<ім’я сервера>, натисніть кнопку Зберегти, щоб відкрити вказане вами підключення до сервера, а потім на сайті знайдіть потрібну бібліотеку. Приклади URL-адреси SharePoint див. в розділі "Вибір розташування для файлу" в цій статті.

  3. Натисніть кнопку Зберегти, щоб опублікувати книгу в бібліотеці.

У вікні браузера переконайтеся, що документ відображається в бібліотеці. Щойно опубліковані документи з’являться в списку. Параметри бібліотеки визначають, де відображається документ (наприклад, сортується за зростанням за датою або в алфавітному порядку за іменем). Можливо, вам знадобиться оновити вікно браузера, щоб переглянути останні доповнення.

Передавання книги Power Pivot із сайту SharePoint

Інший спосіб додати книгу Power Pivot – передати її із сайту SharePoint. Використовуйте цей спосіб, якщо потрібно почати зі служби SharePoint.

  1. На сайті SharePoint відкрийте бібліотеку документів.

  2. У розділі Знаряддя бібліотеки послідовно клацніть елементи Документи > Передати документ > Передати документ.

  3. Перейдіть до розташування збереженого файлу XLSX, виберіть його, а потім натисніть кнопку OK.

Файл передається на сайт SharePoint і відображається в папці. Можливо, вам знадобиться натиснути кнопку оновлення в браузері, щоб побачити його. Тепер його можна відкрити на сайті SharePoint. Ви можете повідомити користувачам розташування файлу, надавши їм URL-адресу файлу.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×