Застосування фільтра для перегляду вибраних записів у базі даних Access

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Фільтрування – це для зручного лише потрібні дані, які потрібно відобразити. За допомогою фільтрів для відображення певних записів у формі, звіті, запиту або даних у табличному поданні, або щоб надрукувати тільки певні записи з звіту, таблиці або запиту. Застосувавши фільтр, які можуть обмежити дані в поданні, не змінюючи конструктор потрібного об'єкта. У цій статті пояснюється, типи фільтрів у програмі Access і застосування, зберігати або видаляти фільтри у базі даних Access 2010 клієнта. Ця стаття не стосується фільтрування записів у веб-базі даних Access 2010.

У цій статті

Переваги використання фільтрів

Виберіть і застосуйте фільтр тип

Видалення та повторне застосування фільтра

Очищення фільтра

Збереження фільтра

Переваги використання фільтрів

Після застосування фільтра в поданні відображаються лише записи з вибраними значеннями, а інші дані залишаються приховані, доки фільтр не буде очищено.

Примітка : У стовпцях таблиць даних і елементах керування форм та звітів, які прив’язано до виразів, фільтрування не підтримується.

Існує кілька типів фільтрів. Деякі з них легко застосовувати та видаляти. У програмі Access 2010 є кілька загальних фільтрів, які вбудовано в усі подання. Доступність команд фільтрування може змінюватися залежно від типу та значень поля.

Наприклад, щоб переглянути записи про користувачів, дата народження яких припадає на певний місяць, клацніть стовпець Дата народження, відтак на вкладці Основне у групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Фільтри дат і вкажіть потрібний період дат.

фільтрування в полі дати

1. фільтри, які доступні для вас, залежать від типу даних у вибраному стовпці.

2. всі дати в період фільтр ігнорує день і рік частину значення дат.

У цьому відфільтрованому поданні відображаються лише ті записи, у яких у полі Дата народження значення місяця дорівнює значенню "Квітень".

поле «дата народження» відфільтровано за значенням «квітень»

1. піктограму фільтра у заголовку стовпця та відфільтровано означає, що стовпець дата _ народження відфільтровано поточне подання.

2. у вікні табличного подання даних при наведенні, миші заголовок стовпця, ви побачите з поточним критерієм фільтра.

Примітка : Якщо до стовпця, до якого вже застосовано фільтр, застосувати новий фільтр, поточний фільтр автоматично видалиться. До одного поля одночасно можна застосувати лише один фільтр, проте до всіх полів у поданні можна застосовувати різні фільтри.

Наприклад, щоб переглянути імена контактів, які проживають у Сполученому Королівстві і день народження яких припадає на квітень, таблицю "Контакти" можна відфільтрувати за полями "Країна/регіон" і "Дата народження". Коли в одному поданні до кількох полів застосовуються фільтри, між цими фільтрами ставиться оператор AND. Наприклад:

Країна/регіон = Україна AND місяць дати народження = квітень

Щоб повернутися до невідфільтрованого подання, видаліть фільтри. Видалення фільтра призводить до тимчасового видалення фільтра з подання. Це дає змогу повернутися до вихідного, невідфільтрованого подання.

Щоб переключитися між відфільтрованим і невідфільтрованим поданням, на вкладці Основнеу групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Застосувати фільтр.

Щоб остаточно видалити фільтр із подання: очистити фільтр. Щоб дізнатися, як очистити фільтри, у розділі очищення фільтра.

Фільтр діятиме, навіть якщо перейти до іншого подання об’єкта. Він діятиме, доки об’єкт не буде закрито. Тобто, якщо у вікні табличного подання даних відфільтрувати форму, фільтр діятиме, навіть якщо переключитися на подання форми або розмічування; фільтр діятиме, доки форму не буде закрито. Якщо об’єкт, у якому застосовано фільтр, зберегти, фільтр буде доступний під час наступного відкриття цього об’єкта. Інформацію про збереження фільтра див. в розділі Збереження фільтра в цій статті.

На початок сторінки

Вибір і застосування типу фільтра

Для кожного типу даних пропонується кілька готових фільтрів. Ці фільтри доступні як команди меню в поданнях таблиці, форми, звіту та розмічування. Крім того, форму або таблицю даних можна відфільтрувати, заповнивши форму. Це називається фільтруванням за формою.

Якщо потрібні детальніші фільтри й ви вмієте використовувати вирази, за допомогою параметрів на вкладці документа Фільтр можна створювати власні фільтри.

Доступні такі типи фільтрів:

Загальні фільтри: фільтрування для певних значень або діапазон клітинок значень.

Фільтр за вибраним. Використовується для фільтрування всіх рядків у таблиці, які містять значення, що збігається з вибраним значенням у рядку, за допомогою фільтрування даних у поданні таблиці.

Фільтрування за формою: щоб відфільтрувати кілька полів у формі або таблиці, або якщо ви намагаєтеся знайти певний запис.

Розширений фільтр. Використовується для фільтрування типу даних, коли користувач визначає власні умови фільтрування.

Примітка : Якщо фільтр команди в будь-який із подання не відображається, конструктора форми або бази даних може скасували фільтрування. Зверніться до конструктора по допомогу до служби.

Загальні фільтри

Загальні фільтри можна застосовувати до всіх типів полів, крім полів "Об’єкт OLE" та полів, у яких відображаються обчислювані значення. Список доступних фільтрів залежить від типу даних і значень вибраного поля.

Клацніть правою кнопкою миші поле, до якого потрібно застосувати фільтр. Щоб застосувати фільтр до кількох стовпців або елементів керування, до кожного поля чи елемента керування фільтр потрібно застосовувати окремо або скористатися розширеним фільтром. Додаткову інформацію можна знайти в розділах Фільтрування за формою та Розширені фільтри.

Наприклад, щоб переглянути доступні фільтри для поля «Дата народження» на до домашній натискайте клавішу табуляції, крім на групі сортування й фільтр натисніть кнопку фільтра

Загальні фільтри дат
Приклад загальних фільтрів дат

1. Щоб відфільтрувати за певними значеннями, використайте список із прапорцями. У списку відображено всі значення, наявні в полі.

2. для фільтрування для значень діапазону, виберіть один із цих фільтри та вкажіть потрібні значення. Наприклад, для перегляду днів народження між поточної дати та в кінці року, клацніть міжі вкажіть відповідні дати початку та завершення у діалоговому вікні між . Щоб переглянути відображаються всі дні народження, які перебувають у визначену дату, натисніть кнопку Дата й дні народження, поза цього визначену дату.

Важливо пам’ятати, що значення в полі дати мають вплив на список фільтрів для типу. Якщо найновіше значення дати в полі дати міститься в межах останніх двох років, відображається довший і детальніший список фільтрів. Якщо такої дати немає, відображається коротший список.

Довгий і короткий список загальних фільтрів дат
Довгий і короткий список загальних фільтрів дат

Примітка : Фільтри за типом недоступні для полів "Так/Ні", "Об’єкт OLE" та "Вкладення". Список значень недоступний для полів "Примітка" або полів із форматованим текстом.

Застосування загального фільтра

  1. Відкрийте таблицю, запит, форму або звіт у поданні таблиці, форми, звіту або в режимі розмічування.

  2. Переконайтеся, що подання ще не відфільтровано. На панелі область виділення запису, переконайтеся, що приєднаєтеся до напис не відфільтровано або на сірі присутня піктограма Без фільтра .

    Порада : Щоб видалити всі фільтри для певного об'єкта, на на домашній натискайте клавішу табуляції, крім на групі сортування й фільтр натисніть кнопку Додатковоа потім натисніть кнопку Очистити всі фільтри.

  3. Клацніть будь-де у стовпці або елемент керування, який відповідає до першого поля, яке ви хочете, щоб фільтрувати а на до домашній натискайте клавішу табуляції, крім на групі сортування й фільтр натисніть кнопку фільтра

Для застосування загального фільтра: наведіть вказівник на пункт текст (або число або дати) фільтриа потім виберіть потрібний фільтр. Фільтри, такі як дорівнює та між запиту щодо введіть потрібні значення.

Порада : Певні символи, такі як *, % і ?, мають особливе значення, якщо вказаний в текстовому полі фільтр. Наприклад, * представляє рядок символів, тому рядок на * збігатимуться будь-який рядок, який починається за не тільки літерал рядок до *. Ігнорувати особливе значення символу, візьміть його у квадратні дужки [], таким чином: [*]. Ставтеся до бази даних, які використовують стандарт ANSI-89 *, ?, [,],!, - і # як спеціальні символи. Ставтеся до бази даних, які використовують стандарт ANSI-92%, _, [,], ^ і спеціальних символів. Можна використовувати будь-який стандартний доступ, але не можна використовувати одночасно двох стандартів (наприклад, ?a*) у певних вираз.

Щоб застосувати фільтр на основі значень полів: зніміть прапорці поруч із значення, на якому ви не хочете, щоб фільтрування а потім натисніть кнопку OK.

Щоб відфільтрувати одну або лише деякі з довгого списку значень, спочатку зніміть прапорець у (Виділити все) перевірити а потім виберіть потрібні значення.

Щоб відфільтрувати null-значення (null-значення вказує на відсутність даних) у текст, числа та поля «Дата»: У списку прапорець очищення на (Виділити все) перевірте поле а потім установіть прапорець поруч із (пусті).

Фільтрування за виділеним фрагментом

Щоб відобразити всі рядки таблиці, які містять таке саме значення, як у певному рядку, відфільтруйте таблицю даних. Для цього виберіть потрібне значення та натисніть кнопку Виділення. У розкривному списку відобразяться доступні параметри фільтрування. Залежно від типу даних вибраного значення ці параметри відрізнятимуться. Параметри фільтрування також відобразяться, якщо клацнути клітинку правою кнопкою миші.

Наприклад, якщо в полі "Дата народження" вибрано значення 21.02.1967, на вкладці Основне у групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Виділення та виберіть потрібний параметр фільтрування.

список фільтрів за виділеним фрагментом

Список команд також залежить від виділеного фрагмента самого значення. Наприклад, якщо виділено лише кілька символів цього значення, відображуваний список команд залежатиме від виділеної частини поля.

фільтри на основі частково виділеного поля

1. Фільтри, в яких використовується початкова частину значення поля...

2. ...середня частина значення поля...

3. ...або кінцева частина значення поля.

Примітка : Фільтрування за частково виділеним фрагментом недоступна для багатозначних полів. На виділення команда недоступна для вкладень.

Щоб видалити фільтр, на вкладці Основне у групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Застосувати фільтр або натисніть кнопку Додатково та виберіть пункт Очистити всі фільтри.

Застосування фільтра на основі виділеного фрагмента

  1. Відкрийте таблицю, запит, форму або звіт у поданні таблиці, форми, звіту або в режимі розмічування.

  2. Переконайтеся, що подання ще не відфільтровано. На панелі область виділення запису, переконайтеся, що або на напис не відфільтровано або на сірі присутня піктограма Без фільтра .

  3. Перейдіть до запису зі значенням, яке використовуватиметься як частина фільтра, і клацніть у стовпці (у поданні таблиці) або елементі керування (у поданні форми, звіту або розмічування).

Щоб фільтрувати за частково виділеним фрагментом; Виділіть символи, які потрібно, з на домашній натискайте клавішу табуляції, крім на групі сортування й фільтр натисніть кнопку виділенняа потім натисніть кнопку фільтр, який потрібно застосувати.

Фільтрування за формою

Цей фільтр використовується, якщо потрібно відфільтрувати дані за кількома полями форми або таблиці даних чи знайти певний запис. У програмі Access створюється пуста форма або таблиця даних, схожа на вихідну форму або таблицю. У цій пустій формі або таблиці можна заповнити потрібну кількість полів. Після цього виконується пошук записів, які містять указані значення.

Примітка : Фільтрування за формою не можна використовувати для визначення значень багатозначних полів і полів із типом даних "Примітка", "Гіперпосилання", "Так/Ні" або "Об’єкт OLE", хоча можна вказати значення для інших полів у наборі записів.

Наприклад, якщо потрібно знайти всі записи про клієнтів із позначкою Власник, які проживають у Києві або Львові, відкрийте таблицю даних або форму "Клієнти", на вкладці Основне у групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Додатково та виберіть пункт Змінити фільтр.

Введіть перший набір значень, перейдіть на вкладку Або (унизу таблиці або форми) і введіть наступний набір значень. Щоб використовувати значення поля як фільтр незалежно від інших значень полів, необхідно ввести це значення на вкладці Шукати та на кожній вкладці Або. Кожна вкладка Або містить альтернативний набір значень фільтра.

Бачити тільки відповідні записи, які відповідають введеного:    На на домашній натискайте клавішу табуляції, крім на групі сортування й фільтр натисніть кнопку Перемикач фільтр.

Застосування фільтра за допомогою заповнення форми

  1. Відкрийте таблицю або запит у поданні таблиці або форму в поданні форми.

  2. Переконайтеся, що подання ще не відфільтровано. На панелі область виділення запису, переконайтеся, що приєднаєтеся до напис не відфільтровано або на сірі присутня піктограма Без фільтра .

  3. На на домашній натискайте клавішу табуляції, крім на групі сортування й фільтр натисніть кнопку Додатковоа потім натисніть кнопку фільтрування за формою в контекстному меню.

  4. Залежно від подання (таблиці чи форми), виконайте одну з таких дій:

    Табличного подання даних: Клацніть перший рядок у стовпці, за яким потрібно фільтрувати, клацніть стрілку, що з'явиться і встановіть значення. Щоб додати додаткові значення, просто натисніть на або клавіша табуляції в нижній частині таблиці та виберіть пункт інше значення.

    Режим форми: клацніть стрілку, що з'явиться в елементі керування та виберіть потрібне значення, за яким потрібно фільтрувати. Щоб додати додаткові значення, клацніть на або клавіша табуляції в нижній частині форми та виберіть пункт інше значення.

    Поради : За допомогою фільтрування за формою не можна вказувати значення полів для багатозначних полів, але можна вказати значення для не багатозначних полів у наборі записів.

    • Щоб указати список можливих значень поля, використовуйте оператор or. Наприклад, у полі "Місто" можна вказати "Київ" or "Львів", щоб відфільтрувати записи, які містять будь-яке з цих двох значень.

    • Щоб фільтрувати на основі стану елемента керування, наприклад на основі прапорця або кнопки, переведіть цей елемент керування в потрібний стан. Для повернення елемента керування до нейтрального стану, щоб не використовувати його як критерій для фільтрування записів, зробіть його недоступним (виділеним сірим кольором).

    • Щоб відфільтрувати записи, які містять значення null (відсутнє), відмінне від null, пусті (пусті або ""), або непустих значень, тип Is Null, Is Not Null, "", або не "" в полі.

  5. Щоб указати два альтернативних набори умов (наприклад, вам потрібно відобрази лише імена контактів, для яких у полі "Країна/регіон" стоїть значення "Україна" або день народження яких припадає на квітень), виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Щоб отримати всі записи, які відповідають будь-яку з них кільком наборам умов, укажіть умови, ввівши перший набір умов, натисніть кнопку на або клавішу табуляції а потім введіть наступний набір умов. Зверніть увагу, що якщо ви хочете, щоб фільтром незалежно від інших значень полів значення поля, слід ввести це значення до знайдіть вкладку і кожен або вкладку. Іншими словами, на знайдіть вкладку і кожен або вкладку представляє допоміжний набір значення фільтра.

    • Також Зауважте, що під час кожного додавання критерію до на або вкладку Access створює іншого або вкладку. Це дає змогу вказати кілька "або" умови. Фільтр повертає будь-якого запису, який містить всі значення, указаного в на знайдіть вкладку або всі значення, указаного в перший або клавіша табуляції або всі значення, указаного в другому або вкладку тощо.

Щоб видалити фільтр і відобразити всі записи, натисніть кнопку Перемикач фільтр ще раз.

Щоб змінити фільтр за формою, перейдіть на вкладку Додатково, а потім натисніть кнопку Фільтрування за формою ще раз. Відображається поточний список умов фільтра.

Розширені фільтри

Інколи виникає потреба скористатися розширеним фільтром, і в такому разі умови фільтра потрібно складати самостійно. Наприклад, потрібно знайти записи з датами, що припадають на останній тиждень або останніх півроку.

Для розширених фільтрів потрібно створювати вирази. Вирази схожі на формули у програмі Excel і на умови, які вказуються під час створення запиту.

Прикладом використання розширеного фільтра може бути пошук контактів, у кого протягом останніх семи днів був день народження. Після застосування розширеного фільтра отримані результати можна додатково відфільтрувати за значенням "Україна" в полі "Країна/регіон".

Застосування розширеного фільтра

  1. Відкрийте таблицю, запит, форму або звіт у поданні таблиці, форми, звіту або в режимі розмічування.

  2. Переконайтеся, що подання ще не відфільтровано. Переконайтеся, що піктограма Без фільтра в рядку переходу між записами виділена сірим кольором (недоступна). Якщо рядок переходу між записами не відображається, виберіть елемент Додатково у групі Сортування й фільтр на вкладці Основне, а потім виберіть команду Очистити всі фільтри (якщо команда Очистити всі фільтри виділена сірим кольором, фільтри не застосовані).

  3. На на домашній натискайте клавішу табуляції, крім на групі сортування й фільтр натисніть кнопку Додатково а потім натисніть кнопку Розширений фільтр/сортування в контекстному меню.

  4. Додавання полів, за якими слід фільтрувати, до конструктора

  5. У рядку Критерії кожного поля вкажіть критерій. Критерії застосовуються як набір, відображаються лише ті записи, які відповідають усім критеріям у рядку Критерії. Щоб указати альтернативні критерії для одного поля, введіть перший критерій у рядку Критерії, а другий — у рядку Або і так далі.

    Поради : 

    • Увесь набір умов у рядку Або застосовується як альтернатива для набору умов у рядку Критерії. Будь-яку умову, яку потрібно застосувати до обох наборів умов, необхідно вводити в рядку Критерії та в рядку або. Натисніть кнопку Застосувати фільтр, щоб відобразити відфільтровані рядки.

    • Це чудовий спосіб провести Навчіться писати умови – це застосування загального фільтра або фільтр на основі виділення, яка повертає результат, який найбільше відповідає те, що ви шукаєте. Потім з фільтром, застосованим до подання, відобразити на фільтр вкладка об'єкта

Спеціальні команди на вкладці документа "Фільтр"

Два спеціальні команди доступні на до вкладку фільтр документа. Якщо клацнути правою кнопкою миші будь-якого місця вище бланка на вкладці на завантаження із запиту та команди Зберегти як запит , доступні в контекстному меню.

спеціальні параметри фільтрування

Команда Завантажити із запиту завантажує структуру вибраного запиту до сітки. Це дає змогу використовувати умови запиту як умови фільтра.

Команда Зберегти як запит дає змогу зберігати настройки фільтра як новий запит.

На початок сторінки

Видалення та повторне застосування фільтра

Щоб перейти до невідфільтрованого подання даних, видаліть фільтр. Для цього в рядку переходів між записами клацніть напис Відфільтровано.

У разі видалення поточні фільтри буде тимчасово видалено з усіх полів подання. Наприклад, якщо фільтри спочатку було застосовано до полів "Країна/регіон" і "Дата народження", а потім видалено, знову відобразяться всі записи.

Щоб повторно застосувати останні фільтри, у рядку переходів між записами клацніть напис Не відфільтровано.

На початок сторінки

Очищення фільтра

Фільтр слід очищувати, якщо він більше не потрібний. Після очищення фільтр буде видалено з подання; його більше не можна повторно застосувати за допомогою команди Не відфільтровано в рядку стану. Можна очищати один фільтр з одного поля або всі фільтри з усіх полів у поданні.

  • Щоб очистити один фільтр з одного поля, клацніть правою кнопкою миші поле у відфільтрованому стовпці або елементі керування та виберіть команду Видалення фільтра з ім’я поля.

  • Щоб очистити всі фільтри з усіх полів: на на домашній натискайте клавішу табуляції, крім на " сортування й фільтр ", натисніть кнопку Додатковоа потім натисніть кнопку Очищення всіх фільтрів у контекстному меню.

На початок сторінки

Збереження фільтра

Якщо ви плануєте використовувати певний фільтр у подальшій роботі, його можна зберегти. Настройки фільтра, які були застосовані на момент закриття таблиці, запиту, форми або звіту, автоматично зберігаються разом з об’єктом. Відтак їх можна буде використовувати знову. За промовчанням настройки фільтра не застосовуються автоматично під час наступного відкриття об’єкта.

Щоб переконатися, що поточних фільтрів автоматично застосовуються під час далі відкриття таблиці, запиту, форми або звіту, від вікна властивостей об'єкта, установіть його властивість фільтруватитак. Властивість фільтрувати буде застосовано під час наступного відкриття об'єкта. Будь-коли змінити цей параметр, необхідно закрити об'єкт і знову відкрити її для того, щоб застосувати новий.

Примітка : На Властивості фільтрувати застосовується лише під час завантаження об'єкта. Настроювання цієї властивості об'єкта в режимі конструктора а потім переходу до іншого подання не призведе настройки буде застосовано. Слід закрити та знову відкрити об'єкт для змін, внесених до Властивості фільтрувати наберуть сили ...

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×