Загальні відомості про імпортування та експортування даних

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

У цій статті описано типи даних, які можна імпортувати та експортувати за допомогою програми Access, а також наведено основні кроки для початку роботи з операціями імпорту й експорту.

Одна з найкорисніших функцій програми Access – її можливість взаємодіяти з даними інших програм. Насправді, в одній статті складно підсумувати всі способи, якими можна переміщувати дані до та із програми Access. Наприклад, нижче наведено лише кілька способів використання функцій обміну даними Access.

  • Групування даних, створених в інших програмах.

  • Передавання даних між двома різними програмами.

  • Накопичення та збереження даних упродовж тривалого періоду часу з періодичним експортуванням даних до інших програм, наприклад до програми Excel для аналізу.

У цій статті

Огляд операцій із зовнішніми даними в програмі Access

Типи даних, які можна імпортувати, зв’язати або експортувати в програмі Access

Імпорт або зв’язування даних в іншому форматі

Експорт даних в інший формат

Огляд операцій із зовнішніми даними в програмі Access

У багатьох програмах команда Зберегти як використовується для збереження документа в іншому форматі, щоб його можна було відкрити в іншій програмі. Проте у програмі Access команда Зберегти як використовується інакше. Об’єкти Access можна зберігати як інші об’єкти Access, а бази даних Access можна зберігати як попередні версії баз даних Access, проте базу даних Access не можна зберегти як, скажімо, файл електронної таблиці. Аналогічно, файл електронної таблиці не можна зберегти як файл Access (.accdb). Натомість можна скористатися командами на вкладці Зовнішні дані у програмі Access, щоб імпортувати або експортувати дані між іншими форматами файлів.

Примітка : Для автоматизації операцій імпорту й експорту, доступних на вкладці Зовнішні дані, можна написати макроси або код Visual Basic for Applications (VBA).

На початок сторінки

Типи даних, які можна імпортувати, зв’язати або експортувати в програмі Access

Щоб швидко дізнатися, які формати даних можна імпортувати й експортувати у програмі Access, відкрийте базу даних і перегляньте вкладку Зовнішні дані на стрічці.

Зображення стрічки Access

1. У групі Імпорт і зв’язування відображаються піктограми форматів даних, з яких можна імпортувати дані, а також із якими можна створити зв’язки в програмі Access.

2. У групі Експорт відображаються піктограми всіх форматів, у які можна експортувати дані з програми Access.

3. У кожній групі можна натиснути кнопку Додатково, щоб переглянути більше форматів, з якими може працювати програма Access.

Якщо потрібна програма або тип даних не відображається, можливо, дані слід експортувати за допомогою іншої програми у формат, який розпізнає програма Access. Наприклад, більшість програм може експортувати стовпці даних як текст із роздільниками, який потім можна легко імпортувати у програму Access.

У наведеній нижче таблиці відображено формати, у які можна імпортувати, зв’язати чи експортувати дані у програмі Access.

Програма або формат

Дозвіл на імпорт

Дозвіл на зв’язування

Дозвіл на експорт

Microsoft Office Excel

Так

Так

Так

Microsoft Office Access

Так

Так

Так

Бази даних ODBC (наприклад, SQL Server)

Так

Так

Так

Текстові файли (з роздільником або фіксованої ширини)

Так

Так

Так

XML-файли

Так

Ні

Так

Файли PDF або XPS

Ні

Ні

Так

Електронна пошта (вкладені файли)

Ні

Ні

Так

Microsoft Office Word

Ні, але можна зберегти файл Word як текстовий файл, а потім імпортувати цей текстовий файл

Ні, але можна зберегти файл Word як текстовий файл, а потім зв’язати цей текстовий файл

Так (можна експортувати як злиття Word або у форматі RTF)

Список SharePoint

Так

Так

Так

Служби даних (див. примітку)

Ні

Так

Ні

Документи HTML

Так

Так

Так

Папки Outlook

Так

Так

Ні, але можна експортувати в текстовий файл, а потім імпортувати цей текстовий файл у програму Outlook

Файли dBase

Так

Так

Так

Примітка : Щоб активувати кнопку Служби даних, має бути інстальовано пакет Microsoft .NET 3.5 або пізнішої версії.

На початок сторінки

Імпорт або зв’язування даних в іншому форматі

Нижче описано загальний процес імпортування або зв’язування даних.

  1. Відкрийте базу даних, у яку потрібно імпортувати або з якою потрібно зв’язати дані.

  2. На вкладці "Зовнішні дані" виберіть тип даних, які потрібно імпортувати чи зв’язати. Наприклад, якщо вихідні дані містяться в книзі Microsoft Excel, натисніть кнопку Excel.

    Зображення стрічки Access

  3. Здебільшого у програмі Access запускається майстер отримання зовнішніх даних. У майстрі може з’явитися запит частини або всіх відомостей зі списку нижче:

    • Укажіть джерело даних (його розташування на диску).

    • Виберіть, дані слід імпортувати чи зв’язувати.

    • У разі імпортування виберіть, додати дані до наявної таблиці чи створити нову таблицю.

    • Укажіть, які саме дані в документі потрібно імпортувати або зв’язати.

    • Зазначте, чи перший рядок містить заголовки стовпців, чи його слід вважати даними.

    • Укажіть тип даних кожного стовпця.

    • Укажіть, імпортувати слід лише структуру чи структуру з даними.

    • У разі імпортування вкажіть, чи потрібно, щоб програма Access додала новий первинний ключ до нової таблиці, чи щоб використовувала наявний.

    • Укажіть ім’я для нової таблиці.

      Примітка : Рекомендовано попередньо переглянути вихідні дані, щоб знати правильні відповіді на ці питання, коли вони з’являтимуться в майстрі.

  4. На останній сторінці майстра в програмі Access завжди з’являється запит на збереження відомостей про операцію імпорту або зв’язування. Якщо в майбутньому знадобиться повторно виконувати цю саму операцію імпорту, установіть прапорець Зберегти етапи імпортування, введіть відомості та натисніть кнопку Закрити. Потім, щоб знову запустити цю операцію, на вкладці Зовнішні дані можна натиснути кнопку Збережені імпортовані елементи.

Після завершення роботи майстра програма Access сповіщає про проблеми, що виникли під час процесу імпортування. У деяких випадках програма Access може створити нову таблицю з назвою Помилки імпорту, яка міститиме дані, що не вдалось успішно імпортувати. Ви можете дослідити дані в цій таблиці, щоб спробувати виявити, чому їх не імпортовано правильно.

Щоб отримати додаткові відомості про імпортування чи зв’язування з даними в певному форматі, виконайте пошук статей і відео, що стосуються цього формату, у довідковій системі Access.

На початок сторінки

Експорт даних в інший формат

Нижче описано загальний процес експортування даних із програми Access.

  1. Відкрийте базу даних, з якої потрібно експортувати дані.

  2. В області переходів виберіть об’єкт, з якого потрібно експортувати дані. Дані можна експортувати з таблиці, запиту, форми або об’єктів звіту, хоча не всі параметри експорту доступні для всіх типів об’єктів.

  3. На вкладці Зовнішні дані виберіть тип даних, у який потрібно експортувати дані. Наприклад, щоб експортувати дані у формат, який можна відкрити в програмі Microsoft Excel, натисніть кнопку Excel.

    Зображення стрічки Access

    Здебільшого в програмі Access запускається майстер експорту. У майстрі може з’явитися запит таких відомостей, як ім’я та формат кінцевого файлу, а також, чи потрібно включити до експорту форматування й макет, які записи слід експортувати тощо.

  4. На останній сторінці майстра в програмі Access зазвичай з’являється запит на збереження відомостей про операцію експорту. Якщо в майбутньому знадобиться повторно виконувати цю саму операцію експорту, установіть прапорець Зберегти етапи експортування, введіть відомості та натисніть кнопку Закрити. Потім, щоб знову запустити цю операцію, на вкладці Зовнішні дані можна натиснути кнопку Збережені експортовані елементи.

Щоб отримати додаткові відомості про експортування даних у певний формат, виконайте пошук статей і відео, що стосуються цього формату, у довідковій системі Access.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×