Загальні відомості про центр записів

Ця стаття знайомить вас із концепцією використання центру записів для керування та зберігання записів. У програмі Microsoft SharePoint Server 2010 записи – це елементи або документи, оголошені як записи в системі. У цій статті наведено загальні поради, які допоможуть зрозуміти переваги використання шаблону сайту центру записів. Щоб отримати додаткові відомості про створення та використання центру записів, див. посилання в розділі Див. також.

У цій статті

Огляд

Функції шаблону сайту центру записів

Приклад використання центру записів для керування записами

Конструювання сайту центру записів

Планування керування записами

Огляд настроювання сайту центру записів

Огляд

Сайт центру записів призначений служити головним сховищем, у якому організація може зберігати всі свої записи, такі як юридичні та фінансові документи, і керувати ними. Сайт центру записів підтримує весь процес керування записами, від збирання записів до керування ними та їх ліквідації. Зазвичай сайт центру записів розробляється й настроюється фахівцями з питань керування записами та спеціалістами з інформаційних технологій (ІТ), які дотримуються плану файлів організації.

Примітка : Програма Microsoft Office SharePoint Server 2010 надає можливість керувати записами "на місці". За допомогою керування записами на місці можна використовувати будь-яку функцію, доступну в центрі записів, таку як застосування політики керування даними, маршрутизація та утримування, щоб керувати записами на будь-якому сайті SharePoint. Щоб отримати додаткові відомості про керування записами на місці, див. посилання в розділі Див. також.

Шаблон сайту центру записів у програмі Microsoft Office SharePoint Server 2010 схожий на інші сайти SharePoint тим, що він слугує загальним сховищем документів і дає змогу співпрацювати користувачам сайту. Однак шаблон сайту центру записів – це попередньо настроєний сайт, спеціально призначений допомагати організаціям упроваджувати програми керування записами та збереження даних. Керування версіями, аудит, керування метаданими, автоматичний пошук і настроювана маршрутизація передавання даних – це вбудовані функції, які допомагають ефективніше керувати записами.

Сайт центру записів

Вгорі сторінки

Функції шаблону сайту центру записів

Шаблон сайту центру записів поєднує деякі стандартні функції, доступні у програмі Рішення Microsoft із керування проектами для підприємств (EPM), з додатковими функціями керування записами й надає такі можливості:

Функція сховища.     Центр записів містить кілька функцій, які допомагають забезпечувати цілісність записів, які зберігаються в ньому:

  • Система ніколи не змінює записи автоматично. Це гарантує, що записи, передані на сайт центру записів, а потім завантажені з нього через деякий час, будуть завжди ідентичні.

  • Адміністратори сайту можуть настроювати центр записів, щоб перешкодити безпосередньому несанкціонованому втручанню в записи. Це реалізується через керування версіями змін, внесених до документів, і аудиту певних типів змін.

  • Центр записів дає змогу менеджерам записів додавати та змінювати метадані в елементах, незалежно від метаданих запису. У такому разі дані, що стосуються завдань керування записами, можна оновлювати без змінення базового запису. Змінам, внесеним до метаданих, також надаються версії.

Застосування політики керування даними.    Програма Microsoft Office SharePoint Server 2010 пропонує кілька функцій, корисних для керування записами:

  • Аудит.     Ця функція реєструє події та операції, які виконуються з файлами. Аудит допомагає фіксувати, хто переглядає й отримує доступ до даних у центрі записів.

  • Термін дії.     Ця функція вказує, як довго потрібно зберігати запис і що слід зробити після закінчення терміну дії (наприклад, видалити дані або ініціювати робочий процес затвердження ліквідації). Період зберігання запису зазвичай розпочинається, коли запис вперше надсилається до центру записів.

  • Штрих-коди.     Ця функція надає кожному запису унікальний штрих-код і числове значення. Значення штрих-коду зберігається й індексується разом з електронною версією запису. Штрих-коди допомагають зберігати й відстежувати фізичні записи. Якщо записи з бібліотеки мають фізичні копії, штрих-коди слугують для зіставлення фізичних копій з електронними аналогами.

Програмований інтерфейс колекції записів.     Центр записів підтримує ряд служб, які полегшують роботу з колекцією записів. Програмований інтерфейс колекції записів надає змогу організаціям настроювати керування документами та системи електронної пошти на автоматичне надсилання файлів до сайту центру записів. Вміст можна надсилати до центру записів через веб-службу за допомогою протоколу SOAP (простий протокол доступу до об’єктів) або електронною поштою за допомогою протоколу SMTP. Щоб надсилати записи до центру записів, можна також використовувати робочі цикли, розроблені у програмі Microsoft SharePoint Designer 2010. Щоб отримати додаткові відомості про надсилання записів до центру записів, див. посилання в розділі Див. також.

Маршрутизація записів.     Центр записів містить організатор вмісту, який може автоматично переспрямовувати вхідні записи (надіслані як автоматично, так і вручну) до потрібного розташування, залежно від типу запису. У ході надсилання запису до центру записів до нього часто додаються додаткові дані, такі як історія аудиту й метадані. Історія аудиту запису зберігається в центрі записів як XML-файл, а метадані запису зберігаються як в XML-файлі, так і у стовпцях метаданих на сайті центру записів. Для отримання додаткових відомостей про настроювання та маршрутизацію записів за допомогою організатора вмісту див. посилання в розділі Див. також.

Утримання.     Як частина автоматичного пошуку даних, центр записів надає змогу організаціям робити записи, які підлягають офіційному обшуку в межах судового процесу або стосуються аудиту чи слідства, і розміщує їх у списку "Утримання". Коли записи розміщені у списку утримання, для них призупиняються всі застосовані політики терміну дії, відтак вони захищені від видалення. Наприклад, якщо в судовому процесі організація подає відповідні записи, які може бути потрібно утримувати, ці записи будуть доступні до завершення процесу. Записи можна одночасно розміщувати більше ніж в одному списку утримання. Менеджери записів можуть також шукати в центрі записів ті записи, які потрібно розмістити на утримання. Додаткові відомості про автоматичний пошук даних див. у розділі Див. також.

Вгорі сторінки

Приклад використання центру записів для керування записами

З метою оподаткування компаніям часто необхідно регулярно створювати та надсилати фінансові звіти. У будь-який момент перед компанією можуть поставити вимогу опублікувати фінансові відомості як частину процесу аудиту, наприклад, і фінансові відомості мають бути опубліковані за умови, що їх ніяким чином не змінено. Щоб виконати цю вимогу, фінансовий відділ компанії шукає та скеровує фінансові звіти у спеціальну бібліотеку утримання на сайті центру записів SharePoint. Після відправлення звітів у бібліотеку утримання призупиняється дія попередньо визначених політик, які можуть бути активні, і до цих звітів блокується доступ до певної дати й часу або до здійснення належної авторизації. Фінансові звіти зберігаються на сайті центру записів разом із відповідною історією аудиту та іншими метаданими.

Приклад робочого процесу утримання записів

Вгорі сторінки

Конструювання сайту центру записів

На найвищому рівні є два основні етапи конструювання сайту центру записів для реалізації програми керування записами.

  1. Організація має розробити стратегію керування записами й офіційний план керування записами. Це спільна робота, до якої необхідно залучити диспетчерів записів, диспетчерів відповідності, спеціалістів відділу інформаційних технологій та інформаційних працівників.

  2. Після цього організація має настроїти один або кілька сайтів центру записів, щоби втілити план керування записами.

У нижченаведених розділах розглядаються основні елементи, які складають кожний із цих етапів.

Планування керування записами

Перш ніж організація зможе настроїти сайт центру записів як вирішення для керування записами, вона має скласти офіційний план стратегії керування записами. Певні елементи офіційного плану керування записами, очевидно, унікальні для окремих організацій або підприємств. Проте фактично всі плани керування записами включають такі документи та процеси:

План файлів.     У плані файлів описуються типи документів або елементів, які організація визнає офіційними бізнес-записами. Він указує, де зберігаються ці записи, і надає відомості щодо відмінностей між типами записів. План файлів слугує обширною колекцією політик, процесів і рекомендацій щодо створення, зберігання та керування записами. План файлів має містити відомості про всі записи, незалежно від типу носія, зокрема паперові документи, блоґи, вікі-сторінки, листи й електронні файли. Він має також уточнювати, як класифікується, захищається і, врешті, видаляється кожний запис. План має також містити відомості про спеціальні категорії записів, такі як записи з позначками "Конфіденційно", "Терміново", "Комерційна таємниця" або "Привілейовано". Нарешті, у плані файлів слід указати користувачів, які відповідають за керування кожним типом записів.

Бібліотеки записів.    У програмі SharePoint бібліотеки записів – це, по суті, бібліотеки документів, створені для класифікації та зберігання важливих записів. Бібліотеку записів створюють для кожного типу записів, які потрібно зберегти. Записи автоматично скеровуються у відповідну бібліотеку, відповідно до настройок в організаторі вмісту.

Типи вмісту.    У SharePoint типи вмісту створюються для визначення типів записів, які має зберігати організація, і визначення унікальних властивостей кожного типу запису. За допомогою визначення типів вмісту для різних записів в установі можна гарантувати узгоджене керування кожною з цих груп вмісту. Документи Office, PDF, TIFF (відскановані зображення), електронна пошта, миттєві повідомлення, відео та фізичні записи можна класифікувати та зберігати у створених типах вмісту. У межах системи керування записами SharePoint будь-який запис, який називається, наприклад, "контракт", буде розглядатися таким же чином і настільки ж узгоджено, як і інші. Використання типів вмісту для класифікації та зберігання записів – альтернатива використанню бібліотек записів.

Розклад зберігання.     Розклад зберігання вказує, як довго має зберігатися кожен тип записів (термін його зберігання) у плані файлів, а також процедуру його видалення після закінчення цього терміну (процедуру ліквідації). Рекомендації щодо розкладу зберігання зазвичай базуються на вимогах закону, ризиках організації та ділових потребах. До того ж, розклад зберігання зазвичай враховує непередбачені обставини керування ризиками, які визначають термін зберігання для кожного типу записів.

Документ із вимогами щодо відповідності.     Документ із вимогами щодо відповідності визначає правила, яких мають дотримуватись ІТ-системи для керування записами, їхні можливості, а також типи постійного моніторингу, які вони мають підтримувати для забезпечення відповідності.

  • Офіційний процес призупинення ліквідації записів.     Цей процес, який часто називається утриманням, описує, як організація призупиняє ліквідацію записів у разі судового процесу, аудиту або розслідування.

  • Система моніторингу та звітування про обробку записів.     Для гарантії того, що працівники зберігатимуть, використовуватимуть і керуватимуть записами згідно з визначеними політиками та процесами, програма керування записами має містити процес або систему для моніторингу та звітування про обробку записів.

Примітка :  Як і під час роботи з будь-яким сайтом SharePoint, у центр записів можна вручну завантажити файли розміром до 2 ГБ. Якщо для маршрутизації записів до центру записів використовується організатор вмісту, обмеження розміру кожного запису становить 50 МБ.

Для отримання докладних відомостей про планування засобу керування записами див. посилання в розділі Див. також.

Вгорі сторінки

Огляд настроювання сайту центру записів

Після того, як організація розпочне детально планувати керування записами та розробить щодо цього офіційний план, вона зможе створювати та змінювати сайт центру записів для реалізації програми.

Потрібно виконати такі дії настроювання сайту центру записів:

  1. Створіть бібліотеки або списки записів для керування та зберігання кожного типу записів, указаного у плані файлів.

    • Рекомендовано створювати по одній бібліотеці записів для кожного типу вмісту у плані записів.

    • Після надсилання записів до центру записів вони спрямовуються до відповідного списку або бібліотеки.

  2. Створіть стовпці для відповідних бібліотек і списків документів або типів вмісту, які будуть містити й відображати метадані для кожного типу запису, указаного у плані файлів.

  3. Укажіть політики керування даними для кожного типу запису на сайті центру записів. Ці політики мають відображати термін зберігання та вимоги до аудиту, вказані у плані файлів організації та в розкладі зберігання.

  4. Настройте організатор вмісту таким чином, щоб кожний тип запису спрямовувався до належного розташування. Коли записи надсилаються до сайту центру записів уручну або автоматично, програма Microsoft Office SharePoint Server 2010 за допомогою цієї функції визначає, як класифікувати запис на сайті центру записів і куди його надіслати.

Для отримання додаткових відомостей про настроювання засобу керування записами див. посилання в розділі Див. також.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×