Загальні відомості про форми

Загальні відомості про форми

Форма Access – це об’єкт бази даних, який допомагає створювати інтерфейс користувача програми бази даних. Зв’язана форма – це форма, безпосередньо підключена до джерела даних, наприклад таблиці або запиту. Її можна використовувати для введення, редагування або відображення даних із цього джерела даних. Ви також можете створити непов’язану форму, яка не зв’язується безпосередньо з джерелом даних, але містить кнопки, надписи або інші елементи керування, потрібні для роботи програми.

У цій статті йдеться переважно про зв’язані форми. Їх можна використовувати, щоб керувати доступом до даних, наприклад визначати поля або рядки даних, які слід відображати. Наприклад, деяким користувачам іноді потрібно переглядати лише кілька полів у таблиці з багатьма полями. Створивши для цих користувачів форму, яка містить лише ці поля, можна полегшити для них використання бази даних. Крім того, до форми можна додати кнопки й інші функції, щоб автоматизувати часто виконувані дії.

Зв’язані форми нагадують вікна, через які користувачі переглядають дані та отримують доступ до бази даних. Ефективна форма прискорює використання бази даних, оскільки користувачам не доводиться шукати потрібні дані. Приваблива форма робить роботу з базою даних приємнішою й ефективнішою. За допомогою форми можна уникнути введення неправильних даних.

Примітка : У цій статті описано створення форми для перегляду та виконання дій із даними на основі попередньо створеної таблиці (або запиту на основі однієї або кількох таблиць).

У цій статті

Створення форми за допомогою засобу "Форма"

Створення розділеної форми за допомогою засобу "Розділена форма"

Створення форми, в якій відображаються кілька записів, за допомогою засобу "Кілька елементів"

Створення форми за допомогою майстра форм

Створення форми за допомогою засобу "Пуста форма"

Режим розмічування й режим конструктора

Настроювання форми в режимі розмітки

Настроювання форми в режимі конструктора

Створення форми за допомогою засобу "Форма"

За допомогою засобу "Форма" можна створити форму одним клацанням миші. Коли використовується цей засіб, усі поля з базового джерела даних розміщуються у формі. Нову форму можна почати використовувати одразу або змінити її відповідно до потреб у режимі розмітки або в режимі конструктора.

Використання засобу "Форма" для створення нової форми

  1. В області переходів виберіть таблицю або запит із даними, які слід відображати у формі.

  2. На вкладці Створити у групі Форми клацніть Форма.

Access створює форму й відображає її в режимі розмічування. У режимі розмічування можна змінювати структуру форми, а відображення в ній даних триватиме. Наприклад, так можна настроїти розмір текстових полів, щоб у них вміщувалися всі дані.

Якщо програма Access знаходить одну таблицю зі зв’язком "один-до-багатьох" із таблицею або запитом, які використовувалися для створення форми, до форми, створеної на основі зв’язаної таблиці або запиту, додаються дані в табличному поданні. Наприклад, якщо створюється проста форма на основі таблиці "Працівники" й між таблицею "Працівники" та "Замовлення" визначено зв’язок "один-до-багатьох", дані в табличному поданні відтворюватимуть усі записи в таблиці "Замовлення", зв’язані з поточним записом таблиці "Працівники". Дані в табличному поданні можна видалити з форми, якщо вони не потрібні. Якщо є кілька таблиць, для яких визначено зв’язок "один-до-багатьох" із таблицею, яка використовувалася для створення форми, програма Access не додає дані в табличному поданні до форми.

Створення розділеної форми за допомогою засобу "Розділена форма"

Розділена форма дає змогу одночасно переглядати два подання даних: подання форми й вікно табличного подання даних.

Розділена форма відрізняється від поєднання форми та підформи тим, що два її подання зв’язані з одним джерелом даних і постійно синхронізуються одне з одним. Якщо вибрати поле в одній області форми, те саме поле буде вибрано в іншій. Ви можете додавати, редагувати або видаляти дані в будь-якій із двох областей (за умови, що джерело записів оновлюване, а параметри форми не забороняють такі дії).

Робота з розділеними формами дає змогу використовувати переваги обох видів форм в одній. Наприклад, можна використати область даних у табличному поданні форми для швидкого пошуку запису, а потім – область форми для перегляду й редагування цього запису.

Створення розділеної форми за допомогою засобу "Розділена форма"

  1. В області переходів виберіть таблицю або запит із даними, які слід відображати у формі, або відкрийте таблицю чи запит у поданні таблиці.

  2. На вкладці Створити у групі Форми виберіть пункт Інші форми, а потім натисніть кнопку Розділена форма.

Програмою Access створюється форма й відображається в режимі розмічування. У режимі розмічування можна змінювати макет форми та водночас переглядати дані. Наприклад, можна змінити розмір текстових полів відповідно до обсягу даних, якщо потрібно. Для отримання додаткових відомостей про подання форми див. Режим розмічування та режим конструктора.

Створення форми, у якій відображаються кілька записів, за допомогою засобу "Кілька елементів"

Якщо форму створено за допомогою засобу "Форма", у створеній програмою Access формі відображається лише один запис. Якщо потрібно створити форму для одночасного відображення кількох записів, у якій доступно більше можливостей настроювання, ніж для даних у табличному поданні, можна використати засіб "Кілька елементів".

  1. В області переходів виберіть таблицю або запит із даними, які слід відображати у формі.

  2. На вкладці Створення в групі Форми натисніть кнопку Додаткові форми, а потім виберіть пункт Кілька елементів.

Access створить форму та відобразить її в поданні макета. У цьому поданні можна змінювати структуру форми, у якій відображаються дані.

Форма, створена в програмі Access за допомогою засобу "Кілька елементів", нагадує дані в табличному поданні. Відомості впорядковано в рядках і стовпцях, а в одному поданні можна переглядати кілька записів одночасно. Проте у формі з кількома елементами доступно більше параметрів настроювання, ніж для даних у табличному поданні, наприклад можна додати графічні елементи, кнопки й інші елементи керування. Додаткові відомості про настроювання форми див. в розділах Настроювання форми в режимі розмітки та Настроювання форми в режимі конструктора.

Створення форми за допомогою майстра форм

Щоб точніше вибрати поля, які слід відображати у формі, ви можете використати майстер форм замість різноманітних засобів побудови форм, згаданих раніше. Крім того, можна визначити спосіб групування й сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів за умови, що зв’язки між таблицями й запитами попередньо визначено.

  1. На вкладці Створення в групі Форми натисніть кнопку Майстер форм.

  2. Виконайте вказівки на сторінках майстра форм.

    Примітка : Якщо потрібно додати до форми поля з кількох таблиць і запитів, не натискайте кнопку Далі або Готово після вибору полів із першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра форм. Повторіть кроки для вибору таблиці або запиту та виберіть додаткові поля, які потрібно включити до форми. Після цього натисніть кнопку Далі або Готово для продовження.

  3. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

Створення форми за допомогою засобу "Пуста форма"

Якщо потрібну форму не вдалося створити за допомогою майстра або засобу побудови форм, можна скористатися засобом "Пуста форма". Він дасть змогу швидко створити форму, особливо якщо у формі потрібно відображати лише кілька полів.

  1. На вкладці Create, у групі Forms клацніть елемент Blank Form.

    У програмі Access відкриється пуста форма в режимі розмітки й з’явиться область Список полів.

  2. В області Список полів клацніть знак плюс (+) поруч із таблицею (таблицями) з полями, які слід відображати у формі.

  3. Щоб додати поле до форми, двічі клацніть його або перетягніть до форми.

    • Додавши перше поле, можна додати кілька полів одночасно. Для цього виберіть кілька полів, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, і перетягніть їх до форми.

    • Порядок таблиць в області Список полів може змінюватися залежно від вибраної області форми. Якщо поле, яке потрібно додати до форми, не відображається, спробуйте вибрати іншу область форми та додати поле знову.

  4. Скористайтеся засобами на вкладці Конструктор у групі Колонтитули, щоб додати до форми емблему, назву або дату й час.

  5. Щоб додати інші елементи керування до форми, скористайтеся засобами в групі Елементи керування на вкладці Конструктор.

    Якщо потрібен ширший асортимент елементів керування, перейдіть у режим конструктора, клацнувши правою кнопкою миші форму та вибравши пункт Конструктор.

Режим розмічування й режим конструктора

Режим розмічування.    Це найпростіший режим змінення форми. У ньому можна виконувати найрізноманітніші зміни у формі Access.

У режимі розмітки форма фактично є активною, тому дані відображаються так, як і в самій формі. Проте в цьому режимі можна також змінювати структуру форми. Оскільки можна переглядати дані під час змінення форми, режим зручно використовувати для настроювання розмірів елементів керування або виконання майже всіх завдань, які впливають на вигляд і функціональність форми.

Якщо завдання не можна виконати в режимі розмічування, ви можете переключитися в режим конструктора. У деяких випадках в Access відображається повідомлення про те, що потрібну зміну можна внести лише в режимі конструктора.

Режим конструктора.    У режимі конструктора структура форми відображається деталізованіше. У ній видно розділи колонтитулів і відомостей. У режимі конструктора форма фактично неактивна, тому, змінюючи структуру, не можна переглянути відповідні дані. Однак певні завдання легше виконати в режимі конструктора, ніж у режимі розмітки, а саме:

  • додавання різноманітних елементів керування до форми, наприклад зв’язаних рамок об’єктів, розривів сторінок і діаграм;

  • Редагування джерел елементів керування "Текстові поля" у власне текстових полях, без використання аркуша властивостей.

  • Змінення розділів форми, наприклад верхнього колонтитула форми або розділу відомостей.

  • змінення певних властивостей форми, які не можна змінити в режимі розмітки.

Настроювання форми в режимі розмічування

Після створення форми можна легко настроїти її макет за допомогою режиму розмічування. Використовуючи дані дійсної форми як орієнтир, можна перевпорядкувати елементи керування й настроїти їх розміри. Можна розташувати нові елементи керування у формі та настроїти властивості форми й її елементів керування.

Щоб перейти до режиму розмітки, клацніть правою кнопкою форму в області переходів і виберіть пункт Режим розмітки.

Форма з’явиться в режимі розмітки.

Щоб змінити властивості форми, її елементів керування й розділів, можна використати вікно властивостей. Щоб відкрити це вікно, натисніть клавішу F4.

Щоб додати поля з базової таблиці або запиту до макета форми, можна використати область Список полів. Ось як можна відобразити область Список полів:

  • На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля або натисніть клавіші Alt+F8.

Потім можна перетягнути поля безпосередньо з області Список полів до форми.

  • Для додавання одного поля клацніть його двічі або перетягніть з області Список полів до розділу форми, в якому слід його відображати.

  • Для одночасного додавання кількох полів виберіть потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу CTRL. Потім перетягніть вибрані поля до форми.

Настроювання форми в поданні конструктора

Макет форми можна також налаштувати в режимі конструктора. Ви можете додати нові елементи керування й поля до бланка. У вікні властивостей доступні різні властивості, за допомогою яких можна налаштувати форму.

Щоб перейти до режиму конструктора, клацніть правою кнопкою миші ім’я форми в області переходів і виберіть Конструктор.

Програма Access відобразить форму в режимі конструктора.

Щоб змінити властивості форми, її елементів керування й розділів, можна використати вікно властивостей. Щоб відкрити це вікно, натисніть клавішу F4.

Щоб додати поля з базової таблиці або запиту до макета форми, можна використати область Список полів. Ось як можна відобразити область Список полів:

  • На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля або натисніть клавіші Alt+F8.

Потім можна перетягнути поля безпосередньо з області Список полів до форми.

  • Для додавання одного поля клацніть його двічі або перетягніть з області Список полів до розділу форми, в якому слід його відображати.

  • Для одночасного додавання кількох полів виберіть потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу CTRL. Потім перетягніть вибрані поля до форми.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×