Загальні відомості про таблиці

Під час роботи з базою даних інформація зберігається в таблицях – тематичних списках, у яких дані впорядковано в записах. Наприклад, можна створити таблицю "Контакти", у якій зберігатиметься список імен, адрес електронної пошти й телефонних номерів.

У цій статті наведено огляд таблиць у програмі Microsoft Access 2010, а також відомості про нові та видалені функції таблиць. Тут також пояснюється, як створювати таблиці, додавати до них поля, установлювати для них первинний ключ, а також задавати властивості полів і таблиць.

Конструюючи базу даних, спочатку слід спланувати всі її таблиці та вирішити, як вони будуть пов’язані між собою. Перш ніж створювати таблиці, визначте, які таблиці потрібні та які вимоги до них висуваються. Щоб отримати загальні відомості про планування та конструювання баз даних, див. статтюОснови розробки баз даних і посилання в розділі Див. також.

Примітка : Режим конструктора недоступний для веб-таблиць. Натомість можна використовувати функції конструктора, які тепер включено до вікна табличного подання даних. Докладніше про створення онлайнової бази даних див. у статті Створення бази даних для спільного використання в Інтернеті.

У цій статті

Огляд

Специфікації таблиць

Що нового

Створення нової таблиці

Установлення первинного ключа таблиці

Установлення властивостей таблиці

Додавання поля до таблиці

Створення обчислюваного поля

Установлення властивостей поля

Огляд

Таблиця – це об’єкт бази даних, у якому зберігаються дані про певний предмет, наприклад про співробітників або товари. Таблиця складається із записів і полів.

Кожний запис містить дані про один екземпляр предмета таблиці, як-от відомості про конкретного працівника. Запис також часто називають рядком або екземпляром.

Кожне поле містить дані про один аспект предмета таблиці, наприклад ім’я або адресу електронної пошти. Поле також часто називають стовпцем або атрибутом.

Запис складається зі значень поля, наприклад "Contoso, Ltd." або abc@example.com. Значення поля також часто називають фактом.

Таблиця "Клієнти" в програмі Access, яка відображає макет записів і полів

1. Запис

2. Поле

3. Значення поля

База даних може складатися з багатьох таблиць, у кожній із яких зберігаються дані про окремий предмет. Кожна таблиця може містити багато полів із різними типами даних (наприклад, текст, числа, дати та гіперпосилання).

Зовнішні дані

Базу даних можна зв’язувати з різними зовнішніми джерелами даних, наприклад іншими базами даних, текстовими файлами та книгами Excel. Коли створено зв’язок із зовнішніми даними, програма Access може використовувати його як таблицю. Залежно від зовнішнього джерела даних і способу зв’язку, ви можете редагувати дані у зв’язаній таблиці та створювати зв’язки, які охоплюватимуть цю таблицю. Однак макет зовнішніх даних за допомогою цього зв’язку змінити не можна.

Властивості таблиць і полів

Для таблиць і полів можна встановлювати властивості. Використовуючи ці властивості, ви можете керувати характеристиками або поведінкою таблиць і полів.

вікна властивостей таблиць і полів
Таблиця, відкрита в режимі конструктора.

1. Властивості таблиці

2. Властивості поля

У базі даних Access властивості таблиці – це атрибути таблиці, які впливають на вигляд і поведінку таблиці в цілому. Властивості таблиці визначаються у вікні властивостей таблиці в режимі конструктора. Наприклад, щоб указати спосіб відображення таблиці за замовчуванням, можна встановити властивість таблиці Подання за промовчанням.

Властивість поля застосовується до конкретного поля в таблиці та визначає одну з характеристик поля або аспект його поведінки. Деякі властивості поля можна встановити в поданні таблиці. Будь-яку властивість поля також можна встановити в режимі конструктора за допомогою області Властивості поля.

Типи даних

Кожне поле задається з певним типом даних. Тип даних поля визначає, які саме дані зберігаються в ньому, як-от великі обсяги тексту або вкладені файли.

Параметр типу даних

Тип даних – це властивість поля, але вона дещо відрізняється від інших властивостей поля:

  • Тип даних поля встановлюється в бланку таблиці, а не в області Властивості поля.

  • Тип даних поля визначає, які ще властивості матиме поле.

  • Тип даних поля потрібно обов’язково вказувати під час створення поля.

    Примітка : Ви можете створити нове поле в Access, ввівши дані в новому стовпці у вікні табличного подання даних. Коли ви створюєте поле, вводячи дані у вікні табличного подання даних, програма Access автоматично призначає полю тип даних за введеним значенням. Якщо введені дані не відповідають жодному іншому типу, програма Access установить текстовий тип даних. За потреби тип даних можна змінити за допомогою стрічки в новому інтерфейсі користувача Microsoft Office Fluent.

Приклади автоматичного визначення типу даних

У таблиці нижче показано, як автоматичне визначення типу даних працює у вікні табличного подання даних.

Введені дані:

Office Access 2007 створює поле з типом даних:

Тарас

Текст

http://www.contoso.com

Ви можете вказати будь-який припустимий префікс протоколу Інтернету, наприклад "http://", "https://" або"mailto:".

Гіперпосилання

1

Число, довге ціле число

50 000

Число, довге ціле число

50 000,99

Число, подвійної точності

50000,389

Число, подвійної точності

12.07

Розпізнаються формати дати й часу вашої локалізації.

Дата й час

31 грудня 2006 р.

Дата й час

10:50:23

Дата й час

10:50 am

Дата й час

17:50

Дата й час

12,50 ₴

Розпізнається символ грошової одиниці вашої локалізації.

Грошова одиниця

21,75

Число, подвійної точності

123,00 %

Число, подвійної точності

3,46E+03

Число, подвійної точності

Зв’язки таблиць

Хоча в кожній таблиці зберігаються дані про окремий предмет, зазвичай в одній базі даних містяться таблиці з взаємопов’язаними предметами. Наприклад, база даних може містити:

  • таблицю клієнтів, яка містить імена клієнтів компанії та їхні адреси;

  • таблицю товарів, які ви продаєте, включно з цінами та зображеннями для кожного елемента;

  • таблицю замовлень, у якій відстежуються замовлення клієнтів.

Оскільки дані про різні предмети зберігаються в окремих таблицях, потрібно певним чином зв’язати ці дані разом, щоб мати змогу легко об’єднати пов’язані дані з цих окремих таблиць. Для цього створюють зв’язки. Зв’язок – це логічне поєднання двох таблиць, яке визначає спільні поля для обох із них.

Ключі

Поля, які використовуються для зв’язку таблиць, називаються ключами. Ключ зазвичай складається з одного поля, але може складатись і з кількох полів. Існують два типи ключів:

  • Первинний ключ   . Таблиця може мати лише один первинний ключ. Первинний ключ складається з одного або кількох полів, які унікально ідентифікують кожен запис, що зберігається в таблиці. Як первинний ключ часто використовують певний унікальний ідентифікатор, наприклад ідентифікаційний номер, серійний номер або код. Наприклад, у вас є таблиця "Клієнти", у якій кожний клієнт має унікальний ідентифікатор. Поле такого ідентифікатора – це первинний ключ таблиці "Клієнти". Якщо первинний ключ містить кілька полів, зазвичай він складається з наявних полів, які, взяті разом, забезпечують унікальні значення. Наприклад, можна використати поєднання прізвища, імені та дати народження як первинний ключ для таблиці про людей.

  • Зовнішній ключ   . Таблиця також може мати один або кілька зовнішніх ключів. Зовнішній ключ містить значення, які відповідають значенням первинного ключа іншої таблиці. Наприклад, у вас є таблиця "Замовлення", у якій кожне замовлення має ідентифікатор клієнта, що відповідає запису в таблиці "Клієнти". Поле такого ідентифікатора – це зовнішній ключ таблиці "Замовлення".

Відповідність значень у полях ключів формує основу зв’язків таблиць. Зв’язок таблиць використовується для об’єднання даних із пов’язаних таблиць. Припустімо, ви маєте дві таблиці: "Клієнти" й "Замовлення". У таблиці "Клієнти" кожний запис визначається за полем первинного ключа (ідентифікатором).

Щоб пов’язати кожне замовлення із клієнтом, додайте до таблиці "Замовлення" поле зовнішнього ключа, яке відповідає полю ідентифікатора в таблиці "Клієнти", а потім створіть зв’язок між двома ключами. Під час додавання запису до таблиці "Замовлення" слід використовувати значення ідентифікатора клієнта з таблиці "Клієнти". Відтак, якщо потрібно переглянути будь-яку інформацію про замовника, ви використовуєте зв’язок, щоб визначити, які дані з таблиці "Клієнти" відповідають потрібним записам у таблиці "Замовлення".

Зв’язок таблиць Access у вікні "Зв’язки"
Зв’язок між таблицями, відображений у вікні "Зв’язки".

1. Первинний ключ, позначений піктограмою ключа поряд з іменем поля.

2. Зовнішній ключ. Зверніть увагу: піктограма ключа відсутня.

Переваги використання зв’язків

Зберігання даних порізно у зв’язаних таблицях дає такі переваги:

  • Узгодженість.    Оскільки кожний елемент даних записується лише один раз в одній таблиці, імовірність виникнення неоднозначності або неузгодженості менша. Наприклад, ім’я клієнта зберігається лише один раз у таблиці про клієнтів, а не багаторазово (і, імовірно, неузгоджено) у таблиці, яка містить дані про замовлення.

  • Ефективність.    Записування даних в одному розташуванні означає, що використовується менший обсяг місця на диску. Крім того, знайти дані в невеликих таблицях зазвичай можна швидше, ніж у великих. Урешті, якщо ви не використовуватимете окремі таблиці для різних предметів, у таблицях з’явиться надмірна кількість даних і Null-значення (відсутність даних). Те й друге призводить до марнування місця на диску та зниження продуктивності.

  • Зрозумілість.    Макет бази даних легше зрозуміти, якщо предмети належним чином розділено між таблицями.

Порада : Плануючи структуру таблиць, враховуйте зв’язки між ними. Якщо таблиця з відповідним первинним ключем уже існує, можна створити поле зовнішнього ключа, скориставшись майстром підстановок, який створить зв’язок замість вас.

На початок сторінки

Специфікації таблиць

У програмі Access 2010 таблиця має такі практичні обмеження:

Атрибут

Максимальна кількість

Кількість символів в імені таблиці

64

Кількість символів в імені поля

64

Кількість полів у таблиці

255

Кількість відкритих таблиць

2 048 (включно із внутрішніми таблицями, які відкриваються у програмі Access)

Розмір таблиці

2 гігабайти за вирахуванням місця, необхідного для системних об’єктів

Кількість символів у текстовому полі

255

Кількість символів у полі Memo

65 535, якщо дані вводяться через інтерфейс користувача;
2 ГБ для збереження символів, якщо дані вводяться програмно

Розмір поля «Об’єкт OLE»

1 ГБ

Кількість індексів у таблиці

32

Кількість полів в індексі

10

Кількість символів у повідомленні про перевірку

255

Кількість символів у правилі верифікації

2 048

Кількість символів в описі таблиці або поля

255

Кількість символів у записі (за винятком полів "Memo" й "Об’єкт OLE"), якщо властивість "Стискання Юнікод" полів має значення "Так"

4 000

Кількість символів у параметрі властивості поля

255

На початок сторінки

Що нового?

Відмінності від версії Access 2007

Процес створення таблиці в Access 2010 дуже схожий на процес створення таблиці в Access 2007. Утім, в Access 2010 з’явилося кілька нових функцій для роботи з таблицями.

  • Макроси даних.    Тепер до подій у таблицях можна додавати макроси. Це дає змогу виконувати дії, коли змінюється, вставляється або видаляється запис. Ці макроси можна, наприклад, використовувати для обчислень або перевірки даних.

  • Обчислюваний тип даних.    Цей новий тип даних дає змогу створювати поле на основі обчислення інших полів у тій самій таблиці. Наприклад, можна створити поле "Загальна сума", яке міститиме результат полів "Кількість" і "Ціна за одиницю". Якщо оновити поле "Кількість" або "Ціна за одиницю", поле "Загальна сума" оновиться автоматично.

  • Досяжність веб-служби.    Окрім зв’язування із зовнішніми джерелами даних, наприклад книгами Excel і списками SharePoint, тепер можна підключатися до даних на веб-сайтах, які мають інтерфейс веб-служби. Наприклад, можна встановити зв’язок із даними на веб-сайті інтернет-магазину, а потім створити власну програму, за допомогою якої можна буде переглядати товари або робити замовлення.

  • Шаблони таблиць і полів замінено на моделі.    В Access 2007 упроваджено шаблони таблиць і полів. Шаблони таблиць – це пусті таблиці, на основі яких можна створювати нові таблиці, сумісні з такими вбудованими списками служб Windows SharePoint Services:

    • список контактів;

    • список завдань;

    • список питань;

    • список подій;

    • список активів.

      Щоб додати до бази даних попередньо створені частини, в Access 2010 використовуються моделі. Моделі можуть включати таблиці та інші типи об’єктів бази даних, наприклад запити та форми.

      Примітка : У цій темі відомості про моделі не надаються. Щоб отримати додаткові відомості, див. розділ Див. також.

Відмінності від версії Access 2003

  • Майстер таблиць замінено на моделі.    У версіях програми, раніших за версію Access 2007, використовувався майстер таблиць, який давав можливість швидко створювати таблиці (потрібно було відповісти на кілька запитань). У версії Access 2007 майстер таблиць замінено на шаблони таблиць і полів. У версії Access 2010 шаблони таблиць і полів замінено на моделі.

    Примітка : У цій темі відомості про моделі не надаються. Щоб отримати додаткові відомості, див. розділ Див. також.

  • Створення даних у табличному поданні.    Тепер під час роботи у вікні табличного подання даних можна створювати й змінювати таблиці та поля.

На початок сторінки

Створення нової таблиці

Якщо у вас є нове джерело даних, які не відповідають вмісту жодної з наявних таблиць, створіть нову таблицю.

Таблицю можна створити кількома способами: можна створити нову базу даних, вставити таблицю в наявну базу даних, імпортувати таблицю з іншого джерела даних або зв’язати її з таким джерелом. Джерелом даних може бути книга Microsoft Office Excel, документ Microsoft Office Word, текстовий файл, веб-служба або інша база даних. Коли створюється нова пуста база даних, у неї автоматично вставляється нова пуста таблиця. Потім у цю таблицю можна ввести дані, щоб почати визначати поля.

Виберіть дію

Створення нової таблиці в новій базі даних

Створення нової таблиці в наявній базі даних

Створення нової таблиці в новій базі даних

  1. На вкладці Файл виберіть команду Створити та натисніть кнопку Нова база даних.

  2. У полі Ім’я файлу введіть ім’я файлу нової бази даних.

  3. Щоб перейти до іншого розташування, у якому потрібно зберегти таблицю, клацніть піктограму папки.

  4. Натисніть кнопку Створити.

    Відкриється нова база даних. У ній буде створено нову таблицю під назвою "Таблиця1", яка відкриється у вікні табличного подання даних.

Створення нової таблиці в наявній базі даних

  1. Відкрийте вкладку Файл, наведіть вказівник на пункт Відкрити та виконайте одну з таких дій:

    • Якщо у списку Останні бази даних є потрібна база даних, виберіть її.

      – або –

    • Якщо у списку Останні бази даних потрібної бази даних немає, виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть потрібну базу даних і натисніть кнопку Відкрити.

  3. На вкладці Створити у групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця.

    У базу даних буде вставлено нову таблицю, яка відкриється у вікні табличного подання даних.

На початок сторінки

Створення таблиці за допомогою імпорту або зв’язування

Таблицю можна створити, імпортувавши дані, які зберігаються в іншому розташуванні, або встановивши з ними зв’язок. Ви можете імпортувати дані або встановити зв’язок із даними, розміщеними на аркуші Excel, у списку служб Windows SharePoint Services, в XML-файлі, в іншій базі даних Access, у папці Microsoft Office Outlook тощо.

Під час імпорту даних створюється копія даних у новій таблиці поточної бази даних. Подальші зміни у джерелі даних не впливають на імпортовані дані, а зміни в імпортованих даних не впливають на джерело даних. Підключившись до джерела даних та імпортувавши з нього дані, їх можна використовувати, більше не підключаючись до джерела даних. Також можна змінювати макет імпортованої таблиці.

Коли встановлюється зв’язок із даними, у поточній базі даних створюється зв’язана таблиця, яка підтримує постійний зв’язок із наявними даними, що зберігаються в іншому розташуванні. Якщо змінити дані у зв’язаній таблиці, вони також зміняться у джерелі. Якщо дані змінюються у джерелі, зміни також відображаються у зв’язаній таблиці. Коли використовується зв’язана таблиця, необхідно забезпечити постійне підключення до джерела даних. Змінити макет зв’язаної таблиці не можна.

Примітка : Редагувати дані на аркуші Excel за допомогою зв’язаної таблиці не можна. Натомість імпортуйте дані з джерела до бази даних Access, а потім у програмі Excel створіть зв’язок із цією базою даних. Докладні відомості про створення зв’язку з програмою Access у програмі Excel можна отримати в довідці Excel або за посиланнями в розділі Див. також.

Створення нової таблиці за допомогою імпортування або створення зв’язку із зовнішніми даними

  1. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування виберіть одне з доступних джерел даних.

  2. Дотримуйтесь інструкцій, які відображаються в діалогових вікнах, для кожного кроку.

    Створюється нова таблиця, яка відображається в області переходів.

Порада : Імпортувати список SharePoint або створити з ним зв’язок також можна за допомогою відповідної команди на вкладці Створити.

На початок сторінки

Створення таблиці з використанням сайту SharePoint

У базі даних можна створити таблицю, у яку імпортуватимуться дані зі списку SharePoint або яка буде зв’язана з ним. Створити новий список SharePoint можна також за допомогою вбудованого шаблону. До вбудованих шаблонів Access 2010 належать "Контакти", "Завдання", "Питання" та "Події".

  1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Списки SharePoint.

  2. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Створення списку SharePoint на основі шаблону

      1. Виберіть пункт Контакти, Завдання, Питання або Події.

      2. У діалоговому вікні Створення нового списку введіть URL-адресу сайту SharePoint, на якому потрібно створити список.

      3. Введіть ім’я нового списку та його опис у полях Укажіть ім’я нового списку та Опис.

      4. Щоб відкрити зв’язану таблицю після її створення, установіть прапорець Відкрити список після завершення (установлюється за замовчуванням).

    • Створення нового настроюваного списку

      1. Виберіть пункт Настроюваний.

      2. У діалоговому вікні Створення нового списку введіть URL-адресу сайту SharePoint, на якому потрібно створити список.

      3. Введіть ім’я нового списку та його опис у полях Укажіть ім’я нового списку та Опис.

      4. Щоб відкрити зв’язану таблицю після створення, установіть прапорець Відкрити список після завершення (установлено за замовчуванням).

    • Імпорт даних із наявного списку

      1. Виберіть пункт Наявний список SharePoint.

      2. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані введіть URL-адресу сайту SharePoint, на якому розміщено потрібні дані.

      3. Установіть перемикач Імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних і натисніть кнопку Далі.

      4. Установіть прапорець поруч із кожним списком SharePoint, який потрібно імпортувати.

    • Створення зв’язку з наявним списком

      1. Виберіть пункт Наявний список SharePoint.

      2. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані – Сайт SharePoint введіть URL-адресу сайту SharePoint, що містить список, з яким потрібно встановити зв’язок.

      3. Установіть перемикач Підключитися до джерела даних за допомогою створення пов’язаної таблиці та натисніть кнопку Далі.

      4. Установіть прапорці поруч зі списками SharePoint, з якими потрібно створити зв’язок.

На початок сторінки

Створення таблиці з використанням веб-служби

У базі даних можна створити таблицю, яка підключатиметься до даних на веб-сайті з інтерфейсом веб-служби.

Примітка : Таблиці веб-служб доступні лише для читання.

  1. На вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку Додатково й виберіть пункт Служби даних.

  2. Якщо потрібне підключення вже встановлено, перейдіть до кроку 5. В іншому разі продовжте процедуру з наступного кроку.

  3. Натисніть кнопку Установити нове підключення.

  4. Виберіть потрібний файл підключення та натисніть кнопку OK.

  5. У діалоговому вікні Створити зв’язок із даними веб-служб розгорніть потрібне з’єднання.

  6. Виберіть таблицю, з якою потрібно створити зв’язок.

    Праворуч у діалоговому вікні програми Access відобразяться поля.

  7. За потреби введіть ім’я зв’язаної таблиці в полі Укажіть ім’я посилання. У програмі Access це ім’я використовуватиметься для зв’язаної таблиці в області переходів.

  8. Натисніть кнопку ОК.

    У програмі Access буде створено зв’язану таблицю.

На початок сторінки

Установлення первинного ключа таблиці

Указавши первинний ключ таблиці, ви отримаєте такі переваги:

  • У програмі Access автоматично створюватиметься індекс для первинного ключа, що може покращити продуктивність бази даних.

  • Програма Access перевірятиме, чи вказано значення для кожного запису в полі первинного ключа.

  • Програма Access перевірятиме, чи унікальне кожне значення в полі ключа. Дуже важливо, щоб значення були унікальні, інакше неможливо достовірно відрізнити певний запис від інших.

Коли у вікні табличного подання даних створюється нова таблиця, у програмі Access автоматично створюється первинний ключ, якому призначається ім’я поля ідентифікатора та тип даних "Автонумерація".

У режимі конструктора можна змінити або видалити первинний ключ, а також установити первинний ключ для таблиці, яка ще не має його.

Визначення полів, які слід використовувати як первинний ключ

Інколи ви вже маєте дані, які потрібно використати як первинний ключ. Наприклад, у вас уже є наявні ідентифікатори для працівників. Якщо ви створюєте таблицю, щоб упорядкувати відомості про працівників, імовірно, найоптимальнішим первинним ключем для неї стануть ці ідентифікатори. Або може так трапитися, що ідентифікатор працівника унікальний лише в поєднанні з ідентифікатором відділу, тому як первинний ключ потрібно використовувати обидва поля разом. Поле, яке підходить для первинного ключа, має задовольняти такі вимоги:

  • Кожен запис має унікальне значення для поля або комбінації полів.

  • Поле або комбінація полів не можуть бути пусті або нульові – вони завжди мають значення.

  • Ці значення незмінні.

Якщо у вас ще немає даних, які підходять для первинного ключа, ви можете створити нове поле для цієї мети. Створюючи нове поле, яке використовуватиметься як первинний ключ, установіть для поля тип даних "Автонумерація", щоб подбати про його відповідність усім трьом вимогам із попереднього списку.

Установлення або змінення первинного ключа

  1. Виберіть таблицю, первинний ключ якої потрібно задати або змінити.

  2. На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Конструктор.

  3. На бланку таблиці виберіть поле або поля, які потрібно використовувати як первинний ключ.

    Щоб вибрати одне поле, клацніть маркер виділення рядка для потрібного поля.

    Щоб вибрати кілька полів, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, клацніть маркери виділення рядка для кожного поля.

  4. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя виберіть елемент Первинний ключ.

    Група «Знаряддя» на вкладці «Конструктор»

    Ліворуч від поля або полів, вибраних як первинний ключ, відобразиться символ ключа.

Видалення первинного ключа

  1. Виберіть таблицю, первинний ключ якої потрібно видалити.

  2. На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Конструктор.

  3. Клацніть маркер виділення рядка для поточного первинного ключа. Якщо первинний ключ складається з кількох полів, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, клацніть маркери виділення рядка для кожного поля.

  4. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя виберіть елемент Первинний ключ.

    Група «Знаряддя» на вкладці «Конструктор»

    Піктограма ключа видаляється з поля або полів, які було попередньо вибрано як первинний ключ.

Примітка : У разі збереження нової таблиці, у якій не встановлено первинний ключ, програма Access запропонує створити нове поле для первинного ключа. Якщо натиснути кнопку Так, програма Access створить поле ідентифікатора з типом даних "Автонумерація", щоб кожний запис мав унікальне значення. Якщо в таблиці вже є поле з типом "Автонумерація", програма Access використовуватиме його як первинний ключ. Якщо натиснути кнопку Ні, поле не буде додано й первинний ключ не буде встановлено.

На початок сторінки

Установлення властивостей таблиці

Ви можете встановлювати властивості, які застосовуватимуться до всієї таблиці або до всіх записів.

  1. Виберіть таблицю, у якій потрібно встановити властивості.

  2. На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Конструктор.

  3. На вкладці Конструктор у групі Відображення або приховання натисніть кнопку Аркуш властивостей.

    Група "Відображення або приховання" на вкладці "Конструктор" у програмі Access

    Відобразиться вікно властивостей таблиці.

  4. У вікні властивостей виберіть вкладку Загальні.

  5. Клацніть поле ліворуч від властивості, яку потрібно встановити, і введіть для неї потрібний параметр.

    Доступні властивості таблиці

    Властивість таблиці

    Використання

    Відображати подання на сайті SharePoint

    Використовується для визначення того, чи можуть подання, основані на таблиці, відображатися на сайті SharePoint.

    Примітка : Дія цього параметра залежить від параметра властивості Відображати всі подання на сайті SharePoint для бази даних.

    Додаткові відомості можна знайти в розділіДив. також.

    Підтаблицю даних розгорнуто

    Використовується для розгортання всіх підтаблиць після відкриття таблиці.

    Висота підтаблиці даних

    Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • якщо потрібно, щоб вікно підтаблиці розгорталося для відображення всіх рядків, залишіть для цієї властивості значення 0";

    • щоб керувати висотою підтаблиці, введіть потрібну висоту в сантиметрах.

    Орієнтація

    Використовується для настроювання орієнтації подання відповідно до напрямку читання мови: зліва направо чи справа наліво.

    Опис

    Опис таблиці. Він відображатиметься в підказках до таблиці.

    Подання за промовчанням

    Використовується для встановлення подання Подання таблиці, Зведена таблиця або Зведена діаграма як подання за промовчанням після відкриття таблиці.

    Правило перевірки

    Використовується для введення виразу, який має бути істинний під час кожного додавання або змінення запису.

    Текст перевірки

    Використовується для введення повідомлення, яке відображатиметься, якщо запис суперечить виразу в полі властивості Правило перевірки.

    Фільтр

    Використовується для визначення умов для відображення лише відповідних рядків у вікні табличного подання даних.

    Розташування за

    Використовується, щоб вибрати одне або кілька полів для визначення порядку сортування за промовчанням для рядків у вікні табличного подання даних.

    Ім’я підтаблиці даних

    Використовується для визначення того, чи потрібно відображати підтаблицю у вікні табличного подання даних, і якщо це так, для визначення таблиці або запиту, що надаватиме рядки для підтаблиці.

    Зв’язати основні поля

    Використовується для перелічення в таблиці або запиті полів, що використовуються для підтаблиці та відповідають указаній для таблиці властивості Зв’язати основні поля.

    Зв’язати дочірні поля

    Використовується для перелічення в таблиці полів, які відповідають указаній для таблиці властивості Зв’язати дочірні поля.

    Фільтрувати в разі завантаження

    Використовується для автоматичного застосування умов фільтра у властивості Фільтр (установленням значення Так), коли таблицю відкрито у вікні табличного подання даних.

    Порядок розташування в разі завантаження

    Використовується, щоб автоматично застосовувати умови сортування у властивості Розташування за (установивши значення Так), коли таблицю відкрито у вікні табличного подання даних.

    Порада : Щоб відкрити допоміжне поле для введення або редагування значення параметра в полі властивості, натисніть клавіші Shift+F2. З’явиться вікно Масштаб. Якщо для властивості Правило перевірки визначається вираз і вам потрібна допомога в його створенні, клацніть елемент Кнопка "Побудовник" поруч із полем властивості Правило перевірки, щоб відобразити вікно "Побудовник виразів".

  6. Щоб зберегти зміни, натисніть сполучення клавіш CTRL+S.

На початок сторінки

Вставлення, додавання або створення нового поля в таблиці

Кожний елемент даних, який потрібно відстежувати, зберігається в полі. Наприклад, у таблиці контактів створюються поля "Прізвище", "Ім’я", "Номер телефону" й "Адреса". У таблиці товарів створюються поля "Назва товару", "Код товару" та "Ціна".

Перш ніж створювати поля, спробуйте розділити дані на найменші значимі складові. Згодом дані буде набагато легше об’єднати, ніж розділити. Наприклад, замість поля "П. І. Б." варто створити окремі поля "Прізвище", "Ім’я" та "По батькові". Це дасть змогу легко шукати або сортувати дані за іменем, прізвищем або одним і другим разом. Якщо ви плануєте використовувати елемент даних для створення звітів, сортування, пошуку або обчислення, розмістіть його в окремому полі. Щоб отримати додаткові відомості про конструювання бази даних і створення полів, див. посилання в розділі Див. також.

Створивши поле, ви також можете встановити властивості полів, щоб мати можливість керувати його відображенням і поведінкою.

Додавання поля за допомогою введення даних

Коли ви створюєте нову або відкриваєте наявну таблицю у вікні табличного подання даних, до неї можна додати поле, ввівши дані у стовпець Клацніть, щоб додати таблиці.

Таблиця в програмі Access зі стовпцем "Додати нове поле"

1. Введіть дані в стовпець Клацніть, щоб додати.

  1. Створіть або відкрийте таблицю у вікні табличного подання даних.

    Додаткові відомості про створення таблиці див. в розділі Створення нової таблиці.

  2. У стовпці Клацніть, щоб додати введіть ім’я поля, яке потрібно створити.

    Виберіть змістовне ім’я, щоб полегшити визначення поля.

  3. Введіть дані в нове поле.

На початок сторінки

Створення обчислюваного поля

Обчислюване поле створюється в режимі конструктора.

  1. Відкрийте в режимі конструктора таблицю, у якій необхідно створити обчислюване поле.

  2. У першому пустому рядку бланка таблиці у стовпці Ім’я поля введіть ім’я обчислюваного поля.

  3. У стовпці Тип даних виберіть параметр Обчислюваний.

    Відкриється вікно Побудовник виразів.

  4. У вікні побудовника виразів введіть обчислення, яке потрібно виконувати. Наприклад, якщо в таблиці є "Поле1" і "Поле2", і вам потрібно створити обчислюване поле ("Поле3"), результатом якого буде частка від ділення значення "Поле1" на значення "Поле2", у побудовнику виразів потрібно ввести [Поле1]/[Поле2].

    Додаткові відомості про вирази див. в статті Загальні відомості про вирази.

  5. Ввівши потрібне обчислення, натисніть кнопку ОК.

    Порада : Щоб перевірити, чи правильно працює обчислюване поле, переключіться на вікно табличного подання даних.

На початок сторінки

Установлення властивостей поля

Після створення поля можна встановити його властивості. Це дасть змогу керувати його відображенням і поведінкою.

Наприклад, установлення властивостей поля надає такі можливості:

  • керувати відображенням даних у полі;

  • уникати введення в поле хибних даних;

  • указувати для поля значення за промовчанням;

  • прискорити пошук і сортування даних у полі.

Деякі доступні властивості поля можна встановити під час роботи у вікні табличного подання даних. Однак, щоб отримати доступ до властивостей поля й визначити повний їх список, потрібно перейти в режим конструктора.

Установлення властивостей поля у вікні табличного подання даних

Під час роботи у вікні табличного подання даних можна перейменувати поле та змінити його тип даних, властивість Формат і деякі інші властивості.

Відкриття таблиці у вікні табличного подання даних

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю, яку потрібно відкрити.

  2. У контекстному меню виберіть пункт Подання таблиці.

Перейменування поля

Якщо додати поле, ввівши дані у вікні табличного подання даних, програма Access автоматично призначить йому типове ім’я. Першому новому полю буде призначено ім’я "Поле1", другому новому полю – "Поле2" тощо. За замовчуванням, якщо поле десь відображається, наприклад у заголовку стовпця в таблиці даних, підписом цього поля служить його ім’я. Щоб спростити перегляд або редагування записів, давайте полям якомога змістовніші імена.

  1. Правою кнопкою миші клацніть заголовок поля, яке потрібно перейменувати (наприклад, "Поле1").

  2. У контекстному меню виберіть пункт Перейменування поля.

  3. У заголовку поля введіть нове ім’я.

    Імена полів можуть складатися щонайбільше із 64 символів (букв або цифр), включно із пробілами.

Змінення типу даних поля

Коли поле створюється за допомогою введення даних у вікні табличного подання даних, програма Access перевіряє ці дані, щоб визначити для поля відповідний тип даних. Наприклад, якщо ввести 01.01.2006, програма Access визначить ці дані як дату та встановить для поля тип даних "Дата й час". Якщо програмі Access не вдається напевно визначити тип даних, за промовчанням буде встановлено текстовий тип даних.

Від типу даних поля залежить, які інші властивості поля можна встановити. Наприклад, для поля з типом даних "Гіперпосилання" або Memo можна встановити тільки властивість Лише додавання.

Можливо, у деяких випадках вам потрібно буде змінити тип даних поля вручну. Припустімо, є номери кімнат, які нагадують дати, наприклад "10/2001". Якщо в нове поле у вікні табличного подання даних ввести 10/2001, функція автоматичного визначення типу даних вибере для поля тип даних "Дата й час". Оскільки номери кімнат – це підписи, а не дати, їм слід призначити текстовий тип даних. Щоб змінити тип даних поля, виконайте такі дії:

  1. Перейдіть на вкладку Поля.

  2. У групі Форматування у списку Тип даних виберіть потрібний тип даних.

    Зображення стрічки Access із групою "Тип даних і форматування"

    Доступні типи даних

    Тип даних

    Призначення

    Розмір

    Текст

    Букви та цифри

    Цей тип даних дає змогу зберігати текст або числа, які не використовуються в обчисленнях (як-от, код товару). Числові значення, що зберігаються як текст, можна логічніше сортувати й фільтрувати, але не просто використовувати в обчисленнях.

    До 255 символів.

    Поле типу Memo

    Букви та цифри (довжиною понад 255 символів) або текст у форматі RTF.

    Цей тип даних дає змогу зберігати текст довжиною понад 255 символів або текст у форматі RTF. Примітки, довгі описи й абзаци з форматованим текстом (як-от, з жирним шрифтом або курсивом) – ось для чого підійде поле типу Memo.

    До 1 ГБ символів або 2 ГБ простору (2 байти на символ), з яких в елементі керування можна відобразити 65 535 символів.

    Число

    Числові значення (цілі або дробові числа).

    Цей тип даних дає змогу зберігати числа, які використовуються в обчисленнях, окрім грошових значень (для них призначено тип даних "Грошова одиниця").

    1, 2, 4 або 8 байтів; або 16 байтів у разі використання для ідентифікатора реплікації.

    Дата й час

    Дати й години.

    Цей тип даних дає змогу зберігати значення дати й часу. Зверніть увагу, що кожне збережене значення містить компонент дати та компонент часу.

    8 байтів.

    Грошова одиниця

    Грошові значення.

    Цей тип даних дає змогу зберігати грошові значення (грошової одиниці).

    8 байтів.

    Автонумерація

    Унікальне числове значення, яке програма Access автоматично вставляє під час додавання запису.

    Цей тип даних дає змогу створювати унікальні значення, які можна використовувати як первинний ключ. Зверніть увагу, що значення для полів "Автонумерація" можуть поступово збільшуватися на 1 крок чи на вказане значення або призначатися випадково.

    4 байти; або 16 байтів у разі використання для ідентифікатора реплікації.

    Так/Ні

    Логічні значення (так/ні).

    Можна використовувати один із трьох форматів: так/ні, істина/хибність, увімк./вимк.

    1 біт (8 бітів = 1 байт).

    об’єкт OLE;

    Об’єкти OLE або інші двійкові дані.

    Цей тип даних дає змогу зберігати об’єкти OLE з інших програм Microsoft Windows.

    До 1 ГБ.

    Вкладення

    Рисунки, зображення, двійкові файли, файли Office.

    Цей тип даних дає змогу зберігати цифрові зображення та двійкові файли будь-якого типу.

    Для стиснутих вкладень: 2 ГБ. Для нестиснутих вкладень: приблизно 700 КБ залежно від ступеня, до якого можна стиснути вкладення.

    Гіперпосилання

    Гіперпосилання.

    Цей тип даних дає змогу зберігати гіперпосилання, які надають миттєвий доступ до веб-сторінок за URL-адресами (Uniform Resource Locator – уніфікований покажчик ресурсу) або до файлів за іменами у форматі UNC (universal naming convention – універсальна угода про іменування). Ви також можете створити зв’язок з об’єктами Access, які зберігаються в базі даних.

    До 1 ГБ символів або 2 ГБ простору (2 байти на символ), з яких в елементі керування можна відобразити 65 535 символів.

    Майстер підстановок

    Це не зовсім тип даних, натомість він запускає майстер підстановок.

    Використовуйте це тип, щоб запустити майстер підстановок і створити поле зі списком, яке дає змогу знайти значення в іншій таблиці, запиті або списку.

    На основі таблиці або запиту: розмір приєднаного стовпця.

    На основі значення: розмір текстового поля, що використовується для зберігання значення.

    Примітка : Максимальний розмір файлу бази даних Access – 2 ГБ.

    Підказки щодо типів даних

    • Для оптимізації продуктивності, коли ви створюєте текстове або числове поле, потрібно використовувати правильний розмір поля. Наприклад, якщо ви плануєте зберігати поштові індекси, довжина яких відома, укажіть цю довжину як розмір поля. Розмір поля можна вказати, установивши значення в полі властивості Розмір поля. Щоб отримати додаткові відомості, див. розділ Установлення інших властивостей поля.

    • Для телефонних номерів, кодів позицій та інших чисел, які не використовуватимуться в математичних обчисленнях, слід вибрати текстовий, а не числовий тип даних. Числові значення, що зберігаються як текст, можна логічніше сортувати й фільтрувати.

Змінення формату поля

Крім визначення типу даних нового поля, програма Access також може встановлювати для поля властивість Формат на основі введених даних. Наприклад, якщо ввести "10:50", буде визначено тип даних "Дата/час" і для властивості Формат установлено значення "Середній формат часу". Щоб змінити властивість Формат поля вручну, виконайте такі дії:

  1. На стрічці перейдіть на вкладку Поле.

  2. У групі Форматування у списку Форматування виберіть потрібний формат.

    Примітка : Залежно від типу даних поля список Форматування може бути недоступний для деяких полів (наприклад, для текстового).

Установлення інших властивостей поля

  1. У вікні табличного подання даних виберіть поле, для якого потрібно встановити властивість.

  2. На вкладці Поле у групі Форматування виберіть потрібні властивості.

    Зображення стрічки Access із групою "Тип даних і форматування"

На початок сторінки

Установлення властивостей поля в режимі конструктора

Працюючи з таблицею в режимі конструктора, можна встановити будь-яку властивість поля. У режимі конструктора тип даних поля встановлюється в бланку таблиці, а інші властивості – в області Властивості поля.

Відкриття таблиці в режимі конструктора

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші потрібну таблицю.

  2. У контекстному меню виберіть пункт Конструктор.

Змінення типу даних поля

  1. На бланку таблиці виберіть поле, для якого потрібно вказати тип даних.

  2. У стовпці Тип даних виберіть тип даних зі списку.

    Доступні типи даних

    Тип даних

    Призначення

    Розмір

    Текст

    Букви та цифри

    Цей тип даних дає змогу зберігати текст або числа, які не використовуються в обчисленнях (як-от, код товару). Числові значення, що зберігаються як текст, можна логічніше сортувати й фільтрувати, але не просто використовувати в обчисленнях.

    До 255 символів.

    Поле типу Memo

    Букви та цифри (довжиною понад 255 символів) або текст у форматі RTF.

    Цей тип даних дає змогу зберігати текст довжиною понад 255 символів або текст у форматі RTF. Примітки, довгі описи й абзаци з форматованим текстом (як-от, з жирним шрифтом або курсивом) – ось для чого підійде поле типу Memo.

    До 1 ГБ символів або 2 ГБ простору (2 байти на символ), з яких в елементі керування можна відобразити 65 535 символів.

    Число

    Числові значення (цілі або дробові числа).

    Цей тип даних дає змогу зберігати числа, які використовуються в обчисленнях, окрім грошових значень (для них призначено тип даних "Грошова одиниця").

    1, 2, 4 або 8 байтів; або 16 байтів у разі використання для ідентифікатора реплікації.

    Дата й час

    Дати й години.

    Цей тип даних дає змогу зберігати значення дати й часу. Зверніть увагу, що кожне збережене значення містить компонент дати та компонент часу.

    8 байтів.

    Грошова одиниця

    Грошові значення.

    Цей тип даних дає змогу зберігати грошові значення (грошової одиниці).

    8 байтів.

    Автонумерація

    Унікальне числове значення, яке програма Access автоматично вставляє під час додавання запису.

    Цей тип даних дає змогу створювати унікальні значення, які можна використовувати як первинний ключ. Зверніть увагу, що значення для полів "Автонумерація" можуть поступово збільшуватися на 1 крок чи на вказане значення або призначатися випадково.

    4 байти; або 16 байтів у разі використання для ідентифікатора реплікації.

    Так/Ні

    Логічні значення (так/ні).

    Можна використовувати один із трьох форматів: так/ні, істина/хибність, увімк./вимк.

    1 біт (8 бітів = 1 байт).

    об’єкт OLE;

    Об’єкти OLE або інші двійкові дані.

    Цей тип даних дає змогу зберігати об’єкти OLE з інших програм Microsoft Windows.

    До 1 ГБ.

    Вкладення

    Рисунки, зображення, двійкові файли, файли Office.

    Цей тип даних дає змогу зберігати цифрові зображення та двійкові файли будь-якого типу.

    Для стиснутих вкладень: 2 ГБ. Для нестиснутих вкладень: приблизно 700 КБ залежно від ступеня, до якого можна стиснути вкладення.

    Гіперпосилання

    Гіперпосилання.

    Цей тип даних дає змогу зберігати гіперпосилання, які надають миттєвий доступ до веб-сторінок за URL-адресами (Uniform Resource Locator – уніфікований покажчик ресурсу) або до файлів за іменами у форматі UNC (universal naming convention – універсальна угода про іменування). Ви також можете створити зв’язок з об’єктами Access, які зберігаються в базі даних.

    До 1 ГБ символів або 2 ГБ простору (2 байти на символ), з яких в елементі керування можна відобразити 65 535 символів.

    Майстер підстановок

    Це не зовсім тип даних, натомість він запускає майстер підстановок.

    Використовуйте це тип, щоб запустити майстер підстановок і створити поле зі списком, яке дає змогу знайти значення в іншій таблиці, запиті або списку.

    На основі таблиці або запиту: розмір приєднаного стовпця.

    На основі значення: розмір текстового поля, що використовується для зберігання значення.

    Примітка : Максимальний розмір файлу бази даних Access – 2 ГБ.

    Підказки щодо типів даних

    • Для телефонних номерів, кодів позицій та інших чисел, які не використовуватимуться в математичних обчисленнях, слід вибрати текстовий, а не числовий тип даних. Числові значення, що зберігаються як текст, можна логічніше сортувати й фільтрувати, але не просто використовувати в обчисленнях.

    • Для текстового та числового типів даних можна точніше вказати розмір поля або тип даних, задавши значення властивості Розмір поля.

Установлення інших властивостей поля

  1. У бланку таблиці виберіть поле, для якого потрібно встановити властивості. Властивості для цього поля відобразяться в області Властивості поля.

    Тип даних поля визначає, які властивості можна задати.

  2. В області Властивості поля введіть потрібні параметри для кожної властивості або натисніть клавішу F6 і виберіть властивість за допомогою клавіш зі стрілками.

    Доступні властивості поля

    Примітка : Для певних полів доступні не всі властивості. Тип даних поля визначає, які властивості має поле.

    Властивість поля

    Опис

    Розмір поля

    Використовується для визначення максимального розміру даних, які зберігаються як тип даних "Текст", "Число" або "Автонумерація".

    Порада : Для найкращої продуктивності завжди вказуйте найменше достатнє значення розміру поля.

    Формат

    Використовується для настроювання того, як поле відображатиметься на екрані або на папері.

    Кількість знаків після коми

    Використовується, щоб визначити кількість десяткових розрядів для відображення чисел.

    Нові значення

    Використовується, щоб визначити спосіб змінення поля автонумерації (поступове збільшення або випадково), коли додається новий запис.

    Маска вводу

    Використовується для відображення символів, які допомагають керувати введенням даних. Щоб отримати додаткові відомості про створення та використання маски вводу, зверніться до розділу Див. також.

    Підпис

    Введення тексту, відображуваного за промовчанням у підписах форм, звітів і запитів.

    Значення за промовчанням

    Автоматичне визначення для поля значення за промовчанням у разі додавання нових записів.

    Правило перевірки

    Використовується для настроювання виразу, який має бути істинний у разі додавання або змінення значення в цьому полі.

    Текст перевірки

    Використовується для введення повідомлення, яке відображатиметься, коли значення суперечить виразу в полі властивості Правило перевірки.

    Обов’язково

    Вимагає введення даних у полі.

    Дозволити нульову довжину

    Дозволяє введення (установивши для властивості значення Так) рядка нульової довжини ("") у текстовому полі або полі Memo.

    Індексовано

    Прискорює доступ до даних у цьому полі за допомогою створення та використання індексу.

    Стискання Юнікод

    Використовується для стискання тексту, який зберігається в цьому полі, якщо зберігається невеликий текстовий фрагмент (< 4 096 символів).

    Режим редактора IME

    Використовується для керування перетворенням символів у східно-азійській версії системи Windows.

    Режим речення редактора IME

    Використовується для керування перетворенням речень у східно-азійській версії системи Windows.

    Позначки дії

    Використовується для додавання позначок дії до цього поля.

    Лише додавання

    Використовується для відстеження історії значень полів (установленням для властивості значення Так).

    Формат тексту

    Якщо для цієї властивості встановити значення RTF, можна зберігати текст як документ HTML і форматувати його. Значення Звичайний текст цієї властивості використовується для збереження лише неформатованого тексту.

    Вирівнювання тексту

    Використовується для визначення вирівнювання за промовчанням для тексту в елементі керування.

  3. Щоб збільшити місце для введення або редагування властивості, натисніть клавіші Shift+F2, після чого відобразиться елемент керування Масштаб.

    Порада : Якщо вам знадобиться допомога з побудови маски вводу або виразу перевірки, клацніть піктограму  Кнопка "Побудовник" поруч із полем властивості, щоб відобразити побудовник.

  4. Щоб зберегти зміни, натисніть клавіші Ctrl+S.

Посилання на додаткові відомості про типи даних і властивості полів наведено в розділі Див. також.

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×