Загальні відомості про списки

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Список — це зібрання даних, до якого надано спільний доступ членам групи. За допомогою списку можна створити аркуш реєстрації для події або відстежувати події групи в календарі.

Огляд

Під час створення сайту служб Microsoft Windows SharePoint за промовчанням створюється кілька типів списків, такі як дошка обговорень, список календаря тощо.

Можна настроювати ці списки, додавати до них елементи, створювати додаткові списки з доступних шаблонів списків, а також створювати настроювані списки лише з вибраними настройками та стовпцями.

Список можна переглядати кількома способами. Наприклад, на одній сторінці можна створити подання з усіма завданнями, а на іншій — подання лише з тими завданнями, які потрібно виконати сьогодні. Для організації елементів списку також можна використати папки. Наприклад, на домашній сторінці можна відобразити лише поточні події з календаря, а на іншій сторінці створити візуальне подання, схоже на настінний календар.

Якщо дані з електронної таблиці потрібно використати у списку на сайті Windows SharePoint Services 3.0, можна імпортувати електронну таблицю і створити новий список зі стовпцями та даними.

Якщо інстальовано програми керування базами даних, сумісні з Windows SharePoint Services 3.0, наприклад Microsoft Office Access 2007, а браузер підтримує елементи керування ActiveX, до бази даних можна додати дані списку за допомогою знарядь бази даних, таких як запити, з’єднання і звіти.

Списки також відображаються у веб-частинах на сторінках сайту. Веб-частини є стандартні блоки з веб-сайту, і дає змогу їх додавати елементи безпосередньо зі списку на сторінці веб-частини. Можна також відкрити список безпосередньо та працювати з ними. Наприклад, список оголошень за промовчанням відображається у веб-частини на нову домашню сторінку, але також можна клацнути заголовок списку для відкриття та роботи з ними на окремій сторінці.

Нижче наведено деякі способи роботи зі списками, які допомагають керувати інформацією для групи:

  • Відстеження версій і журналу    Можна відстежувати версії елементів списку для відображення елементів, які було змінено порівняно з попередніми версіями, а також для відображення користувачів, які вносили зміни до елементів списку. Якщо новіша версія містить помилки, можна відновити попередню версію елемента. Відстеження журналу списку має особливе значення, якщо в установі потрібно постійно контролювати список.

    Журнал версій списку

  • Обов’язкове затвердження    Можна вимагати обов’язкового затвердження елемента списку, перш ніж він стане доступним для всіх користувачів. Елементи залишатимуться у стані очікування, доки їх не буде затверджено або відхилено користувачем, який має дозвіл на затвердження. Можна призначити групи користувачів, які матимуть дозвіл переглядати елемент списку до затвердження.

  • Інтеграція електронної пошти у список    Якщо на сайті можна використовувати вхідні й вихідні електронні повідомлення, їх можна використати й у списках. Деякі списки, наприклад календарі, можна настроїти так, щоб користувачі мали змогу додавати до них вміст, надсилаючи електронні повідомлення. Інші списки, наприклад списки завдань, можна настроїти так, щоб після призначення певному користувачу завдання він отримував електронне повідомлення. Інші типи списків в установі теж можна настроїти для отримання електронної пошти.

  • Настроювання дозволів    Можна визначити, чи можуть учасники групи, яка працює зі списком, читати та редагувати всі елементи у списку або тільки створені ними елементи. Користувачі з дозволом на керування списками можуть читати та редагувати всі елементи списку. Також можна призначити певні рівні дозволів окремому елементу списку, якщо, наприклад, у списку є конфіденційна інформація.

  • Створення подань і керування ними    Для одного списку можна створити кілька подань. Вміст самого списку не зміниться, але елементи буде впорядковано чи відфільтровано так, щоб користувачі змогли знайти потрібну їм інформацію.

  • Використання формул і обчислюваних значень    Для динамічного створення даних у стовпцях списку можна використати формули й обчислювані значення. Для операцій можна використовувати дані з одного або кількох стовпців у списку, а також системні функції, наприклад функцію [today] для відображення поточної дати. Наприклад, можна задати термін завершення за промовчанням, який минає через сім днів від поточної дати.

  • Отримання інформації про зміни    У списках і поданнях у Windows SharePoint Services 3.0 можна використовувати канали RSS, завдяки чому члени робочої групи можуть автоматично отримувати відомості про оновлення та зміни. RSS — це технологія, за допомогою якої користувачі можуть отримувати та переглядати оновлення або різні RSS-канали новин і відомостей в одному розташуванні. Також можна настроїти оповіщення електронною поштою і отримувати повідомлення в разі змінення списків або додавання нових елементів. За допомогою оповіщень зручно відстежувати важливі зміни.

  • Надання спільного доступу до даних списку за допомогою програми керування базами даних    Якщо інстальовано програму керування базами даних, сумісну зі службами Windows SharePoint Services 3.0, наприклад Microsoft Office Access 2007, можна експортувати та імпортувати дані як на сайт, так і з сайту, а також зв’язувати таблицю в базі даних зі списком SharePoint. Якщо працювати в базі даних із даними списку, їх можна аналізувати як будь-які інші дані, наприклад за допомогою запитів, з’єднань і звітів.

    • Використання списку послідовно на сайтах    Якщо ваша група працює з кількох типів списків, можна додати послідовність через кілька списків із типами вмісту, стовпцями сайту та шаблони. Ці функції дають змогу повторно використовувати параметри та структури списку в ефективний спосіб. Наприклад, можна створити тип вмісту для проблеми обслуговування клієнтів, що визначає певні стовпці (наприклад, контактна інформація клієнта) і бізнес-процесів для типу вмісту. Інший приклад створення стовпця сайту для назв відділів із розкривного списку відділах. Можна повторно використовувати стовпця в кількох списків, щоб переконатися, що імена завжди відображаються так само, як у кожному списку.

      Посилання на додаткові відомості про типи вмісту, стовпці вузла та шаблони списків наведено в розділі Див. також.

  • Робота з елементами списку у програмі електронної пошти    За допомогою програми електронної пошти, сумісної зі службами Windows SharePoint Services 3.0, можна отримувати важливі дані списку. Наприклад, за допомогою Microsoft Office Outlook 2007 можна переглядати й оновлювати завдання, контакти та дошки обговорень на сайті.

Тип використовуваного списку залежить від різновиду відомостей, які ви надаєте для спільного використання.

  • Оголошення.    Списки оголошень призначені для надання спільного доступу до новин і відомостей про стан, а також для відображення нагадувань. В оголошеннях підтримується розширене форматування із зображеннями, гіперпосиланнями та форматованим текстом.

  • Контакти   . Список контактів використовується, щоб зберігати відомості про людей або групи, з якими ви працюєте. Якщо використовується програма електронної пошти або програма керування контактами, яка підтримує Windows SharePoint Services 3.0, у ній можна переглядати й оновлювати контакти із сайту SharePoint. Наприклад, можна оновити список усіх постачальників організації з програми Office Outlook 2007. Список контактів не застосовується, щоб керувати учасниками сайту, але його можна використовувати, щоб зберігати контакти, наприклад список зовнішніх постачальників, і надавати спільний доступ до них для організації.

  • Дошки обговорень   . Дошка обговорень використовується, щоб централізовано записувати та зберігати обговорення робочої групи, схожі за форматом на групи новин. Якщо адміністратор активував можливість отримувати електронну пошту для списків на сайті, на дошках обговорень можна зберігати обговорення з найпоширеніших програм електронної пошти. Наприклад, можна створити дошку обговорень для випуску нового продукту організації. Якщо використовується програма електронної пошти, яка підтримує Windows SharePoint Services 3.0, у ній можна переглядати й оновлювати дошку обговорень.

  • Посилання   . Список посилань використовується як централізоване розташування для посилань на ресурси в Інтернеті, інтрамережі компанії тощо. Наприклад, можна створити список посилань на веб-сайти клієнтів.

  • Календар   . Календар використовується для всіх подій робочої групи або особливих випадків, наприклад корпоративних свят. Календар виглядає схоже на настінний або настільний календар і містить інформацію про події робочої групи, зокрема наради, неофіційні зустрічі й події на весь день. Можна також відстежувати проміжні етапи для робочої групи, наприклад крайні терміни або дати випуску продуктів, не пов’язані з певним інтервалом часу. Якщо використовується програма електронної пошти або програма-календар, яка підтримує Windows SharePoint Services 3.0, у ній можна переглядати й оновлювати календар на сайті SharePoint. Наприклад, можна порівнювати й оновлювати календар на сайті SharePoint відповідно до дат календаря Office Outlook 2007, переглядаючи обидва календарі поруч або в режимі накладання в програмі Office Outlook 2007.

  • Завдання   . Список завдань використовується, щоб відстежувати інформацію про проекти та інші справи робочої групи. Можна призначати завдання користувачам, а також відстежувати стан і відсоток виконання завдання, аж доки воно завершиться. Якщо використовується програма електронної пошти або програма керування завданнями, яка підтримує Windows SharePoint Services 3.0, у ній можна переглядати й оновлювати завдання на сайті SharePoint. Наприклад, можна створити список завдань для процесу планування бюджету організації, а потім переглядати й оновлювати його в програмі Office Outlook 2007 разом з іншими завданнями.

  • Завдання за проектом   . Список завдань за проектом використовується, щоб зберігати відомості, подібні до списку завдань, а також відображати завдання у візуальному поданні або поданні діаграми Ганта з індикаторами перебігу. Можна відстежувати стан і відсоток виконання завдання, аж доки воно завершиться. Якщо використовується програма електронної пошти або програма керування завданнями, яка підтримує Windows SharePoint Services 3.0, у ній можна переглядати й оновлювати завдання за проектом на сайті SharePoint. Наприклад, укладаючи навчальний посібник, можна створити список завдань на сайті SharePoint, щоб визначити й розподілити роботу. Потім можна відстежувати перебіг виконання завдань організації в програмі Office Outlook 2007.

  • Відстеження питань   . Список відстеження питань використовується, щоб зберігати інформацію про певні питання, наприклад звернення до служби підтримки, і відстежувати перебіг їх вирішення. Ці питання можна призначати, класифікувати та пов’язувати одне з одним. Наприклад, можна створити список відстеження питань, щоб керувати відомостями про проблеми, з якими стикається служба підтримки клієнтів, і їх вирішення. Крім того, редагуючи питання, до них можна щоразу додавати примітки. Це дає змогу створити журнал приміток, не змінюючи початковий опис питання. Наприклад, представник служби підтримки клієнтів може записувати кожний крок, спрямований, щоб вирішити проблему, і його результати.

  • Опитування   . Опитування використовуються, щоб збирати та опрацьовувати відгуки, наприклад коли потрібно оцінити рівень задоволеності працівників. Можна створювати запитання та відповіді кількома різними способами й переглядати зведення відгуків. Якщо на комп’ютері інстальовано програму для роботи з електронними таблицями або базами даних, яка підтримує Windows SharePoint Services 3.0 або служби Windows SharePoint Services 2.0, можна експортувати результати, щоб аналізувати їх далі.

  • Настроюваний   . Хоча настроїти можна будь-який список, можна одразу створити настроюваний список лише з потрібними параметрами. Маючи програму для роботи з електронними таблицями, яка підтримує Windows SharePoint Services 3.0 або служби Windows SharePoint Services 2.0, а також Windows Internet Explorer і Microsoft Windows, можна також створити список на основі електронної таблиці. Наприклад, можна імпортувати з програми Microsoft Office Excel 2007 список, створений, щоб зберігати контракти з постачальниками та керувати такими контрактами.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×