Загальні відомості про списки

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Список — це зібрання даних, до якого надано спільний доступ членам групи. За допомогою списку можна створити аркуш реєстрації для події або відстежувати події групи в календарі.

У цій статті

Огляд

Способи роботи зі списками

Типи списків

Огляд

Під час створення сайту Microsoft Office SharePoint Server 2007 за промовчанням створюється кілька типів списків, наприклад дошка обговорень, список календаря.

Можна настроювати ці списки, додавати до них елементи, створювати додаткові списки з доступних шаблонів списків, а також створювати настроювані списки лише з вибраними настройками та стовпцями.

Список можна переглядати кількома способами. Наприклад, на одній сторінці можна створити подання з усіма завданнями, а на іншій — подання лише з тими завданнями, які потрібно виконати сьогодні. Для організації елементів списку також можна використати папки. Наприклад, на домашній сторінці можна відобразити лише поточні події з календаря, а на іншій сторінці створити візуальне подання, схоже на настінний календар.

Якщо дані з електронної таблиці потрібно використати у списку на сайті SharePoint, можна імпортувати електронну таблицю та створити новий список зі стовпцями й даними.

Якщо інстальовано програми керування базами даних, наприклад Microsoft Office Access 2007, а браузер підтримує елементи керування ActiveX Microsoft, до бази даних можна додати дані списку за допомогою знарядь бази даних, наприклад запити, з’єднання та звіти.

Списки також відображаються у веб-частинах на сторінках сайту. Веб-частини є стандартні блоки з веб-сайту, і дає змогу їх додавати елементи безпосередньо зі списку на сторінці веб-частини. Можна також відкрити список безпосередньо та працювати з ними. Наприклад, список оголошень за промовчанням відображається у веб-частини на нову домашню сторінку сайту групи, але також можна клацнути заголовок списку для відкриття та роботи з ними на окремій сторінці.

На початок сторінки

Способи роботи зі списками

Нижче наведено кілька способів роботи зі списками, які допомагають керувати інформацією для групи:

  • Відстеження версій і журналу    Можна відстежувати версії елементів списку для відображення елементів, які було змінено порівняно з попередніми версіями, а також для відображення користувачів, які вносили зміни до елементів списку. Якщо новіша версія містить помилки, можна відновити попередню версію елемента. Відстеження журналу списку має особливе значення, якщо в установі потрібно постійно контролювати список.

    Журнал версій списку

  • Обов’язкове затвердження    Можна вимагати обов’язкового затвердження елемента списку, перш ніж він стане доступним для всіх користувачів. Елементи залишатимуться у стані очікування, доки їх не буде затверджено або відхилено користувачем, який має дозвіл на затвердження. Можна призначити групи користувачів, які матимуть дозвіл переглядати елемент списку до затвердження.

  • Інтеграція електронної пошти у список     Якщо на сайті можна використовувати вхідні й вихідні електронні повідомлення, їх можна використати й у списках. Деякі списки, наприклад календарі, можна настроїти так, щоб користувачі мали змогу додавати до них вміст, надсилаючи електронні повідомлення. Інші списки, наприклад списки завдань, можна настроїти так, щоб після призначення певному користувачу завдання він отримував електронне повідомлення. Інші типи списків в установі теж можна настроїти для отримання електронної пошти.

  • Настроювання дозволів    Можна визначити, чи можуть учасники групи, яка працює зі списком, читати та редагувати всі елементи у списку або тільки створені ними елементи. Користувачі з дозволом на керування списками можуть читати та редагувати всі елементи списку. Також можна призначити певні рівні дозволів окремому елементу списку, якщо, наприклад, у списку є конфіденційна інформація.

  • Створення подань і керування ними    Для одного списку можна створити кілька подань. Вміст самого списку не зміниться, але елементи буде впорядковано чи відфільтровано так, щоб користувачі змогли знайти потрібну їм інформацію.

  • Використання формул і обчислюваних значень    Для динамічного створення даних у стовпцях списку можна використати формули й обчислювані значення. Для операцій можна використовувати дані з одного або кількох стовпців у списку, а також системні функції, наприклад функцію [today] для відображення поточної дати. Наприклад, можна задати термін завершення за промовчанням, який минає через сім днів від поточної дати.

  • Отримання інформації про зміни     У списках і поданнях у Office SharePoint Server 2007 можна використовувати канали RSS, завдяки чому члени робочої групи можуть автоматично отримувати відомості про оновлення та зміни. RSS — це технологія, за допомогою якої користувачі можуть отримувати та переглядати оновлення або різні RSS-канали новин і відомостей в одному розташуванні. Також можна настроїти оповіщення електронною поштою й отримувати повідомлення в разі змінення списків або додавання нових елементів. За допомогою оповіщень зручно відстежувати важливі зміни.

  • Надання спільного доступу до даних списку за допомогою програми керування базами даних    Якщо на комп’ютері інстальовано програму керування базами даних, наприклад Microsoft Office Access 2007, можна експортувати та імпортувати дані як на сайт, так і з сайту, а також зв’язувати таблицю в базі даних зі списком SharePoint. Якщо працювати в базі даних із даними списку, їх можна аналізувати як будь-які інші дані, наприклад за допомогою запитів, з’єднань і звітів.

    • Використання списку послідовно на сайтах    Якщо ваша група працює з кількох типів списків, можна додати послідовність через кілька списків із типами вмісту, стовпцями сайту та шаблони. Ці функції дають змогу повторно використовувати параметри та структури списку в ефективний спосіб. Наприклад, можна створити тип вмісту для проблеми обслуговування клієнтів, що визначає певні стовпці (наприклад, контактна інформація клієнта) і бізнес-процесів для типу вмісту. Інший приклад створення стовпця сайту для назв відділів із розкривного списку відділах. Можна повторно використовувати стовпця в кількох списків, щоб переконатися, що імена завжди відображаються так само, як у кожному списку.

      Посилання на додаткові відомості про типи вмісту, стовпці вузла та шаблони списків наведено в розділі Див. також.

  • Робота з елементами списку у програмі електронної пошти     За допомогою програми електронної пошти, сумісної зі службами Office SharePoint Server 2007, можна отримувати важливі дані списку. Наприклад, за допомогою Microsoft Office Outlook 2007 можна переглядати й оновлювати завдання, контакти та дошки обговорень на сайті.

  • Вибір цільових аудиторій     Елементи у списку Microsoft Office SharePoint Server 2007 можна опублікувати так, щоб лише користувачі, які належать до певної групи або спільноти, мали до них доступ. Обмеження встановлюються за допомогою веб-частин, наприклад веб-частини запиту вмісту, яка використовує інформацію про цільову аудиторію для фільтрування вмісту списку на основі користувацького контексту. Перш ніж елементи списку стануть доступними для певної аудиторії, потрібно настроїти для списку стовпець Вибір цільової аудиторії.

На початок сторінки

Типи списків

Тип використовуваного списку залежить від виду інформації, до якої надається спільний доступ.

Оголошення     Списки оголошень призначені для надання спільного доступу до новин і відомостей про стан, а також відображення нагадувань. В оголошеннях підтримується розширене форматування — зображення, гіперпосилання, форматований текст.

Контакти     Використання списку контактів для зберігання відомостей про користувачів або груп, яким ви працюєте. Якщо ви використовуєте електронну пошту або зверніться до керування програми, сумісної зі Office SharePoint Server 2007, можна переглянути та оновити контактів із сайту SharePoint в іншій програмі. Наприклад, можна оновити список усіх організації постачальників з Office Outlook 2007. Список контактів не змогли керування Учасники сайту, але його можна використовувати для зберігання та спільне використання контактів для вашої організації, наприклад список зовнішніх постачальників.

Дошки обговорень     Дошка обговорень використовується для надання центрального розташування записів і зберігання групових обговорень. Дошка обговорень схожа за форматом на групу новин. Якщо адміністратор сайту ввімкнув підтримку списків на сайті для отримання повідомлень електронної пошти, на дошках обговорень можна зберігати обговорення по електронній пошті, отримані за допомогою типових програм електронної пошти. Наприклад, можна створити дошку обговорень для нового випуску продукту організації. У разі використання програми електронної пошти, сумісної з Office SharePoint Server 2007, можна переглядати й оновлювати дошку обговорень під час роботи в іншій програмі.

Посилання     Список посилань використовується як центральне розташування посилань на ресурси в Інтернеті, в інтрамережі організації або інші ресурси. Наприклад, можна створити список посилань на веб-сайти клієнтів.

Календар     Календар призначений для відображення всіх подій групи або особливих подій, наприклад корпоративних свят. Календар має звичайне подання, схоже на настінний календар, і відображає події групи, зокрема наради, неофіційні зустрічі й події дня. Можна також відстежувати етапи роботи групи, наприклад терміни виконання або дати випуску продукту, які не пов’язані з певним інтервалом часу. У разі використання програми електронної пошти або календаря, сумісної з Office SharePoint Server 2007, можна переглядати й оновлювати календар на сайті SharePoint під час роботи в цій програмі. Наприклад, можна порівнювати й оновлювати календар на сайті SharePoint із датами на календарі в Office Outlook 2007, переглядаючи обидва календарі поруч або в режимі накладання в Office Outlook 2007.

Завдання     Список завдань використовується для відстеження інформації про проекти та інші справи групи. Можна призначати завдання й відстежувати стан і відсоток виконання завдання до його завершення. Якщо використовується програма електронної пошти або програма керування завданнями, сумісна з Office SharePoint Server 2007, можна переглядати й оновлювати завдання на сайті SharePoint у цій програмі. Наприклад, можна створити список завдань для процесу планування бюджету організації, а потім переглядати й оновлювати його в Office Outlook 2007 разом з іншими завданнями.

Завдання проекту     Список завдань проекту призначений для зберігання даних та їх візуального представлення або відображення у вигляді діаграми Ганта з рядками для відстеження перебігу даних завдання виконання використовуйте список завдань проекту. Можна відстежувати стан і відсоток виконання, якщо завдання прямує до завершення. Якщо використовується програма електронної пошти або керування завданнями, сумісна з Office SharePoint Server 2007, можна переглядати й оновлювати завдання проекту на сайті SharePoint у цій програмі. Наприклад, можна створити список завдань проекту на сайті SharePoint для ідентифікації та призначення робочих завдань для створення посібника, а потім можна відстежувати перебіг виконання завдань у застосунку Office Outlook 2007.

Відстеження питань     Список відстеження питань використовується для збереження інформації про спеціальні питання, наприклад питання служби підтримки, і відстеження перебігу їх виконання. Можна призначати завдання, групувати їх і поєднувати. Наприклад, можна створити список відстеження питань для керування відомостями про проблеми, які виникають у користувачів, і їх вирішення. Можна також додавати коментарі до питань під час їх редагування, створювати журнал коментарів без змінення вихідного опису питання. Наприклад, представник служби підтримки користувачів може записувати кожний крок, виконаний для вирішення проблеми, і результати. Можна також використовувати список відстеження питань із трьохетапним робочим процесом, щоб керувати питаннями або відстеженням проекту.

Опитування     Опитування використовуються для збирання відгуків, наприклад, оцінювання задоволеності співробітників. Можна створювати запитання й відповіді в різні способи та переглядати відгуки. Якщо на комп’ютері інстальовано програму керування базами даних і створення електронних таблиць, сумісну зі службами Microsoft Windows SharePoint (версія 3) або зі службами Microsoft Windows SharePoint версії 2.0, можна виконати експорт результатів для подальшого аналізу.

Настроюваний     Хоча можна настроїти будь-який список, можна розпочати роботу з настроюваним списком та настроювати лише встановлені вами параметри. Також можна створити список на основі електронної таблиці, якщо на комп’ютері інстальовано програму для створення електронних таблиць, сумісну зі службами Microsoft Windows SharePoint (версії 3) або Windows SharePoint версії 2.0, а також Microsoft Internet Explorer і Microsoft Windows. Наприклад, можна імпортувати список із програми Microsoft Office Excel 2007, створений для зберігання й керування контрактними відомостями постачальників.

Крім того, сайт Office SharePoint Server 2007 дає змогу легко використовувати відомості з таких бізнес-застосунків, як SAP, Siebel і Microsoft SQL Server, додаючи до списку Office SharePoint Server 2007 стовпець бізнес-даних. Під час додавання стовпця бізнес-даних до списку можна отримати список елементів, який використовує комбінацію стовпців з Office SharePoint Server 2007 і з зовнішнього бізнес-застосунку.

Мови та перекладачі     Можна створити список мов і перекладачів для використання з робочим процесом керування перекладом у багатомовній бібліотеці. Робочий процес використовує список для призначення завдань перекладачам, зазначеним у списку для кожної мови. Можна створити список вручну або вибрати автоматичне створення під час додавання робочого процесу керування перекладом до багатомовної бібліотеки.

Список KPI     Ключові показники ефективності дозволяють швидко оцінити успіхи в досягненні вимірюваної мети. Можна настроїти списки KPI для відстеження ефективності за допомогою одного з чотирьох джерел даних: введення даних вручну, дані зі списку SharePoint, дані із книг Microsoft Office Excel або дані зі служб аналізу — компонента Microsoft SQL Server 2005. Після створення списку KPI кожний, хто має доступ до списку, може використовувати його для відображення стану показника на приладній дошці.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×