Загальні відомості про списки

Загальні відомості про списки

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Список – це набір даних, якими можна поділитися з учасниками групи та іншими користувачами сайту. У SharePoint передбачено багато готових списків і їх шаблонів, з яких зручно почати впорядковувати елементи списку. У цій статті пояснюються принципи створення та використання списків.

У наведених нижче розділах розповідається про те, як створювати, редагувати та видаляти списки.

Примітка :  Зверніть увагу, що викладена тут інформація та типи доступних списків залежать від того, яка версія SharePoint використовується. Якщо версія невідома, зверніться до адміністратора, служби підтримки чи керівника або перегляньте статтю Визначення версії SharePoint.

Сайт зазвичай включає багато списків за промовчанням, зокрема «Посилання", «Оголошення", «Контакти", «Відстеження питань", «Опитування" та «Завдання", які можна використовувати в бізнес-рішеннях або для зосередження уваги на спільній роботі групи. Нерідко ці списки за промовчанням (з незначними змінами або у вихідному вигляді) пропонують швидкі й ефективні рішення. Наприклад, можна використовувати список:

  • Завдання, які включають відстеження права власності та перебіг виконання, а також часову шкалу на сторінці для привабливого візуального представлення вмісту списків.

  • "Відстеження питань", у якому підтримується функція керування версіями та зберігання журналу версій, для детальнішого аналізу проектів робочої групи й загальних робочих завдань.

Списки різноманітні та гнучкі; вони мають багато вбудованих функцій, завдяки яким можна надійно зберігати дані, працювати з ними та надавати спільний доступ до даних. Можна виконувати такі дії:

  • Створювати списки з різними стовпцями, зокрема «Текст", «Число", «Вибір", «Грошова одиниця", «Дата й час", «Підстановка", «Так/Ні" та «Обчислюване". В елемент списку також можна вкладати один або кілька файлів для надання додаткової інформації, наприклад електронну таблицю з необхідними даними або документ із поясненнями.

  • Створювати подання списку для впорядкування, сортування й фільтрування даних різними та спеціальними способами; змінювати метадані, такі як додавання та видалення стовпців і змінення правил перевірки; узгоджено використовувати списки на сайтах із типами вмісту, стовпцями сайту та шаблонами. Наприклад, на домашній сторінці можна відобразити лише поточні події з календаря, а на іншій сторінці створити візуальне подання, схоже на настінний календар.

  • Створювати зв’язки між списками, використовуючи комбінацію унікальних стовпців, стовпці підстановки та впровадження зв’язків (каскадне й обмеження видалення) – усе це покращує можливість створення складніших бізнес-розробок і допомагає зберегти цілісність даних.

  • Створювати настроювані списки, відображати дані у веб-частинах і на їх сторінках, а також імпортувати, експортувати та створювати зв’язки з даними з інших програм, наприклад Excel і Office Access.

  • Відстежувати версії та докладний журнал, вимагати затвердження на змінення даних, використовувати безпеку на рівні елементів і папок, брати файли на редагування та повертати їх із редагування, автоматично отримувати відомості про зміни, використовуючи оповіщення й RSS-канали.

  • Упорядковувати вміст одного списку в папки для додаткової зручності та швидшої роботи, а також покращувати загальну продуктивність для великих списків, застосовуючи індексування.

Нижче наведено кілька способів роботи зі списками, які допомагають керувати інформацією для групи.

Відстеження версій і докладного журналу.    Ви можете відстежувати версії елементів списку, щоб визначати елементи, змінені порівняно з попередніми версіями, а також користувачів, які вносили зміни до елементів списку. Якщо новіша версія містить помилки, можна відновити попередню версію елемента. Відстежувати журнал списку особливо важливо, якщо в організації потрібно постійно стежити за списком.

Обов’язкове затвердження.    Ви можете вказати, що слід обов’язково вимагати затвердження елемента списку, перш ніж він стане доступним для всіх користувачів. Елементи залишатимуться в стані очікування, доки користувач, який має дозвіл на затвердження, не затвердить або не відхилить їх. Ви можете призначити групи користувачів, які зможуть переглядати елемент списку до затвердження.

Настроювання дозволів.    Ви можете вказати, чи можуть учасники групи, яка працює зі списком, читати та редагувати всі елементи в списку або елементи, які вони створили. Користувачі з дозволом на керування списками можуть читати та редагувати всі елементи списку. Також можна застосувати певні рівні дозволів до окремого елемента списку, якщо, наприклад, елемент містить конфіденційну інформацію.

Створення подань і керування ними.    Група користувачів може створити кілька подань для одного списку. Вміст фактичного списку не зміниться, але елементи впорядковуються або фільтруються так, щоб користувачі могли знайти найважливішу або найцікавішу інформацію відповідно до своїх потреб.

Оновлення списків.    Незалежно від типу списку, який оновлюється, процес додавання, редагування та видалення елементів списку виконується подібним чином. Існує два способи додавання або редагування елемента списку:

  • використання форми – спосіб за промовчанням;

  • вбудування, тобто додавання, елемента безпосередньо до сторінки списку.

Якщо список настроєно на відстеження версій, нова версія елемента списку створюється щоразу під час редагування елемента списку. Якщо в новішій версії допущено помилку, можна переглянути журнал змін і відновити попередню версію елемента.

Використання формул і обчислюваних значень.    Щоб динамічно створювати дані в стовпцях списку, можна використовувати формули й обчислювані значення. Для операцій можна використовувати дані з інших стовпців у списку, а також системні функції, наприклад функцію [today], що дає можливість відображати поточну дату. Наприклад, можна вказати стандартний термін завершення, який минає через сім днів від поточної дати.

Отримання інформації про зміни.    У списках і поданнях використовуються RSS-канали, завдяки яким учасники робочої групи можуть автоматично отримувати відомості про оновлення. RSS – це технологія, за допомогою якої користувачі можуть централізовано отримувати та переглядати оновлення або RSS-канали новин і відомостей. Також можна налаштувати оповіщення електронною поштою, щоб дізнаватися про змінення списків або додавання нових елементів. За допомогою оповіщень зручно відстежувати важливі зміни.

Створення зв’язків списку.    Щоб створити зв’язок між двома списками, створіть у вихідному списку стовпець підстановки, який отримує (або "шукає") одне або кілька значень із цільового списку, якщо ці значення відповідають значенню в стовпці підстановки вихідного списку. За бажання з цільового списку до вихідного можна додати інші стовпці. Створюючи стовпець підстановки, можна визначити настройки зв’язків, установивши каскадне видалення або обмежене видалення, що дає змогу забезпечити припустимість даних і уникнути неузгодженостей, які можуть спричинити проблеми під час роботи.

Надання спільного доступу до даних списку за допомогою програми бази даних.    Якщо на комп’ютері інстальовано програму бази даних, наприклад Access, можна експортувати та імпортувати дані на сайт і з нього, а також зв’язувати таблицю в базі даних зі списком. Під час роботи з даними списку в базі даних Access можна також створювати запити, форми та звіти. Докладні відомості див. в статті Імпорт даних до бази даних Access.

Узгоджене використання списків на сайтах.    Якщо група працює з кількома типами списків, багато списків із типами вмісту, стовпцями сайту та шаблонами можна узгодити. Ці функції дають змогу ефективно повторно використовувати параметри та структуру списку. Наприклад, можна створити тип вмісту, щоб надсилати запитання до служби підтримки. Для нього можна визначити певні стовпці (наприклад, контакт клієнта) і бізнес-процеси. Інший приклад – створення стовпця сайту для назв відділів, що містить розкривний список відділів. Ви можете повторно використовувати стовпець у кількох списках, щоб гарантувати однакове відображення назв у кожному списку.

Робота з елементами списку в програмі електронної пошти.    За допомогою програми електронної пошти, сумісної з технологіями SharePoint, важливі відомості списку можна взяти із собою. Наприклад, за допомогою програми Outlook можна переглядати й оновлювати завдання, контакти та дошки обговорень на сайті. Докладні відомості див. в статті Підключення зовнішнього списку до Outlook.

Визначення цільової аудиторії.    Увімкнувши вибір цільової аудиторії для списку, можна зробити так, щоб елементи списку відображалися тільки для користувачів, які належать до певної групи або аудиторії SharePoint і Active Directory. Обмеження встановлюються за допомогою веб-частин, наприклад веб-частини запиту на вміст, яка використовує цільову аудиторію, щоб фільтрувати список на основі участі користувачів у групі. Щоб елементи списку стали доступними для певної аудиторії, потрібно налаштувати для списку стовпець "Вибір цільової аудиторії".

Тип списку, який використовується, залежить від виду інформації, до якої надається спільний доступ.

Оголошення.    Списки оголошень дають змогу надавати спільний доступ до новин і відомостей про стан, а також відображати нагадування. В оголошеннях підтримується розширене форматування із зображеннями, гіперпосиланнями та форматованим текстом.

Контакти.    У списках контактів можна зберігати відомості про осіб і групи, з якими працюєте. Якщо використовується програма електронної пошти або програма керування контактами, сумісна з технологіями SharePoint, у ній можна переглядати й оновлювати контакти із сайту. Наприклад, можна оновити список усіх постачальників організації з програми електронної пошти, сумісної з технологіями SharePoint, як-от Outlook. Список контактів не застосовується, щоб керувати учасниками сайту, але його можна використовувати, щоб зберігати й надавати контакти в організації, наприклад у формі списку зовнішніх постачальників.

Дошки обговорень.    Використовується, щоб централізовано записувати та зберігати обговорення групи, які за форматом властиві групам новин. Якщо адміністратор налаштував для списків на сайті можливість отримувати повідомлення електронної пошти, за допомогою дощок обговорень можна зберігати обговорення в електронній пошті з більшості звичайних поштових програм. Наприклад, можна створити дошку обговорень для випуску нового продукту організації.

Посилання.    Список посилань використовується для централізованого зберігання посилань на ресурси в Інтернеті, в інтрамережі компанії тощо. Наприклад, можна створити список посилань на веб-сайти клієнтів.

Посилання з підвищеним рівнем    Використовуйте список для відображення набору дій з посиланнями у візуальному розташуванні.

Календар.    Дає можливість відображати події групи або особливі заходи, наприклад корпоративні свята. Календар має звичайне подання, схоже на настінний або настільний календар. У ньому відображаються події групи, зокрема наради, неофіційні зустрічі й події дня. Ви можете також відстежувати проміжні етапи роботи групи, наприклад кінцеві терміни або дати випуску продукту, які не пов’язані з певним інтервалом часу. Якщо використовується програма електронної пошти або календаря, сумісна з технологіями SharePoint, у ній можна переглядати й оновлювати календар, розміщений на сайті. Наприклад, можна порівнювати календар на сайті з календарем Outlook і оновлювати його, переглядаючи обидва календарі поруч або в режимі накладання в Outlook. Докладні відомості див. в статті Створення календаря.

Завдання.    Список завдань використовується, щоб відстежувати інформацію про проекти та інші події групи. Ви можете призначати завдання користувачам, а потім відстежувати стан і відсоток їх виконання до самого завершення. Якщо використовується програма електронної пошти або програма керування завданнями, сумісна з технологіями SharePoint, у ній можна переглядати й оновлювати завдання на сайті. Наприклад, можна створити список завдань для процесу планування бюджету організації, а потім переглядати й оновлювати його в Outlook разом з іншими завданнями. Докладні відомості див. в статті Створення списку.

Завдання проекту.    Список завдань проекту використовується, щоб зберігати відомості про завдання та відображати їх у поданні діаграми Ганта й на панелях виконання. Ви можете відстежувати стан і відсоток виконання завдання до його завершення. Якщо використовується програма електронної пошти або програма керування завданнями, сумісна з технологіями SharePoint, у ній можна переглядати й оновлювати завдання проекту на сайті. Наприклад, можна створити на сайті список завдань проекту зі створення навчального посібника, щоб визначити та розподілити необхідну роботу, а потім відстежувати перебіг виконання завдань організації в Project. Докладні відомості див. в статті Створення списку.

Відстеження питань.    Використовується, щоб зберігати інформацію про окремі проблеми, наприклад запитання до служби підтримки, і відстежувати перебіг їх вирішення. Ці питання можна призначити, класифікувати та пов’язати між собою. Наприклад, можна створити список "Відстеження питань", щоб керувати відомостями про проблеми, які виникають у користувачів, а також інформацією про їх вирішення. Крім того, редагуючи питання, до них можна додавати примітки. Це дає можливість створити журнал приміток, не змінюючи вихідний опис питання. Наприклад, представник служби підтримки клієнтів може записувати кожний крок, виконаний для вирішення проблеми, і результати. Ви можете також використовувати список відстеження питань із трьохетапним робочим циклом, щоб керувати питаннями або відстеженням проекту організації. Докладні відомості див. в статті Створення списку.

Опитування.    Опитування використовуються, щоб збирати відгуки, наприклад оцінювати рівень задоволення працівників. Ви можете створювати запитання й відповіді кількома різними способами та переглядати відгуки. Якщо на комп’ютері інстальовано програму для роботи з базами даних або електронними таблицями, сумісну з технологіями SharePoint, можна експортувати результати для подальшого аналізу. Докладні відомості див. в статті Створення опитування.

Настроюваний.    Використовується, щоб створити список із нуля. Ви можете також створити настроюваний список на основі електронної таблиці, якщо ви маєте програму для створення електронних таблиць, сумісну з технологіями SharePoint. Наприклад, можна імпортувати з Excel список, створений, щоб зберігати контракти з постачальниками та керувати ними. Докладні відомості див. в статті Створення списку на основі електронної таблиці.

Зовнішні списки.    Використовуються, щоб працювати з даними, які зберігаються за межами SharePoint, але доступні для читання та записування за допомогою SharePoint. Джерело даних, викладених у зовнішньому списку, має назву "Зовнішній тип вмісту". На відміну від списку SharePoint, щоб отримати доступ до даних безпосередньо із зовнішньої системи (наприклад, SAP, Siebel і Microsoft SQL Server) незалежно від її типу (база даних, веб-служба або бізнес-система), у зовнішньому списку використовуються служби підключення до бізнес-даних.

Настроюваний список у вікні табличного подання даних.    Подання «Настроюваний список у режимі таблиці даних" використовується для створення пустого списку, подібного до настроюваного, але цей список відображається за промовчанням у вікні табличного подання даних. У вікні табличного подання даних відображається сітка даних для їх перегляду та редагування у вигляді рядків і стовпців. У цьому поданні можна додавати й редагувати рядки та стовпці, застосовувати фільтри та порядки сортування, відображати обчислювані значення й підсумки, а також зручно редагувати дані у клітинках сітки. Для використання вікна табличного подання даних на клієнтському комп’ютері під керуванням 32-розрядної операційної системи необхідно інсталювати систему Office і браузер, який підтримує елементи керування ActiveX.

Список станів.    Використовується, щоб відображати та відстежувати цілі проекту. Цей список складається з набору кольорових піктограм, що позначають ступені досягнення цілей.

Розпорядження.    Список розпоряджень застосовується, щоб надсилати учасникам групи відомості, зокрема підтвердження.

Список словників редактора Microsoft IME.    Використовується, коли потрібно використати дані в списку на кшталт словника редактора Microsoft IME. Ви можете перетворити елементи стовпця "Читання" на елементи стовпця "Відображення", застосувавши редактор Microsoft IME, і переглянути вміст у стовпці "Примітки" у вікні приміток IME. Дані можна зв’язати з певною URL-адресою.

Список вмісту PerformancePoint.    Використовується, щоб зберігати елементи приладної дошки на кшталт системи показників, звітів, фільтрів, а також сторінок та інших елементів приладної дошки, створених за допомогою конструктора приладних дощок PerformancePoint.

Мови та перекладачі.    Список мов і перекладачів використовується з робочим циклом керування перекладом у багатомовній бібліотеці. Робочий цикл використовує список для призначення завдань перекладачам, указаним у списку для кожної мови. Ви можете створити список вручну або вибрати відповідний параметр, щоб він створювався автоматично, коли до багатомовної бібліотеки додається робочий цикл керування перекладом.

Список KPI.    Використовується, щоб відстежувати ключові показники ефективності, які дають змогу швидко оцінити успіхи в досягненні вимірюваних цілей. Ви можете налаштувати списки KPI, щоб відстежувати ефективність за допомогою одного з чотирьох джерел даних: введенні вручну дані, а також дані зі списку SharePoint, з книг Excel і з Analysis Services (компонента сервера Microsoft SQL Server). Створивши список KPI, можна використовувати, щоб відображати стан показника на сторінці приладної дошки.

Імпорт електронної таблиці    Створіть список, який міститиме стовпці та дані з наявної електронної таблиці. Для імпорту електронної таблиці необхідно інсталювати програму Microsoft Excel або іншу сумісну програму.

Додайте одну з цих списків на сторінку

  1. На сайтах натисніть кнопку Параметри Параметри: оновлення облікового запису, інсталяція програмного забезпечення та підключення його до хмари , а потім виберіть Зміст сайту.

  2. Клацніть піктограму додати програму.

    Піктограма "Додати програму" в діалоговому вікні "Вміст сайту".
  3. Прокрутіть список і клацніть потрібну програму. Можливо, відображатиметься кілька сторінок.

  4. Дайте програмі унікальне ім’я, щоб легко знайти її згодом на сторінці, і натисніть кнопку Створити.

  5. Повернувшись на екран змісту сайту, можна зробити три речі:

    • закрити вікно й повернутися на сторінку; додати нову програму на сторінку за допомогою функції вставлення веб-частин;

    • клацнути програму та почати вводити дані;

    • клацнути три крапки ..., а потім вибрати Параметри (тут можна додати стовпці, змінити імена та виконати інші завдання).

Упорядкування списків на сайті

Функції списків можна використовувати різними способами, але спосіб їхнього використання залежить від розміру та кількості наявних списків, а також від потреб організації.

Один великий список може використовуватися для різних потреб. Наприклад, може існувати велика кількість технічних питань, які потрібно відстежити в організації, а ці питання можуть стосуватися кількох проектів і груп.

Один список слід використовувати в таких випадках.

  • Групі потрібно переглянути зведені відомості про елементи списку або різні подання одного набору елементів. Наприклад, керівнику може знадобитися переглянути перебіг виконання стосовно всіх технічних питань в організації або всі питання, зареєстровані в один період часу.

  • Користувачам потрібно переглядати питання або здійснювати їх пошук в одному розташуванні на сайті.

  • Потрібно застосувати однакові настройки для елементів списку, наприклад відстеження версій або необхідність затвердження.

  • Групи, які працюють зі списком, мають однакові характеристики, наприклад дозволи одного рівня. До певних елементів списку можна застосувати унікальний дозвіл, проте, якщо рівні дозволів дуже відрізняються, слід скористатися кількома списками.

  • Потрібно проаналізувати інформацію про список або отримати об’єднані оновлення списку. Можна отримувати оповіщення про змінення елементів списку або переглядати зміни у списку, використовуючи технологію RSS. RSS-канали дають змогу учасникам робочої групи переглядати об’єднаний список зміненої інформації.

За наявності значних розбіжностей між елементами, якими потрібно керувати, або між групами користувачів, які працюють із ними, можна використати кілька списків.

Кілька списків слід використовувати в таких випадках:

  • Користувачам не потрібні зведення елементів.

  • Різні групи користувачів із дозволами різного рівня працюють з інформацією.

  • До кількох наборів елементів потрібно застосувати різні настройки, наприклад керування версіями або затвердження.

  • Не потрібно аналізувати елементи разом або отримувати об’єднані оновлення списку.

Нижче наведено деякі способи впорядкування списків і їхніх елементів.

Додавання стовпців.    Щоб привернути увагу групи до найважливіших елементів, можна додати стовпці до списку. Наприклад, додавши стовпець "Проект", можна полегшити користувачам, які працюють над окремими проектами, перегляд і роботу з їхніми елементами. Ви можете також додати інші стовпці, щоб зібрати додаткові відомості про кожний елемент списку, наприклад назву відділу або ім’я працівника.

Якщо список містить кілька елементів, слід індексувати певні стовпці, щоб покращити перегляд кількох елементів списку або переключення подань. Ця функція не змінює спосіб упорядкування елементів, проте дає змогу організаціям зручніше зберігати велику кількість елементів у списку. Однак для індексування може знадобитися більше місця в базі даних. Докладні відомості див. в статті Створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки.

Створення подань.    Подання використовуються, коли користувачам у групі потрібно часто переглядати дані певним способом. У поданнях стовпці використовуються, щоб сортувати, групувати, фільтрувати та відображати дані. Ви можете також вибрати кількість елементів, які одночасно відображатимуться в кожному поданні. Наприклад, можна переглядати список групами по 25 або 100 елементів списку на сторінці, залежно від уподобань і швидкості підключення.

Подання забезпечують гнучкість зберігання великої кількості елементів у списку, але дають змогу переглядати лише підмножину елементів на певний час, наприклад лише питання, опубліковані цього року, або лише поточні події в календарі. Ви можете створити власні подання, доступні лише для вас, а за наявності дозволу на змінення списку можна створити спільні подання, які будуть доступні для всіх користувачів. Докладні відомості див. в статті Створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки.

Створення папок.    У більшості типів списків можна додавати папки, якщо власник списку це дозволив. Цю можливість особливо зручно використовувати, якщо елементи списку можна розділити певним способом, наприклад за проектом або групою. Папки дають змогу легко переглядати елементи в списку й керувати ними. Технології SharePoint дають можливість використовувати подання дерева, яке дає змогу користувачам переходити між сайтами та папками так само, як і між папками, збереженими на жорсткому диску комп’ютера. Наприклад, кожний відділ може мати власну папку. Докладні відомості див. в статті Створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Див. також

Додавання, редагування та видалення елементів списку

Увімкнення та настроювання керування версіями для списку або бібліотеки

Створення папки в списку

Видалення папки зі списку

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×