Загальні відомості про перетворення паперових форм на форми InfoPath

У цій статті описано переваги збору даних за допомогою електронних форм замість паперових. Тут ви також знайдете кілька порад, як перетворити паперові форми на шаблони форм Microsoft Office InfoPath.

Примітка : Якщо паперову форму розроблено в програмі Microsoft Office Word або Microsoft Office Excel, ви можете швидко перетворити цей документ або книгу на шаблон форми InfoPath за допомогою майстра імпорту InfoPath. Якщо форму створено в іншій програмі або якщо вам не вдалося отримати доступ до вихідного файлу для форми, доведеться створювати паперову форму в програмі InfoPath із нуля.

У цій статті

Переваги використання електронних форм

Практичні поради з перетворення паперових форм

Переваги використання електронних форм

Використання електронних форм замість паперових має багато переваг. Нижче наведено деякі з них.

Точність і уніфікація даних    Заповнюючи паперові форми, люди часто пишуть інформацію не там, де потрібно, або неправильно розуміють інструкції. Помилки також можуть виникати, коли працівник уручну вводить дані форми до бази даних або іншої програми. Щоб знайти й виправити помилки такого типу, може знадобитися багато часу та коштів. У програмі InfoPath передбачено багато засобів автоматизації, які допомагають користувачам уникнути помилок вводу даних. Наприклад, ви можете використовувати формули, щоб математичні значення обчислювались автоматично. Також ви можете використовувати умовне форматування, щоб привернути увагу користувача до даних, або ввімкнути засіб перевірки орфографії, щоб користувачі могли перевірити орфографію, перш ніж надсилати форму. Крім того, деякі поля можна заповнювати автоматично замість користувачів за допомогою наявних даних із бази даних або іншої системи зберігання даних. Наприклад, ви можете створити форму збуту, яка автоматично заповнює поля відомостей про працівника, коли користувач вводить свій ідентифікаційний номер у поле "Ідентифікаційний номер працівника".

Простота оновлення    Якщо вам потрібно оновити наявний шаблон форми, ви можете змінити його, повторно опублікувати або повторно розповсюдити серед користувачів. Оновлення відбудеться автоматично, коли користувачі наступного разу відкриють форму, створену на основі вашого шаблону. Якщо ви опублікуєте шаблон форми, а користувачі працюватимуть в автономному режимі, оновлення відбудеться, щойно вони підключаться до мережі. Зазвичай користувачі не помічають цього оновлення, але ви можете настроїти свій шаблон форми на оповіщення користувачів.

Оптимізація робочих циклів    За допомогою функцій для різних робочих циклів в InfoPath ви можете підвищити загальну ефективність поширених бізнес-процесів, у яких дані спрямовуються від однієї особи до іншої. Завдяки робочим циклам можна заощадити кошти й час на координацію бізнес-процесів, як-от затвердження проекту або рецензування документа, адмініструючи та відстежуючи завдання для працівників у рамках цих процесів. Наприклад, уявіть собі процес звітування про витрати в паперовій формі, коли працівник заповнює друковану форму звіту про витрати, додає до неї паперову супровідну записку, а потім надсилає звіт міжвідомчою поштою своєму керівнику. Затвердивши звіт, керівник ставить позначку поруч зі своїм іменем на супровідній записці та міжвідомчою поштою надсилає звіт до бухгалтерії. Якщо головний бухгалтер затвердить звіт, буде видано чеки на відшкодування. З моменту, коли працівник надіслав початковий звіт, до моменту, коли він отримає відшкодування, можуть минути тижні. Якщо ви користуєтеся програмою InfoPath у поєднанні з Microsoft Office SharePoint Server 2007, ви можете автоматизувати робочий цикл такого типу, заощадивши таким чином багато часу та коштів.

Інтеграція з іншими системами    Дані форми InfoPath можна інтегрувати з іншими продуктами чи технологіями. Наприклад, ви можете зберігати дані форми в базі даних Microsoft SQL Server або розробити шаблон форми на основі веб-служби, щоб мати змогу надсилати дані до бази даних, яка безпосередньо не підтримується в програмі InfoPath. Програма InfoPath працює з багатьма іншими програмами й серверами в системі Microsoft Office, зокрема з Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel і Microsoft Office Access. Ви можете створювати та заповнювати форми InfoPath у повідомленнях електронної пошти Outlook, експортувати дані InfoPath до книг Excel, надсилати дані InfoPath до бази даних Access, запитувати дані зі списку SharePoint тощо. Крім того, розробники можуть вбудувати елементи керування InfoPath до власних бізнес-програм, що використовуються у вашій компанії.

Додатковий захист    Паперові форми не надто надійні. Вони можуть загубитися або потрапити не в ті руки, а це потенційна загроза витоку конфіденційної інформації. Модель безпеки для програми InfoPath пов’язано з настройками зон і рівнів безпеки в браузері Windows Internet Explorer. Ці параметри безпеки мають на меті захистити форми та комп’ютери користувачів від небезпечних дій, наприклад від отримання даних із ненадійного джерела чи їх надсилання до нього. У програмі InfoPath передбачено додаткові заходи безпеки, зокрема захист розробки шаблону форми, використання цифрових підписів, керування певними діями з формами, наприклад злиттям і надсиланням, а також перевірка довіри до форм, інстальованих на комп’ютерах користувачів.

На початок сторінки

Практичні поради з перетворення паперових форм

Нижче наведено деякі зауваження, які слід враховувати, перетворюючи паперові форми на шаблони форм InfoPath.

  • Упорядкуйте розділи форми, скориставшись макетними таблицями    Електронну форму, як і паперову, потрібно впорядкувати так, щоб користувачі, які заповнюють форму, могли переміщатися нею в логічній послідовності. У програмі InfoPath за допомогою макетних таблиць можна впорядкувати елементи керування, розмежувати розділи, а також розмістити емблеми та інші графічні об’єкти. Крім того, макетні таблиці дають вам можливість без зусиль вирівняти текстові поля, прапорці та інші елементи, щоб надати своєму шаблону форми досконалого професійного вигляду. У наведеному нижче прикладі за допомогою макетної таблиці впорядковано текстові поля всередині розділу на шаблоні форми.

    Макетна таблиця в розділі шаблону форми

    1. Ця макетна таблиця складається з двох рядків.

    2. Другий рядок містить три стовпці. Центральний стовпець використовується лише для встановлення інтервалів.

  • Подумайте над рішеннями, що надають відомості лише за потреби    Паперові форми часто містять розділи, зарезервовані для користувачів певних категорій. Наприклад, лікарняна форма відомостей про пацієнта може містити розділ "Тільки для службового користування", який мають заповнювати медсестри або інші медичні працівники, а не пацієнт. У програмі InfoPath передбачено багато способів поведінки з такими додатковими відомостями. Один із найкращих – скористатися необов’язковим розділом, тобто елементом керування, який містить інші елементи керування, але відображається у формі, лише якщо користувач вирішить його додати. Наприклад, до шаблону форми звіту про стан можна додати необов’язковий розділ Примітки. Користувачі, які захочуть додати інші примітки, можуть вставити та заповнити цей необов’язковий розділ. Для всіх інших користувачів він може залишатися прихованим.

    ...

    Ви також можете скористатися умовним форматуванням, щоб відображати певні поля, лише якщо у формі виконано певну умову. Наприклад, у шаблоні форми заяви певний набір полів може бути приховано, доки користувач не встановить прапорець 18 років або більше.

  • Використовуйте повторювані таблиці замість звичайних    За допомогою повторюваних таблиць ви можете заощадити місце та запропонувати своїм користувачам додаткову гнучкість у заповненні форми. Завдяки повторюваним таблицям численні пусті рядки не відображатимуться в шаблоні форми, коли користувач уперше його відкриє. Натомість користувачі зазвичай бачитимуть лише один рядок, а інші з’являтимуться, лише в тому випадку й у той час, коли вони будуть потрібні.

    .

  • Визначте потреби в даних    Перш ніж перетворювати паперову форму, вам необхідно вирішити, що має відбуватися з даними, які користувачі введуть в електронну форму. Заздалегідь обміркувавши свої потреби в даних, ви зможете визначити, чи володієте необхідними інструментами, щоб створити шаблон форми. Наприклад, якщо потрібно, щоб користувачі могли швидко надсилати дані форми туди й назад, і не потрібно повторно використовувати ці дані, доцільно опублікувати шаблон форми як повідомлення електронної пошти. Тоді ви зможете зберігати форми користувачів InfoPath у своїй поштовій скриньці. Якщо потрібно, щоб інші люди могли отримати доступ до даних форми та надати до них спільний доступ, доцільно зберігати колекції пов’язаних форм InfoPath у бібліотеках на сервері під керуванням Microsoft Windows SharePoint Services. Якщо потрібно, щоб користувачі могли отримати доступ до даних форми з інших бізнес-програм або систем, як-от програм для звітування про витрати або бухгалтерських програм, доцільно зберігати дані в корпоративних базах даних. Часто з цією метою шаблон форми підключають до веб-служби, яка служить посередником між шаблоном форми та базою даних або бізнес-системою.

  • Визначте кількість потрібних подань    У програмі InfoPath можна створити різні подання одного шаблону форми. Подання – це альтернативний спосіб представлення даних у шаблоні форми. Наприклад, у шаблоні форми заяви на дозвіл ви можете створити три подання: одне з них заповнюватиме підрядник з електротехнічних робіт, друге – агент, який прийматиме роботу, а третє – експерт, який затверджує або відхиляє заяву. Подання позбавляють вас необхідності створювати й підтримувати кілька форм для одного бізнес-процесу.

  • Визначте потрібні типи елементів керування    Якщо ви створили свою паперову форму в такій програмі, як Word (яку насправді не призначено для створення форм), імовірно, ви використовували текстові поля, прапорці, кнопки та деякі інші елементи керування. У програмі InfoPath передбачено більше 30 різних елементів керування, які можна додати до шаблону форми. Окрім стандартних елементів керування, як-от текстових полів і списків, у програмі InfoPath доступно багато інших, зокрема повторювані таблиці, групи вибору та додаткові розділи. Вони дають змогу створити гнучкий шаблон форми, який підійде вашим користувачам. Наприклад, у шаблоні форми звіту про витрати за допомогою повторюваної таблиці можна дозволити користувачам вводити тільки потрібну кількість статей витрат.

  • Використовуйте частини шаблону для типових наборів елементів керування    Якщо вам потрібно перетворити велику кількість паперових форм, пошукайте однакові розділи та набори полів, які можна перетворити на частини шаблонів InfoPath. Частина шаблону – це фрагмент шаблону форми, який можна зберегти для подальшого використання в кількох шаблонах форм. Типова частина шаблону складається з елементів керування та джерела даних, а також може включати такі функції, як зв’язки даних, перевірки даних і правила. Створюючи та використовуючи частини шаблону, ви можете забезпечити уніфікацію шаблонів форм у вашій організації за тоном, структурою та поведінкою. Наприклад, відділ кадрів може використовувати одну й ту ж частину шаблону "Контактна інформація" у всіх своїх шаблонах форм.

    частина шаблону, що відображається в кількох формах

  • Увімкніть цифрові підписи    У програмі InfoPath ви можете настроїти свій шаблон форми так, щоб користувачі могли підписувати певні частини форми або всю форму. Підписання форми дає змогу встановити особу користувача, який заповнив форму, а також уберігає її зміст від змін.

  • Використовуйте функції, які допомагають користувачам заповнювати форми    У програмі InfoPath можна призначити значення за замовчуванням для елементів керування, щоб допомогти користувачам швидше заповнювати форми. Наприклад, у звіті про витрати ви можете призначити поточну дату як значення за замовчуванням для елемента керування "Вибір дати". Ви можете призначити формули для полів "Проміжні підсумки" та "Підсумок", щоб витрати обчислювались автоматично, коли користувач вводить статті витрат. Також ви можете ввімкнути перевірку орфографії, щоб користувачі могли перевірити введений текст на наявність орфографічних помилок, як і в будь-якому іншому документі Microsoft Office. А якщо знадобиться надати спеціальні команди або довідкову інформацію, ви можете створити настроювану область завдань, яка відображається поруч із формою.

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×