Загальні відомості про керовані метадані

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Метадані є відомості про відомості. Наприклад, заголовок і автор книги – це метаданих. Метадані можна багато видів інформації – розташування, дати або числа елемента каталогу. Під час використання продуктів SharePoint , ви можете керувати метадані централізоване. Можна впорядкувати метаданих таким чином, що доцільно у вашій організації та за допомогою метаданих для полегшення пошуку, що потрібно.

У цій статті описуються деякі важливі терміни керованих метаданих і надається швидкий огляд використання інструментів SharePoint для керування метаданими.

Важлива термінологія

У цьому розділі містяться визначення основних термінів. Ці терміни та поняття часто з’являються у статтях про керовані метадані.

Таксономія – це формальна система класифікації. У процесі створення таксономії слова, підписи та терміни, які щось описують, групуються, а потім групи організовуються в ієрархії.

Люди класифікують майже будь-яку інформацію, від біологічних систем до організаційних структур. Наприклад, біологи групують живі організми в чотири основні класи: тварини, рослини, гриби та мікроби. Кожна з цих основних груп має багато підрозділів. Уся система разом – це і є класифікація.

В організаціях створюється так багато класифікацій, що їх важко перелічити. Створюються класифікації планів рахунків для керування системою бухгалтерії, організаційні діаграми та класифікації посад для керування працівниками, каталоги продукції тощо. Усі ці класифікації – структуровані ієрархії інформації, тобто формальні системи класифікації, які допомагають людям керувати інформацією.

Фолксономія – це неформальна система класифікації. Вона створюється поступово, коли користувачі веб-сайту співпрацюють над словами, підписами та термінами на сайті. Фолксономія як явище сформувалася під час роботи з популярними програмами, зокрема із закладками.

Прикладом візуального представлення фолксономії може бути рій позначок на веб-сайті. На рисунку нижче показано рій позначок на сайті SharePoint.

Рій позначок

Підхід до метаданих, який базується на фолксономії, може бути дуже корисний. У ньому враховуються знання та досвід користувачів сайту. За використання фолксономії класифікація вмісту може змінюватися відповідно до зміни потреб бізнесу та інтересів користувачів.

Набір термінів – це група пов’язаних термінів.

Набори термінів можуть мати різні масштаби, залежно від того, де вони створюються.

  • Локальні набори термінів    створюються в межах колекції сайтів і доступні для використання (і видимі) лише користувачам певної колекції сайтів. Наприклад, коли ви створюєте набір термінів для стовпця метаданих у списку чи бібліотеці, він буде локальним набором термінів. Він доступний лише в колекції сайтів, що містить цей список або бібліотеку. Наприклад, у медіатеці може бути стовпець метаданих, що показує певний тип мультимедійного вмісту (схеми, фотографії, знімки екрана, відео тощо). Список дозволених термінів стосується лише цієї бібліотеки та доступний для використання в цій бібліотеці.

  • Глобальні набори термінів    доступні для використання на всіх сайтах, які підписуються на певний застосунок-службу керованих метаданих. Наприклад, організація може створити набір термінів, що містить назви різних підрозділів організації, як-от «Відділ кадрів», «Маркетинг», «Інформаційні технології» тощо.

Крім того, можна настроїти набору термінів як закриті або відкрити. В наборі термінів закритих користувачі не можна додавати нові терміни, якщо вони мають відповідні дозволи. У на відкриття термінів користувачі можуть додавати нові терміни у стовпці, підключеного до набору термінів.

Термін є певні слова або фрази, які пов'язані з елемента на сайті SharePoint. Це одного елемента в наборі термінів. Термін має унікальний Ідентифікатор, і він може містити багато тексту підписів (синонімів). Якщо ви працюєте на сайті багатомовні, термінів можна мати підписи в іншій мові.

Є два типи термінів.

  • Керовані терміни.    Керовані терміни – це попередньо визначені терміни. Адміністратори сховища термінів додають керовані терміни до ієрархічних наборів термінів.

  • Корпоративні ключові слова    До ключових слів для підприємств – це слово або фразу, які користувач додає до елементів на сайті SharePoint. Колекція корпоративних ключових слів відомий як ключові слова настроювання. Зазвичай, користувачів можна додати будь-які слова або фрази до елемента як ключового слова. Це означає, що, які можна використовувати корпоративні ключові слова для додавання позначок Фолксономія стиль. Інколи адміністраторів сховища термінів переміщення корпоративних ключових слів до певних керованого набору термінів. Якщо вони є частиною керованого набору термінів, ключові слова стануть доступними в контексті цього набору термінів.

Докладніше про створення термінів і керування ними див. у статті Створення термінів і керування ними в наборі термінів.

Для продуктів SharePoint група – це термін, що визначає безпеку. У контексті керованих метаданих група – це сукупність наборів термінів, які мають спільні вимоги щодо безпеки. Лише користувачі, що мають дозволи співавтора для певної групи, можуть керувати наборами термінів, які належать до цієї групи, або створювати в ній нові набори термінів. В організаціях слід створювати групи для наборів термінів з унікальним доступом або вимогами щодо безпеки.

Докладніше про створення групи для наборів термінів див. у статті Настроювання нової групи для наборів термінів.

Засіб керування сховищем термінів – це засіб, за допомогою якого люди, що керують таксономіями, можуть створювати набори термінів і терміни, з яких складаються ці набори, а також керувати ними. У засобі керування сховищем термінів відображаються всі глобальні набори термінів, а також усі локальні набори термінів, доступні для колекції сайтів, з якої здійснюється доступ до засобу керування сховищем термінів.

Стовпець керованих метаданих – це спеціальний тип стовпець, який можна додати до списків або бібліотек. Це дає змогу користувачам сайту вибирати набору термінів певних умов. Стовпець керованих метаданих можна зіставити наявного набору термінів, або можна створити до локального набір термінів, зокрема для стовпця.

Відомості про використання стовпця керованих метаданих див. у статті Створення стовпця керованих метаданих

Стовпець корпоративних ключових слів – це стовпець, який можна додати до типів вмісту, списків або бібліотек, щоб користувачі могли позначати елементи словами або фразами на свій вибір. За промовчанням це стовпець із кількома значеннями. Коли користувачі вводять слово або фразу в цей стовпець, у службі SharePoint відображаються пропозиції вводу. Пропозиції вводу можуть містити елементи наборів керованих термінів і набору ключових слів. Користувачі можуть вибрати наявне значення або ввести нове.

Суспільні позначки – це слова або фрази, які користувачі сайту можуть застосовувати до вмісту на сайті, щоб класифікувати інформацію у зрозумілий для себе спосіб. Суспільні позначки корисні, тому що вони допомагають користувачам покращити виявлення інформації на сайті. Користувачі можуть додавати суспільні позначки до інформації на сайті SharePoint і до URL-адрес за межами сайту SharePoint.

Суспільна позначка містить вказівники на три типи інформації:

  • посвідчення користувача;

  • URL-адресу елемента;

  • термін.

Додаючи суспільну позначку до елемента, можна вказати, чи будуть посвідчення користувача та URL-адреса елемента приватними. Однак частина суспільної позначки з терміном завжди загальнодоступна, тому що вона зберігається у сховищі термінів.

Під час створення суспільної позначки можна вибирати з наборів наявних термінів або додавати нові. Якщо вибрати один із наявних термінів, суспільна позначка міститиме вказівник на цей термін.

Якщо натомість створюється новий термін, служба SharePoint створює для нього нове ключове слово в наборі ключових слів. Нова суспільна позначка вказує на цей термін. Таким чином, суспільні позначки підтримують позначення за принципом фолксономії. Окрім цього, коли користувачі оновлюють корпоративні ключові слова або стовпець керованих метаданих, служба SharePoint може створювати суспільні позначки автоматично. Такі терміни відображаються як позначки в каналах новин, роях позначок або у профілях сайту «Мій сайт».

Власники списків і бібліотек можуть вмикати та вимикати публікування метаданих, оновлюючи Параметри корпоративних метаданих і ключових слів для списку або бібліотеки.

Відомості про додавання спеціального стовпця ключових слів див. у статті Додавання стовпця корпоративних ключових слів до списку або бібліотеки.

У загальному сенсі позначення означає дію застосування метаданих до елемента, незалежно від того, чи це керовані метадані, чи суспільна позначка.

Сценарії метаданих: від таксономії до фолксономії

Керування метаданими у службі SharePoint підтримує багато підходів до метаданих: від формальної таксономії до фолксономії, якою керують користувачі. Формальну таксономію можна застосувати за допомогою керованих термінів і наборів термінів. Також можна використовувати корпоративні ключові слова та суспільні позначки, що дає змогу користувачам позначати вміст ключовими словами за власним вибором.

Крім цього, продукти SharePoint надають користувачам гнучкі можливості. Можна вибирати, наскільки структурованими та керованими мають бути метадані, а також масштаб контролю та структури. Наприклад:

  • Можна застосувати глобальний контроль на всіх сайтах або зробити контроль локальним для окремих сайтів.

  • Можна настроїти набори термінів як закриті або відкриті для додавання вмісту користувачами.

  • Можна вибирати, чи використовувати корпоративні ключові слова та суспільні позначки разом із керованими термінами.

Продукти SharePoint дають змогу організаціям поєднувати переваги формальних, керованих класифікацій із перевагами суспільних позначок у власний спосіб.

На схемі нижче показано, як для різних вимог можна використовувати різні рівні масштабу та контролю.

гнучкі конфігурації керованих метаданих

Переваги використання керованих метаданих

Використання керованих метаданих на сайтах організації має кілька переваг.

Керовані метадані можливості у продуктах SharePoint дають змогу контролювати, як користувачі додавання метаданих вмісту. Наприклад, за допомогою термінів наборів і керованими термінами, ви можете керувати терміни, які користувачі можуть додавати до вмісту, і ви можете контролювати, хто може додавати нові терміни. Також можна обмежити корпоративних ключових слів до певного списку за допомогою настроювання ключових слів термін встановити як закрито.

Використання узгоджених термінів на всіх сайтах полегшує побудову надійних процесів і рішень, які залежать від метаданих. Окрім того, користувачам сайту легше узгоджено застосовувати метадані до вмісту.

Коли вмісту на сайтах організації має узгодженість метаданих, це легше знайти бізнес і даних за допомогою функції пошуку. Функції пошуку, зокрема на панелі уточнення, який відображається у лівій частині сторінки результатів пошуку, надати користувачам можливість фільтрування результатів пошуку на основі метаданих.

на панелі уточнення відображаються метадані, які можна використовувати для фільтрування результатів пошуку.

Переходи метаданих дає змогу користувачам динамічно, створення подань даних на основі метаданих певні поля. Потім користувачів можна знайти бібліотек, папок або скориставшись метаданих зведені таблиці та уточнення результатів за допомогою додаткових ключові фільтри. Щоб дізнатися, як можна настроїти ці параметри, переглянути настроїти переходи метаданих для списку або бібліотеки.

керування навігацією в метаданих

Керовані метадані спрощує для адміністраторів сховища термінів підтримувати та адаптуватися до метаданих, як нових потреб бізнесу. Ви можете оновити легко набір термінів. І новий або оновлений терміни автоматично стають доступними під час зв'язування стовпця керованих метаданих з цього набору термінів. Наприклад, якщо ви поєднати кілька умов в один термін, вміст, який із цих умов оновлюється автоматично відповідно до цієї зміни. Ви можете вказати кілька синонімів (або підписи) для окремих умов. Якщо ваш сайт багатомовні, також можна вказати багатомовні підписи для окремих умов.

керування метаданими

Для ефективного керування метаданими важливо все обміркувати та розпланувати. Визначте, яка інформація необхідна для керування вмістом списків і бібліотек, і обміркуйте, як інформація використовується в організації. Ви можете створити набори термінів метаданих для великої кількості різноманітної інформації.

Наприклад, можливо, потрібно одного типу вмісту для документа. Кожен документ може містити метаданих, що визначає кількість факти важливої інформації про неї, наприклад у цих прикладах:

  • Документ мета - це комерційної пропозиції? Специфікація технічні? Відділ кадрів процедуру?

  • Автор документа та імена осіб, що змінювали його.

  • Дата створення, дата затвердження, дата останньої зміни.

  • Відділ, відповідальний за виконання бюджету відповідно до документа.

  • Аудиторія.

Нижче наведено деякі важливі дії, пов'язані з керуванням метаданими.

  • планування та настроювання;

  • керування термінами, наборами термінів і групами;

  • визначення властивостей метаданих.

Перш ніж почати використання в організації керованих метаданих, краще добре розпланувати цей процес. Обсяг планування залежить від того, наскільки формальна класифікація використовується. Він також залежить від того, який ступінь контролю застосовуватиметься до метаданих.

Якщо потрібно, щоб користувачі допомагали будувати таксономію, можна дозволити їм додавати ключові слова до елементів, а потім упорядкувати ці ключові слова в набори термінів так, як потрібно.

Якщо ваша організація бажає використовувати набори керованих термінів, щоб упровадити офіційний таксономії, а потім важливо передбачають основних зацікавлених сторін планування і розробки. Після основних зацікавлених сторін в організації погоджуєтеся рішень на основі наборів термінів потрібно, за допомогою засобу керування сховищем термінів для імпорту або створити свій наборів термінів. Також, за допомогою засобу керування наборами термінів, як користувачі приступити до роботи з метаданими. Якщо правильно настроєно веб-застосунку, і відповідні дозволи, може елементи засіб керування сховищем термінів, виконавши наведені нижче дії.

  1. Натисніть кнопку Параметри Кнопка "Настройки Office 365" а потім виберіть пункт Параметри сайту.

  2. У розділі Адміністрування сайтувиберіть термін зберігання керування .

    У діалоговому вікні засіб керування сховищем термінів.

Засіб керування сховищем термінів містить елемент керування деревом, який можна використовувати для виконання більшості завдань. Роль користувача в цьому засобі визначає, які завдання він може виконувати. Щоб працювати із засобом керування сховищем термінів, необхідно бути адміністратором ферми або адміністратором сховища термінів. Або можна бути призначеним керівником групи чи співавтором для наборів термінів.

Докладні відомості див. у статті Створення груп і наборів термінів і керування ними.

Ось як виконати дії з елементом в ієрархії.

  1. Наведіть вказівник миші на назву застосунку-служби керованих метаданих, групи, набору термінів або терміна, який потрібно змінити, а потім клацніть стрілку, що з’явиться.

  2. Виберіть у меню необхідні дії.

Наприклад, адміністратор сховища термінів або керівник групи можете створювати, імпортувати або видаляти набори термінів у групі. Користувачі із правом співавтора наборів термінів можуть створювати нові набори термінів.

засіб керування сховищем термінів містить відповідні меню на кожному рівні ієрархії

На кожному рівні ієрархії можна настроїти певні властивості для групи, набору термінів або терміна за допомогою області властивостей у засобі керування сховищем термінів. Наприклад, якщо настроювання набору термінів, можна вказати інформацію, наприклад ім'я, опис, власник, контактів і зацікавлених сторін в області доступні на вкладці " загальні ". Також можна вказати, чи потрібно, щоб відкрити або закритий до нового подання від користувачів набір термінів. Або, перейдіть на вкладку Цільове використання та вказати, чи набору термінів мають бути доступні для додавання позначок або сайт навігації.

Властивості сховища термінів дають змогу настроїти такі параметри, як позначення

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×