Загальні відомості про зовнішні дані

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

За допомогою служб підключення до бізнес-даних можна підключення зовнішніх даних на сайті SharePoint і використовувати його як, якщо це власного на ваш сайт. Нижче наведено колекцію відомостей про те, що зовнішніх даних, де її отримати і як її використовувати.

огляд зовнішніх даних

Додаткові відомості про Пошук вмісту про зовнішні дані.

У цій статті

Загальні відомості

Переваги використання зовнішніх даних

Три основні сценарії

Підготовка це половина задоволення

Яка ваша роль?

Створення основи

Середовище SharePoint

Потрібного програмного забезпечення

Правильне настроювання програмного забезпечення

Раціональний вибір зовнішніх даних

Продуктивність

Безпека передусім

Установлення основи: зовнішні типи вмісту

Розміщення зовнішніх даних у продуктах SharePoint

Читання та запиня даних у зовнішніх списках

Додавання стовпців зовнішніх даних до списків і бібліотек

Створення рішень за допомогою веб-частин бізнес-даних

Використання зовнішніх даних на сторінці профілю, дії або пошуку

Використання зовнішніх даних у робочих циклах

Розміщення зовнішніх даних у продуктах Office

Аналіз зовнішніх даних у програмі Excel

Додавання зовнішніх даних до документів Word

Синхронізація зовнішніх даних у програмі Outlook

Покращення доступу до зовнішніх даних у формах InfoPath

Додавання зовнішніх даних до опублікованих схем Visio

Імпортування та оновлення зовнішніх даних у програмі Access

Загальні відомості

Існує багато причин для використання зовнішніх даних. Навіть невелика група може виконати великий обсяг роботи, співпрацюючи над створенням бізнес-рішень на основі зовнішніх даних. Нижче описано типові приклади та переваги, які можна отримати.

Переваги використання зовнішніх даних

Під час використання продуктів SharePoint для оптимізації комерційної діяльності вам може бути потрібно працювати із зовнішніми даними, наприклад базами даних, застосунками для бізнесу та веб-службами. Але ці зовнішні дані часто схожі на віддалений острів, важкодоступний або відкритий лише для вибраної групи людей. Чи існує простий спосіб перенесення цих зовнішніх даних у продукти SharePoint, а також Office, щоб мати змогу використовувати знайомий інтерфейс і продовжувати розвивати свою діяльність?

Саме для цього й потрібні служби підключення до бізнес-даних. Вони дають змогу отримувати безпечний і ефективний доступ із правами на читання та записування до різноманітних зовнішніх даних. Цей процес забезпечується за допомогою комплексного середовища, яке надає стандартний інтерфейс користувача та програмний інтерфейс. Крім того, ви можете створювати різні бізнес-рішення – як некодові рішення SharePoint Composite для простих і проміжних дій, так і кодові рішення для додаткових потреб. Наприклад, ви можете:

  • створити зовнішній список SharePoint із даними працівників, що зберігатиметься в серверній базі даних, причому користувачі зможуть читати його та записувати в нього дані так само, як у звичайні списки SharePoint;

  • підключити оновлені дані клієнтів із системи керування підприємством (Enterprise Resource Planning, ERP) своєї організації як набір контактів Outlook і навіть надавати до них доступ в автономному режимі;

  • створити рішення для планування заходів, яке посилається на керований застосунок для бізнесу, але використовує календар SharePoint, доступний для перегляду всім користувачам;

  • створити застосунок на базі платформи Microsoft Silverlight із чудовим візуальним інтерфейсом користувача, що працює із зовнішніми даними з Інтернету.

У двох словах, служби підключення до бізнес-даних дають вам змогу підключатися до зовнішніх даних, взаємодіяти з ними та ефективно використовувати всі їхні можливості.

На початок сторінки

Три основні сценарії

Хочете дізнатися більше? Нижче наведено три приклади основних рішень на базі служб підключення до бізнес-даних.

Служба підтримки.    Великих підприємств має Довідкова служба, яка забезпечує внутрішню технічної підтримки. Підтримка запитів і бази знань служби технічної підтримки зберігаються в зовнішньої бази даних, але повністю інтегрований на сайті SharePoint за допомогою зовнішніх списків і веб-частин бізнес-даних. Інформацією можна також переглядати їх поточний запити в Microsoft Outlook 2013 в Інтернеті. Технічна підтримка фахівців можна переглянути запити на доступ призначені для їх у Outlook 2013 онлайн і в автономному режимі. Робочі цикли автоматично керування питань служби підтримки по кожному етапі: відкриття, призначені, Escalated, вирішено і не працює. Керівники на технічні підтримки, маючи відповідні дозволи, можна переглянути приладних дощок, відображення довідки служби підтримки звітів вказує кількість підтримки завдань, призначених для кожного фахівця служби підтримки, найбільш поточного або критичні помилки та кількість інцидентів підтримки, які обробляються кожного фахівця підтримка протягом певного періоду часу. Керівники можна також експортувати дані до Microsoft Excel 2013 для подальшого детального аналізу за допомогою умовного форматування та діаграми.

Відстеження виконавців.    Талантів агенція об'єднує свою базу даних виконавців в його внутрішніх сайт групи SharePoint, яка включає в себе повний список виконавців свою контактну інформацію і продуктивність графіків. Записування контракти у вигляді Word шаблонів документів створені і автоматично заповнюються найновіші відомості про виконавця. Робочий цикл посібники кожним контрактом через її різних етапів. Агентів можна додати нові виконавців до зовнішнього списку за допомогою форми InfoPath. За допомогою цього рішення, талантів агентів завжди мають інформації, що їм потрібно поруч, і вони можуть виконувати багато ключових завдань, використовуючи знайомі продуктів Office.

Продаж приладної дошки    Приладна дошка збуту застосунку дає змогу торгових партнерів можна швидко знайти замовлень і відомостей про клієнтів, керованих у системі керування зв'язків клієнтів (CRM). Залежно від їхніх ролей та відповідні дозволи учасники групи можна переглянути відомості про продаж аналітику, даних про продажі продуктивність членів окремі групи, роботи з потенційними клієнтами і Контактна інформація клієнта та замовлення. Продаж спеціалістів можна переглянути його щоденного календарів, Перегляд завдань, призначених їм їх керівників, співпрацювати з учасниками групи та читати новини галузі. Схеми Visio територій продажів "карти" обсяг продажів за кожен місяць і містить дані з серверної бази даних, які легко оновлюються. За допомогою документа Word, керівники можна швидко створювати щомісяця звіти про стан, який автоматично додані до даних із зовнішніх систем.

На початок сторінки

Підготовка до використання даних

Служби підключення до бізнес-даних нагадують велику парасольку, яка охоплює багато функцій SharePoint і Office. Однак вона не працює як «готовий продукт», тому що кожне зовнішнє джерело даних унікальне та кожна організація має власні потреби. Підготувавши основу (локально або у хмарі), можна розмістити зовнішні дані у продуктах SharePoint і Office. Під час роботи із зовнішніми даними зазвичай необхідно пройти три різні етапи, які описано нижче.

Етап підготовчої роботи.    На цьому етапі ви планування підготовки та настроювання як отримати доступ до зовнішніх даних. Зазвичай це означає роботу тісно з адміністратор а іноді розробник зрозуміти, що необхідно зробити. Важливі цілі є визначення бізнес і технічних підготовка зовнішнього джерела даних, забезпечення безпечного доступу до даних за допомогою служби захищеного сховища та визначення загального рішення. Ключовий мета – це створення зовнішнього типу вмісту, який являє собою докладний опис пакет зв'язків, метадані та інші відомості, що використовується для отримання зовнішніх даних.

Етап в SharePoint.    Після того, як основи конференції, тепер можна поверхні зовнішніх даних у продуктах SharePoint різними способами, зокрема зовнішніх списків, стовпців зовнішніх даних, веб-частин бізнес даних робочих циклів, результати пошуку, сторінки профілю, дії програми для SharePoint і на основі коду компоненти SharePoint або рішень.

Етап Office.    Як тільки ви створили доступ до зовнішніх даних у продуктах SharePoint, тепер можна поверхні дані в різних продуктах Office (включно з Excel, Word, Outlook, Visio, Access та InfoPath), програми для Office і на основі коду компонентів Office, надбудови або рішень.

Три етапи розробки

Далі в цій статті наведено додаткові відомості щодо кожного з цих етапів.

На початок сторінки

Яка ваша роль?

Розробка рішення на основі зовнішніх даних – це зазвичай групова робота, тому спосіб вашої роботи залежить від вашої ролі. У схемі нижче наведено подання вищого рівня ролей і рішень, що належать до загального життєвого циклу розробки.

ролі та завдання життєвого циклу розробки

Користувачі    Користувачі складати прості рішення за допомогою основних можливостей продуктів SharePoint і продуктів Office. Приклади:

  • створення зовнішнього списку, різних подань списку та додавання різних фільтрів і сортувань;

  • експорт зовнішнього списку до програми Excel 2013 для подальшого аналізу даних;

  • підключення зовнішнього списку до програми Outlook 2013 для роботи із зовнішніми даними в режимах онлайн і офлайн.

Досвідчені користувачі    Досвідчені користувачі створити простий у проміжних, готовими бізнес-рішення і часто вимагають бізнес аналітик навички, щоб зрозуміти систем баз даних і до загального бізнес-процесів в організації. Вони також сповіщення про вимоги до адміністратори та розробники, а також бізнес-менеджерів і може бути сайт розробників. Приклади:

  • створення зовнішнього типу вмісту за допомогою програми Microsoft SharePoint Designer 2013;

  • створення стовпців зовнішніх даних у бібліотеках і зв’язування стовпців з елементами керування вмістом у настроюваному шаблоні Word, наприклад контракті або рахунку;

  • настроювання форм InfoPath для заміни форм списку SharePoint за промовчанням;

  • розробка веб-сторінки, яка підключає веб-частини бізнес-даних для зручного створення інформаційної робочої області;

  • створення рішення на основі програми Outlook, яке надає настроювані форми, подання, команди стрічки, дії та області завдань;

  • створення робочого циклу, який використовує дані зовнішнього списку.

Для адміністраторів    Адміністратори керування дозволи користувачів і безпека служби кілька різних компонентів SharePoint, включно з зовнішнього типу вмісту та зовнішньої бази даних. Критичні діяльності включає в себе з настроювання служби захищеного сховища цільового застосунків, зіставлення облікових даних і визначити найкращий методів автентифікації. Інші приклади дій:

  • керування доступом до зовнішніх даних, дозволами й запитами та їх настроювання;

  • імпорт і експорт зовнішніх типів вмісту зі сховища метаданих підключення до бізнес-даних;

  • настроювання сторінок профілю, дій і результатів пошуку.

Розробники    Розробники створювати різноманітні настроювані рішення цьому діапазоні з цільової, для повторного використання компонентів до додаткових рішення на основі коду. Приклади:

  • додаткові зовнішні типи вмісту, розроблені у програмі Microsoft Visual Studio, наприклад настроювані типи полів, які використовують складні ієрархічні дані;

  • сукупні дані з кількох служб, представлені як одна модель підключення до бізнес-даних;

  • компоненти для повторного використання, настроювані веб-частини, настроювані дії робочого циклу та форми InfoPath із виділеним кодом;

  • настроювані частини зовнішніх даних для рішень Outlook;

  • застосунки Microsoft Silverlight і надбудови Office;

  • настроювані оповіщення з використанням інфраструктури обробки подій;

  • настроювані підключення або рішення, що використовують керований код.

На початок сторінки

Створення основи

Незалежно від того, яке рішення для роботи із зовнішніми даними ви вирішите створити, вам необхідно закласти потужну основу, що включає: вибір і настроювання потрібного програмного забезпечення, вибір і підготовку зовнішнього джерела даних, увімкнення служб і облікових записів SharePoint і створення зовнішнього типу вмісту.

Середовище SharePoint

Під час використання або створення рішення для роботи із зовнішніми даними існують відмінності між функціями та можливостями, про які слід знати залежно від того, яке з наведених нижче середовищ SharePoint ви маєте.

  • Локальна служба    Якщо ви створюєте рішення, у якому користувачів і ваше рішення – повністю локального (позаду брандмауера), а потім підтримуються всі можливості служб підключення до бізнес-даних.

  • Хмара    Якщо ви використовуєте служби SharePoint Online (план 2, E3 та E4) у службі Office 365, потім деякі функції, доступні. Наприклад, зовнішні списки, веб-частин бізнес-даних і інфраструктуру обробки подій, які підтримуються, але сторінки профілю, дій і сполучної лінії рамки не. Крім того, можна приєднуватися до цих джерел даних: веб-служби WCF, OData і SQL Server Azure.

  • Гібридного розгортання    Ваша організація вже можуть мати значні інвестиції в локальні дані джерел, таких як рядок із бізнес-програм і системи ERP. Але організації також може бути гібридне середовище SharePoint, у якому деякі працівників на локальному, деякі у хмарі. У гібридному середовищі можна також створити гібридного розгортання рішення зовнішніх даних, щоб користувачі у хмарі, можна отримати доступ до джерела даних на локальному. Наприклад, користувач може завершити звіту про витрати на відрядження за допомогою служби SharePoint Online, і за може бути негайно узгоджені з локального SAP системи. Можна підключитися до будь-які підтримувані локального джерела даних, але необхідно використовувати OData служб і широка розвитку і конфігурація може знадобитися.

Вибір потрібного програмного забезпечення

Функції служб підключення до бізнес-даних (ПБД) різняться залежно від різних випусків SharePoint. Скористайтеся наведеною нижче таблицею, щоб зробити правильний вибір.

Функція служб підключення до бізнес-даних

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (стандартна)

SharePoint Server 2013 (корпоративна)

SharePoint Online (SPO)
план 2
(E3, E4)

Примітки

Зовнішній список

Стовпець зовнішніх даних

Служби підключення до бізнес-даних

SPO підтримує лише з’єднувачі WCF і SQL Server Azure

Служба захищеного сховища

SPO підтримує лише облікові дані групи

Пошук зовнішніх даних

Сторінки профілю

Дії

Веб-частини бізнес-даних

Підтримка продуктів Office

Багатофункціональні клієнтські розширення *

ПБД рівня застосунку

Середовище підключення

Інфраструктура обробки подій

З’єднувач OData

Інтерфейси API OM ПБД

Гібридний (від SPO до локального)

Лише за допомогою з’єднувача OData

* Включає елементи керування форми для відображення зовнішніх даних і макети для відображення даних в області завдань та області форм Outlook. Доступно лише у випуску Microsoft Office Professional Plus 2013.

На початок сторінки

Правильне настроювання програмного забезпечення

Після інсталяції потрібного програмного забезпечення переконайтеся, що його настроєно правильно. Зокрема слід виконати перелічені нижче дії.

Підготування зовнішнього джерела даних.    Можливо, адміністратору доведеться створити обліковий запис і надати дозволи на доступ до джерела даних відповідним людям, щоб захистити ці дані від сторонніх. Крім того, адміністратор може створити певні таблиці, подання, запити тощо в зовнішній базі даних, щоб залишити лише потрібні результати й підвищити продуктивність.

Настроювання SharePoint services    Адміністратор повинен активувати служби підключення до бізнес-даних, служба захищеного сховища та служби Visio Services.

Настроювання служби захищеного сховища.    Адміністратор має визначити оптимальний режим доступу для зовнішнього джерела даних, створення цільового застосунку та набір облікових даних для цільового застосунку.

Настроювання служб підключення до бізнес-даних    Адміністратор має переконайтеся, що користувача, який створюється зовнішній тип вмісту має дозволів сховища метаданих підключення до даних бізнес-даних (BDC) і що відповідні користувачі мають доступ до зовнішнього типу вмісту, на яких базується зовнішнього списку.

Переконайтеся, що продукти Office готові до використання    Для синхронізації зовнішніх даних із продуктів Office, має містити ОС Windows 7 або пізнішої версії та таких програмних продуктів, SQL Server компактне 4.0, .NET Framework 4 та WCF даних Services 5.0 для OData V3 на кожному клієнтському комп'ютері (за необхідності ви автоматично запит на завантаження програмного забезпечення). Крім того, переконайтеся, що параметр інсталяції Office, увімкнуто Служб підключення до бізнес-даних (це за промовчанням). Цей параметр інсталюється на бізнес підключення до клієнтського середовища виконання служб, які виконує такі дії: кешування та Синхронізація із зовнішніми даними, карти бізнес-даних до зовнішніх типів вмісту, відображається за допомогою вибору зовнішнього елемента у продуктах Office і запускається настроюваних рішень всередині продуктів Office.

На початок сторінки

Раціональний вибір зовнішніх даних

Ви можете працювати з великою кількістю зовнішніх джерел даних, зокрема базами даних, системами керування підприємством (ERP), OData й додатковими з’єднувачами.

Бази даних    Організації та компанії всіх форм і розмірів, залежать від баз даних для його щоденного операцій. Бази даних містить різноманітні типи даних, зокрема текст, числа, зображень і документів а багатьох цілей, включаючи фінансові, виробництво, страхування і динамічна компанії веб-сайтів. Додавання типових підтримуваних баз даних: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 і будь-який бази даних, що відповідає стандартам інтерфейсом ODBC або баз даних OLE.

Системи ERP.    Системи ERP інтегрувати лінії з бізнес-даних і процесів через всієї організації і виконувати багато основні дії для будь-якого бізнес-включаючи:

Бізнес-функція

Бізнес-процес

Фінанси та бухгалтерський облік

Головна бухгалтерська книга, кредиторська та дебіторська заборгованість, керування грошовими коштами, основні засоби та бюджетування.

Відділ кадрів

Виплати, навчання, додаткові виплати, вихід на пенсію, найм і керування різноманіттям.

Керування зв'язками із замовниками (CRM)

Збут і маркетинг, комісії, сервіс, контактна інформація клієнта та підтримка інформаційно-довідкової служби.

Виробництво

Проектування, накладні, замовлення на виконання роботи, планування, керування робочим циклом, контроль якості та керування життєвим циклом продукту.

Ланцюжок постачання

Запаси, записування замовлень, придбання, планування, перевірка та обробка претензій.

Керування проектами

Визначення витрат, виставлення рахунків, час і витрати, одиниці продуктивності та керування операціями.

До типових підтримуваних систем ERP належать SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel і JD Edwards.

OData    Протокол даних (OData) містить відпочинок на основі стандартне для створення (повідомлення), читання (отримати), оновлення (поставити) і операцій Delete (видалити), що отримати доступ до веб-служби. Вважати OData веб-еквівалент ODBC та баз даних OLE. Дані буде повернуто або у форматі XML або JavaScript об'єкт нотації (JSON). Поширені OData джерела включають знайомі веб-сайтів (наприклад Amazon, E-bay, ринку Azure даних і Netflix), бази даних і навіть на інших сайтах SharePoint.

Додаткові сполучних ліній    Для інших джерел даних розробник може надати доступ до додаткових зовнішніх даних за:

  • середовища ADO.NET, що забезпечує доступ до будь-якого джерела даних постачальника ADO.NET;

  • платформи WCF і веб-служб, що забезпечують доступ до веб-служб і платформи Windows Communication Foundation (WCF);

  • складань .NET Connectivity, що забезпечують доступ до джерел даних, коли постачальник ADO.NET або веб-служба недоступна;

  • перетворення непідтримуваних власних типів даних на підтримувані типи даних .NET;

  • створення настроюваних рішень для джерел даних великого масштабу зі структурами даних, які часто змінюються та вимагають настроюваних зв’язків даних, методів передавання та інсталяції з’єднувача.

На початок сторінки

Продуктивність

Будь-яке бізнес-рішення має враховувати продуктивність, і зовнішні дані не виняток. На щастя, служби підключення до бізнес-даних розроблено таким чином, що кількість ускладнень і помилок, пов’язаних із продуктивністю, можна зменшити. Зазвичай операції видобування даних, довантаження, фільтрування та сортування розвантажуються в зовнішнє джерело даних для зменшення ресурсів пам’яті та ресурсів для обробки, потрібних для продуктів SharePoint.

Крім того, служби підключення до бізнес-даних мають вбудований кеш на серверних (кеш служб підключення до бізнес-даних) і клієнтських комп’ютерах (кеш клієнтського середовища виконання служб підключення до бізнес-даних) і можуть одразу не відображати останні значення із зовнішньої системи даних. Однак можна змінити інтервали оновлення відповідно до потреб ваших користувачів і створюваних рішень. Не всім користувачам потрібно одразу бачити оновлені дані, але якщо така потреба існує, вони можуть, наприклад, оновити зовнішній список або папку контактів Outlook.

Можливість роботи в автономному режимі на клієнтському комп’ютері також означає, що користувачі можуть виконувати великий обсяг роботи без підключення до зовнішніх даних, а після повернення в онлайновий режим дані правильно оновлюються й узгоджуються.

Загалом ці функції продуктивності допомагають прискорити процес відображення, оновлення та виконання операцій із зовнішніми даними на веб-сторінці SharePoint і у продукті Office.

На початок сторінки

Безпека передусім

Особливо важливо, щоб рішення для роботи із зовнішніми даними було безпечним, тому що дані часто дуже важливі для організації та їх не мають переглядати або змінювати невідповідні користувачі. Крім того, існує багато способів захисту даних, і вам потрібно, щоб рішення було одночасно простим і безпечним. На щастя, існують способи спрощення, головним чином завдяки використанню служби захищеного сховища.

У двох словах, для захисту зовнішніх даних потрібно відповісти на такі два основні запитання:

Хто ви?    Автентифікація. Це процес перевірки посвідчення за допомогою отримання облікових даних (імені користувача та пароля).

Які дії вам дозволено виконувати?    Авторизація. Це процес визначення завдань, які ви можете виконувати, і елементів даних, з якими ви можете працювати, за допомогою отримання списку дозволів, які вам надано.

Спочатку адміністратор допомагає визначити найкращий режим доступу до зовнішнього джерела даних. Зверніть увагу, що для бізнес-рішень дуже поширено використання автентифікації доступу до зовнішніх даних, для яких поточний користувач має інший обліковий запис. Однак процес входу з використанням різних облікових даних може бути складним і незручним. Служба захищеного сховища пропонує вихід – зберігання та зіставлення облікових даних. Завдяки цьому можна зручно використовувати зовнішнє джерело даних, виконавши вхід лише один раз.

Наприклад, якщо ви ввійшли на свій сайт SharePoint, використовуючи один набір облікових даних, але бажаєте отримати доступ до зовнішнього списку, що базується на застосунку Siebel, який використовує інший набір облікових даних, адміністратор може настроїти службу захищеного сховища, щоб два набори облікових даних автоматично зіставлялись і вам не потрібно було знову виконувати вхід.

Служба захищеного сховища також допомагає уникати відомої проблеми «подвійного стрибка», за якої для кожної автентифікації потрібно зробити «стрибок» між двома комп’ютерами, що може порушити їхню безпеку, якщо не вжити відповідних заходів.

Вирішення проблеми подвійного стрибка

Потім адміністратор створює кілька шарів безпеки на основі дозволів, що нагадує кілька ліній захисту навколо форту, щоб забезпечити належну авторизацію та надання доступу до:

  • даних у зовнішній базі даних або системі;

  • зовнішнього типу вмісту у сховищі метаданих підключення до бізнес-даних;

  • зовнішнього списку або стовпця зовнішніх даних.

Після цього адміністратор може додати ще один шар захисту за допомогою шифрування. Якщо ваше рішення для роботи із зовнішніми даними також використовує застосунки Office, адміністратор може захистити кеш клієнтського середовища виконання служб підключення до бізнес-даних за допомогою файлової системи із шифруванням Windows. Деякі зовнішні джерела даних також надають способи шифрування даних.

На початок сторінки

Установлення основи: зовнішні типи вмісту

Зовнішні типи вмісту лежать в основі будь-якого рішення для роботи із зовнішніми даними. Вони нагадують посередника між вами та зовнішнім джерелом даних. Типовий зовнішній тип вмісту – це впорядкований набір відомостей, який включає:

  • відомості про підключення до джерела даних, наприклад розміщення, ім’я та режими автентифікації;

  • визначення таблиці, полів, первинного та зовнішнього ключів, перевірок і типів даних (які також називаються метаданими);

  • операції з даними, які можна виконувати, наприклад створення, читання, оновлення, видалення та виконання запитів (ці операції також називаються CRUDQ);

  • інші відомості та поведінки, наприклад зіставлені типи даних Office або активація автономної синхронізації;

  • різні фільтри, які запитують дані та допомагають виділити результати, а також обмеження для покращення продуктивності;

  • поле ідентифікації та стовпці відображення для вибору зовнішнього вмісту, що використовується для отримання зовнішніх даних через інтерфейс користувача;

  • зв’язок на основі первинного та зовнішнього ключів між двома пов’язаними таблицями, наприклад «Замовлення» та «Клієнти».

Після того, як один користувач визначить зовнішній тип вмісту, іншим користувачам не потрібно буде виконувати складну роботу із зовнішніми даними. Крім того, усі ці відомості зберігаються у спеціальному файлі BDCM у форматі XML у сховищі метаданих підключення до бізнес-даних. Завдяки цьому полегшується процес зберігання, оновлення, захисту та повторного використання зовнішніх типів вмісту на різних сайтах. Наприклад, можна легко експортувати та імпортувати файл для його розгортання із середовища розробки в робоче середовище або надання до нього спільного доступу іншим колекціям сайтів.

До речі, цьому першому користувачу не обов’язково бути експертом із мови XML. Допомогти зі створенням зовнішнього типу вмісту можуть такі два засоби:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Визначення та оновлення зовнішнього типу вмісту таким чином, декларативних та публікація сховища метаданих підключення до бізнес-даних.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Якщо зовнішніх даних складний або не підтримується в SharePoint Designer 2013, можна створити XML моделі за допомогою редактора XML у програмі Visual Studio, (яка забезпечує Intellisense) або за допомогою Visual Studio зовнішнього вмісту типу конструктора для створення підключення до зібрання .NET, який містить настроювані інтеграції серверної логіки через .NET Framework.

На початок сторінки

Розміщення зовнішніх даних у продуктах SharePoint

Після створення надійної та безпечної основи для зовнішніх даних ви можете виконувати з ними описані нижче дії у продуктах SharePoint.

Читання та запиня даних у зовнішніх списках

Зовнішній список – це ключовий стандартний блок для рішень SharePoint на основі зовнішніх даних. Ви можете читати та записувати зовнішні дані знайомим вам способом за допомогою списку SharePoint. Зовнішній список виглядає та працює фактично так само, як і власний список, але в їхній поведінці існують деякі відмінності. Наприклад, ви можете створювати подання та використовувати обчислювані значення з формулами, але не можете вкладати файли або відстежувати версії.

Зовнішній список також можна створювати за допомогою програми SharePoint Designer 2013.

На початок сторінки

Додавання стовпців зовнішніх даних до списків і бібліотек

Ви можете поєднувати стовпці зовнішніх даних з іншими стовпцями у власному списку або бібліотеці. Оскільки стовпець зовнішніх даних додається до власного списку або бібліотеки, працюють усі пов’язані функції списку або бібліотеки, зокрема керування версіями, затвердження, узяття на редагування та повернення з редагування, а також вкладення файлів.

Скажімо, ви створили бібліотеку рисунків, що містить фотографії продуктів, які продає ваша організація. Ви можете додати стовпець зовнішніх даних до бібліотеки, яка отримує доступ до назви продукту, коду продукту та поточної ціни із зовнішньої бази даних. Оскільки, згідно правил і процесів вашої компанії, будь-які зміни до відомостей про продукти можна вносити лише через систему баз даних, під час створення зовнішнього типу вмісту слід указати, що зовнішні дані доступні лише для читання. Завдяки цьому більше працівників вашої організації зможуть легко переглядати відомості про всі типові продукти в одному поданні бібліотеки.

На початок сторінки

Створення рішень за допомогою веб-частин бізнес-даних

Веб-частини бізнес-даних створені для роботи з даними із зовнішнього списку. Їх можна групувати різними способами для створення робочої області або приладної дошки сайту. Наприклад, можна пов’язувати веб-частини списку й елемента, щоб після вибору елемента звіту про витрати у веб-частині списку (наприклад, витрати за четвер) відомості про елемент відображались у веб-частині елемента (скажімо, витрати на готель, транспорт і харчування).

У наведеній нижче таблиці стисло описано кожну веб-частину бізнес-даних.

Веб-частина

Опис

Список бізнес-даних

Відображає список елементів із зовнішнього списку.

Елемент бізнес-даних

Відображає один або кілька елементів із зовнішнього списку.

Дії з бізнес-даними

Відображає дію із зовнішнього списку.

Фільтр підключення до бізнес-даних

Фільтрує вміст підключеної веб-частини бізнес-даних за допомогою списку значень із зовнішнього списку.

Конструктор елементів бізнес-даних

Створює елемент бізнес-даних із параметрів у рядку запиту URL-адреси та надає його іншим веб-частинам бізнес-даних.

Пов’язаний список бізнес-даних

Відображає список дочірніх елементів, пов’язаних із батьківським елементом у зовнішньому списку.

На початок сторінки

Використання зовнішніх даних на сторінці профілю, під час виконання дії або пошуку

Сторінки профілю, дії та пошук – це тісно пов’язані функції.

Сторінки профілю

За промовчанням служби підключення до бізнес-даних автоматично створюють сторінку профілю на основі зовнішнього типу вмісту. Сторінка профілю – це веб-сторінка, що відображає відомості з одного рядка зовнішніх даних на основі поля ідентифікатора, наприклад усі окремі поля з відомостями про певного клієнта.

Сторінка профілю за промовчанням – це фактично веб-сторінка, що містить конструктор елементів бізнес-даних, зв’язаний із веб-частинами елемента бізнес-даних. Веб-частина конструктора елементів аналізує параметр рядка запиту URL-адреси сторінки профілю, наприклад http://contoso/Клієнт.aspx?CustID=345, і передає значення CustID веб-частині елемента даних, яка потім відображає всі відповідні поля з відомостями про клієнта.

Ви можете створити власну сторінку профілю для відображення користувацьких відомостей, або адміністратор може настроїти цю сторінку профілю для вас.

Дії

Ви навіть можете виконувати дію на основі сторінки профілю для певної мети. Наприклад, можна створити дію, що поєднує відомості про адресу клієнта з картами Bing, щоб переглянути розташування клієнта або отримати маршрут. Ви можете створити дію на основі параметра рядка запиту URL-адреси сторінки профілю або за допомогою настроюваного коду. Крім того, розробник може написати настроюваний код, який дасть вам змогу оновлювати відомості про працівників у серверній базі даних.

За промовчанням дія використовується після натискання команди дії «Переглянути профіль» у веб-частині дій із бізнес-даними або списку бізнес-даних. У разі використання стовпця зовнішніх даних дію також можна виконати з команди меню.

Пошук

Нарешті, адміністратор може ввімкнути функцію пошуку зовнішніх даних (якщо потрібно). Зовнішні дані можна переглядати та індексувати так само, як і внутрішні дані SharePoint, але з фільтруванням за ролями безпеки, щоб переконатися, що лише відповідні користувачі можуть вибирати та переглядати результати пошуку, які відображаються за допомогою сторінки профілю.

Інтегруючи пошук SharePoint із зовнішньою системою даних, користувачі можуть знаходити дані, які було б неможливо знайти іншим чином. Наприклад, якщо вам відома компанія, на яку працює клієнт, але ви забули його ім’я, можна виконати пошук за назвою компанії, щоб знайти сторінку профілю клієнта.

На початок сторінки

Використання зовнішніх даних у робочих циклах

Робочі цикли надають потужні засоби для моделювання й автоматизації бізнес-процесів на основі списку, бібліотеки або сайту SharePoint. Ці бізнес-процеси можуть бути настільки прості, як процес затвердження документа з одним затверджувачем, або настільки складні, як будь-який структурований бізнес-процес. Хоча пов’язати робочий цикл безпосередньо із зовнішнім списком неможливо, можна створити ось що.

Робочі цикли власного списку    Робочий цикл, пов'язаний із власного списку, читає або оновлення даних із зовнішнього списку за допомогою дії створити елемент списку, оновити елемент списку та видалення елементів списку. Наприклад, ви можете оновити зовнішнього списку елемент щоразу, коли змінюється власного елемента списку або бібліотеки. Можна використовувати інші дії із зовнішніми списками, наприклад на установити змінну робочого циклу для змінення зовнішнього списку поля. Можна також використовувати елемент зовнішнього списку як місце призначення для завдань процесу, але посилання для завдання не відображаються заголовок елемента зовнішнього списку.

Робочі цикли сайту.    Робочі цикли сайту не вимагають тригера подію, щоб почати і вручну роботи. Щоб запобігти несанкціонованому доступу, робочих циклів, отримати доступ до зовнішніх списків завжди запустіть облікового запису служби, навіть з режим автентифікації, який використовує уособлення.

Події    Розробник може створювати події, які викликають в зовнішньому джерелі даних, а користувачі можуть створювати оповіщення, які реагувати на події, наведені нижче. Наприклад, за допомогою робочого циклу SharePoint для надсилання повідомлення електронної пошти працівника під обліковим записом клієнта призначено для цього працівника в зовнішньому джерелі даних.

З міркувань підвищення продуктивності варто читати лише невелику кількість стовпців у зовнішньому списку або створювати, оновлювати чи видаляти в ньому невелику кількість елементів.

На початок сторінки

Розміщення зовнішніх даних у продуктах Office

Після розміщення даних у продуктах SharePoint ви можете виконувати з ними наведені нижче дії в різних продуктах Office.

Аналіз зовнішніх даних у програмі Excel

Ви можете експортувати дані із зовнішнього списку до програми Excel 2013 і синхронізувати їх. Наприклад, вам потрібно працювати із зовнішнім списком запасів продукції, щоб легко надавати до нього спільний доступ і оновлювати, проте час від часу необхідно також робити аналіз у програмі Excel 2013. Зовнішні дані, що експортуються до програми Excel 2013, визначаються поточним поданням зовнішнього списку, фільтрами, визначеними за зовнішнім типом вмісту та в зовнішньому списку, а також мовними параметрами для сайту SharePoint.

Під час експортування зовнішнього списку створюється таблиця Excel зі зв’язком даних із зовнішнім списком на основі файлу веб-запиту. Щоб переглядати останні зміни, внесені до списку SharePoint у таблиці Excel, можна оновлювати дані. Зверніть увагу, що не можна вносити зміни до джерела зовнішніх даних і що операція оновлення програми Excel перезаписує всі зміни, внесені в таблицю Excel.

На початок сторінки

Додавання зовнішніх даних до документів Word

Додаючи стовпці зовнішніх даних і шаблон Word з елементами керування вмістом до бібліотеки документів, можна також легко й ефективно вводити точні оновлені дані у структурований документ Microsoft Word 2013.

Скажімо, у вас є бібліотека документів, яка містить контракти клієнтів. Однак усі ваші відомості про клієнтів зберігаються в застосунку для бізнесу, такому як SAP. Ви можете відстежувати контракти клієнтів у бібліотеці документів таким чином, щоб пов’язані відомості про клієнтів постійно оновлювалися та не повторювалися. Ось як це можна зробити.

  • Спочатку додайте стовпці зовнішніх даних до бібліотеки, щоб пов’язати відповідні ім’я клієнта, назву компанії та номер телефону з кожним контрактом, який зберігається в бібліотеці «Контракт».

  • Потім створіть шаблон Word, який містить стандартний текст контракту клієнта й елементи керування вмістом для введення імені клієнта, назви компанії та номера телефону. Програма Word 2013 використовуватиме вибір зовнішнього елемента для введення або оновлення правильних відомостей, автоматично відображаючи й отримуючи правильні відомості про клієнтів.

  • Нарешті, щоразу під час створення контракту, введення даних про клієнтів і збереження контракту в бібліотеці значення даних про клієнтів передаються до відповідних стовпців зовнішніх даних.

На початок сторінки

Синхронізація зовнішніх даних у програмі Outlook

Якщо зовнішній список містить клієнтів, завдання, зустрічі або записи, його можна підключити до програми Outlook 2013. Після підключення можна переглядати, редагувати та друкувати дані, використовуючи знайомий інтерфейс користувача Outlook. Якщо це контактні дані, наприклад клієнти, їм навіть можна дзвонити, надсилати повідомлення електронної пошти та запрошення на наради.

Синхронізація даних двостороння або двонапрямлена. Зміни, внесені у програмі Outlook 2013, автоматично синхронізуються із зовнішнім джерелом даних. Зміни, внесені до зовнішнього джерела даних, синхронізуються з елементами у програмі Outlook 2013, хоча може бути потрібно виконати оновлення.

За промовчанням дані автоматично оновлюються кожні шість годин, але це значення можна змінити. Щоб переконатися, що із зовнішнього джерела даних відображаються поточні дані, клацніть правою кнопкою миші папку та виберіть пункт Синхронізація змін бази даних.

Під час створення зовнішнього типу вмісту виконайте наведені нижче дії.

  • Для отримання доступу в автономному режимі ввімкніть параметр підтримки Синхронізація в автономному режимі.

  • Установіть для поля Тип елемента Office одне з таких значень: «Контакт», «Зустріч», «Завдання» або «Допис».

  • Зіставте окремі поля в зовнішньому типі вмісту, наприклад «Ім’я клієнта», «Прізвище клієнта», «Адреса клієнта» та «Телефон клієнта», з їхніми відповідними полями «Тип елемента Outlook», наприклад «Ім’я», «Прізвище», «Робоча_адреса» та «Робочий_телефон» контакту.

Крім того, за допомогою певного написаного розробником коду можна створити рішення Outlook, яке:

  • відображає настроювані або внутрішні компоненти даних у настроюваних областях завдань для представлення зовнішніх даних користувачам;

  • включає настроювані команди на стрічці для виконання настроюваних дій;

  • створює настроюване визначення подання для відображення певних стовпців зовнішніх даних;

  • створює настроювані області форм для представлення зовнішніх даних.

На початок сторінки

Покращення доступу до зовнішніх даних за допомогою форм InfoPath

Існує ряд причин, з яких варто використовувати програму Microsoft InfoPath 2013 із зовнішніми даними.

Робота зі складними типами даних    Якщо ієрархічних поля зовнішніх даних, наприклад поле адреси, яка містить вулиці, місто і поштовий код як до групи досліджень наводяться, то ви не працюєте з цього поля у формі SharePoint для зовнішнього списку, і фактично він не навіть створюється. Проте, можна перетворити форми SharePoint для створення та оновлення полів за допомогою InfoPath 2013форми InfoPath.

Вбудовування елемента керування вибору зовнішнього елемента    Ви можете перетягувати вибору зовнішнього елемента керування на форми InfoPath, зв'язати його з зовнішнього списку як додаткове джерело даних та легко для користувача, щоб вибрати елемент на основі поля унікальні, як-от ім'я клієнта або ідентифікатор продукту.

Крім того, якщо встановлено зв’язки для зовнішніх типів вмісту, наприклад клієнти та замовлення, і форма InfoPath для зовнішнього списку містить зовнішній ключ, наприклад «Ідентифікатор клієнта», елемент керування вибору зовнішнього елемента буде автоматично додаватися до форми. Це дасть користувачам змогу легко знаходити потрібного клієнта під час роботи із замовленнями.

Створення кількох подань форми.    Іноді ви можете мати кілька подань зовнішніх даних, особливо якщо існує багато поля та зовнішнього списку або форми SharePoint не ефективних форм. Кілька подань, також пояснюється, як створити – один раз сценарії, де зовнішньої системи не дає можливості оновлення поля після її створення. У таких випадках можна створити два подання, одну операцію створення та інші операції оновлення.

Додавання правил або виділеного коду до форм    Ви можете додати декларативних правил або виділеного коду форми виконувати додаткові бізнес-логіки, зокрема перевірки а також обчислення. Наприклад, можна встановити код країни або регіону допустимий за допомогою правила, або поштовий індекс США допустимий за допомогою веб-служби.

На початок сторінки

Додавання зовнішніх даних до опублікованих схем Visio

За допомогою програми Microsoft Visio 2013 ви можете зв’язувати дані із зовнішнього списку зі схемою та її фігурами. Після цього можна опублікувати схему в бібліотеці документів SharePoint як інтерактивне веб-креслення, щоб користувачі могли переглядати схему та зв’язані зовнішні дані. Існує три способи зв’язування рядків даних із фігурами у кресленні. Ви можете зв’язувати рядки з наявними фігурами по черзі, автоматично зв’язувати рядки з фігурами або створювати фігури з даних.

На початок сторінки

Імпортування та оновлення зовнішніх даних у програмі Access

Програма Microsoft Access 2013 – це місце для роботи з усіма типами даних, зокрема зовнішніми. Ви можете імпортувати зовнішній список до бази даних Access на клієнтському комп’ютері та періодично оновлювати дані. Дані доступні лише для читання.

Нижче наведено основні кроки.

  1. Експортуйте зовнішній тип вмісту із програми SharePoint Designer 2013 або безпосередньо зі сховища метаданих підключення до бізнес-даних як файл BDCM.

  2. У програмі Access 2013 створіть зв’язок із даними веб-служби за допомогою файлу BDCM.

  3. У програмі Access 2013 створіть зв’язану таблицю на основі зв’язку з даними веб-служби.

Зверніть увагу, що в цьому випадку кеш клієнтського середовища виконання служб підключення до бізнес-даних не використовується для синхронізації із зовнішнім списком під час оновлення даних.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×