Загальні відомості про звіти

Під час роботи з базою даних ви зазвичай користуєтеся звітами для перегляду, форматування та підсумування даних. Наприклад, ви створюєте звіт у вигляді списку, у якому будуть представлені номери телефонів усіх ваших контактів, або зведений звіт, у якому підсумовуються дані збуту в різних регіонах і за різні часові проміжки.

У цій статті наведено огляд звітів у програмі Microsoft Access 2010, а також відомості про нові та вилучені функції звітів. У ній також пояснюється, як створювати, переглядати й друкувати звіти та як сортувати, групувати й підсумовувати дані.

Створювати змістовні звіти набагато простіше, коли база даних має добре спроектовану структуру таблиці та правильно визначені зв’язки. Основні відомості про планування та розробку бази даних див. в статті Основи розробки баз даних.

У цій статті

Огляд

Нові можливості

Створення нового звіту

Групування, сортування та підсумовування

Виділення значень за допомогою умовного форматування

Створення професійного вигляду за допомогою тем

Додавання зображень

Попередній перегляд і друк звіту

Огляд

Звіт – це об’єкт бази даних, який використовується для відображення та підсумування даних. Звіти використовуються для розповсюдження або архівації знімків даних через друк, перетворення на файли формату PDF або XPS чи експортування в інші формати файлів.

Звіт про працівників у режимі попереднього перегляду

Звіт може містити докладну інформацію про певний запис, зведені дані з багатьох записів або одне та друге разом. Звіти програми Access також можна використовувати для створення поштових етикеток та інших цілей.

Можна створювати вільні звіти, які не містять даних. Однак для цілей цієї статті ми використовуватимемо звіт, пов’язаний із джерелом даних, наприклад із таблицею або запитом.

Звіти клієнтської програми та веб-звіти

У програмі Access 2010 з’явилася можливість створення "веб-бази даних". Для цього базу даних Access публікують на сервері SharePoint, на якому розгорнуто служби Access Services. Звіти програми Access із веб-бази даних відображаються у браузері за допомогою служб звітування SQL Server. У наслідок цього у звітах, які переглядаються у браузері, доступні не всі функціональні можливості. Однак, якщо можливість переглядати звіти у браузері для вас не принципова, ви можете працювати з ними та користуватися всіма пов’язаними функціями в конструкторі звітів програми Access.

Частини звіту

Звіт програми Access складається з кількох розділів. Щоб побачити ці розділи у клієнтській базі даних, звіт потрібно відкрити в режимі конструктора. У режимі конструктора ці розділи не настільки очевидні, однак вони є та їх можна вибирати в розкривному списку на вкладці Формат у групі Виділення. Щоб звіт приносив користь, ви повинні розуміти, як працює кожен його розділ. Наприклад, розділ, у якому розміщується обчислюваний елемент керування, визначає, як у програмі Access обчислюються результати. У наведеному нижче списку описуються типи розділів і їхні призначення.

  • Верхній колонтитул звіту    Цей розділ друкується лише один раз на початку звіту. Зазвичай використовується для даних, які відображаються на титульній сторінці, таких як емблема, заголовок або дата. Якщо у верхньому колонтитулі звіту розташувати обчислюваний елемент керування, у якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для всього звіту. Верхній колонтитул звіту друкується перед верхнім колонтитулом сторінки.

  • Верхній колонтитул сторінки    Цей розділ друкується у верхній частині кожної сторінки. Наприклад, він використовується, щоб повторювати заголовок звіту на кожній сторінці.

  • Верхній колонтитул групи    Цей розділ друкується на початку кожної нової групи записів. Він використовується для друку назви групи. Наприклад, у звіті, згрупованому за товарами, верхній колонтитул групи використовується для відображення назви товару. Якщо у верхньому колонтитулі групи розмістити обчислюваний елемент керування, у якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для поточної групи. Залежно від кількості рівнів групування звіт може містити кілька розділів із верхнім колонтитулом групи. Докладні відомості про створення верхніх і нижніх колонтитулів групи див. в розділі Групування, сортування та підсумовування.

  • Подробиці    Цей розділ друкується по одному разу для кожного рядка джерела записів. У ньому містяться елементи керування, які становлять основний вміст звіту.

  • Нижній колонтитул групи    Цей розділ друкується в кінці кожної групи записів. Нижній колонтитул групи використовується для відображення зведених даних для групи. Залежно від кількості рівнів групування звіт може містити кілька розділів із нижнім колонтитулом групи.

  • Нижній колонтитул сторінки    Цей розділ друкується наприкінці кожної сторінки й містить пов’язані з нею дані або номери сторінок.

  • Нижній колонтитул звіту    Цей розділ друкується лише один раз наприкінці звіту й містить підсумки або іншу підсумкову інформацію для нього в цілому.

Примітка :  У режимі конструктора нижній колонтитул звіту розташовується під нижнім колонтитулом сторінки. Але під час друку або попереднього перегляду нижній колонтитул звіту розташовуватиметься над нижнім колонтитулом сторінки, відразу після нижнього колонтитула останньої групи або після рядка з подробицями на останній сторінці.

На початок документа

Що нового

Процес створення звіту у версії Access 2010 дуже схожий на процес створення звіту у версії Access 2007. Утім, у версії Access 2010 є кілька нових функцій, пов’язаних із таблицями:

  • Спільна колекція зображень    У програмі Access 2010 до бази даних можна додавати зображення, які відтак можна використовувати в кількох об’єктах. Оновлення одного зображення призведе до його оновлення в усіх об’єктах бази даних, у яких він використовується.

  • Теми Office    У програмі Access 2010 за допомогою стандартних тем Microsoft Office можна застосовувати професійно створені набори шрифтів і кольорів одразу до всіх звітів і форм Access.

  • Потужніше умовне форматування    Програма Access 2010 містить потужніші знаряддя для виділення даних у звіті. Для кожного елемента керування або групи таких елементів можна додавати до 50 правил умовного форматування, а у звітах клієнтської програми – гістограми для порівняння даних усіх записів.

  • Гнучкіші макети    Для створення звіту у програмі Access 2010 за замовчуванням використовується спосіб, коли елементи керування розміщуються в макетах. Ці сітки дають змогу швидко вирівнювати елементи керування та змінювати їхній розмір, і використовуються в усіх звітах, які переглядаються в браузері. Макети й раніше використовувались у програмі Access, але у версії 2010 змінено спосіб їх використання для переміщення, вирівнювання та змінення розміру елементів керування. Щоб отримати докладніші відомості, перегляньте відео Загальні відомості про макети форм і звітів.

На початок документа

Створення нового звіту

Крок 1. Вибір джерела записів

У ролі джерела записів може виступати таблиця або іменований чи вбудований запит. Джерело записів має містити всі рядки та стовпці, дані з яких необхідно додати до звіту.

Докладні відомості про створення таблиць і запитів читайте в статтях Загальні відомості про таблиці й Основні відомості про запити.

Додаткові відомості про створення й вибір джерел записів див. в статті Призначення джерела записів для звіту.

Крок 2. Вибір засобу для створення звітів

Засоби для створення звітів розміщені на вкладці Створити у групі Звіти. У наведеній нижче таблиці стисло описано кожний із цих засобів.

Веб-сумісні звіти

Звіти, створені за допомогою цього засобу, сумісні з функцією публікування у службах Access Services і відображатимуться у браузері. Веб-сумісні об’єкти позначені піктограмою глобуса.

Зображення кнопки

Засіб

Опис

Зображення кнопки

Звіт

Створює простий табличний звіт, який містить усі поля вибраного в області переходів джерела записів.

Зображення кнопки

Порожній звіт

Відкриває пустий звіт у режимі розмічування та відкриває область завдань "Список полів". Під час перетягування полів зі списку завдань до звіту створюється запит джерела записів.

Докладні відомості про функцію публікації в службах Access Services див. в статті Створення бази даних Access для спільного використання в Інтернеті.

Звіти клієнтської програми

Звіти, створені за допомогою цих засобів, не можна публікувати у службах Access Services. Якщо додати такий звіт до веб-бази даних, базу даних усе одно можна буде опублікувати, однак звіти клієнтської програми не відображатимуться у браузері. Ці звіти можна використовувати лише у програмі Access.

Зображення кнопки

Засіб

Опис

Малюнок на кнопці

Звіт

Створює простий табличний звіт, який містить усі поля вибраного в області переходів джерела записів.

Зображення кнопки

Конструктор звітів

Відкриває пустий звіт у режимі конструктора. До цього звіту можна додавати лише потрібні поля й елементи керування.

Малюнок на кнопці

Порожній звіт

Відкриває пустий звіт у режимі розмічування та відкриває область завдань "Список полів". Під час перетягування полів зі списку завдань до звіту створюється вбудований запит, який зберігається у властивості "Джерело записів" звіту.

Зображення кнопки

Майстер звітів

Запускає покроковий майстер, у якому можна вказати поля, рівні групування/сортування та параметри макета. На основі вказаних у майстрі параметрів створюється звіт.

Зображення кнопки

Етикетки

Запускає майстер, у якому можна вибирати стандартний або настроюваний розмір етикеток, а також указувати, які поля потрібно відображати та як їх слід сортувати. На основі вказаних у майстрі параметрів створюється етикетка.


Крок 3. Створення звіту

  1. Натисніть кнопку потрібного звіту. Якщо запуститься майстер, виконайте його вказівки та на останній сторінці натисніть кнопку Готово.

    Відобразиться звіт у режимі розмічування.

  2. Відформатуйте звіт так, як вам потрібно:

    • Змініть розмір полів і етикеток, перетягуючи їхні краї.

    • Перетягніть поле (і, за наявності, його підпис) в інше місце.

    • Клацніть правою кнопкою миші поле та виберіть у контекстному меню відповідну команду, щоб розділити або об’єднати клітинки, видалити або вибрати поля чи виконати інше форматування.

      Крім цього, за допомогою описаних у наступних розділах функцій звіт можна зробити ще привабливішим і читабельнішим.

На початок документа

Групування, сортування та підсумовування

Найшвидший спосіб додати до звіту групування, сортування або підсумовування – це клацнути правою кнопкою миші потрібне поле та вибрати в контекстному меню відповідну команду.

Групування, сортування та підсумовування також можна додавати за допомогою панелі "Групування, сортування й підсумок", коли звіт відкрито в режимі розмічування або конструктора:

  1. Щоб відкрити цю панель, перейдіть на вкладку Конструктор і у групі Групування та підсумки натисніть кнопку Групування та сортування.

  2. Натисніть кнопку Додати групу або Додати сортування, а потім укажіть поле, за яким потрібно виконати групування або сортування.

  3. Щоб указати додаткові параметри та додати підсумки, у рядку групування або сортування натисніть кнопку Розгорнути.

Докладніші відомості про групування, сортування та підсумовування див. в статті Створення згрупованого або загального звіту.

На початок документа

Виділення значень за допомогою умовного форматування

Програма Access 2010 містить потужніші знаряддя для виділення даних у звіті. Для кожного елемента керування або групи таких елементів можна додавати до 50 правил умовного форматування, а у звітах клієнтської програми – гістограми для порівняння даних усіх записів.

Додавання умовного форматування

  1. Відкрийте звіт у режимі розмічування, клацнувши звіт правою кнопкою миші в області переходів і вибравши пункт Режим розмічування.

  2. Виділіть усі елементи керування, до яких потрібно застосувати умовне форматування. Щоб вибрати кілька елементів керування, виділяйте потрібні елементи, утримуючи натиснутою клавішу Shift або Ctrl.

  3. На вкладці Формат у групі Форматування елементів керування натисніть кнопку Умовне форматування.

    Відкриється діалогове вікно Диспетчер правил умовного форматування.

  4. У діалоговому вікні Диспетчер правил умовного форматування натисніть кнопку Створити правило.

  5. У діалоговому вікні Нове правило форматування в області Виберіть тип правила виберіть потрібне значення.

    • Щоб створити правило, яке обчислюватиметься для кожного запису окремо, виберіть значення Перевірити значення в поточному записі або використати вирази.

    • Щоб створити правило, яке порівнюватиме записи між собою за допомогою гістограм, виберіть значення Порівняти з іншими записами.

Примітка : У веб-базах даних значення Порівняти з іншими записами недоступне.


  1. В області Змініть опис правила вкажіть правило, яке визначатиме, коли слід застосовувати форматування, а також форматування, яке слід застосовувати, коли виконується умова правила.

  2. Натисніть кнопку ОК, щоб повернутися до діалогового вікна Диспетчер правил умовного форматування.

  3. Щоб для елемента керування або набору елементів керування створити додаткове правило, повторіть цю процедуру, починаючи із кроку 4. В іншому разі натисніть кнопку ОК, щоб закрити це діалогове вікно.

Щоб отримати докладні відомості про додавання умовного форматування у звіті, перегляньте відео Використання умовного форматування у звітах.

На початок документа

Створення професійного вигляду за допомогою тем

До бази даних Access тепер можна застосовувати теми Office 2010. Це дає змогу використовувати той самий стиль у всіх документах Office.

Увага! : Застосування теми, шрифту або кольору Office впливає на всі форми та звіти в базі даних (а не лише на ті, з якими ви зараз працюєте).

  1. Відкрийте звіт у режимі розмічування, клацнувши звіт правою кнопкою миші в області переходів і вибравши пункт Режим розмічування.

  2. На вкладці Конструктор у групі Теми виберіть тему, шрифт або колір:

    Початок роботи

    • У колекції Теми виберіть один із наборів попередньо створених кольорів і шрифтів.

    • У колекціях Кольори та Шрифти кольори та шрифти можна вибирати окремо.


Щоб отримати докладні відомості про використання тем Office, перегляньте відео Надання формам і звітам Access більш узгодженого та привабливого вигляду за допомогою тем Office.

На початок документа

Додавання зображень

У програмі Access зображення завжди пов’язувалися з окремими елементами керування зображеннями у формах або звітах. Щоб змінити зображення, яке зазвичай використовувалося в кількох формах або звітах, потрібно було вручну змінювати кожен елемент керування. У програмі Access 2010 рисунок додається до бази даних один раз, а потім його можна використовувати в кількох об’єктах. Оновлення одного рисунка призведе до його оновлення в усіх об’єктах бази даних, у яких він використовується. Ця функція надзвичайно корисна, коли потрібно змінити щось на кшталт емблеми компанії або зображень тла, які використовуються в усій базі даних.

Додавання зображення

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, до якого потрібно додати зображення, і виберіть пункт Режим розмічування.

  2. Клацніть місце у звіті, куди слід вставити зображення.

  3. На вкладці Конструктор у групі Елементи керування натисніть кнопку Вставити зображення.

  4. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Використання наявного зображення    Якщо в колекції є потрібне зображення, клацніть його, щоб додати до звіту.

    • Передавання нового зображення    У нижній частині колекції клацніть Огляд. У діалоговому вікні Вставлення зображення перейдіть до потрібного зображення та виберіть Відкрити.

      Виділений рисунок додасться до звіту.

Додавання зображення тла

Примітка :  Фонові зображення не можна додати до веб-сумісних звітів.

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, до якого потрібно додати зображення тла, і виберіть пункт Режим розмічування.

  2. На вкладці Конструктор у групі Тло натисніть кнопку Рисунок тла.

  3. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Використання наявного зображення    Якщо в колекції є потрібне зображення, клацніть його, щоб додати до звіту.

    • Передавання нового зображення    У нижній частині колекції клацніть Огляд. У діалоговому вікні Вставлення зображення перейдіть до потрібного зображення та виберіть Відкрити.

      Виділений рисунок додасться до звіту.

На початок документа

Попередній перегляд і друк звіту

Попередній перегляд звіту

  1. Відкрийте звіт, який потрібно переглянути або просто виділіть його в області переходів.

  2. На вкладці Файл перейдіть до вкладки Друк і натисніть кнопку Попередній перегляд.

    За допомогою команд на вкладці Попередній перегляд можна виконати такі дії:

    • надрукувати звіт;

    • змінити розмір сторінки або макет;

    • збільшити або зменшити масштаб зображення або одночасно переглянути кілька сторінок;

    • оновити дані у звіті;

    • експортувати звіт до файлу іншого формату.

  3. Щоб повернутися до робочої області бази даних, на вкладці Попередній перегляд у групі Закрити натисніть кнопку Закрити вікно.

Друк звіту

Звіт можна надрукувати, працюючи з ним у режимі попереднього перегляду. Однак, його також можна надрукувати, не активуючи цей режим.

  1. Відкрийте звіт, який потрібно переглянути або просто виділіть його в області переходів.

  2. На вкладці Файл перейдіть до вкладки Друк.

    • Щоб надіслати звіт безпосередньо на принтер за промовчанням, не змінюючи параметри друку, натисніть кнопку Швидкий друк.

    • Щоб відкрити діалогове вікно, у якому можна вибрати принтер, указати кількість копій тощо, натисніть кнопку Друк.

На початок документа

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×