Експорт контактів до адресної книги Outlook

Як Access, так і Outlook — чудові програми для керування особистими й діловими контактами. Тому часто може виникати потреба в перенесенні даних контактів з Access до Outlook. Проте у програмі Access 2007 не передбачено можливості прямого експорту даних до формату файлу Outlook, а в Outlook 2007 не можна безпосередньо імпортувати таблицю з бази даних Access 2007. На щастя, таблицю або запит Access можна легко експортувати до текстового файлу, а цей файл імпортувати до Outlook 2007.

Докладні відомості про зворотну процедуру (імпорт контактів з Outlook до Access) можна знайти у статті Імпорт контактів з адресної книги Outlook.

Крок 1. Експорт даних контактів Access як текстового файлу

  1. В області переходів Access клацніть правою кнопкою миші таблицю або запит із даними контактів, які потрібно експортувати, виберіть пункт Експорт, а потім — пункт Текстовий файл.

  2. У діалоговому вікні Експорт - Текстовий файл занотуйте ім'я файлу та розташування, які запропонує програма Access. Можна натиснути кнопку ОК і прийняти пропоновані значення або натиснути кнопку Огляд і вибрати інше розташування, після чого натиснути кнопку ОК. Прапорці в розділі Виберіть параметри експорту не потрібно встановлювати.

  3. У діалоговому вікні Майстер експорту текстових файлів переконайтеся, що вибрано варіант З роздільником, а потім натисніть кнопку Далі.

  4. На наступній сторінці майстра виберіть роздільник Табуляція та встановіть прапорець Включити імена полів до першого рядка.

  5. На наступній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

  6. Натисніть кнопку Закрити, не зберігаючи настройки експорту, а потім закрийте програму Access.

На наступному етапі текстовий файл буде імпортовано до Outlook. Але перед цим доцільно визначити, до якої папку Outlook має бути імпортовано контакти. Якщо контакти потрібно імпортувати до нової папки Outlook, цю папку слід заздалегідь створити.

Крок 2. Імпорт текстового файлу до Outlook

  1. У програмі «Outlook 2007» виберіть у меню Файл команду Імпорт і експорт.

  2. У діалоговому вікні Майстер імпорту й експорту виберіть пункт Імпорт з іншої програми або файлу, a потім натисніть кнопку Далі.

  3. Виберіть пункт Текстовий, роздільники табуляції (Windows), а потім натисніть кнопку Далі.

  4. У діалоговому вікні Імпорт файлу натисніть кнопку Огляд, знайдіть TXT-файл, створений на попередньому кроці, і двічі клацніть його.

  5. Якщо папка призначення в Outlook уже містить контакти, може статися, що деякі з імпортованих контактів будуть дублікатами контактів, уже наявних в Outlook. У розділі Параметри, виберіть, як слід чинити з такими дублікатами.

    • Якщо, на вашу думку, контакти, які буде імпортовано, докладніші або новіші за контакти в папці Outlook, виберіть варіант замінювати дублікати під час імпортування.

    • Якщо ви не знаєте напевно, які контакти більш докладні або нові, і бажаєте імпортувати всі контакти в текстовому файлу незалежно від того, чи є вони дублікатами, виберіть варіант дозволити створення дублікатів. Після імпорту контакти можна буде переглянути в Outlook і видалити зайві.

    • Якщо контакти в Outlook докладніші та новіші за контакти, які буде імпортовано, виберіть варіант не імпортувати дублікати.

  6. Натисніть кнопку Далі.

  7. У списку папок клацніть папку контактів, в якій має бути збережено імпортовані контакти, і натисніть кнопку Далі.

  8. Щоб перевірити або змінити порядок збереження даних контактів у папці Outlook, натисніть кнопку Відповідність полів. Цей крок необов'язковий, але до нього рекомендовано звертатися, якщо потрібно забезпечити розміщення імпортованих даних у належних полях Outlook.

    Примітка : Якщо кнопка Відповідність полів. недоступна, у розділі Буде виконано такі дії встановіть прапорець біля операції імпорту.

    Додатково про встановлення відповідності полів

    1. У діалоговому вікні Відповідність полів. перевірте стандартне зіставлення полів у списку До праворуч.

      Примітка : Щоб у списку До відобразилися додаткові поля, клацніть знак «плюс» (+) біля поля. Наприклад, щоб відобразити поля Ім'я та Прізвище клацніть знак «плюс» (+) біля поля Повне ім'я.

    2. Якщо поля зіставлено правильно, натисніть кнопку Скасувати, щоб повернутися до майстра імпорту файлу. В іншому разі змініть зіставлення, для чого виконайте такі дії.

      • Щоб зіставити поле в текстовому файлі з полем у папці призначення Outlook, перетягніть його зі списку ліворуч (З) до відповідного поля у списку праворуч (До).

      • Щоб скасувати зіставлення поля, перетягніть його зі списку праворуч (До) до списку ліворуч (З).

      • Щоб скасувати всі дії зіставлення полів, натисніть кнопку Очистити.

      • Щоб відновити вихідні настройки зіставлення, натисніть кнопку За промовчанням.

        Щоб у списку З відобразилися додаткові записи, натисніть кнопку Назад або Далі.

    3. Завершивши зіставлення полів, натисніть кнопку ОК.

      Примітка : Якщо в імпортованому текстовому файлі перший рядок не містить імен полів, перший рядок даних інтерпретується як рядок імен полів, і його не буде імпортовано разом з іншими даними. Щоб забезпечити імпортування всіх даних текстового файлу, під час експорту з Access увімкніть настройку включення імен полів до першого рядка файлу.

  9. Натисніть кнопку Готово.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×