Експорт даних Access у документ Word

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Щоб експортувати дані з бази даних Microsoft Access 2010Microsoft Word 2010 документ, за допомогою майстра експорту в Access 2010. У цій статті описано операції експортування, пояснюється, як за допомогою майстра експорту і показано, як можна повторно використовувати до експорту настройок, зберігаючи її.

У цій статті

Огляд

Експорт даних Access у програмі Word

Відображення значень доступ під час експорту до програми Word

Огляд

Що відбувається з даними під час експортування

Під час використання майстра експорту Access, щоб експортувати дані з бази даних Access до Word 2010 документа, Access створить копію даних у програмі Microsoft Word формат RTF файлу (типу). Проте, експортування лише копіювання видимі поля та записи, доступ до таблиць, запитів і форм та виберіть відображаються в таблиці в документ Word. За наявності прихованих полів і записів за допомогою застосування фільтрів, майстер експорту не експорт даних. Під час експорту звіту, дані та його макет буде скопійовано до тісно схожі на вихідному форматі звіту.

Примітка : Як документ Word, використовуючи команду " Зберегти як " у програмі Access не можна зберегти на доступ до бази даних або таблиці.

Дані, які можна експортувати

Можна експортувати дані з на доступ до таблиці, запиту, форми або звіту. Можна також експортувати вибраних записів у поданні. Під час експортування форми або таблиці, яка містить підформи та підтаблиці, експортується лише на головній формі або даних у табличному поданні. Потрібно повторити операцію експортування для кожної підформи та підтаблиці, яку потрібно переглянути у програмі Word. І навпаки, під час експорту звіту, підформи та підзвіти, які містяться у звіті експортуються, разом з основного звіту. Не можна експортувати макроси та модулі.

Експорт даних у наявний документ Word

Під час першого експортування даних Access за допомогою майстра експорту дані експортуються в новий документ Word. Щоб перемістити дані в наявний документ Word, їх слід виділити та скопіювати, а потім вставити в наявний документ.

На початок сторінки

Експорт даних Access у програму Word

  1. Відкрийте вихідну базу даних.

  2. В області переходів виберіть об’єкт, що містить дані, які слід експортувати.

    Можна експортувати таблицю, запит, форму або звіт.

  3. Перегляньте вихідні дані та переконайтеся, що в них немає індикаторів помилок (зелені трикутники) або значень помилок, наприклад #Num.

    Увага! : Будь-які недозволені значення помилок у джерелі даних, буде замінено на null-значенням у документі Word.

  4. Якщо з об’єкта потрібно експортувати лише частину даних, виберіть лише ті записи, які потрібно експортувати.

  5. На вкладці Зовнішні дані у групі Експорт натисніть кнопку Додатково та виберіть пункт Word.

    Примітка : Команди у групі Експорт доступні, коли відкрито базу даних і вибрано об’єкт.

  6. У майстрі експорту вкажіть ім’я кінцевого файлу.

  7. Майстер завжди експортує форматовані дані. Якщо ви хочете переглянути документ Word після завершення експортування, установіть прапорець Відкрити кінцевий файл після завершення операції експортування.

  8. Якщо до початку експортування ви вибрали потрібні записи, можна встановити прапорець Експортувати лише вибрані записи. Однак, щоб експортувати всі записи в поданні, цей прапорець потрібно зняти.

    Примітка : Якщо ви не вибрали жодний запис, цей прапорець відображатиметься як недоступний (сірий).

  9. Натисніть кнопку ОК.

  10. Якщо кінцевий файл уже існує, буде запропоновано його замінити (для цього потрібно натиснути кнопку Так). Натисніть кнопку Ні, змініть ім’я кінцевого файлу, і знову натисніть кнопку ОК.

Програма Access експортує дані та відкриє кінцевий документ у програмі Word, залежно від параметрів, указаних у майстрі експорту. На останній сторінці майстра експорту у програмі Access також відобразиться стан операції. Щоб зберегти параметри експорту для подальшого використання, виконайте наступні кроки.

Збереження та використання настройок експорту до програми Outlook

Примітка : Ви повинні мати Microsoft Outlook 2010 інсталювати програму, щоб створити завдання для повторюваних параметри експорту.

Його можна використовувати, щоб створити завдання в Outlook 2010 , якщо потрібно виконати операцію експортування проміжки часу звичайна або повторювані. Однак, якщо не потрібно створювати завдання, Access ще збереження специфікації.

  1. На останній сторінці майстра експорту встановіть прапорець Зберегти етапи експортування.

    Відобразиться набір додаткових елементів керування.

  2. У полі Зберегти як укажіть ім’я специфікації експорту (також можна залишити запропоноване ім’я).

  3. За потреби в полі Опис введіть опис.

  4. Якщо операцію експортування потрібно виконувати через визначені проміжки часу (наприклад, щотижня або щомісяця), установіть прапорець Створити завдання Outlook. Унаслідок цього буде створено завдання Outlook, за допомогою якого в майбутньому можна повторно виконувати таку саму операцію експортування.

  5. Натисніть кнопку Зберегти дані експортування.

Якщо програму Outlook не інстальовано, після натискання кнопки Зберегти дані експортування у програмі Access відобразиться повідомлення про помилку.

Примітка : Якщо програму Outlook не настроєно належним чином, відкриється майстер запуску програми Microsoft Outlook 2010. Щоб настроїти програму Outlook, виконайте вказівки майстра.

Створення завдання Outlook

Щоб створити завдання Outlook, виберіть у діалоговому вікні експорт ім'я - завдання у програмі Outlook.

  1. Перегляньте та змініть параметри завдання, наприклад на Дата початку , дата завершення та нагадування.

    Щоб створити повторюване завдання експортування, натисніть кнопку Повторення.

  2. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Запуск збереженого завдання

  1. В області переходів програми Outlook натисніть кнопку Завдання та двічі клацніть завдання, яке слід виконати.

  2. На вкладці Завдання у групі Microsoft Access натисніть кнопку Експортувати.

  3. У діалоговому вікні Експортування даних із застосунку Microsoft Access натисніть кнопку ОК.

  4. Закрийте діалогове вікно завдання експорту.

На початок сторінки

Відображення експортованих значень програми Access у програмі Word

Якщо операція експортування виконалася не так, як ви очікували, наведена нижче таблиця допоможе з’ясувати, як програма Access експортує різні значення у програму Word.

Елемент програми Access

Результати експортування у програмі Word

Імена полів

Імена полів для даних, експортованих із таблиць, форм і запитів, відображаються в першому рядку таблиці в документі Word. Якщо експортується звіт, розміщення імен полів у документі Word залежить від макета звіту.

Багатозначні поля

Поле з кількома значеннями експортується в один стовпець у документі Word. Значення розділяються комами (,).

Зображення, об’єкти та вкладення

Графічні елементи – емблеми, дані в полях об’єктів OLE та вкладення, які входять до складу до джерела даних, – не експортуються.

Графіки

Об’єкти програми Microsoft Graph не експортуються.

Вирази

Експортуються лише результати виразів. Самі вирази не експортуються.

Підформи та підтаблиці

Експортується лише головна форма або таблиця. Кожну підформу та підтаблицю потрібно експортувати окремо. Проте, коли ви експортуєте звіт, дані та макет копіюються для якнайточнішого відображення формату звіту Access.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×