Експорт даних Access до документа Word

Експорт даних Access до документа Word

Дані з бази даних Access до документа Microsoft Word можна експортувати за допомогою майстра "Експорт – RTF-файл". У цій статті пояснюється, як використовувати цей майстер і як зберегти параметри експорту у вигляді специфікації (для повторного використання).

У цій статті

Основні відомості про експорт даних до Word

Експорт даних до Word

Відомості про експорт об’єктів з Access до Word

Додаткова інформація

Основні відомості про експорт даних до Word

До Microsoft Word можна експортувати таблиці, запити, форми або звіти. Коли ви експортуєте об’єкт за допомогою майстра "Експорт – RTF-файл", Access створює файл Microsoft Word із копією даних об’єкта у форматі RTF. Видимі поля та записи таблиць, запитів і форм у документі Word відображаються у вигляді таблиці. Коли ви експортуєте звіт, майстер експортує дані та макет звіту, завдяки чому документ Word максимально нагадує звіт.

  • Запуск операції в Access.    Щоб експортувати дані з Access до Word, відкрийте Access. У Word немає засобів імпорту даних із бази даних Access. Ви також не можете зберегти базу даних або таблицю Access як документ Word за допомогою команди Зберегти як в Access.

  • Об’єкти, які можна експортувати.    Ви можете експортувати таблиці, запити, форми чи звіти, а також можна експортувати окремі записи, вибрані в поданні. Експорт макросів і модулів не підтримується. У формі або таблиці, яка містить підформи чи підтаблиці, експортується лише головна форма або таблиця. Усі підформи та підтаблиці слід перемістити у Word окремо. І навпаки, коли ви експортуєте звіт, усі підформи та підзвіти експортуються разом з основним звітом.

  • Результат операції.    Майстер "Експорт – RTF-файл" завжди експортує форматовані дані. Це означає, що експортуються лише поля та записи, видимі в об’єкті або поданні, а також параметри формату відображення. Приховані через параметри фільтрації стовпці та записи не експортуються. Після експорту зберігається також макет звіту.

  • Об’єднання з наявним документом.    Дані, які ви експортуєте з Access до документа Word, завжди зберігаються в новому файлі Word. Щоб вставити дані в наявний документ Word, спочатку слід експортувати їх з Access до нового документа Word, а потім скопіювати й вставити в наявний. Крім того, ви можете скопіювати рядки безпосередньо з таблиці, запиту, форми чи звіту Access, а потім вставити їх у наявний документ.

Експорт даних до Word

Нижче наведено етапи експорту даних до документа Word.

  • Підготовка вихідних даних, які потрібно експортувати. На цьому етапі важливо перевірити, чи не містять дані з вихідної таблиці помилок, і вирішити, у якому об’ємі їх слід експортувати: усі чи певну частину.

  • Запуск майстра "Експорт – RTF-файл".

  • Збереження параметрів експорту як специфікації для повторного використання (необов’язково).

У наведених нижче розділах покроково пояснено, як виконувати кожне завдання.

Підготовка до експорту

  1. Відкрийте вихідну базу даних Access.

  2. В області переходів вихідної бази даних виберіть об’єкт із даними, які потрібно експортувати.

    Ви можете експортувати таблицю, запит, форму чи звіт.

  3. Перегляньте вихідні дані й перевірте, чи не містять вони індикатори (зелені трикутники) або значення (#Num) помилок.

    Перш ніж експортувати дані до Word, переконайтеся, що ви усунули всі помилки. Інакше такі значення заміняться на Null-значення.

  4. Якщо кінцевий документ Word відкрито, закрийте його, перш ніж продовжити. Перед перезаписом документа в майстрі відобразиться відповідний запит.

    Примітка : Ви не можете додати дані до наявного документа Word.

  5. Якщо потрібно експортувати лише частину таблиці, запиту або форми бази даних Access, відкрийте об’єкт і виділіть лише потрібні записи.

Експорт даних

  1. Розташування майстра "Експорт – RTF-файл" залежить від версії Access. Виберіть дії, які відповідають вашій версії Access.

    • В Access 2016, Access 2013 або Access 2010 на вкладці Зовнішні дані в групі Експорт натисніть кнопку Додатково, щоб відкрити розкривний список параметрів, а потім виберіть Word.

    • В Access 2007 на вкладці Зовнішні дані в групі Експорт натисніть кнопку Word.

  2. Відкриється майстер Експорт – RTF-файл.

    Виберіть місце призначення та параметри експорту в діалоговому вікні "Експорт – RTF-файл".

    Примітка : Команди групи Експорт доступні, лише коли відкрито базу даних.

  3. У вікні майстра Експорт – RTF-файл укажіть ім’я кінцевого файлу.

  4. Майстер завжди експортує форматовані дані. Щоб переглянути документ Word після експорту, установіть прапорець Відкрити кінцевий файл після завершення операції експорту.

  5. Якщо ви виділили записи, які потрібно експортувати, перед початком експорту встановіть прапорець Експортувати лише вибрані записи. Щоб експортувати всі записи в поданні, не встановлюйте цей прапорець.

    Примітка : Якщо не вибрано жодного запису, цей прапорець недоступний (сірий).

  6. Натисніть кнопку OK.

  7. Якщо кінцевий документ створено, вам буде запропоновано натиснути кнопку Так, щоб перезаписати файл. Клацніть Ні, щоб змінити назву кінцевого файлу, а потім знову натисніть кнопку OK.

Access експортує дані та відкриває кінцевий документ у Word залежно від параметрів експорту, вказаних у майстрі. Стан операції можна переглянути на останній сторінці майстра в Access.

Відомості про експорт об’єктів з Access до Word

У таблиці нижче описано, як Access експортує різні об’єкти та значення до Word. Це допоможе вам визначити причину проблеми, якщо експорт проходить не так, як потрібно.

Елемент

Зауваження щодо експорту

Імена полів

Коли ви експортуєте таблицю, запит чи форму, імена полів додаються до першого рядка таблиці в документі Word. У випадку зі звітом розміщення імен полів залежить від макета звіту.

Багатозначні поля

Access експортує багатозначні поля до одного стовпця у Word. Їхні значення розділені комами (,).

Зображення, об’єкти та вкладення

Усі графічні елементи, як-от емблеми, дані в полях "Об’єкт OLE" та вкладення, які є частиною вихідних даних, не експортуються.

Графи

Об’єкти Microsoft Graph не експортуються.

Вирази

Вирази не експортуються до документа Word. Експортуються лише результати виразів.

Підформи та підтаблиці

До документа експортується лише головна форма або таблиця. Цю операцію слід повторити для кожної підформи та підтаблиці.

Додаткова інформація

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×