Експорт даних до текстового файлу

Експорт даних до текстового файлу

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

У цій статті описано, як експортувати текстові файли за допомогою майстра експорту в Microsoft Office Access 2007, а також пояснено, як зберегти відомості про експортування як специфікацію для подальшого використання.

Виберіть дію

Загальні відомості про експортування текстових файлів

Експортування даних до текстового файлу

Виправлення неполадок із відсутніми та неправильними значеннями в текстовому файлі

Загальні відомості про експортування текстових файлів

Експортувати дані з Office Access 2007 можна в різних форматах, включно зі списками Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Word 2007 і Windows SharePoint Services 3.0. Однак, може знадобитися експортувати дані до програми, яка використовує формат файлів, який не підтримується в Access. У такому разі, якщо цільова програма може використовувати текстові (.txt) файли, дані можна експортувати в цьому форматі та відкрити отриманий файл за допомогою іншої програми.

Як текстові файли можна експортувати таблиці, запити, форми та звіти. Також можна експортувати вибрану частину вікна табличного подання даних. Під час експортування таблиць і запитів можна експортувати весь об’єкт або лише дані без додаткового форматування.

Після завершення операції в застосунку Access буде створено текстовий файл (*.txt). Якщо форматування ігнорувати, можна створити текстовий файл із роздільниками або текстовий файл із полями фіксованої ширини. Якщо потрібно експортувати форматовані дані, в застосунку Access буде здійснено спробу приблизно визначити макет вихідного об’єкта.

Майстер експорту створює такі типи текстових файлів:

  • Файли з роздільниками     У файлі з роздільниками кожен запис відображено в окремому рядку, а поля розділено символом, який називається роздільником. Роздільником може бути будь-який символ, якого немає у значеннях полів, наприклад, кома або крапка з комою.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    Створити файл із роздільниками можна лише під час експортування вмісту таблиці або запиту без форматування. Файл із роздільниками містить усі записи та поля в базовому об’єкті. Приховані стовпці та відфільтровані рядки експортуються з усіма іншими даними.

  • Файли з полями фіксованої ширини     У файлі з полями фіксованої ширини кожен запис відображено в окремому рядку, а ширина кожного поля залишається постійною в усіх записах. Іншими словами, довжина першого поля кожного запису завжди складатиме сім символів, довжина другого поля кожного запису завжди складатиме дванадцять символів тощо. Якщо в записах використано різні фактичні значення поля, до значень, які не досягають потрібної ширини, у кінці буде додано пробіли.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    Створити файл із полями фіксованої ширини можна лише під час експортування вмісту таблиці або запиту без форматування. Файл із полями фіксованої ширини містить усі записи та поля в базовому об’єкті. Приховані стовпці та відфільтровані рядки буде експортовано з усіма іншими даними.

  • Форматовані файли     У форматованому файлі дефіси (-) та вертикальні риски (|) використовуються для впорядкування вмісту в сітку. Записи буде відображено як рядки, а поля — як стовпці. Імена полів буде відображено в першому рядку.

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    Створити форматований файл можна лише під час експортування даних у таблицю, запит, форму або звіт із форматуванням. Форматований файл містить лише записи та поля, які включено у вихідний об’єкт або відображено в поточному поданні. Приховані стовпці та відфільтровані рядки не буде експортовано.

На початок сторінки

Експорт даних до текстового файлу

Процес експортування даних як текстового файлу складається з таких загальних кроків:

  • Відкриття та перегляд вихідної бази даних

  • Запуск майстра експорту

  • Збереження параметрів експорту та перегляд текстового файлу

Далі описано етапи, які пояснюють виконання кожного завдання.

Відкриття та перегляд вихідної бази даних

  1. Відкрийте вихідну базу даних в Access.

  2. В області переходів виберіть об’єкт із даними, які потрібно експортувати. Можна експортувати таблицю, запит, форму або звіт.

    Примітка : За допомогою однієї операції експортування можна експортувати лише один об’єкт бази даних. Під час експортування форми або таблиці, які містять підформи та підтаблиці, буде експортовано лише головні форми або таблиці. Необхідно повторити операцію експортування для кожної підформи та підтаблиці, яку потрібно переглянути в текстовому файлі. З іншого боку, під час експортування звіту підформи та підзвіти, які включено у звіт, буде експортовано разом із головним звітом.

  3. Перегляньте вихідні дані, щоб переконатися, що вони не містять індикаторів або значень помилок.

    Якщо дані містять помилки, усуньте їх перед експортуванням даних. Інакше в текстовому файлі буде відображено пусті значення.

  4. Якщо вихідним об’єктом є таблиця або запит, визначте, чи потрібно експортувати дані з форматуванням об’єкта, чи без нього.

    Це рішення впливає на три аспекти отриманого файлу  — тип створеного текстового файлу, обсяг експортованих даних і формат відображення даних. У цій таблиці описано результати експортування форматованих і неформатованих даних.

Експорт із форматуванням

Вихідний об’єкт

Тип отриманого файлу

Поля та записи

Форматування

Ні

Має бути таблицею або запитом.

Файл із роздільниками або файл із полями фіксованої ширини

Експортуються всі поля та записи в базовому об’єкті.

Параметри властивості Формат (Format) під час операції експортування ігноруються.

Для полів підстановки експортуються лише значення ідентифікатора підстановки.

Так

Може бути таблицею, запитом, формою або звітом.

Форматований файл

Експортуються лише поля та записи, які відображено в поточному поданні або вихідному об’єкті.

Майстром буде враховано параметр властивості Формат (Format) кожного стовпця.

Форматування тексту ігнорується.

Для полів підстановки експортуються лише значення підстановки.

У текстовому файлі гіперпосилання може бути обітнуто.

  1. Щоб експортувати лише частину таблиці, запиту або форми, відкрийте об’єкт у вікні табличного подання даних і виберіть потрібні записи.

На початок сторінки

Запуск майстра експорту

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші вихідний об’єкт, наведіть вказівник на пункт Експорт у контекстному меню, відтак виберіть пункт Текстовий файл Зображення кнопки .

    -або-

    Відкрийте вихідний об’єкт, двічі клацнувши його (наприклад, у режимі таблиці або в режимі форми), відтак на вкладці Зовнішні дані у групі Експорт натисніть кнопку Текстовий файл.

    Буде відображено діалогове вікно Експорт – Текстовий файл.

  2. У діалоговому вікні Експорт – Текстовий файл залиште або змініть запропоноване застосунком Access для текстового файлу ім’я.

  3. Якщо під час експортування таблиці або запиту потрібно експортувати дані з форматуванням і розташуванням, установіть прапорець Експортувати дані з форматуванням і розташуванням. Під час експортування форми або звіту цей прапорець завжди встановлено, але його відображено сірим кольором.

    Примітка : Якщо перший прапорець не встановлено, другий і третій прапорці будуть недоступні.

  4. Щоб переглянути цільовий текстовий файл після завершення операції експортування, встановіть прапорець Відкрити кінцевий файл після завершення операції експортування.

  5. Якщо джерелом є таблиця, а перед початком операції експортування у відкритій таблиці було вибрано деякі записи, можна встановити прапорець Експортувати лише вибрані записи. Однак, якщо потрібно експортувати всі записи в поданні таблиці, не встановлюйте цей прапорець.

    Примітка : Цей прапорець недоступний (сірий), якщо у вихідній таблиці не вибрано жодного запису, або якщо джерелом не є таблиця.

  6. Натисніть кнопку ОК.

  7. Якщо текстовий файл з іменем, указаним на етапі 2, вже існує, буде запропоновано перезаписати файл. Натисніть кнопку Так для перезаписування або кнопку Ні для повернення до діалогового вікна Експорт – Текстовий файл, щоб указати інше ім’я.

    Увага! : До наявного текстового файлу додати дані не можна.

  8. Якщо дані експортуються з форматуванням і розташуванням, буде запропоновано вибрати кодування для збереження файлу. Залиште параметр за промовчанням або виберіть потрібний параметр і натисніть кнопку ОК.

    Дані буде експортовано, а стан відображено на останній сторінці майстра. Для продовження перейдіть до наступного розділу Збереження специфікації та перегляд текстового файлу.

  9. Якщо дані експортуються без форматування або розташування, буде запущено майстер експорту тексту, яким буде запропоновано вибрати тип текстового файлу, який потрібно створити. Виберіть варіант З розділенням або З фіксованою шириною та натисніть кнопку Далі.

    Під час вибору зазвичай ураховується система, яка працюватиме з експортованими файлами. Деякі програми працюють із файлами з роздільниками, а інші — з файлами з роздільниками або файлами з полями фіксованої ширини. Якщо користувачам потрібно переглянути дані, файл із полями фіксованої ширини прочитати набагато легше, ніж файл із роздільниками.

  10. Залежно від варіанту, вибраного на попередньому етапі, виконайте дії, перелічені в одному з наведених нижче розділів:

    • Файл із роздільниками   

      • В області Вибір символ-роздільника для відокремлення полів виберіть або вкажіть символ, який розділятиме поля.

      • Щоб включити в текстовий файл імена полів, установіть прапорець Включити імена полів до першого рядка.

      • У списку Обмежувач рядків виберіть обмежувач рядків (символ, який ставиться перед і після текстових значень). Якщо вихідні дані включають багатозначні поля, а як символ розділення вибрано крапку з комою, дуже важливо вибрати обмежувач рядків, позаяк введення навколо списку значень одинарних або подвійних лапок допомагає зберігати значення у списку значень разом.

    • Файл із полями фіксованої ширини   

      • Перегляньте та розмістіть вертикальні лінії, які розділяють поля. За потреби прокрутіть вміст вікна праворуч, щоб переглянути всі поля.

  11. На останній сторінці майстра змініть ім’я файлу та шлях до текстового файлу або залиште їх незмінними, відтак натисніть кнопку Далі.

  12. Натисніть кнопку Готово. Дані буде експортовано, а стан операції експортування відображено на останній сторінці майстра.

На початок сторінки

Збереження специфікації та перегляд текстового файлу

  1. На останній сторінці майстра експорту встановіть прапорець Зберегти етапи експортування.

    Буде відображено набір додаткових елементів керування.

  2. У полі Зберегти як введіть ім'я специфікації експорту.

  3. За бажанням введіть опис у полі Опис.

  4. Натисніть кнопку Зберегти дані експортування.

    -або-

    Щоб запускати операцію експортування через фіксовані проміжки часу (наприклад, щотижня або щомісяця), встановіть прапорець Створити завдання Outlook і натисніть кнопку Зберегти дані експортування. Буде створено завдання Microsoft Office Outlook 2007, яке дозволяє запустити специфікацію у визначений день у майбутньому.

Якщо не потрібно створювати завдання Outlook, Access зберігає специфікації. Якщо ви вирішили створити завдання Outlook, у програмі Access відобразиться в діалогове вікно експорт ім'я - завдання . Перейдіть до наступних кроків, щоб отримати відомості за допомогою цього діалогового вікна.

Примітка : Якщо Outlook не інстальовано, в застосунку Access буде відображено повідомлення про помилку після натискання кнопки Зберегти дані експортування. Якщо Outlook не настроєно належним чином, буде запущено майстер настроювання Outlook. Дотримуйтеся вказівок майстра, щоб настроїти Outlook.

Створення завдання Outlook

  1. У на діалоговому вікні експорт ім'я - завдання у програмі Outlook перегляньте та змініть параметри завдання, наприклад термін і нагадування.

    Щоб зробити завдання повторюваним, виберіть елемент Повторення. На рисунку зображено планувальник завдань із певними типовими параметрами:

    планувальник завдань outlook

    Для отримання додаткових відомостей про планування завдань Outlook див. статтю Планування операції імпорту або експорту.

  2. Після завершення настроювання виберіть елемент Зберегти й закрити.

Запуск збереженого завдання

  1. В області переходів програми Outlook натисніть Завдання, відтак двічі клацніть завдання, яке потрібно запустити.

  2. На вкладці Завдання у групі Microsoft Office Access виберіть елемент Експортувати Зображення кнопки .

  3. Відкрийте текстовий файл і перевірте його вміст.

    Див. розділ нижче для отримання відомостей про виправлення неполадок із відсутніми та неправильними значеннями.

На початок сторінки

Виправлення неполадок із відсутніми та неправильними значеннями в текстовому файлі

У наведеній нижче таблиці описано різні методи виправлення поширених неполадок.

Порада : Якщо відсутні лише кілька значень, виправте їх у файлі Office Excel 2007. Інакше виправте вихідний об’єкт бази даних Access, відтак повторіть операцію експортування.

Проблема

Опис

Відсутні імена полів

У файлі з полями фіксованої ширини відсутні імена полів. Додайте їх до текстового файлу вручну. У файлі з роздільниками імена полів буде включено, якщо в майстрі встановлено прапорець Включити імена полів до першого рядка.

Відображення багатозначних полів

За промовчанням поля, які підтримують кілька значень, експортуються як список значень, відокремлених крапкою з комою (;), та беруться в подвійні лапки (""). Якщо як роздільник вибрано крапку з комою, а значення обмежувача рядків змінено на Немає, може здатися, що кожне значення в багатозначному списку належить окремому полю. Змініть параметри роздільника та запустіть операцію експортування знову, або вручну візьміть значення багатозначного поля в текстовому файлі в подвійні лапки.

Відсутні рисунки, об’єкти та вкладення

Графічні елементи (наприклад, емблема, дані полів типу «Об’єкт OLE» та вкладення, які є частиною вихідних даних) не експортуються.

Відсутній об’єкт Microsoft Graph

Під час експортування форми або звіту, які містять об’єкт Microsoft Graph, цей об’єкт не експортується.

Відсутні вирази

Використовуваний для обчислення значень вираз не експортується до текстового файлу. Експортуються лише результати виразів. Вручну додайте формулу до текстового файлу після завершення операції експортування.

Відсутні підформи та підтаблиці

Під час експортування форми та таблиці експортується лише головна форма або таблиця. Повторіть операцію експортування для кожної підформи та підтаблиці, які потрібно експортувати.

Значення 1 і 0 відображено у полях «Так/Ні»

Під час експортування даних у файл із роздільниками або файл із полями фіксованої ширини значення в полях «Так/Ні» відображаються як 1 («Істина» або «Так») і 0 («Хибність» або «Ні»). У текстовому файлі виконайте операцію пошуку та замінення, щоб виправити значення.

Пусті значення

Перевірте вихідний файл, щоб переконатися, що відповідне значення правильно відображено у вихідному полі. Виявивши значення помилки або непідтримуване значення, виправте джерело та повторіть спробу експортування.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×