Експорт бізнес-записів із Диспетчера бізнес-контактів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Дані Диспетчера бізнес-контактів для Outlook зберігаються на сервері SQL Server у файлі BCM, але їх можна експортувати в кількох форматах. Наприклад, може знадобитися експортувати ділові відомості, щоб використовувати їх в інтегрованій бухгалтерській програмі або легко передати на інший комп’ютер. Можна експортувати настроювання, зроблені в базі даних, разом із бізнес-даними або без них, вибравши відповідний параметр. Формат файлу BCMX використовується лише для настроювань.

У цій статті описано, як експортувати бізнес-дані, і коротко розглянуто можливі причини для цього.

Виберіть дію

Основні відомості про експорт даних

Експорт даних

Наслідки експорту настроювань

Експорт товарів і послуг

Експорт звіту в програму Excel для подальшого аналізу

Основні відомості про експорт даних

Якщо експортувати дані в Диспетчері бізнес-контактів для Outlook, буде створено та збережено у файл копію вибраних даних із поточної бази даних Диспетчера бізнес-контактів. Цей файл можна пізніше імпортувати в іншу базу даних. Експортовані дані не буде видалено з поточної бази даних. Обмежте дані, що експортуються, відфільтрувавши їх, або експортуйте всі записи бізнес-партнерів і бізнес-контактів, елементи історії зв’язків і списки "Товари та послуги".

Бізнес-дані можна експортувати в такі формати файлів:

  • Дані Диспетчера бізнес-контактів (BCM). Ці дані можуть включати всі бізнес-дані, зокрема записи бізнес-партнерів і бізнес-контактів, потенційні угоди, бізнес-проекти та історію зв’язків. Сюди також належать товари та послуги, а також усі зроблені настроювання. BCM – це єдиний формат, який дає змогу експортувати записи бізнес-партнерів і бізнес-контактів, а також всі настроювання. Форматом файлу BCM можна скористатися, якщо потрібно використовувати відомості на іншому комп’ютері, на якому запущено Диспетчер бізнес-контактів для Outlook.

  • Настроювання Диспетчера бізнес-контактів (BCMX). У файлах цього типу містяться поля користувачів, настроювані форми (або типи записів), макети та звіти. Використовуйте цей формат, якщо потрібно експортувати лише настроювання, внесені в Диспетчер бізнес-контактів для Outlook. Експортувати бізнес-дані у файл цього типу не можна. Такий формат файлу можна вибрати, щоб зберегти унікальний макет, використовуючи який, нові працівники можуть швидко настроїти свої системи.

  • Дані з роздільниками-комами (CSV). Цей варіант дає змогу створити файл даних із роздільниками-комами (CSV), у якому зберігаються експортовані дані. Файли CSV можна відкрити в багатьох програмах, включно з Microsoft Excel. Цей формат файлу можна вибрати, якщо потрібно експортувати лише дані Диспетчера бізнес-контактів для Outlook без настроювань або переглянути дані в іншій програмі, у якій можна читати файли CSV.

    Однак для формату CSV є обмеження. Наприклад, вибравши цей формат файлу, можна експортувати записами тільки одного типу: записи бізнес-партнерів і основані на них або записи бізнес-контактів і основані на них. Крім того, у файл CSV не можна експортувати елементи історії зв’язків.

На початок сторінки

Експорт даних

  1. Відкрийте вкладку Файл.

  2. Виберіть вкладку Диспетчер бізнес-контактів та натисніть кнопку Імпорт і експорт.

  3. Виберіть команду Експорт до файлу.

  4. Клацніть формат файлу, у який потрібно експортувати дані, і натисніть кнопку Далі. Виконайте наведені нижче вказівки для вибраного формату файлу.

    Примітка :  В ОС Windows 7 і Windows Vista розташування за замовчуванням для експортованого файлу – папка Документи. В ОС Microsoft Windows XP розташування за замовчуванням – папка Мої документи. Якщо потрібно змінити розташування, натисніть кнопку Огляд.

Дані Диспетчера бізнес-контактів (BCM)    

  1. У полі Файл для експорту введіть розташування та ім’я файлу, який буде створено під час експорту.

  2. Виберіть типи записів, які потрібно експортувати.

    • Типи записів "Бізнес-партнери" та "На основі бізнес-партнерів". Сюди входять записи бізнес-партнерів і всі записи, створені на основі типу запису бізнес-партнера, наприклад записи магазинів.

    • Типи записів "Бізнес-контакти" та "На основі бізнес-контактів". Сюди входять записи бізнес-контактів і всі записи, створені на основі типу запису бізнес-контакту, наприклад записи потенційних клієнтів.

  3. Якщо потрібно відфільтрувати список записів, що експортуватиметься, натисніть кнопку Правило. Відомості про те, як фільтрувати записи, див. в статті Фільтрування записів у Диспетчері бізнес-контактів.

  4. На сторінці Виберіть розташування файлу та параметри експорту в розділі Долучити виберіть потрібні параметри.

    • Всі елементи журналу. Цей параметр дає змогу включити всю історію зв’язків вибраних записів, зокрема потенційні угоди, журнали дзвінків, зустрічі, бізнес-проекти, файли й повідомлення електронної пошти.

    • Крім повідомлень електронної пошти. Цей параметр дає змогу виключити повідомлення електронної пошти з елементів історії зв’язків для вибраних записів.

    • Товари. Цей параметр дає змогу включити всі товари та послуги у базі даних.

      Порада : Якщо товар або послугу додано до запису потенційної угоди й цей запис зв’язано із записом бізнес-партнера чи бізнес-контакту, товар або послугу буде додано до експортованих записів. Установіть цей прапорець, якщо потрібно експортувати весь список товарів і послуг підприємства.

  5. Натисніть кнопку Експорт, а потім, коли відобразиться підказка, натисніть кнопку Так.

  6. Якщо сталися помилки, можна натиснути кнопку Переглянути журнал, щоб їх переглянути. В іншому випадку натисніть кнопку Готово.

    Порада : Крім того, експортувати записи у формат файлу BCM можна з робочої області. Виберіть вкладку зі списком записів, які потрібно експортувати, клацніть один або кілька записів правою кнопкою миші та виберіть команду Експорт. Закрийте майстер експорту бізнес-даних.

Настроювання Диспетчера бізнес-контактів (BCMX)    

  1. Введіть розташування та ім’я файлу, який буде створено в процесі експорту.

  2. Натисніть кнопку Експорт, а потім, коли відобразиться підказка, натисніть кнопку Так.

  3. Натисніть кнопку Готово.

    Відомості про те, як імпортувати файли BCMX, див. в статті Імпорт даних до Диспетчера бізнес-контактів

Дані з роздільниками-комами (CSV)    

  1. Введіть розташування та ім’я файлу, який буде створено в процесі експорту.

  2. Виберіть один із цих параметрів:

    • Бізнес-контакти та підтипи. Сюди входять записи бізнес-контактів і всі записи, створені на основі типу запису бізнес-контакту, наприклад записи потенційних клієнтів.

    • Бізнес-партнери та підтипи. Сюди входять записи бізнес-партнерів і всі записи, створені на основі типу запису бізнес-партнера.

  3. Якщо потрібно відфільтрувати список записів, що експортуватиметься, натисніть кнопку Правило. Відомості про те, як фільтрувати записи, див. в статті Фільтрування записів у Диспетчері бізнес-контактів.

  4. Натисніть кнопку Далі, а потім, коли відобразиться підказка експортувати файл CSV, натисніть кнопку Так.

  5. Натисніть кнопку Готово, щоб закрити майстер.

Примітки : 

  • Натисніть кнопку Переглянути журнал, щоб переглянути певні помилки або винятки. Якщо в цих повідомленнях містяться помилки, які потрібно виправити, виправте їх у файлі, що експортується, і експортуйте дані ще раз.

  • Ми не радимо експортувати бізнес-дані в інші регіони світу або з них, оскільки деякі структури й типи даних не можна перетворити.

На початок сторінки

Наслідки експорту настроювань

Якщо вибрати експорт настроювань, усі настроєні звіти, макети форм, типи записів і поля користувачів, створені в Диспетчері бізнес-контактів для Outlook, буде збережено у файл BCMX.

Більшість настроювань перезапишуть наявні настройки в кінцевій базі даних, за кількома винятками. Відомості про те, як імпорт настроювань впливає на базу даних, див. в статті Імпорт даних до Диспетчера бізнес-контактів.

На початок сторінки

Експорт товарів і послуг

Можна експортувати відомості про товари й послуги разом з іншими записами, але не можна експортувати лише списки "Товари та послуги".

Щоб експортувати тільки ці дані, потрібно створити файл CSV з товарами й послугами. У файлі мають міститися принаймні три стовпці в такому порядку:

  • Назва товару або послуги

  • Опис

  • Ціна за одиницю

Також можна додати стовпці "Кількість" і "Вартість одиниці", але робити це необов’язково.

На початок сторінки

Експорт звіту в програму Excel для подальшого аналізу

Дані з будь-якого звіту можна експортувати безпосередньо в електронну таблицю Excel для подальшого аналізу, щоб зберегти записи або архівувати їх. Диспетчер бізнес-контактів для Outlook дає змогу створювати й настроювати звіти про збут, продукти й послуги, бізнес-партнерів, бізнес-контактів, потенційних клієнтів, потенційні угоди, бізнес-проекти, завдання за проектами й маркетингові справи.

  1. В області переходів клацніть елемент Диспетчер бізнес-контактів.

  2. На стрічці виберіть вкладку Звіти.

  3. Виберіть один цих типів звітів і клацніть звіт, який потрібно відкрити:

  4. У групі Дії натисніть кнопку Експорт до Excel. Звіт відкриється в програмі Excel.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×