Експортування даних до Word

Експортування даних до Word

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Дані з бази даних Microsoft Office Access 2007 можна експортувати до документа Microsoft Office Word 2007, використовуючи майстер експорту. У цій статті описано використання майстра експорту та зберігання параметрів експортування як специфікацію для подальшого використання.

У цій статті

Експортування даних до Word: основи

Експортування даних до програми Word

Зрозуміти, як Access експортує об'єкти до програми Word

На початок сторінки

Експортування даних до Word: основи

Таблицю, запит, форму або звіт можна експортувати до Office Word 2007. Під час експортування об'єкта з використанням майстра експорту в застосунку Office Access 2007 буде створено копію даних об'єкта у файлі Microsoft Word формату RTF. Для таблиць, запитів і форм видимі поля та записи відображено у вигляді таблиці в документі Word. Під час експортування звіту майстер експортує дані звіту та макет   — він намагається зробити так, щоб документ Word був якомога більше схожим на звіт.

  • Початок операції з Access    Щоб експортувати дані з Access до Word, потрібно відкрити застосунок Access. У застосунку Word немає функцій, які б дозволили імпортувати дані з бази даних Access. Також не можна зберегти базу даних або таблицю Access як документ Word, використовуючи команду Зберегти як у програмі Access.

  • Об'єкти, які можна експортувати    Можна експортувати таблицю, запит, форму або звіт. Можна також експортувати лише вибрані в поданні записи. Не можна експортувати макроси та модулі. Під час експортування форми або таблиці, які містять підформи та підтаблиці, буде експортовано лише головні форми або таблиці. Потрібно повторити операцію експортування для кожної підформи та підтаблиці, яку потрібно переглянути в застосунку Word. Під час експортування звіту підформи та підзвіти, які містяться у звіті, буде експортовано разом із головним звітом.

  • Результат операції    Майстер експорту завжди експортує відформатовані дані. Це означає, що лише поля та записи, видимі в в об'єкті або поданні, буде експортовано разом із параметрами формату. Приховані стовпці та записи не буде експортовано через параметри фільтра. Макет звіту також зберігається під час експортування.

  • Злиття з наявним документом    Під час експортування з Access до документа Word дані завжди експортуються в новий файл Word. Якщо потрібно вставити дані в наявний документ Word, їх потрібно спочатку експортувати з Access до нового документа Word, відтак скопіювати дані з нового документа Word і вставити його в наявний документ. Можна також скопіювати рядки безпосередньо з таблиці Access, запиту, форми або звіту та вставити їх у наявний документ.

На початок сторінки

Експортування даних до Word

Процес експортування даних до документа Word складається з таких загальних кроків:

  • Підготовка вихідних даних до експортування. Під час виконання першого кроку переконайтеся, що дані не містять помилок, і виберіть експортування певної частини або всіх даних у вихідній таблиці.

  • Запуск майстра експорту.

  • За потреби можна зберегти параметри як специфікацію експорту для подальшого повторного використання.

У наведених нижче розділах описано виконання кожного завдання.

Підготовка до експортування

  1. Відкрийте вихідну базу даних.

  2. В області переходів виберіть об’єкт, що містить дані, які слід експортувати.

    Можна експортувати таблицю, запит, форму або звіт.

  3. Перегляньте вихідні дані та переконайтеся, що в них немає індикаторів помилок (зелені трикутники) або значень помилок, наприклад #Num.

    Переконайтеся, що ви вирішили будь-які помилки, перш ніж експортувати дані до програми Word. В іншому разі буде знайдено, такі значення змінюються з null-значення.

  4. Якщо кінцевий документ Word існує та відкритий, закрийте його перед продовженням. У майстрі буде відображено запит перед перезаписуванням документа.

    Примітка : Не можна додавати дані до наявного документа Word.

  5. Для бази даних, якщо потрібно експортувати лише частину таблиці, запиту або форми, відкрийте об'єкт і виберіть потрібні записи.

Експортування даних

  1. На вкладці Зовнішні дані у групі експорт натисніть кнопку Word. Зображення кнопки

    Примітка : Команди Експорт доступні, лише якщо базу даних відкрито.

  2. У майстрі експорту вкажіть ім'я цільового файлу.

  3. Майстер завжди експортує форматовані дані. Якщо ви хочете переглянути документ Word після завершення експортування, установіть прапорець Відкрити кінцевий файл після завершення операції експортування.

  4. Якщо до початку експортування ви вибрали потрібні записи, можна встановити прапорець Експортувати лише вибрані записи. Однак, щоб експортувати всі записи в поданні, цей прапорець потрібно зняти.

    Примітка : Якщо ви не вибрали жодний запис, цей прапорець відображатиметься як недоступний (сірий).

  5. Натисніть кнопку ОК.

  6. Якщо кінцевий документ уже існує, буду відображено запит натиснути кнопку Так, що перезаписати файл. Натисніть кнопку Ні, щоб змінити кінцевий файл, відтак натисніть кнопку ОК знову.

Access експортує дані та відкриває кінцевий документ у Word залежно від указаних у майстрі параметрів експортування. Access також відображає статус операції на останній сторінці майстра. Перейдіть до наступних кроків, якщо потрібно зберегти параметри імпорту для подальшого повторного використання.

Збереження параметрів експортування

  1. На останній сторінці майстра експорту встановіть прапорець Зберегти етапи експортування.

    Буде відображено набір додаткових елементів керування.

  2. У полі Зберегти як введіть ім'я специфікації експорту.

  3. За бажанням введіть опис у полі Опис.

  4. Натисніть кнопку Зберегти дані експортування.

    -або-

    Щоб запускати операцію експортування через фіксовані проміжки часу (наприклад, щотижня або щомісяця), встановіть прапорець Створити завдання Outlook і натисніть кнопку Зберегти дані експортування. Буде створено завдання Microsoft Office Outlook 2007, яке дозволяє запустити специфікацію у визначений день у майбутньому.

Якщо не потрібно створювати завдання Outlook, Access зберігає специфікації. Якщо ви вирішили створити завдання Outlook, у програмі Access відобразиться в діалогове вікно експорт ім'я - завдання . Перейдіть до наступних кроків, щоб отримати відомості за допомогою цього діалогового вікна.

Примітка : Якщо Outlook не інстальовано, в застосунку Access буде відображено повідомлення про помилку після натискання кнопки Зберегти дані експортування. Якщо Outlook не настроєно належним чином, буде запущено майстер настроювання Outlook. Дотримуйтеся вказівок майстра, щоб настроїти Outlook.

Створення завдання Outlook

  1. У на діалоговому вікні експорт ім'я - завдання у програмі Outlook перегляньте та змініть параметри завдання, наприклад термін і нагадування.

    Щоб зробити завдання повторюваним, виберіть елемент Повторення. На рисунку зображено планувальник завдань із певними типовими параметрами:

    планувальник завдань outlook

    Щоб отримати відомості про планування завдання Outlook перегляньте статтю планування імпортування або експортування.

  2. Після завершення настроювання виберіть елемент Зберегти й закрити.

Запуск збереженого завдання

  1. В області переходів програми Outlook натисніть Завдання, відтак двічі клацніть завдання, яке потрібно запустити.

  2. На вкладці завдання у групі Microsoft Office Access натисніть кнопку Запустити експортувати Зображення кнопки .

  3. Відкрийте текстовий файл і перевірте його вміст.

    Див. розділ нижче для отримання відомостей про виправлення неполадок із відсутніми та неправильними значеннями.

На початок сторінки

Як Access експортує об'єкти до Word

У наведеній нижче таблиці описано, як Access експортує різні об'єкти та значення до Word. Це допоможе визначити помилку, якщо операція експортування працює неправильно.

Елемент

Відомості про експортування

Імена полів

Під час експортування таблиці, запиту або форми імена полів буде розташовано в першому рядку таблиці в документі Word. Під час експортування звіту розташування імен полів у документі Word різниться залежно від макета звіту.

Багатозначні поля

Поле в застосунку Access, яке підтримує кілька значень, буде експортовано до окремого стовпця у Word. Значення буде розділено комами (,).

Рисунки, об'єкти та вкладення

Усі графічні елементи  — емблеми, дані полів типу «Об'єкт OLE» та вкладення, які є частиною вихідних даних  — не експортуються.

Схеми

Об’єкти програми Microsoft Graph не експортуються.

Вирази

Вирази не експортуються до документа Word. Експортуються лише результати виразів.

Підформи та підтаблиці

Під час експортування форми та таблиці експортується лише головна форма або таблиця. Необхідно повторити операції експортування для кожної підформи та підтаблиці.


На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×