Додавання та змінення стовпця підстановки

Іноді потрібне значення міститься в іншій таблиці. Наприклад, потрібно записати клієнта для замовлення в таблиці «Замовлення». Проте всі відомості про клієнтів містяться в таблиці «Клієнти». Можна створити стовпець підстановки, який відображає відомості про клієнта в полі зі списком або списку. Після цього, в разі вибору клієнта в цьому елементі керування, відповідне значення — наприклад, значення первинного ключа клієнта — зберігається в записі замовлення.

У цій статті пояснюється поняття «стовпець підстановки» та описуються способи його створення.

Якщо потрібно дізнатися про підстановку значення таблиці на програмному рівні, див. розділ довідки Функція DLookup. Для отримання додаткових відомостей про створення багатозначного стовпця підстановки див. статтю Додавання та змінення стовпця підстановки, в якому дозволено збереження кількох значень.

У цій статті

Що таке стовпець підстановки?

Створення стовпця підстановки в поданні таблиці

Створення стовпця підстановки за допомогою області "Список полів"

Створення стовпця підстановки в поданні конструктора

Приєднане значення та відображуване значення в стовпці підстановки

Знайомство з властивостями поля підстановки

Використання майстра підстановок

Змінення стовпця підстановки

Перетворення поля на стовпець підстановки

Що таке стовпець підстановки?

Стовпець (поле) підстановки — це поле таблиці, значення для якого отримується з іншої таблиці або зі списку значень. Стовпець підстановки можна використовувати для відображення списку варіантів у полі зі списком або у списку. Варіанти можна отримувати з таблиці чи запиту або використати надані користувачем значення. Стовпець підстановки можна створити вручну, визначивши властивості поля підстановки для поля, або автоматично — за допомогою майстра підстановок. Рекомендовано для створення стовпця підстановки використовувати майстер. Майстер підстановок спрощує процес, автоматично добирає відповідні властивості поля та створює відповідні зв’язки таблиць.

Стовпець підстановки

Стовпець підстановки можна створити в поданні таблиці або в поданні конструктора.

На початок сторінки

Створення стовпця підстановки в поданні таблиці

За промовчанням таблиця відкривається в поданні таблиці. Для додавання стовпця підстановки виконайте такі дії: на вкладці Режим таблиці у групі Поля та стовпці виберіть елемент Стовпець підстановки. Запускається майстер підстановок, який допоможе створити стовпець підстановки.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть двічі таблицю, для якої потрібно створити стовпець підстановки, таблиця відкриється в поданні таблиці.

  4. На вкладці Режим таблиці у групі Поля та стовпці виберіть елемент Стовпець підстановки.

    Зображення стрічки Access

    Відкриється майстер підстановок.

    Сторінка майстра підстановок, на якій потрібно вибрати спосіб введення значень у стовпець підстановки: із таблиці або запиту чи зі списку значень

  5. На першій сторінці майстра підстановок укажіть основу для стовпця підстановки: значення з таблиці чи запиту або список введених значень.

    Найуживаніший тип стовпця підстановки — це стовпець, який відображає значення з пов’язаної таблиці або запиту.

  6. Натисніть кнопку Далі та виконайте наведені вказівки для завершення роботи майстра. Для отримання додаткових відомостей про завершення роботи майстра див. розділ Використання майстра підстановок.

Після натискання кнопки Готово створюється стовпець підстановки, властивості поля якого визначаються на основі варіантів, вибраних у майстрі підстановок.

На початок сторінки

Створення стовпця підстановки за допомогою області «Список полів»

У разі використання бази даних, яка містить кілька таблиць, процес створення поля підстановки можна почати за допомогою перетягування поля з області Список полів. В області Список полів відображено поля, наявні в інших таблицях бази даних.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть двічі таблицю, для якої потрібно створити стовпець підстановки, таблиця відкриється в поданні таблиці.

  4. На вкладці Таблиця в групі Поля та стовпці натисніть кнопку Додавання наявних полів.

    Зображення стрічки Access

    Відображається область Список полів.

  5. Клацніть знак «плюс» (+) поруч із таблицею, щоб відобразити список полів у таблиці.

  6. Перетягніть потрібне поле з області Список полів до таблиці в поданні таблиці.

  7. Після появи лінії вставлення вставте поле.

    Лінія вставлення поля з області списка полів

    Відкриється майстер підстановок.

  8. Виконайте вказівки для завершення роботи майстра. Для отримання додаткових відомостей про завершення роботи майстра див. розділ Використання майстра підстановок.

    Після того як майстер завершить роботу, стовпець підстановки відобразиться в таблиці у вікні табличного подання.

На початок сторінки

Створення стовпця підстановки в поданні конструктора

Крім подання таблиці, стовпець підстановки можна створити в поданні конструктора. Під час роботи в поданні конструктора стовпець підстановки створюється за допомогою того ж майстра підстановок, який використовується в поданні таблиці. Проте в поданні конструктора користувач має доступ до всіх властивостей поля — тобто може редагувати їх самостійно.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, до якої потрібно додати стовпець підстановки, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

  4. Знайдіть перший доступний пустий рядок у сітці таблиці.

  5. У першому доступному пустому рядку виберіть клітинку у стовпці Ім’я поля та введіть ім’я поля для стовпця підстановки.

  6. Виберіть клітинку у стовпці Тип даних для цього рядка, натисніть стрілку розкривного списку та виберіть пункт Майстер підстановок.

    Запускається майстер підстановок.

    Сторінка майстра підстановок, на якій потрібно вибрати спосіб введення значень у стовпець підстановки: із таблиці або запиту чи зі списку значень

  7. На першій сторінці майстра підстановок укажіть основу для стовпця підстановки: значення з таблиці чи запиту або список введених значень.

    Найуживаніший тип стовпця підстановки — це стовпець, який відображає значення з пов’язаної таблиці або запиту.

  8. Натисніть кнопку Далі та виконайте наведені вказівки для завершення роботи майстра. Для отримання додаткових відомостей про завершення роботи майстра див. розділ Використання майстра підстановок.

Після натискання кнопки Готово створюється стовпець підстановки, властивості поля якого визначаються на основі варіантів, вибраних у майстрі підстановок. Властивості поля можна переглянути в області Властивості поля подання конструктора. Для перегляду властивостей, які стосуються безпосередньо стовпця підстановки, відкрийте вкладку Підстановка.

Приєднане значення та відображуване значення у стовпці підстановки

Мета використання стовпця підстановки — це заміна числа, наприклад, ідентифікатора (або іншого значення зовнішнього ключа) іншим, більш зрозумілим елементом, як от іменем. Наприклад, замість відображення номера ідентифікатора контакту Access може відобразити ім’я контакту. Номер ідентифікатора контакту — це приєднане значення. Воно автоматично шукається у вихідній таблиці або запиті для пошуку імені контакту. Ім’я контакту — це відображуване значення.

Приєднане та відображуване значення в стовпці підстановки

1. Відображуване значення

2. Приєднане значення

Стовпець підстановки містить відображуване значення, яке відображається в інтерфейсі користувача, і приєднане значення, яке зберігається в елементі керування. Відображуване значення — це «підстановка» на основі приєднаного значення. Тобто в застосунку Access відображуване значення підстановки часто не збігається із приєднаним значенням, збереженим у полі. Наприклад, у таблиці «Замовлення» значення ідентифікатора клієнта з таблиці «Клієнти» зберігається в таблиці «Замовлення» в полі «Клієнт»  — це приєднане значення. Проте оскільки поле «Клієнт» — це поле підстановки, у застосунку Access відображається значення підстановки — ім’я клієнта. Ім’я клієнта — це відображуване значення.

Важливо розуміти різницю між відображуваним значенням поля підстановки та його приєднаним значенням. Відображуване значення автоматично відображається в поданні таблиці (за промовчанням). Проте приєднане значення — це значення, яке зберігається, використовується у критеріях запиту та, за промовчанням, під час зв’язування з іншими таблицями в застосунку Access.

На початок сторінки

Знайомство із властивостями поля підстановки

Властивості поля підстановки можна переглянути в нижній частині подання конструктора в області Властивості поля. Для перегляду властивостей, які стосуються безпосередньо стовпця підстановки, перейдіть на вкладку Підстановка.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, до якої потрібно додати стовпець підстановки, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

  4. Виберіть клітинку у стовпці Ім’я поля для стовпця підстановки.

  5. В області Властивості поля відкрийте вкладку Підстановка.

    Відображаються властивості поля підстановки.

Під час настроювання першої властивості (Відобразити елемент керування) список доступних властивостей змінюється відповідно до вибору користувача. Можна настроїти властивості поля підстановки, щоб змінити поведінку стовпця підстановки. Зауважте, що під час створення стовпця підстановки за допомогою майстра підстановок властивості поля підстановки визначаються цим майстром.

Властивості поля підстановки

Властивість

Значення

Відобразити елемент керування

Вибір типу елемента керування Прапорець, Текстове поле, Список або Поле зі списком. Поле зі списком — найпоширеніший вибір для стовпця підстановки.

Тип джерела рядків

Заповнення стовпця підстановки значеннями з іншої таблиці чи запиту або зі списку значень, які визначаються користувачем. Можна також заповнити список іменами полів у таблиці або запиті.

Джерело рядків

Вибір таблиці, запиту або списку значень, де містяться значення для стовпця підстановки. Якщо властивість Тип джерела рядків має значення Таблиця/Запит або Список полів, ця властивість має містити ім’я таблиці, ім’я запиту або SQL-оператор, який представляє запит. Якщо властивість Тип джерела рядків має значення Список значень, ця властивість має містити список значень, відокремлених крапкою з комою.

Приєднаний стовпець

Вибір стовпця у джерелі рядків, який надає значення, збережене у стовпці підстановки. Це значення має бути в діапазоні від 1 до кількості стовпців у джерелі рядків.

Примітка.: Стовпець, який надає значення для збереження, може не збігатися з відображуваним стовпцем.

Кількість стовпців

Визначення кількості стовпців у джерелі рядків, які можуть відображатися у стовпці підстановки. Щоб вибрати стовпці для відображення, у властивості Ширина стовпця потрібно вказати ширину стовпця.

Заголовки стовпців

Відображення або приховання заголовків стовпців.

Ширина стовпців

Визначення ширини для кожного стовпця. Якщо не потрібно відображати певний стовпець, наприклад, номер ідентифікатора, слід указати нульове значення ширини.

Рядки списку

Визначення кількості рядків, які з’являються під час відображення стовпця підстановки.

Ширина списку

Визначення ширини елемента керування, який з’являється під час відображення стовпця підстановки.

Обмежити списком

Заборона або дозвіл на введення користувачем значення, якого немає у списку.

Дозволити кілька значень

Заборона або дозвіл багатозначного поля у стовпці підстановки та вибору кількох значень.

Додаткові відомості про багатозначні поля див. в посібнику з багатозначних полів.

Відображати зміни списку значень

Заборона або дозвіл на змінення елементів у стовпці підстановки на основі списку значень. Якщо ця властивість має значення Так, то після клацання правою кнопкою миші поля підстановки на основі списку значень з одним стовпцем у меню відображатиметься пункт Змінити елементи списків. Якщо поле підстановки містить кілька стовпців, ця властивість ігнорується.

Форма редагування елементів списку

Вибір наявної форми, яку слід використовувати для редагування елементів списку у стовпці підстановки на основі таблиці або запиту.

Відображати лише значення джерела рядка

Відображення лише тих значень, які відповідають поточному джерелу рядків, якщо властивість Дозволити кілька значень має значення Так.

Приєднане значення у стовпці підстановки визначається властивістю Приєднаний стовпець. Відображуване значення у стовпці підстановки — це стовпець або стовпці, визначені властивістю Ширина стовпців як стовпці з ненульовою шириною.

На початок сторінки

Використання майстра підстановок

Майстер підстановок запускається в таких випадках: під час створення стовпця підстановки в поданні таблиці, під час перетягування поля з області Список полів до таблиці, відкритої в поданні таблиці, і у разі вибору пункту Майстер підстановок у стовпці Тип даних під час роботи в поданні конструктора. Майстер допомагає виконати всі кроки, потрібні для створення стовпця підстановки, і автоматично встановлює відповідні властивості полів. Майстер також створює зв’язки таблиць та індекси, якщо це потрібно для підтримки стовпця підстановки.

Після запуску майстра потрібно вибрати основу для стовпця підстановки: таблицю чи запит або список введених значень. Зазвичай, якщо базу даних побудовано належним чином і дані розділено на тематичні таблиці, джерелом даних для стовпця підстановки слід вибирати таблицю або запит.

Сторінка майстра підстановок, на якій потрібно вибрати спосіб введення значень у стовпець підстановки: із таблиці або запиту чи зі списку значень

Стовпець підстановки на основі таблиці або запиту

У разі вибору варіанта Стовпець підстановки має шукати значення в таблиці або запиті після натискання кнопки Далі майстер підстановок відображає список доступних таблиць, які можуть надати значення для стовпця підстановки. Для перегляду лише таблиць виберіть пункт Таблиці. Для перегляду лише запитів виберіть пункт Запити. Для перегляду таблиць і запитів виберіть параметр Обидва. Після вибору таблиці або запиту натисніть кнопку Далі.

Сторінка майстра підстановок, на якій потрібно вибрати таблиці та запити

Майстер підстановок відображає список наявних полів у таблиці або запиті. Виберіть кожне поле, яке потрібно додати до стовпця підстановки, і натисніть кнопку із символом >, щоб перемістити його до списку Вибрані поля. Зауважте, що слід вибрати поля, які мають бути видимими, і поля, які надаватимуть значення для збереження під час вибору у стовпці підстановки. Після вибору всіх потрібних полів натисніть кнопку Далі.

Сторінка майстра підстановок, на якій потрібно вибрати поля

Майстер підстановок відображає сторінку, на якій можна визначити поле або поля, за якими сортуватиметься стовпець підстановки. Сортування є необов’язковим. Після завершення всіх дій натисніть кнопку Далі.

Сторінка майстра підстановок, на якій потрібно встановити порядок сортування

Можна настроїти ширину стовпців, які відображаються у стовпці підстановки. Якщо зменшити ширину поля так, що воно стає невидимим, поле не відображатиметься у стовпці підстановки. Наприклад, цю можливість можна використати, щоб уникнути відображення стовпця ідентифікатора. Після завершення всіх дій натисніть кнопку Далі.

Сторінка майстра підстановок, на якій потрібно налаштувати ширину стовпців

Під час вибору рядка у стовпці підстановки значення з цього рядка можна зберегти в базі даних або використати пізніше для виконання певної дії. На сторінці майстра, відображеній на рисунку нижче, можна вибрати поле, яке надає це значення. Слід вибрати поле, яке унікально визначає рядок. Зазвичай, це поле первинного ключа вихідної таблиці. Після завершення всіх дій натисніть кнопку Далі.

Сторінка майстра підстановок, на якій потрібно вибрати приєднане значення

На останній сторінці майстра підстановок слід ввести ім’я стовпця підстановки — воно стає іменем поля в таблиці.

Остання сторінка майстра підстановок

Якщо потрібно дозволити вибір кількох значень під час відображення стовпця підстановки, а потім зберегти ці кілька значень, установіть прапорець Дозволити кілька значень. Зауважте, що встановлення цього прапорця перетворює стовпець підстановки на багатозначне поле.

Для отримання додаткових відомостей про багатозначні поля див. статті Посібник із багатозначних полів і Додавання та змінення стовпця підстановки, в якому дозволено збереження кількох значень.

Стовпець підстановки на основі списку значень

У разі вибору варіанта Я введу потрібні значення самостійно після натискання кнопки Далі у майстрі підстановки відображається сітка, в якій можна ввести значення для стовпця підстановки.

Сітка в майстрі підстановок для введення значень

Спочатку введіть кількість стовпців, які потрібно додати до стовпця підстановки. Потім введіть значення в сітці. Можна настроїти ширину стовпців, які відображаються у стовпці підстановки. Якщо зменшити ширину поля так, що воно стає невидимим, поле не відображатиметься у стовпці підстановки. Після завершення всіх дій натисніть кнопку Далі.

Під час вибору рядка у стовпці підстановки значення з цього рядка можна зберегти в базі даних або використати пізніше для виконання певної дії. На сторінці майстра, відображеній на рисунку нижче, можна вибрати поле, яке надає це значення. Слід вибрати поле, яке унікально визначає рядок. Після завершення всіх дій натисніть кнопку Далі.

Сторінка майстра підстановок, на якій потрібно вибрати приєднане значення

На останній сторінці майстра підстановок слід ввести ім’я стовпця підстановки — воно стає іменем поля в таблиці. Якщо потрібно дозволити вибір кількох значень під час відображення стовпця підстановки, а потім зберегти ці кілька значень, установіть прапорець Дозволити кілька значень. Зауважте, що встановлення цього прапорця перетворює стовпець підстановки на багатозначне поле.

Остання сторінка майстра підстановок

Для отримання додаткових відомостей про багатозначні поля див. статті Посібник із багатозначних полів і Додавання та змінення стовпця підстановки, в якому дозволено збереження кількох значень.

На початок сторінки

Змінення стовпця підстановки

Щоб змінити стовпець підстановки, можна відкрити таблицю в поданні конструктора, а потім змінити властивості поля підстановки. Для отримання відомостей про властивості поля підстановки див. розділ Знайомство із властивостями поля підстановки. Якщо стовпець підстановки базується на списку значень, а властивість Відображати зміни списку значень має значення Так, елементи списку можна змінювати в поданні таблиці або форми. Щоб змінити елементи списку в поданні таблиці або форми, виконайте такі дії:

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть двічі таблицю або форму з багатозначним полем.

    Таблиця відкривається в поданні таблиці, форма — у поданні форми.

  4. Клацніть правою кнопкою миші стовпець підстановки та виберіть у контекстному меню команду Змінити елементи списків.

  5. Змініть список значень і натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Перетворення поля на стовпець підстановки

Щоб змінити наявне поле на стовпець підстановки, у поданні конструктора відкрийте таблицю з полем, яке слід змінити, виберіть стовпець Тип даних поля, натисніть стрілку розкривного списку та виберіть пункт Майстер підстановок. Потім виконайте вказівки майстра підстановок для створення стовпця підстановки.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, до якої потрібно додати стовпець підстановки, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

  4. Знайдіть поле, яке слід перетворити на стовпець підстановки.

  5. Виберіть клітинку у стовпці Тип даних для цього рядка, натисніть стрілку розкривного списку та виберіть пункт Майстер підстановок.

    Запускається майстер підстановок.

    Сторінка майстра підстановок, на якій потрібно вибрати спосіб введення значень у стовпець підстановки: із таблиці або запиту чи зі списку значень

  6. На першій сторінці майстра підстановок укажіть основу для стовпця підстановки: значення з таблиці чи запиту або список введених значень.

    Найуживаніший тип стовпця підстановки — це стовпець, який відображає значення з пов’язаної таблиці або запиту.

  7. Натисніть кнопку Далі та виконайте наведені вказівки для завершення роботи майстра. Для отримання додаткових відомостей про завершення роботи майстра див. розділ Використання майстра підстановок.

Після натискання кнопки Готово створюється стовпець підстановки, властивості поля якого визначаються на основі варіантів, вибраних у майстрі підстановок. Властивості поля можна переглянути в області Властивості поля подання конструктора. Для перегляду властивостей, які стосуються безпосередньо стовпця підстановки, відкрийте вкладку Підстановка.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×