Додавання та змінення багатозначного стовпця підстановки

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Інколи потрібні значення зберігаються в іншій таблиці. Уявімо, що є база даних відстеження завдань, і потрібно відстежити роботу працівників і постачальників, яким призначено завдання. Відомості про цих людей відстежуються в таблиці «Контакти». Можна створити багатозначний стовпець підстановки, в якому імена відображаються як поле зі списком або список. Після вибору працівника, якому слід призначити завдання, значення ідентифікаторів зберігаються в записі завдання.

У цій статті пояснюється, що таке багатозначний стовпець підстановки та як додати його до таблиці. Також описано, як перетворити наявний стовпець на багатозначний стовпець підстановки.

Якщо ви хочете, щоб дізнатися, як на програмний підстановки значення в таблиці, перегляньте статтю посилання Функція DLookup. Щоб отримати додаткові відомості про багатозначних полів статті посібник із багатозначних полів.

У більшості систем керування базами даних і в попередніх версіях Microsoft Access у полі можна зберігати лише одне значення. У Microsoft Office Access 2007 можна створити поле, яке містить кілька значень, наприклад список осіб, яким призначено завдання. Багатозначні поля зручно використовувати, наприклад, під час роботи у програмі Office Access 2007 з інформацією, яка зберігається у списку Windows SharePoint Services 3.0, що містить поле одного із типів багатозначних полів, наявних у Windows SharePoint Services 3.0.

У цій статті

Що таке багатозначного стовпця підстановки

Створення багатозначного стовпця підстановки у вікні табличного подання даних

Створення багатозначного стовпця підстановки за допомогою області «Список полів»

Створення багатозначного стовпця підстановки в режимі конструктора

За допомогою майстра підстановок для створення багатозначного поля підстановки стовпців

Приєднане значення та відображуване значення у стовпці багатозначного поля підстановки

Загальні відомості про властивості поля підстановки

Змінення структури багатозначного поля стовпця підстановки

Що таке багатозначний стовпець підстановки?

Багатозначний стовпець підстановки — це поле в таблиці, значення якого отримуються з іншої таблиці або зі списку значень. За допомогою багатозначного стовпця підстановки можна відобразити список варіантів у полі зі списком або списку. Варіанти можна отримувати з таблиці чи запиту або використати надані користувачем значення. Оскільки стовпець підстановки багатозначний, можна вибрати кілька елементів зі списку.

Багатозначний стовпець підстановки можна створити вручну, визначивши властивості поля підстановки для поля, або автоматично — за допомогою майстра підстановок. Рекомендовано для створення багатозначного стовпця підстановки використовувати майстер. Майстер підстановок спрощує процес, автоматично добирає відповідні властивості поля та створює відповідні зв’язки таблиць.

багатозначне поле зі списком

Багатозначний стовпець підстановки можна створити в поданні таблиці або в поданні конструктора.

На початок сторінки

Створення багатозначного стовпця підстановки в поданні таблиці

За промовчанням таблиця відкривається в поданні таблиці. Для додавання багатозначного стовпця підстановки виконайте такі дії: на вкладці Режим таблиці у групі Поля та стовпці виберіть елемент Стовпець підстановки. Запускається майстер підстановок, який допоможе створити стовпець підстановки.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть двічі таблицю, для якої потрібно створити стовпець підстановки, таблиця відкриється в поданні таблиці.

  4. На вкладці Режим таблиці у групі Поля та стовпці виберіть елемент Стовпець підстановки.

    Зображення стрічки Access

    Запускається майстер підстановок.

    сторінка майстра підстановок, на якій вибирається таблиця/запит або список значень

  5. На першій сторінці майстра підстановок укажіть основу для стовпця підстановки: значення з таблиці чи запиту або список введених значень.

    Найуживаніший тип стовпця підстановки — це стовпець, який відображає значення з пов’язаної таблиці або запиту.

  6. Щоб дізнатися, як майстра підстановок, ознайомтеся з розділом, за допомогою майстра підстановок.

На початок сторінки

Створення багатозначного стовпця підстановки за допомогою області «Список полів»

У разі використання бази даних, яка містить кілька таблиць, процес створення багатозначного стовпця підстановки можна почати за допомогою перетягування поля з області Список полів. В області Список полів відображено поля, наявні в інших таблицях бази даних. Під час створення стовпця в такий спосіб автоматично запускається майстер підстановок і перетягнуте поле стає одним із полів багатозначного стовпця підстановки.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть двічі таблицю, для якої потрібно створити стовпець підстановки, таблиця відкриється в поданні таблиці.

  4. На вкладці Режим таблиці у групі Поля та стовпці виберіть елемент Додати наявні поля.

    Зображення стрічки Access

    Відображається область Список полів.

  5. Клацніть знак «плюс» (+) поруч із таблицею, щоб відобразити список полів у таблиці.

  6. Перетягніть потрібне поле з області Список полів до таблиці, відкритої в поданні таблиці.

  7. Після появи лінії вставлення вставте поле.

    лінія вставлення поля з області «список полів»

    Запускається майстер підстановок.

  8. Щоб дізнатися, як майстра підстановок, ознайомтеся з розділом, за допомогою майстра підстановок.

На початок сторінки

Створення багатозначного стовпця підстановки в поданні конструктора

Крім подання таблиці, стовпець підстановки можна створити в поданні конструктора. Під час роботи в поданні конструктора стовпець підстановки створюється за допомогою того ж майстра підстановок, який використовується в поданні таблиці. Проте в поданні конструктора користувач має доступ до всіх властивостей поля — тобто може редагувати їх самостійно.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, до якої потрібно додати багатозначний стовпець підстановки, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

  4. Знайдіть перший доступний пустий рядок у сітці таблиці.

  5. У першому доступному пустому рядку виберіть стовпець Ім’я поля та введіть ім’я поля для багатозначного стовпця підстановки.

  6. Виберіть стовпець Тип даних цього рядка, натисніть стрілку та в розкривному списку виберіть пункт Майстер підстановок.

    Запускається майстер підстановок.

    сторінка майстра підстановок, на якій вибирається таблиця/запит або список значень

  7. На першій сторінці майстра підстановок укажіть основу для стовпця підстановки: значення з таблиці чи запиту або список введених значень.

    Найуживаніший тип стовпця підстановки — це стовпець, який відображає значення з пов’язаної таблиці або запиту.

  8. Щоб дізнатися, як майстра підстановок, ознайомтеся з розділом, за допомогою майстра підстановок.

Після натискання кнопки Готово створюється стовпець підстановки, властивості поля якого визначаються на основі варіантів, вибраних у майстрі підстановок. Властивості поля можна переглянути в області Властивості поля подання конструктора. Для перегляду властивостей, які стосуються безпосередньо стовпця підстановки, відкрийте вкладку Підстановка.

На початок сторінки

Створення багатозначних стовпців підстановки за допомогою майстра підстановок

Майстер підстановок запускається в таких випадках: під час створення стовпця підстановки в поданні таблиці, під час перетягування поля з області Список полів до таблиці, відкритої в поданні таблиці, і у разі вибору пункту Майстер підстановок у стовпці Тип даних під час роботи в поданні конструктора. Майстер допомагає виконати всі кроки, потрібні для створення стовпця підстановки, і автоматично встановлює відповідні властивості полів. Майстер також створює зв’язки таблиць та індекси, якщо це потрібно для підтримки стовпця підстановки.

На першій сторінці майстра потрібно вибрати основу для стовпця підстановки: таблицю чи запит або список введених значень. Зазвичай, якщо базу даних побудовано належним чином і дані розділено на тематичні таблиці, джерелом даних для стовпця підстановки слід вибирати таблицю або запит.

  • Створення багатозначної підстановки на основі таблиці або запиту

    1. У майстрі підстановок виберіть пункт Стовпець підстановки має шукати значення в таблиці або запиті та натисніть кнопку Далі.

    2. Виберіть таблицю або запит зі списку та натисніть кнопку Далі.

    3. У розділі Доступні поля виберіть поле, яке потрібно додати до підстановки.

    4. Натисніть кнопку «більше за» (>) для переміщення вибраних полів до списку Вибрані поля. Для переміщення всіх полів до списку Вибрані поля натисніть кнопку із подвійним символом «більше за» (»?), відтак натисніть кнопку Далі.

    5. Якщо потрібно, виберіть від одного до чотирьох полів, за якими слід сортувати елементи підстановки, і натисніть кнопку Далі.

    6. Установіть ширину стовпців у полі підстановки, якщо потрібно, і натисніть кнопку Далі.

    7. У розділі Зберегти кілька значень для цієї підстановки? установіть прапорець Дозволити кілька значень.

      Примітка : Прапорець потрібно встановити, щоб дозволити збереження кількох значень.

    8. Натисніть кнопку Готово.

      Після натискання кнопки Готово створюється стовпець підстановки, властивості поля якого визначаються на основі варіантів, вибраних у майстрі підстановок.

    9. Щоб зберегти таблиці, натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і натисніть кнопку зберегти.

      Сполучення клавіш CTRL + S

  • Створення багатозначної підстановки на основі введених значень

    1. У майстрі підстановки виберіть Я введу потрібні значення самостійно та натисніть кнопку Далі.

    2. Введіть потрібну кількість стовпців. Введіть кожне значення. Щоб перейти до наступного стовпця або рядка, натисніть клавішу TAB.

    3. Після завершення введення значень натисніть кнопку Далі.

    4. Якщо вказано кілька стовпців на кроці 2, необхідно вибрати який стовпець, який використовуватиметься для ідентифікувати кожного значення. У списку Доступні поля двічі клацніть стовпець, який потрібно використовувати, щоб ідентифікувати кожного значення.

      Примітка : Цей крок не відображатиметься, якщо під час кроку 2 визначено лише один стовпець.

    5. У майстрі підстановок введіть назву для стовпця підстановки.

    6. У розділі Зберегти кілька значень для цієї підстановки? встановіть прапорець Дозволити кілька значень.

      Примітка : Прапорець потрібно встановити, щоб дозволити збереження кількох значень.

    7. Натисніть кнопку Готово.

      Після натискання кнопки Готово створюється стовпець підстановки, властивості поля якого визначаються на основі варіантів, вибраних у майстрі підстановок.

    8. Щоб зберегти таблиці, натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і натисніть кнопку зберегти.

      Сполучення клавіш CTRL + S

  • Після створення багатозначного поля під час перегляду таблиці в поданні таблиці воно відображається як розкривний список із прапорцями.

На початок сторінки

Приєднане значення та відображуване значення в багатозначному стовпці підстановки

У багатьох версіях програми Access підтримуються однозначні поля підстановки. Багатозначні поля підстановки — це нова можливість у Office Access 2007. Мета використання поля підстановки — це заміна числа, наприклад ідентифікатора (або іншого значення зовнішнього ключа) іншим, більш зрозумілим елементом, як от іменем. Наприклад, замість відображення номера ідентифікатора контакту Access може відобразити ім’я контакту. Номер ідентифікатора контакту — це приєднане значення. Номер ідентифікатора контакту автоматично відшукується у вихідній таблиці або запиті й замінюється на ім’я контакту. Ім’я контакту — це відображуване значення.

Як і однозначне поле підстановки, багатозначне має відображувані значення, які відображаються в інтерфейсі користувача, і приєднані значення, які зберігаються в таблиці. Для кожного запису багатозначного поля відображуване значення «відшукується» на основі приєднаного значення.

Тобто в застосунку Access відображуване значення підстановки часто не збігається із приєднаним значенням, збереженим у полі. Наприклад, набір значень ідентифікаторів працівників із запиту «Додаткові відомості про працівників» можуть зберігатися в полі «Призначено». Ці значення ідентифікаторів працівників є приєднаними значеннями. Оскільки поле «Призначено» є полем підстановки, програмою Access відображається набір підставлених значень в результаті запиту — тобто імена контактів. Імена контактів є відображуваними значеннями.

Порівняння таблиці даних з відображуваними значеннями та таблиці даних із приєднаними значеннями

1. Відображувані значення.

2. Приєднані значення.

Важливо розуміти різницю між відображуваними значеннями багатозначного поля підстановки та приєднаними значеннями. Відображувані значення автоматично відображаються в поданні таблиці (за промовчанням). Проте приєднані значення — це значення, які зберігаються в полі підстановки, використовуються у критеріях запиту та, за промовчанням, під час зв’язування з іншими таблицями в застосунку Access.

На початок сторінки

Знайомство із властивостями поля підстановки

Властивості поля підстановки можна переглянути в нижній частині подання конструктора в області Властивості поля. Для перегляду властивостей, які стосуються безпосередньо стовпця підстановки, перейдіть на вкладку Підстановка.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, до якої потрібно додати стовпець підстановки, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

  4. Клацніть ім'я стовпця підстановки у стовпці Ім'я поля .

  5. У розділі Властивості поля відкрийте вкладку Підстановка.

    Відобразяться властивості підстановки.

    Властивості багатозначного поля підстановки

Під час настроювання значення першої властивості (Контроль відображенняо. л), список доступних властивостей зміниться відповідно до вибору. Можна настроїти властивості поля підстановки можна змінювати поведінку стовпець підстановки. Зверніть увагу, що під час використання майстра підстановок для створення стовпця підстановки, властивості поля підстановки визначаються за допомогою майстра.

Властивості поля підстановки

Властивість

Завдання

Відобразити елемент керування

Вибір типу елемента керування Прапорець, Текстове поле, Список або Поле зі списком. Поле зі списком — найпоширеніший вибір для стовпця підстановки.

Тип джерела рядків

Заповнення стовпця підстановки значеннями з іншої таблиці чи запиту або зі списку значень, які визначаються користувачем. Можна також заповнити список іменами полів у таблиці або запиті.

Джерело рядків

Визначення таблиці, запиту або список значень, який містить значення для стовпця підстановки. Коли властивість Тип джерела рядківТаблиця/запит або Список полів, ця властивість має містити ім'я таблиці або запиту або SQL, який представляє запит. Коли властивість Джерело рядків ВведітьСписок значень, ця властивість має містити список значень, відокремлених крапкою з комою.

Приєднаний стовпець

Вибір стовпця у джерелі рядків, який надає значення, збережене у стовпці підстановки. Це значення має бути в діапазоні від 1 до кількості стовпців у джерелі рядків.

Примітка : Стовпець, який надає значення для збереження, може не збігатися з відображуваним стовпцем.

Кількість стовпців

Визначення кількості стовпців у джерелі рядків, які можуть відображатися у стовпці підстановки. Щоб вибрати стовпці для відображення, у властивості Ширина стовпця потрібно вказати ширину стовпця.

Заголовки стовпців

Відображення або приховання заголовків стовпців.

Ширина стовпців

Визначення ширини для кожного стовпця. Якщо не потрібно відображати певний стовпець, наприклад стовпець ідентифікатора, слід указати нульове значення ширини.

Рядки списку

Визначення кількості рядків, які з’являються під час відображення стовпця підстановки.

Ширина списку

Визначення ширини елемента керування, який з’являється під час відображення стовпця підстановки.

Обмежити списком

Заборона або дозвіл на введення користувачем значення, якого немає у списку.

Дозволити кілька значень

Заборона або дозвіл багатозначного поля у стовпці підстановки та вибору кількох значень.

Відображати зміни списку значень

Заборона або дозвіл на змінення елементів у стовпці підстановки на основі списку значень. Якщо ця властивість має значення Так, то після клацання правою кнопкою миші поля підстановки на основі списку значень з одним стовпцем у меню відображатиметься пункт Змінити елементи списків. Якщо поле підстановки містить кілька стовпців, ця властивість ігнорується.

Форма редагування елементів списку

Вибір наявної форми, яку слід використовувати для редагування елементів списку у стовпці підстановки на основі таблиці або запиту.

Відображати лише значення джерела рядка

Відображення лише тих значень, які відповідають поточному джерелу рядків, якщо властивість Дозволити кілька значень має значення Так.

Приєднане значення у стовпці підстановки визначається властивістю Приєднаний стовпець. Відображуване значення у стовпці підстановки — це стовпець або стовпці, визначені властивістю Ширина стовпців як стовпці з ненульовою шириною.

На початок сторінки

Змінення структури стовпця підстановки для багатозначного поля

Для змінення структури багатозначного стовпця підстановки потрібно відредагувати властивості поля підстановки в поданні конструктора. Але якщо стовпець підстановки базується на списку значень одного стовпця, а для властивості Відображати зміни списку значень вибрано значення Так, можна змінювати список значень в поданні таблиці або поданні форми: клацніть правою кнопкою миші багатозначний стовпець підстановки та виберіть команду Змінити елементи списку.

Редагування списку значень багатозначного стовпця підстановки, що базується на списку значень

До списку значень можна додавати нові значення, змінювати наявні або вибирати значення за промовчанням.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів двічі клацніть таблицю, яка містить багатозначне поле.

    Таблиця відкривається в поданні таблиці.

  4. Клацніть правою кнопкою будь-яку клітинку в багатозначному стовпці підстановки.

  5. Виберіть команду Змінити елементи списку.

  6. Змініть список значень і натисніть кнопку ОК.

Змінення багатозначного стовпця підстановки на основі списку значень на багатозначний стовпець підстановки на основі таблиці або запиту

  1. Спочатку видаліть наявне багатозначне поле, що базується на списку значень.

    1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Відкрити.

    2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

    3. Відкрийте таблицю в поданні конструктора.

    4. Виберіть багатозначне поле в сітці конструктора.

      Для вибору поля натисніть маркер виділення поля.

    5. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя виберіть команду Видалити рядки.

      Група «Знаряддя» на вкладці «Конструктор»

      Відобразиться запит на підтвердження.

    6. Після відображення запиту на підтвердження натисніть кнопку Так для видалення поля й усіх даних, які воно містить. Для скасування натисніть кнопку Ні.

  2. Тепер створіть нове багатозначне поле.

    Щоб створити новий багатозначне поле, у розділі створення багатозначного стовпця підстановки у вікні табличного подання даних.

Змінення структури багатозначного стовпця підстановки

Змінення багатозначного стовпця підстановки, можна відкрити таблицю в режимі конструктора та змінення властивостей поля підстановки. Докладніше про властивості поля підстановки у розділі Загальні відомості про підстановки поле властивості.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×