Додавання та видалення цифрових підписів у файлах Office

Додавання та видалення цифрових підписів у файлах Office

У цій статті пояснюється, що таке цифрові підписи (також називаються цифровими посвідченнями), навіщо вони потрібні та як використовувати цифрові підписи в програмах Microsoft Office: Word, Excel і PowerPoint.

У цій статті

Створення рядка підпису у Word і Excel

Підписування рядка підпису у Word і Excel

Видалення цифрових підписів у Word і Excel

Додавання невидимих цифрових підписів у Word, Excel і PowerPoint

Видалення невидимих цифрових підписів у Word, Excel і PowerPoint

Що таке цифровий підпис?

Рядки підпису у Word і Excel

Невидимі цифрові підписи у Word, Excel і PowerPoint

Створення рядка підпису у Word і Excel

  1. Розташуйте вказівник миші в тому місці в документі, де потрібно створити рядок підпису.

  2. На вкладці Вставлення у групі Текст клацніть список Рядок підпису та виберіть пункт Рядок підпису Microsoft Office.

  3. У діалоговому вікні Настроювання підпису введіть відомості, які відображатимуться безпосередньо під рядком підпису.
    Діалогове вікно "Докладно про підпис"

    • Пропонований підписувач.     Повне ім’я підписувача.

    • Пропонована посада підписувача.     Посада підписувача, якщо є.

    • Адреса електронної пошти пропонованого підписувача.     Адреса електронної пошти підписувача, якщо потрібно.

    • Інструкції для підписувача.     Додайте інструкції для підписувача.

  4. Установіть один або обидва з наведених нижче прапорців.

    • Дозволити підписувачу додавати коментарі до діалогового вікна "Підпис".     Дозволити підписувачу вводити мету підписування.

    • Відображати дату підписання в рядку підпису.     Разом із підписом відображатиметься дата підписання.

Порада : Щоб додати інші рядки підпису, повторіть ці кроки.

Примітка : Якщо документ залишається непідписаний, відображається рядок повідомлень Підписи. Натисніть кнопку Перегляд підписів…, щоб завершити процес додавання підписів.

Рядок повідомлень "Підписи", непідписаний документ

На початок сторінки

Підписування рядка підпису у Word і Excel

Підписуючи рядок підпису, користувач додає візуальне представлення підпису та цифровий підпис.

Непідписаний рядок підпису

  1. У файлі клацніть рядок підпису правою кнопкою миші.

    Примітка : Якщо файл відкривається в безпечному поданні, натисніть кнопку Усе одно редагувати, якщо файл отримано з надійного джерела.

  2. У меню виберіть пункт Підписати.

    • Щоб додати друковану версію підпису, введіть своє ім’я в полі поруч із символом X.

    • Щоб вибрати зображення свого рукописного підпису, натисніть кнопку Вибрати зображення. У діалоговому вікні Вибір зображення для підпису знайдіть розташування файлу з зображенням свого підпису, виберіть потрібний файл і натисніть кнопку Вибрати.

      Примітки : 

      • Для користувачів, які використовують китайську (спрощене та традиційне письмо), японську та корейську мовні версії, відображається параметр Рядок підпису-позначки.

      • Окрім того, можна підписати рядок підпису, якщо двічі його клацнути. Введіть своє ім’я поруч із позначкою X. Або в області Підписи в розділі Запитані підписи клацніть стрілку поруч із підписом. У меню виберіть команду Підписати….

    • Для додавання рукописного підпису (лише на планшетному ПК) напишіть своє ім’я в полі поруч із символом X за допомогою функції рукописного введення.

    • Натисніть кнопку Підписати.

    • Кнопку Підписи розташовано в нижній частині документа або аркуша.

Це зображення відображає кнопку Підписи.

Червона кнопка "Підпис"

На початок сторінки

Видалення цифрових підписів у Word і Excel

  1. Відкрийте документ або аркуш, що містить видимий підпис, який потрібно видалити.

  2. Клацніть рядок підпису правою кнопкою миші

  3. У меню виберіть пункт Видалити підпис.

  4. Натисніть кнопку Так.

Примітка : Окрім того, можна видалити підпис, якщо клацнути стрілку поруч із підписом в області Підписи. У меню виберіть команду Видалити підпис.

На початок сторінки

Додавання невидимих цифрових підписів у Word, Excel і PowerPoint

Щоб захистити автентичність вмісту документа, можна додати невидимий цифровий підпис. У нижній частині підписаних документів буде розташована кнопка Підписи.

Кнопка захисту документа з параметрами

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Натисніть кнопку Відомості.

  3. Клацніть елемент Захист документа, Захист книги або Захист презентації.

  4. У меню виберіть пункт Додати цифровий підпис.

  5. Після відображення повідомлення Word, Excel або PowerPoint, натисніть кнопку OK.

  6. Укажіть мету в діалоговому вікні Мета підписання цього документа в діалоговому вікні Підписати.

  7. Натисніть кнопку Підписати.

Щоб запобігти зміненню вмісту файлу, після додавання цифрового підпису з’являється кнопка Підписи, і файл стає доступний лише для читання.

На початок сторінки

Видалення невидимих цифрових підписів у Word, Excel і PowerPoint

  1. Відкрийте документ, книгу чи презентацію, що містить невидимий підпис, який потрібно видалити.

  2. Перейдіть на вкладку Файл.

  3. Натисніть кнопку Відомості.

  4. Виберіть команду Перегляд підписів.

  5. Відображається подання документа, книги чи презентації та з’являється панель Підписи.

  6. Поруч з іменем підпису клацніть стрілку.

  7. У меню виберіть пункт Видалити підпис.

  8. Натисніть кнопку Так.

На початок сторінки

Що таке цифровий підпис?

Цифровий підпис – це зашифрований електронний штамп автентифікації на цифровій інформації, наприклад повідомленнях електронної пошти, макросах або електронних документах. Підпис підтверджує, що інформація створена автором підпису, і її не змінено.

Сертифікат підпису та центр сертифікації

Підписування сертифіката.     Щоб створити цифровий підпис, потрібно мати сертифікат підпису, який підтверджує особу. Надсилаючи макрос або документ із цифровим підписом, ви також надсилаєте свій сертифікат і відкритий ключ. Сертифікати видаються центром сертифікації, і, як і посвідчення водія, їх може бути відкликано. Зазвичай сертифікат дійсний протягом року, після чого підписувач має поновити або отримати новий сертифікат підпису, щоб установити особу.

Примітка : Докладніше про відкриті й закриті ключі можна дізнатися в цій статті.

Центр сертифікації.     Центр сертифікації – це установа, подібна до нотаріуса. Він видає цифрові сертифікати, підписує сертифікати для підтвердження їхньої дійсності та відстежує, які сертифікати відкликано, а також у яких сертифікатів завершився термін дії.

Гарантії цифрового підпису

  • Автентичність.     Підтверджується особа, яка підписала документ.

  • Цілісність.     Вміст не змінено або підроблено після того, як на ньому поставлено цифровий підпис.

  • Неможливість відмови.     Підтверджує для всіх сторін походження підписаного вмісту. Відмова – це заперечення автором підпису своєї причетності до підписаного вмісту.

  • Нотаріальне засвідчення.     Підписи у файлах Microsoft Word, Excel або PowerPoint із позначкою часу від надійного сервера позначок часу за певних умов прирівнюються до нотаріального засвідчення.

Для надання цих гарантій автор вмісту повинен додати до нього цифровий підпис, який відповідатиме наведеним нижче умовам.

  • Цифровий підпис дійсний.

  • Сертифікат, пов’язаний із цифровим підписом, чинний (не прострочений).

  • Особа, що підписала, або організація-видавець – надійна.

    Увага! : Підписані документи із припустимою часовою позначкою вважаються такими, що містять припустимі підписи, незважаючи на термін або стан відкликання сертифіката підпису.

  • Видавець, що підписав, отримав сертифікат, пов’язаний із цифровим підписом, від надійного центру сертифікації.

На початок сторінки

Рядки підпису у Word і Excel

Рядок підпису нагадує звичайний покажчик місця заповнення для підпису у друкованих документах. Проте він має інший принцип дії. Після додавання рядка підпису до файлу Office автор файлу може надати відомості щодо можливих підписувачів і додати для них інструкції. Після надсилання електронної копії файлу можливому підписувачу ця особа побачить рядок підпису та сповіщення із проханням підписати документ. Підписувач може:

  • ввести підпис;

  • вибрати цифровий образ підпису;

  • написати підпис за допомогою функції рукописного введення на планшетному ПК.

Коли підписувач додає візуальне представлення підпису до документа, одночасно з цим додається цифровий підпис для автентифікації особи підписувача.

Рядок повідомлень "Позначено як остаточний"

Увага! : Щоб запобігти зміненню вмісту документа з цифровим підписом, документ стає доступний лише для читання.

Зменшення ризику за допомогою цифрових підписів

За допомогою рядків підписів у файлах Office організації можуть зменшувати ризик під час здійснення електронних транзакцій, спрощувати обробку паперових контрактів та інших договорів. Цифровий підпис дає можливість визначити, що саме підписано, і його можна перевірити в майбутньому.

Одночасно з додаванням видимого підпису до документа додається й цифровий підпис, який підтверджує особу підписувача. З метою запобігання зміненню вмісту документа після підписання документ стає доступний лише для читання.

На початок сторінки

Невидимі цифрові підписи у Word, Excel і PowerPoint

Невидимий цифровий підпис, наприклад видимий рядок цифрового підпису, надає гарантію автентичності, цілісності та походження документа. Невидимі цифрові підписи можна додавати до документів Word, робочих книг Excel і презентацій PowerPoint.

У нижній частині підписаних документів буде розташована кнопка Підписи. Крім того, у підписаних документах відомості про підпис розташовані в розділі Відомості, який можна знайти на вкладці Файл.

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×