Додавання та видалення стовпця в таблиці даних

У програмі Microsoft Office Access 2007 є кілька способів додавання та видалення стовпців у таблиці. Для додавання та видалення стовпців і настроювання типів даних для цих стовпців можна використовувати подання таблиці. Можна також додавати поля з області завдань або відкрити базову таблицю таблиці даних і додати поле в поданні конструктора. У цій статті описано використання кожного методу.

Примітка : У цій статті описано способи виконання деяких, а не всіх можливих завдань у таблиці даних.

Для отримання додаткових відомостей про створення та використання таблиць даних див. статтю Відкриття пустої таблиці даних.

Виберіть дію

Стовпці в таблицях даних

Додавання стовпця в поданні таблиці

Видалення стовпця в поданні таблиці

Додавання стовпця в поданні конструктора

Видалення стовпця в поданні конструктора

Визначення типів даних під час введення в застосунку Access

Настроювання типів даних, які не визначаються в поданні таблиці

Увімкнення підтримки редагування форматованого тексту для поля приміток

Перетворення стовпця на поле підстановки

Стовпці в таблицях даних

Таблиця даних — це наочне представлення даних, які містяться в таблиці бази даних, або результатів, повернутих запитом. Стовпець у таблиці даних відповідає полю в таблиці бази даних. Під час додавання або видалення стовпця з таблиці даних відповідно додається або видаляється поле в базовій таблиці. Якщо це поле містить дані, вони також видаляються.

Нові можливості роботи зі стовпцями

У застосунку Office Access 2007 процес додавання й видалення полів таблиці полегшено, оскільки наразі можна виконувати ці завдання в поданні таблиці. За промовчанням усі таблиці в поданні таблиці тепер містять пустий стовпець із текстом Додати нове поле. Щоб додати стовпець, слід ввести дані в першій пустій клітинці під заголовком стовпця. Можна також вставити один або кілька записів даних у пустий стовпець. Тепер не обов’язково, але можна, використовувати подання конструктора, щоб додавати або видаляти стовпці.

Крім того, більше не потрібно настроювати для нового стовпця поширені типи даних. За промовчанням, поля в таблиці бази даних мають містити певні типи даних, наприклад текст, дату й час, числа тощо. Зазвичай, типи даних настроюються під час проектування таблиць для бази даних. Проте тепер у застосунку Access автоматично визначаються більшість типів даних під час першого введення в новому стовпці. Наприклад, якщо в першому полі нової таблиці вводиться ім'я, у застосунку Access визначається для цього поля текстовий тип даних. У разі вставлення дати тип даних визначається як «Дата й час», тощо. У разі вставлення кількох типів даних, наприклад, поштових індексів із кількох країн або регіонів, у застосунку Access вибирається той тип даних, який найбільше підходить для збереження цих даних — зазвичай, це текстовий тип даних. Для отримання додаткових відомостей див. розділ Визначення типів даних під час введення в застосунку Access далі в цій статті.

Примітка : Подання таблиці не можна використовувати для настроювання всіх доступних типів даних. Також слід пам’ятати, що реляційні бази даних підпорядковуються набору правил розробки.

Для отримання додаткових відомостей про використання подання таблиці та настроювання типів даних див. статтю Відкриття пустої бази даних. Якщо ви не знайомі із правилами розробки для реляційних баз даних, див. статтю Основи розробки баз даних.

Кроки, описані в наступних розділах, пояснюють процес додавання та видалення стовпців у таблицях даних у поданні таблиці та поданні конструктора.

Вгорі сторінки

Додавання стовпця в поданні таблиці

Кроки, описані в цьому розділі, пояснюють спосіб використання подання таблиці для додавання стовпця до таблиці даних, іменування стовпця та введення даних. Під час виконання цих дій слід пам’ятати, що вони призводять до додавання та змінення поля в базовій таблиці таблиці даних.

  1. В області переходів знайдіть і двічі клацніть таблицю, до якої потрібно додати поле.

    Таблиця відкривається в поданні таблиці.

  2. Прокрутіть цю таблицю даних вправо або вліво (залежно від регіональних і мовних параметрів Windows) і знайдіть пустий стовпець.

    За промовчанням, у заголовку пустого стовпця відображається текст Додати нове поле. На цьому рисунку відображено типовий пустий стовпець.

    Нове поле в таблиці даних

  3. Клацніть двічі заголовок стовпця та введіть ім’я нового поля.

    — або —

    Клацніть правою кнопкою миші заголовок стовпця та виберіть у контекстному меню пункт Перейменувати стовпець. Потім введіть ім’я поля.

  4. Введіть дані в першому пустому рядку під заголовком.

    — або —

    Вставте один або кілька записів даних у поле, починаючи з першої пустої клітинки.

    Збережіть зміни.

    На основі типу введених даних у застосунку Access визначається тип даних поля. Наприклад, якщо вводиться ім’я, для поля визначається текстовий тип даних.

    Для отримання додаткових відомостей про визначення типів даних у застосунку Access див. Визначення типів даних під час введення в застосунку Access далі в цій статті. Для отримання додаткових відомостей про настроювання типів даних вручну див. Установлення типів даних, які не визначаються автоматично в поданні таблиці далі в цій статті.

Вгорі сторінки

Видалення стовпця в поданні таблиці

Під час видалення стовпця з таблиці даних слід пам’ятати про кілька важливих фактів:

Видалення стовпця в поданні таблиці

  1. Клацніть правою кнопкою миші рядок заголовка стовпця, який слід видалити.

  2. У контекстному меню виберіть пункт Видалити стовпець.

  3. Натисніть кнопку Так, щоб підтвердити видалення.

  4. Збережіть зміни.

Вгорі сторінки

Додавання стовпця в поданні конструктора

Якщо ви використовували попередні версії програми Access, то, ймовірно, знайомі з поданням конструктора. Цей засіб не змінено в Office Access 2007. У поданні конструктора працювати зручніше, ніж у поданні таблиці, оскільки можна настроїти всі доступні типи даних і створити поле підстановки, не змінюючи подання.

Додавання стовпця в поданні конструктора

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку слід змінити, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

    — або —

    У рядку стану програми Access виберіть елемент Конструктор.

  2. У стовпці Ім’я поля виберіть пустий рядок і введіть ім’я нового поля.

  3. У стовпці Тип даних поруч з іменем нового поля виберіть тип даних для нового стовпця.

  4. Збережіть зміни.

Вгорі сторінки

Видалення стовпця в поданні конструктора

Правила видалення стовпця в поданні таблиці також застосовуються під час роботи в поданні конструктора: у разі видалення стовпця втрачаються всі дані стовпця. Крім того, перед видаленням поля первинного ключа або підстановки слід спочатку видалити зв’язки цих полів.

Для отримання додаткових відомостей див. статтіОснови розробки баз даних, Додавання, настроювання, змінення та видалення первинного ключа та Додавання та змінення поля підстановки, в якому дозволено збереження кількох значень.

Видалення стовпця в поданні конструктора

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку слід змінити, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

    — або —

    У рядку стану програми Access виберіть елемент Конструктор.

  2. Виберіть поле (рядок), який слід видалити.

  3. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя клацніть елемент Видалити рядки.

    — або —

    Натисніть клавішу DELETE.

  4. Збережіть зміни.

Вгорі сторінки

Визначення типів даних під час введення в застосунку Access

Під час створення пустої таблиці даних у застосунку Access визначається тип даних для кожного поля під час першого введення даних у цьому полі. У таблиці нижче міститься список різних типів даних, які можна вводити, і тип даних, який застосовується для кожного з них у програмі Access.

Примітка : Не можна встановити типи даних «Вкладення» або «Об’єкт OLE» та ввімкнути підтримку редагування форматованого тексту за допомогою введення даних у полі.

Для отримання додаткових відомостей про настроювання цих типів даних і ввімкнення підтримки редагування форматованого тексту див. статтю Відкриття пустої таблиці даних.

У таблиці нижче відображено, як визначається тип даних для поля у програмі Access під час введення даних у поданні таблиці.

Вводиться:

У програмі Office Access 2007 створюється поле з таким типом даних:

Іван

Текст

Рядок тексту або тексту й чисел довжиною більше 256 символів.

Примітка

Примітка : У поданні таблиці не можна ввімкнути форматування тексту. Також у разі застосування для поля приміток властивості Лише додавання в застосунку Access за промовчанням приховується будь-який текст, якщо курсор міститься в цьому полі.

Для отримання відомостей про ввімкнення форматування тексту у форматі RTF див. статтю Введення та редагування даних в елементі керування або стовпці з підтримкою форматованого тексту.

http://www.contoso.com

У застосунку Access розпізнаються такі інтернет-протоколи: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, Outlook.

Примітка : Для розпізнавання протоколу і встановлення типу даних «Гіперпосилання» в застосунку Access після протоколу слід ввести будь-який символ (не пробіл).

Гіперпосилання

50000

Число, довге ціле число

50000

Число, довге ціле число

50000,99

Число, подвійне значення

50000,389

Число, подвійне значення

31/12/2006

Формати дати й часу, визначені регіональними та мовними параметрами Windows, керують форматуванням даних дати й часу в застосунку Access.

Як настроювати та змінювати ці параметри

У Microsoft Windows Vista

  1. Натисніть кнопку Пуск Кнопка і виберіть пункт Панель керування.

  2. Якщо використовується подання за промовчанням панелі керування, клацніть двічі піктограму Годинник, мова та регіон.

    — або —

    Якщо використовується класичне подання, клацніть двічі піктограму

    Мовні та регіональні параметри.

    Відобразиться діалогове вікно Мова і регіональні стандарти.

  3. На вкладці Формати в області Поточний формат виберіть пункт Настроїти формат.

    Відобразиться діалогове вікно Настроювання регіональних параметрів.

  4. Відкрийте вкладку з параметрами, які потрібно змінити, і внесіть зміни. Наприклад, щоб змінити частину або весь числовий формат, перейдіть на вкладку Цифри та змініть потрібні параметри. Для отримання довідки, натисніть кнопку Довідка (символ ?) і виберіть параметр.

У Microsoft Windows XP (класичне подання)

  1. На панелі завдань Windows натисніть кнопку Пуск і виберіть пункт Панель керування.

  2. На панелі керування двічі клацніть Мова і регіональні стандарти.

    Відобразиться діалогове вікно Мова і регіональні стандарти.

  3. У розділі Мовні стандарти й формати натисніть кнопку Настройка.

    Відобразиться діалогове вікно Настроювання регіональних параметрів.

  4. Відкрийте вкладку з параметрами, які потрібно змінити, і внесіть зміни. Наприклад, щоб змінити частину або весь числовий формат, перейдіть на вкладку Цифри та змініть потрібні параметри. Для отримання довідки, натисніть кнопку Довідка (символ ?) і виберіть параметр.

У Microsoft Windows XP (перегляд за категоріями)

  1. На панелі завдань Windows натисніть кнопку Пуск і виберіть пункт Панель керування.

    Відобразиться вікно панелі керування.

  2. Виберіть пункт Дата, час, мова та регіональні параметри.

    Відобразиться діалогове вікно Дата, час, мова та регіональні параметри.

  3. Виберіть пункт Зміна формату відображення чисел, дати й часу.

    Відобразиться діалогове вікно Мова і регіональні стандарти.

  4. У розділі Мовні стандарти й формати натисніть кнопку Настройка.

    Відобразиться діалогове вікно Настроювання регіональних параметрів.

  5. Відкрийте вкладку з параметрами, які потрібно змінити, і внесіть зміни. Наприклад, щоб змінити частину або весь числовий формат, перейдіть на вкладку Цифри та змініть потрібні параметри. Для отримання довідки, натисніть кнопку Довідка (символ ?) і виберіть параметр.

.

Дата/час

31 грудня 2006

Примітка : Для визначення типу даних як «Дата/час» у застосунку Access потрібно вводити не лише день тижня. Наприклад, якщо ввести «вівторок», визначається текстовий тип даних. Щоб установити тип даних як «Дата/час» у програмі Access, потрібно ввести ще назву місяця.

Дата/час

10:50:23

Дата/час

10:50 am

Дата/час

17:50

Дата/час

$12,50

У програмі Access розпізнається символ валюти, визначений у мовних і регіональних параметрах Windows.

Як настроювати та змінювати ці параметри

У Microsoft Windows Vista

  1. Натисніть кнопку Пуск Кнопка і виберіть пункт Панель керування.

  2. Якщо використовується подання за промовчанням панелі керування, клацніть двічі піктограму Годинник, мова та регіон.

    — або —

    Якщо використовується класичне подання, клацніть двічі піктограму

    Мовні та регіональні параметри.

    Відобразиться діалогове вікно Мова і регіональні стандарти.

  3. У розділі Мовні стандарти й формати натисніть кнопку Настройка.

    Відобразиться діалогове вікно Настроювання регіональних параметрів.

  4. Відкрийте вкладку Грошовий і у списку Символ валюти виберіть потрібний символ. Для отримання довідки, натисніть кнопку Довідка (символ ?) і виберіть параметр.

У Microsoft Windows XP (класичне подання)

  1. На панелі завдань Windows натисніть кнопку Пуск і виберіть пункт Панель керування.

    Відобразиться вікно панелі керування.

  2. На панелі керування двічі клацніть Мова і регіональні стандарти.

    Відобразиться діалогове вікно Мова і регіональні стандарти.

  3. У розділі Мовні стандарти й формати натисніть кнопку Настройка.

    Відобразиться діалогове вікно Настроювання регіональних параметрів.

  4. Відкрийте вкладку Грошовий і у списку Символ валюти виберіть потрібний символ. Для отримання довідки, натисніть кнопку Довідка (символ ?) і виберіть параметр.

У Microsoft Windows XP (перегляд за категоріями)

  1. На панелі завдань Windows натисніть кнопку Пуск і виберіть пункт Панель керування.

    Відобразиться вікно панелі керування.

  2. Виберіть пункт Дата, час, мова та регіональні параметри.

    Відобразиться діалогове вікно Дата, час, мова та регіональні параметри.

  3. Виберіть пункт Зміна формату відображення чисел, дати й часу.

    Відобразиться діалогове вікно Мова і регіональні стандарти.

  4. У розділі Мовні стандарти й формати натисніть кнопку Настройка.

    Відобразиться діалогове вікно Настроювання регіональних параметрів.

  5. Відкрийте вкладку Грошовий і у списку Символ валюти виберіть потрібний символ. Для отримання довідки, натисніть кнопку Довідка (символ ?) і виберіть параметр.

Грошовий

21,75

Число, подвійне значення

123,00%

Число, подвійне значення

3,46E+03

Число, подвійне значення


Вгорі сторінки

Настроювання типів даних, які не визначаються в поданні таблиці

За промовчанням, у поданні таблиці не можна виконати певні завдання:

  • Не можна встановити типи даних «Вкладення» або «Об’єкт OLE» за допомогою вставлення даних у пусту клітинку.

  • Не можна ввімкнути підтримку редагування форматованого тексту для поля приміток за допомогою вставлення даних. Щоб увімкнути підтримку форматованого тексту, слід настроїти відповідний параметр поля в поданні конструктора.

Кроки, описані в цьому розділі, пояснюють виконання цих завдань.

Для отримання повних відомостей про кожне завдання див. статтю Відкриття пустої таблиці даних.

Настроювання типів даних «Об’єкт OLE» або «Вкладення»

  1. Якщо пустий стовпець ще не вибрано, виберіть його (стовпець із словами Додати нове поле) у таблиці даних.

  2. Виберіть перший пустий рядок даних під заголовком.

  3. На вкладці Таблиця даних у групі Тип і форматування даних клацніть стрілку в розкривному списку Тип даних і виберіть тип даних.

    Список типів даних

  4. Збережіть зміни.

Вгорі сторінки

Увімкнення підтримки редагування форматованого тексту для поля приміток

У поданні таблиці можна додати поле приміток до таблиці, але для ввімкнення підтримки редагування форматованого тексту для цього поля приміток потрібно перейти до подання конструктора. Наступні кроки описують виконання обох завдань.

Додавання поля приміток до таблиці

  1. Якщо пустий стовпець ще не вибрано, виберіть його (стовпець із словами Додати нове поле) у таблиці даних.

  2. Виберіть перший пустий рядок даних під заголовком.

  3. На вкладці Таблиця даних у групі Тип і форматування даних клацніть стрілку в розкривному списку Тип даних і виберіть тип даних.

  4. Збережіть зміни та перейдіть до наступної процедури для ввімкнення підтримки редагування форматованого тексту.

Увімкнення підтримки редагування форматованого тексту для поля приміток

  1. Перейдіть із подання таблиці до подання конструктора. Це можна виконати кількома способами:

    У разі використання об’єктних вкладок клацніть правою кнопкою вкладку відкритої таблиці даних і виберіть пункт Конструктор.

    — або —

    У рядку стану програми Access виберіть елемент Конструктор.

    — або —

    В області переходів клацніть правою кнопкою миші базову таблицю таблиці даних і виберіть пункт Конструктор.

  2. У поданні конструктора виберіть поле приміток.

  3. В області Властивості поля на вкладці Загальні клацніть стрілку в клітинці Формат тексту та виберіть у списку пункт Формат RTF.

    Відобразиться повідомлення із запитом про підтвердження перетворення стовпця на формат RTF. Натисніть кнопку Так, щоб перетворити стовпець.

  4. Збережіть зміни.

Вгорі сторінки

Перетворення стовпця на поле підстановки

За промовчанням, не можна використовувати подання таблиці для перетворення нового стовпця на поле підстановки. Якщо ви раніше не працювали у програмі Access, у полі підстановки відображаються дані з іншого джерела — таблиці або списку елементів — у списку. За промовчанням, у застосунку Access використовується розкривний список для відображення даних підстановки, але можна також використати список (список, який не відкривається і не закривається) у формі.

Можна створити два типи поля підстановки — списки на основі таблиць і списки значень. Список на основі таблиці використовує запит для отримання даних з іншої таблиці, а список значень відображає список наданих значень. Наступна процедура пояснює створення обох типів списків.

Додавання поля підстановки

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші базову таблицю таблиці даних і виберіть пункт Конструктор.

    — або —

    У рядку стану програми Access виберіть елемент Конструктор.

    Таблиця відкривається в поданні конструктора.

  2. Виберіть поле, яке слід перетворити.

    — або —

    Виберіть у стовпці Ім’я поля пустий рядок і введіть ім’я нового поля.

  3. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя клацніть елемент Стовпець підстановки.

    — або —

    У поданні конструктора, у стовпці Тип даних клацніть стрілку розкривного списку та виберіть пункт Майстер підстановок.

    Запускається майстер підстановок.

  4. Виконайте одну з таких дій:

    • Створення списку на основі таблиці    

      1. Виберіть пункт Стовпець підстановки має шукати значення в таблиці або запиті та натисніть кнопку Далі.

      2. В області Подання виберіть параметр, виберіть зі списку таблицю або запит, а потім натисніть кнопку Далі.

        Наприклад, якщо потрібно використати значення з таблиці в полі підстановки, виберіть параметр Таблиці. Якщо потрібно використати запит, виберіть параметр Запити. Щоб переглянути список усіх таблиць і запитів бази даних, виберіть параметр Обидва.

      3. Перемістіть поля, які слід відображати у списку підстановки, з області Доступні поля до області Вибрані поля, а потім натисніть кнопку Далі.

      4. Також можна вибрати один чи кілька типів сортування для полів, вибраних у попередньому кроці, а потім натиснути кнопку Далі.

      5. Можна настроїти ширину для кожного стовпця у списку підстановки, а потім натиснути кнопку Далі.

      6. В області Який підпис слід використати для стовпця підстановки введіть ім’я в текстовому полі.

      7. Можна встановити прапорець Дозволити кілька значень.

        Вибір цього параметра дозволяє вибір і збереження кількох елементів списку.

      8. Натисніть кнопку Готово. Якщо відобразиться запит про збереження таблиці, натисніть кнопку Так.

        Запит на підстановку додається до нової таблиці. За промовчанням, цей запит отримує з вихідної таблиці вказані поля і значення первинних ключів. Таким чином у програмі Access установлюється той тип даних для поля підстановки, який відповідає набору типів даних поля первинного ключа вихідної таблиці. Наприклад, якщо для поля первинного ключа у вихідній таблиці вибрано тип даних «Автонумерація», для поля підстановки вибирається числовий тип даних.

      9. Поверніться до подання таблиці, перейдіть до поля підстановки та виберіть елемент зі списку.

    • Створення списку на основі списку значень    

      1. Виберіть варіант Я введу потрібні значення самостійно та натисніть кнопку Далі.

      2. У полі Кількість стовпців введіть кількість стовпців, які слід відображати у списку, перейдіть до першої пустої клітинки та введіть значення.

        Під час введення першого значення під поточною клітинкою з’являється ще одна пуста клітинка.

      3. Після завершення вводу першого значення перемістіть курсор до наступної клітинки за допомогою клавіші TAB або клавіш зі стрілками та введіть друге значення.

      4. Повторіть кроки 2 і 3, доки не завершите створення списку, і натисніть кнопку Далі.

      5. Якщо потрібно, введіть ім’я нового поля та натисніть кнопку Готово.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×