Додавання проміжків часу до календарів Outlook колег поза межами офісу

Ви можете легко позначити час у календарі Outlook як "не турбувати" або "не на роботі". Але що робити, якщо ви не використовуєте Office 365 і не маєте доступу до спільного календаря, але вам потрібно повідомити колег про свою відсутність в офісі? У цій статті пояснюється, як додати спеціальні запрошення на цілоденні наради до календарів співробітників без впливу на доступний вільний час у їхніх календарях.

Щоб запланувати час відпустки із запрошенням на нараду, потрібно виконати два кроки. По-перше, повідомте своїх колег про свою відсутність, додавши час відпустки до їхніх календарів. Потім зарезервуйте час відпустки у власному календарі.

Крок 1. Додайте свій час відпустки до календарів співробітників

Якщо ви позначите час у календарі як "не на роботі", ваші колеги побачать це під час спроби запланувати нараду з вами. Але чи не було б чудово, якби ви могли оповістити колег про свою відсутність наперед, не впливаючи на їхній стан зайнятості та не загромаджуючи їхні календарі? Це можна зробити, налаштувавши відображення вашої інформації в чужих календарях як цілоденної події, але, на відміну від звичайної цілоденної події, яка зазвичай установлює вашу доступність на значення "не турбувати", ця цілоденна подія відображатиметься як вільний час. На доступність ваших колег це не вплине.

Примітка : Запрошення на наради мають пересилатися між користувачами Outlook. Щоб ви могли бачити розклади інших користувачів, коли створюєте запрошення на нараду в Outlook, у вашій організації має використовуватися Microsoft Exchange Server.

  1. У поданні "Календар" на вкладці Основне клацніть Створити нараду.

    Сполучення клавіш  Щоб створити нове запрошення на нараду, натисніть клавіші Ctrl+Shift+Q.

  2. Введіть опис у полі Тема та (за потреби) введіть розташування в полі Розташування.

  3. У списках Час початку та Час завершення виберіть час початку та завершення вашої відсутності в офісі. Якщо ви йдете у відпустку, цей час зазвичай відповідатиме повним дням. Для цього встановіть прапорець Цілий день.

    Примітка : Коли ви плануєте щось, за замовчуванням Outlook використовує поточний часовий пояс, установлений у системі комп’ютера. Щоб запланувати відсутність для іншого часового поясу, у групі Параметри клацніть Часові пояси.

  4. У групі Параметри в розкривному списку Відобразити як виберіть Вільний. Якщо ви вже визначили, що це подія на весь день, у списку Відобразити як автоматично підставиться Вільний.

    Увага! : 

    • Переконайтеся, що в списку Відобразити як вибрано Вільний. Завдяки цьому одержувачі запрошення на нараду зможуть прийняти запрошення та додати вашу відпустку до своїх календарів, при цьому не резервуючи час у цих календарях. Календар одержувача й надалі відображатиме вільний час для планування під час вашої відпустки.

    • Коли ви налаштовуєте цілоденну подію, часом її початку вважається північ. Щоб ваші колеги не отримували оповіщень у незручний час, установіть для параметра Нагадування значення Немає.

  5. Введіть інформацію, яку потрібно повідомити одержувачам.

  6. Додайте одержувачів у рядку Кому.

  7. Якщо потрібно оповістити користувачів про низку повторюваних періодів, коли вас не буде на роботі, у групі Параметри клацніть Повторення та виберіть шаблон повторення, а потім натисніть кнопку OK.

  8. Натисніть кнопку Надіслати.

Коли ви надсилаєте це запрошення на нараду, а в списку Відобразити як вибрано Вільний, подія відобразиться вгорі кожного дня в календарі Outlook ваших колег, щоб вони не пропустили це нагадування й при цьому не резервували робочий час.

Примітка : Якщо не встановити прапорець Цілий день, подія відобразиться в сітці часу (при цьому вона не з’явиться вгорі дня). При цьому час і надалі позначатиметься як вільний.

Крок 2. Зарезервуйте час відпустки у своєму календарі

Якщо ви виконали всі дії, описані в попередньому розділі, надіслане запрошення на нараду позначиться як вільний час, щоб уникнути резервування часу в календарях інших користувачів. Однак час також позначиться як вільний і у вашому календарі. Тепер потрібно створити додаткову зустріч для себе, щоб інші могли бачити, що ви не доступні протягом указаного часу.

Люди часто припускаються помилки, відкриваючи запрошення на нараду у своєму календарі та змінюючи значення в списку Відобразити як із Вільний на Не на роботі після надсилання запрошення. Однак, якщо зробити це, усім одержувачам запрошення на нараду надсилається оновлення. При цьому значення Вільний у них змінюється на Не на роботі, що нівелює всі дії, які ви зробили, щоб запобігти цьому. Ви повинні створити копію зустрічі у своєму календарі, для якої вибрати в списку Відобразити як значення Не на роботі.

Коли люди використовують календаря Outlook, щоб планувати наради та інші події, вони зможуть бачити вашу доступність, якщо ви дозволили це у своєму календарі. Зазвичай, зустрічі, наради та події відповідають значенню Не турбувати у списку Відобразити як. Ви також можете створювати елементи, коли в списку Відобразити як вибрано Не на роботі. Елементи, для яких установлено Не на роботі, вважаються подібними до елементів зі значенням Не турбувати – ваші колеги не мають очікувати від вас доступності протягом цього часу. Візуально ці два типи різняться. Елементи зі значенням Не на роботі позначаються фіолетовим кольором, а елементи зі значенням Не турбувати – синім. Ця відмінність дає змогу наочно показати, чому ви недоступні. Наприклад, ви можете перемістити конфліктний елемент зі значенням Не турбувати, але, імовірно, вам не вдасться (або ви не схочете робити цього) змінити елемент зі значенням Не на роботі, наприклад вашу відпустку.

  1. У поданні "Календар" на вкладці Основне клацніть Створити зустріч.

  2. У полі Тема введіть назву для вашої відсутності.

  3. У полях Час початку та Час завершення клацніть дати початку й завершення вашої відсутності.

  4. Установіть прапорець Цілий день.

  5. Виберіть у списку Відобразити як значення Не на роботі.

  6. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Примітка : На власний розсуд ви можете видалити (лише зі свого календаря) початкове запрошення на нараду, яке надсилається іншим користувачам, або залишити його у своєму календарі, щоб легко надіслати оновлення або скасування, якщо ваші плани зміняться.

Крок 1. Додайте свій час відпустки до календарів співробітників

Якщо ви позначите час у календарі як "не на роботі", ваші колеги побачать це під час спроби запланувати нараду з вами. Але чи не було б чудово, якби ви могли оповістити колег про свою відсутність наперед, не впливаючи на їхній стан зайнятості та не загромаджуючи їхні календарі? Це можна зробити, налаштувавши відображення вашої інформації в чужих календарях як цілоденної події, але, на відміну від звичайної цілоденної події, яка зазвичай установлює вашу доступність на значення "не турбувати", ця цілоденна подія відображатиметься як вільний час. На доступність ваших колег це не вплине.

Примітка : Запрошення на наради мають пересилатися між користувачами Outlook. Щоб ви могли бачити розклади інших користувачів, коли створюєте запрошення на нараду в Outlook, у вашій організації має використовуватися Microsoft Exchange Server.

  1. У меню Файл наведіть вказівник миші на пункт Створити й виберіть Запрошення на збори.

    Сполучення клавіш  Щоб створити нове запрошення на нараду, натисніть клавіші Ctrl+Shift+Q.

  2. Введіть опис у полі Тема та (за потреби) введіть розташування в полі Розташування.

  3. У списках Час початку та Час завершення виберіть час початку та завершення вашої відсутності в офісі. Якщо ви йдете у відпустку, цей час зазвичай відповідатиме повним дням. Для цього встановіть прапорець Цілий день.

    Примітка : Коли ви плануєте щось, за замовчуванням Outlook використовує поточний часовий пояс, установлений у системі комп’ютера. Щоб запланувати відсутність для іншого часового поясу, на вкладці Нарада в групі Параметри клацніть Часові пояси.

  4. У групі Параметри в розкривному списку Відобразити як виберіть Вільний. Якщо ви вже визначили, що це подія на весь день, у списку Відобразити як автоматично підставиться Вільний.

    Увага! : 

    • Переконайтеся, що в списку Відобразити як вибрано Вільний. Завдяки цьому одержувачі запрошення на нараду зможуть прийняти запрошення та додати вашу відпустку до своїх календарів, при цьому не резервуючи час у цих календарях. Календар одержувача й надалі відображатиме вільний час для планування під час вашої відпустки.

    • Коли ви налаштовуєте цілоденну подію, часом її початку вважається північ. Щоб ваші колеги не отримували оповіщень у незручний час, установіть для параметра Нагадування значення Немає.

  5. Введіть інформацію, яку потрібно повідомити одержувачам.

  6. Додайте одержувачів у рядку Кому.

  7. Якщо потрібно оповістити користувачів про низку повторюваних періодів, коли вас не буде на роботі, на вкладці Нарада в групі Параметри клацніть Повторення та виберіть шаблон повторення, а потім натисніть кнопку OK.

    Після визначення параметрів повторення назва вкладки Нарада змінюється на Низка нарад.

  8. На вкладці Нарада в групі Відображення натисніть кнопку Зустріч.

  9. Натисніть кнопку Надіслати.

Коли ви надсилаєте це запрошення на нараду, а в списку Відобразити як вибрано Вільний, подія відобразиться вгорі кожного дня в календарі Outlook ваших колег, щоб вони не пропустили це нагадування й при цьому не резервували робочий час.

Примітка : Якщо не встановити прапорець Цілий день, подія відобразиться в сітці часу (при цьому вона не з’явиться вгорі дня). При цьому час і надалі позначатиметься як вільний.

Крок 2. Зарезервуйте час відпустки у своєму календарі

Якщо ви виконали всі дії, описані в попередньому розділі, надіслане запрошення на нараду позначиться як вільний час, щоб уникнути резервування часу в календарях інших користувачів. Однак час також позначиться як вільний і у вашому календарі. Тепер потрібно створити додаткову зустріч для себе, щоб інші могли бачити, що ви не доступні протягом указаного часу.

Люди часто припускаються помилки, відкриваючи запрошення на нараду у своєму календарі та змінюючи значення в списку Відобразити як із Вільний на Не на роботі після надсилання запрошення. Однак, якщо зробити це, усім одержувачам запрошення на нараду надсилається оновлення. При цьому значення Вільний у них змінюється на Не на роботі, що нівелює всі дії, які ви зробили, щоб запобігти цьому. Ви повинні створити копію зустрічі у своєму календарі, для якої вибрати в списку Відобразити як значення Не на роботі.

Коли люди використовують календаря Outlook, щоб планувати наради та інші події, вони зможуть бачити вашу доступність, якщо ви дозволили це у своєму календарі. Зазвичай, зустрічі, наради та події відповідають значенню Не турбувати у списку Відобразити як. Ви також можете створювати елементи, коли в списку Відобразити як вибрано Не на роботі. Елементи, для яких установлено Не на роботі, вважаються подібними до елементів зі значенням Не турбувати – ваші колеги не мають очікувати від вас доступності протягом цього часу. Візуально ці два типи різняться. Елементи зі значенням Не на роботі позначаються фіолетовим кольором, а елементи зі значенням Не турбувати – синім. Ця відмінність дає змогу наочно показати, чому ви недоступні. Наприклад, ви можете перемістити конфліктний елемент зі значенням Не турбувати, але, імовірно, вам не вдасться (або ви не схочете робити цього) змінити елемент зі значенням Не на роботі, наприклад вашу відпустку.

  1. У поданні Календар у меню Файл наведіть вказівник миші на пункт Створити та виберіть пункт Зустріч.

  2. У полі Тема введіть назву для вашої відсутності.

  3. У полях Час початку та Час завершення клацніть дати початку й завершення вашої відсутності.

  4. Установіть прапорець Цілий день.

  5. Виберіть у списку Відобразити як значення Не на роботі.

  6. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Примітка : На власний розсуд ви можете видалити (лише зі свого календаря) початкове запрошення на нараду, яке надсилається іншим користувачам, або залишити його у своєму календарі, щоб легко надіслати оновлення або скасування, якщо ваші плани зміняться.

Див. також

Рекомендовані способи використання календаря Outlook

Планування наради з іншими користувачами

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×