Додавання одного або кількох записів до бази даних

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

У цій статті пояснюється, як введення даних до бази даних Access а також надаються довідкову інформацію, необхідну для розуміння різні процеси введення даних. Також у статті пояснюється, як використовувати кілька методів введення даних у програмі Access.

У цій статті

Основні відомості про додавання записів

Додавання записів до таблиці у вікні табличного подання даних

Додавання записів за допомогою форми

Редагування елементів у полі підстановки

Введіть рядки нульової довжини.

Додавання записів за допомогою імпортування або зв'язування з даними

Методи заощадити час під час введення даних

Основні відомості про додавання записів

Щоб швидко й точно вводити дані в базу даних Access, корисно знати основні відомості про те, як функціонує база даних. У наступних розділах пояснюються деякі з основних принципів побудови й розробки, які застосовуються під час введення даних.

Вплив структури бази даних на ввід даних

Бази даних Access – це не файлу в цьому ж значенні як документ Microsoft Word або Microsoft PowerPoint наборі слайдів. Замість цього, до бази даних Access – це набір об'єктів, таблиць, форм, звітів, запитів і так далі –, потрібно працювати разом для бази даних, щоб працювати належним чином.

Крім того, ці об’єкти мають відповідати набору принципів розробки, оскільки інакше база даних функціонуватиме неналежним чином або не функціонуватиме взагалі. У свою чергу, ці принципи розробки впливають на введення даних. Ці факти про об’єкти й розробку бази даних слід пам’ятати під час подальшого читання.

  • Access зберігає всі дані в одній або кількох таблицях. Кількість таблиць залежить від структури та складності бази даних. Хоча можна переглядати дані у формі, звіті або в результатах, повернутих запитом, Access зберігає дані лише в таблицях, а інші об’єкти бази даних будуються на основі цих таблиць.

  • Кожна таблиця має містити лише один тип даних. Наприклад, у таблицю з відомостями про бізнес-контакти не слід поміщати дані про продажі. Якщо зробити так, пошук правильних даних може бути ускладнений або неможливий.

  • Зазвичай кожне з полів таблиці містить лише один тип даних. Наприклад, не можна зберігати примітки в наборі полів, які приймають числові значення. У разі спроби введення тексту в такому полі відображається повідомлення про помилку. Проте це правило не є жорстким. Наприклад, можна зберігати числа (наприклад, поштові індекси) в полі, для якого визначено текстовий тип даних, але з цими даними не можна виконувати обчислення.

  • За винятком поля в записі має прийняти лише одне значення. Наприклад, можна не ввести кілька адрес у полі адреси. Це – на відміну від Microsoft Excel, що за замовчуванням, можна ввести будь-яку кількість імен або адрес або зображення в одну клітинку, якщо встановлено цієї клітинки, щоб прийняти обмежені типи даних.

    Проте, ви можете ввести список елементів із роздільниками полів до тексту або записки типу даних. Крім того, Access містить функцію багатозначне поле. Багатозначні поля використовуються для вкладення кількох записів даних до одного запису а також для створення списків, які містять кілька значень. Наприклад, можна вкласти у програмі Microsoft PowerPoint слайди та будь-яку кількість зображень до запису в базі даних. Також можна створити список імен і виберіть стільки імена, за потреби. Використання багатозначних полів може здатися розрив правила розробки бази даних, тому, що ви можна зберігати в ній більше ніж один запис для кожного поля таблиці, але насправді немає, тому що Access застосовує ці правила «за лаштунками», зберігаючи дані в спеціальних прихованих таблицях.

  • У попередніх версіях Access (до 2007 року) ви повинні були проектування та створення принаймні одну таблицю, щоб можна було ввести дані. Потрібно було вирішити, які поля, щоб додати до таблиці, а було вибрано типи даних для кожного поля. У пізніших версій Accessможна відкрити пустої таблиці та почати введення даних. Доступ буде задати тип даних для поля, залежно від того, які ви вводите.

Докладні відомості

Відомості в цьому розділі торкається бази даних, таблиці та функцію — багатозначні поля.

Нижче наведено посилання на статті, які містять додаткові відомості за цими темами.

  • Основи розробки баз даних

    Ця стаття описує фундаментальні поняття, наприклад, планування бази даних, розробку бази даних і оптимізацію — процес розділення даних на зв’язані таблиці та видалення надлишкових даних.

  • Створення таблиці

    Ця стаття описує створення таблиць, додавання первинних ключів (полів, які визначають кожний рядок або запис у таблиці унікальним чином) і настроювання типів даних і властивостей таблиці.

  • Вкладення файлів до записів у базі даних

    Ця стаття описує вкладення одного або кількох файлів до поля типу «Вкладення».

  • Використання списку, у якому зберігаються кілька значень

    Ця стаття описує використання списків із прапорцями або розкривних списків із прапорцями для збереження кількох значень.

Вплив типів даних на введення даних

Під час розроблення таблиці бази даних для кожного з полів таблиці вибирається тип даних: цей процес допомагає забезпечити точніше введення даних. Наприклад, потрібно відкрити пусту таблицю та ввести набір даних із продажу. Access визначає для цього поля числовий тип даних. Якщо хтось спробує ввести в цьому полі текст, буде відображено повідомлення про помилку, і користувачу не вдасться зберегти змінений запис — цей крок допомагає захистити дані.

Показати спосіб перегляду типів даних

В області переходів виконайте одну з таких дій:

  • Двічі клацніть таблицю, яку ви хочете, щоб дослідити, щоб відкрити таблицю у вікні табличного подання даних. На вкладці поля у групі форматування перегляньте значення у списку тип даних. Зверніть увагу, якщо ви використовуєте Access 2007, її можна знайти цей список на вкладці таблиці у групі тип даних і форматування . Значення зміни під час наведіть курсор на різні поля в таблиці. На рисунку показано у списку.

    Список типів даних

  • Клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно перевірити, і виберіть пункт Подання конструктора.

    Access відкриє таблицю в сітці розробки, верхня частина якої містить ім’я та тип даних кожного з полів таблиці. На рисунку показано типову таблицю в сітці розробки.

    поля в поданні конструктора

Тип даних, які встановлюються для кожного поля таблиці містить перший рівень керування через те, що можна та не можна ввести в поле. У деяких випадках таких як під час роботи з полем приміток, можна ввести дані, які ви хочете. В інших випадках наприклад під час роботи з полем "Лічильник", введіть дані параметр поля запобігає введенню будь-яку інформацію на всіх. У цій таблиці наведено типи даних цього Access надає а також описано, як вони впливають на введення даних.

Тип даних

Вплив

Текст

Текстові поля прийняти текстові або числові символи, зокрема списки елементів із роздільниками. Текстове поле приймає меншу кількість символів, ніж поля приміток – від 0 до 255 символів. У деяких випадках за допомогою функції перетворення для обчислень з даними в текстовому полі. Зверніть увагу, що у програмі Access 2013 і текстові дані типи перейменовано на Короткий текст.

Примітка

У полях цього типу можна вводити великі обсяги текстових і числових даних. Також, якщо розробник бази даних установив для цього поля підтримку формату RTF, можна застосовувати типи форматування, які зазвичай використовуються в текстових редакторах, наприклад, у Word. Наприклад, можна застосувати різні види та розміри шрифтів до певних символів тексту та виділити їх жирним шрифтом, курсивом тощо. Можна також додавати до даних теги мови розмітки гіпертексту — HTML.

Крім того, полів приміток мають властивість називається Лише на додавання. Якщо ввімкнути цю властивість, можна додавати нові дані до поля приміток, але не можна змінити наявні дані. Ця функція, призначена для використання у програмах, таких як бази даних відстеження, де потрібно зберігати постійний запис, який залишається незмінним. Якщо навести курсор у поле приміток з Додавання лише властивості увімкнуто за промовчанням, текст у полі зникне. Будь-які зміни форматування або не можна застосувати до тексту.

Зверніть увагу, що починаються у програмі Access 2013, даних Memo типи перейменовано на Довгий текст.

Як і в текстових полях, до даних у полі «Примітка» можна застосовувати функції перетворення.

Число

У полі такого типу можна вводити лише числа. Також у цьому полі можна виконувати обчислення значень.

Велике число

У полі цього типу можна ввести лише числа, і можна виконувати обчислення значення в полі багато. Зверніть увагу, що багато типів даних, доступні лише в Office 365 передплати версію програми Access.

Дата й час

У полі такого типу можна вводити лише дати й час. Залежно від параметрів поля можуть існувати такі умови:

  • Якщо розробник бази даних маски вводу для поля (ряди символів і покажчика місця заповнення, які відображаються під час виділення поля), необхідно ввести дані в інтервалів і формат, який містить маска. Наприклад, якщо відображається маска РРРР, потрібно ввести Oct 11 2017 в полях. Не можна ввести ім'я повний місяць, або значення рік двома цифрами.

  • Якщо на не створено маски вводу для керування, як ви вводите, дати або часу, можна ввести значення, використовуючи будь-який припустимий формат дати або часу. Наприклад, можна ввести 11 жовтня 2017, 10, 11, 17, 11 жовтень 2017 і так далі.

  • Розробник бази даних можуть застосовуватися до формату відображення в полі. В тому випадку, якщо немає маски вводу, можна ввести значення в майже будь-якому форматі, але у програмі Access відобразиться дати відповідно до формату відображення. Наприклад, можна ввести 11/10/2017, але формат відображення може бути настроєно таким чином, що відображається як Жов-11-2017 значення.

Грошова одиниця

У полі такого типу можна вводити лише значення грошових одиниць. Не потрібно вводити символ грошової одиниці вручну. За промовчанням Access застосовує символ грошової одиниці ( ¥, £, $ тощо), який вказано в регіональних параметрах Windows.

Автонумерація

У полі цього типу взагалі не можна вводити або змінювати дані. Значення у полі типу «Автонумерація» збільшується програмою Access під час додавання нового запису до таблиці.

Обчислюване

Не можна ввести або змінення даних у полі цього типу в будь-який час. Вираз, що визначає визначається результати цього поля. Access оновлює значення в полі обчислення під час кожного додавання або редагування нового запису до таблиці. Зверніть увагу, що обчислення типів даних було додано до початку доступу у програмі Access 2010.

Так/Ні

Під час виділення поля цього типу відображається прапорець або розкривний список, залежно від форматування поля. Якщо поле відформатовано для відображення списку, зі списку можна вибирати значення Так або Ні, Істина або Хибність, Увімк. або Вимк., залежно від вибраного формату поля. Не можна вводити значення або змінювати значення у списку безпосередньо із форми або таблиці.

Об’єкт OLE

Цей тип поля використовується тоді, коли потрібно відобразити дані з файлу, створеного за допомогою іншої програми. Наприклад, у полі «Об’єкт OLE» можна відобразити текстовий файл, діаграму Excel або послідовність слайдів PowerPoint.

Вкладення надають швидший, легший і гнучкіший спосіб перегляду даних з інших програм. Для отримання додаткових відомостей див. розділ, присвячений вкладенням, далі в цій таблиці.

Гіперпосилання

У полі цього типу можна ввести будь-які дані та Access переноситься його у веб-адресу. Наприклад, якщо ви ввели значення в полі, Access оточує текст із http://www. your_text. com. Якщо ввести неприпустиме веб-адресу посилання буде працювати. В іншому разі ваше посилання, це призведе до повідомлення про помилку. Крім того, редагування наявних гіперпосилань може бути складно оскільки клацання на полі гіперпосилання за допомогою миші запускається в браузері та перенаправляє до сайту, указаний у посиланні. Для редагування поля "гіперпосилання", буде вибрано поле суміжних, перемістіть фокус до поля гіперпосилання» за допомогою клавіші ТАБУЛЯЦІЇ або стрілка і натисніть клавішу F2, щоб увімкнути редагування.

Вкладення

До поля цього типу можна вкласти дані з інших програм, але в ньому не можна вводити текст або числові дані.

Щоб отримати відомості про використання поля вкладення перегляньте статтю вкладення файлів і графіки до записів у базі даних.

Майстер підстановок

Майстер підстановок — це не тип даних. Цей майстер використовується для створення двох типів розкривних списків: списків значень і полів підстановки. У списку значень використовується список елементів із роздільниками, які вводяться вручну під час використання майстра підстановок. Ці значення можуть бути незалежними від інших даних або об’єктів бази даних.

На відміну від поля підстановки використовує запит для отримання даних з одним або кількома з інших таблиць у базі даних або в іншому розташуванні, наприклад на сервері SharePoint. Поле підстановки натисніть відображає дані в розкривному списку. За замовчуванням в майстрі підстановок установлює поля таблиці на числовий тип даних.

Ви можете працювати з полів підстановки безпосередньо в таблиці а також у формах і звітах. За промовчанням, значення в полі підстановки відображаються в списку керування називається поле зі списком, список, який містить стрілку розкривного меню: пустий список підстановки . Залежно від того, як розробник бази даних має значення поле підстановки а поле зі списком можна редагувати елементи у списку та додавання елементів до списку. Для цього розробник бази даних потрібно задати властивості поля підстановки (властивість називається Обмежити списком, а в конструкторі має вимкнути його).

Якщо ви не можна редагувати безпосередньо до значень у списку підстановки, потрібно додати або змінити дані в списку попередньо визначених значень, або в таблиці, яке використовується як джерело для поля підстановки. Додаткові відомості про це про редагування елементів у полі підстановки, далі в цій статті.

Нарешті, під час створення поля підстановки можна ввімкнути для нього підтримку кількох значень. У цьому разі в списку отриманих результатів відображається прапорець поруч із кожним елементом списку, і можна вибрати або скасувати вибір потрібної кількості елементів. На рисунку показано типовий багатозначний список:

список із прапорцями

Відомості про створення багатозначного поля підстановки полів і використання отримані списки можна знайти у статті використання списку, які зберігаються кілька значень і посібник із багатозначних полів.

Примітка : Вкладення, обчислення та багато типів даних недоступні у формат файлу MDB.

Вплив властивостей поля таблиці на введення даних

Окрім правил розробки, які керують структурою бази даних, і типів даних, які керують введенням у певному полі, є кілька властивостей поля, які також впливають на введення даних у базу даних Access.

Перегляд властивостей для поля таблиці

Програма Access пропонує два способи, щоб переглянути властивості для поля таблиці. Можна використовувати елементи керування на вкладці таблиця даних , або можна відкрити таблицю в режимі конструктора. У наведених нижче переліках кроків описується, як використання обох методів.

Перегляд властивостей таблиці на вкладці «Таблиця»

  1. В області переходів двічі клацніть потрібну таблицю.

  2. Перейдіть на вкладку поля й використання елементів керування у групі форматування , щоб переглянути властивості для кожного з полів таблиці. Зверніть увагу, якщо ви використовуєте Access 2007, її можна знайти цей список на вкладці таблиці у групі тип даних і форматування .

Перегляд властивостей таблиці в поданні конструктора

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю та натисніть кнопку Режим конструктора Малюнок на кнопці в контекстному меню.

    Таблиця відкриється в сітці розробки.

  2. У нижній частині сітки відкрийте вкладку Загальні, якщо її ще не відкрито.

    -або-

    Для перегляду властивостей поля підстановки відкрийте вкладку Підстановка.

    Поле підстановки — це поле таблиці, в якому використовується запит для отримання даних з однієї або кількох таблиць бази даних. За промовчанням поле підстановки відображає ці значення у формі списку. Залежно від настройок поля підстановки, з цього списку можна вибрати один або кілька елементів.

Нижченаведена таблиця містить список властивостей, які найбільше впливають на введення даних, і пояснює їх вплив на введення даних.

Властивість

Розташування в конструкторі

Можливі значення

Поведінка під час введення даних

Розмір поля

Вкладка Загальні

0-255

Обмеження кількості символів стосується лише полів типу «Текст». Якщо ввести більше вказаної кількості символів, виконується обтинання тексту в полі.

Обов’язково

Вкладка Загальні

Так/Ні

Якщо цю властивість увімкнуто, від користувача вимагається ввести значення в полі, і Access не дозволяє зберегти нові дані, доки не заповнено обов’язкове поле. Якщо цю властивість вимкнуто, поле може містити значення null, тобто залишатися пустим.

Примітка : Значення null не рівнозначне нульовому значенню. Нуль — це цифра, а «null» — це відсутнє, невизначене або невідоме значення.

Дозволяти рядки з нульовою довжиною

Вкладка Загальні

Так/Ні

Якщо цю властивість увімкнуто, можна вводити рядки з нульовою довжиною — рядки без символів. Для створення рядка з нульовою довжиною введіть у полі пару подвійних лапок ("").

Індексовано

Вкладка Загальні

Так/Ні

Якщо поле таблиці індексовано, Access забороняє додавання повторюваних значень. Можна також створити індекс із кількох полів. У цьому разі можна повторювати значення в одному полі, але не в обох полях.

Маска вводу

Вкладка Загальні

Визначені або настроювані набори покажчиків місця заповнення та символів

Маски вводу відображається запит на введення даних у форматі, визначених. Маски відображаються під час виділення поля таблиці або елемента керування на формі. Припустімо, ви клацніть поле дати, відображається такий набір символів: ДД-МММ-РРРР. Що таке маски вводу. Вимагає ввести значення місяця у вигляді трьох букв, наприклад ЖОВТ. а значення року чотирма цифрами, наприклад, Жовтень-15-2017.

Примітка : Слід пам’ятати, що маски вводу керують введенням даних, але не збереженням чи відображенням їх в Access.

Щоб отримати додаткові відомості про створення та використання масок вводу наведено у статті керування форматами введення даних за допомогою масок вводу. Додаткові відомості про те, як Access зберігає та відображає даних дати й часу перегляньте статтю ввести значення дати або часу.

Обмежити списком

Вкладка Підстановка

Так/Ні

Вмикає або вимикає зміни до елементів у полі підстановки. Нові користувачі отримують доступ іноді спробуйте змінення елементів у полі підстановки вручну. Якщо Access забороняє змінення елементів у полі, ця властивість має значення так. Якщо активовано цю властивість і вам потрібно змінити елементи списку, необхідно відкрити список (якщо ви хочете редагування списку значень) або таблицю, яка містить вихідні дані для списку, (якщо ви хочете, щоб змінити поле підстановки) і змініть значення є. Щоб отримати додаткові відомості про використання полів підстановки статті редагування елементів у полі підстановки, далі в цій статті.

Відображати зміни списку значень

Вкладка Підстановка

Так/Ні

Увімкнення або вимкнення команди Змінити елементи списків для списків значень, але не для полів підстановки. Щоб увімкнути цю команду для полів підстановки, введіть припустиме ім’я форми в полі властивості Форма редагування елементів списку. Команда «Відображати зміни списку значень» відображається в контекстному меню, яке відкривається за допомогою клацання правою кнопкою миші списку або поля зі списком. Після запуску цієї команди з’являється діалогове вікно Змінення елементів списку. Або, якщо для властивості Форма редагування елементів списку вказано ім’я форми, Access запускає цю форму замість відображення діалогового вікна.

Примітка : Команду Змінити елементи списків можна запускати зі списків або полів зі списком, розташованих на формі, а також із полів зі списком, розташованих у таблицях і наборах результатів запитів. Форми мають бути відкритими в поданні конструктора або огляду, а таблиці та набори результатів запитів — у поданні таблиці.

Форма редагування елементів списку

Вкладка Підстановка

Ім’я форми вводу даних

У разі введення імені форми вводу даних як значення властивості таблиці ця форма відкривається, коли користувач вибирає команду Змінити елементи списків. Інакше після вибору цієї команди відображається діалогове вікно Змінення елементів списку.

На початок сторінки

Додавання записів безпосередньо до таблиці в поданні таблиці

Таблиця, відкрита в поданні таблиці, виглядає, як робочий аркуш Excel, де можна вводити чи вставляти дані в одне або багато полів — поле відповідає клітинці робочого аркуша.

Слід пам’ятати про це, читаючи далі.

  • Дані не потрібно явно зберігати. Access вносить зміни в таблицю в разі переміщення курсора до нового поля в тому самому рядку або до іншого рядка.

  • За промовчанням поля в базі даних Access містять певний тип даних, наприклад, текст або числа. Слід вводити той тип даних, який приймає відповідне поле. Якщо це не так, відображається повідомлення про помилку:

    повідомлення про помилку неприпустимого значення

  • До поля може бути застосовано маску вводу. Маска вводу — це набір символів і покажчиків міста заповнення, які вимагають введення даних у певному форматі.

    Щоб отримати додаткові відомості про маски вводу наведено у статті керування форматами введення даних за допомогою масок вводу.

  • Крім вкладення та багатозначних списків можна ввести лише один запис у більшості полів. Якщо ви не знаєте, чи поле приймає вкладення, ви можете перевірити властивості поля. Щоб зробити це, процедура у Властивості подання для поля таблиці, вище в цій статті. Завжди можна визначити багатозначного списку, оскільки у програмі Access відобразиться прапорець біля кожного елемента списку.

Введення даних у таблицю

  1. В області переходів двічі клацніть потрібну таблицю.

    За промовчанням Access відкриває таблицю в поданні таблиці — в сітці, яка нагадує робочий аркуш Excel.

  2. Клацніть або перемістіть курсор іншим чином на перше потрібне поле, після чого введіть дані.

  3. Для переміщення до наступного поля в тому самому рядку натисніть клавішу TAB, скористайтеся клавішами зі стрілками вправо або вліво, або клацніть клітинку в наступному полі.

    У разі натискання клавіші TAB в Access за промовчанням використовуються регіональні параметри Windows, які визначають напрямок переміщення курсора (вліво або вправо). Якщо в системі використовується мова, яка читається зліва направо, у разі натискання клавіші TAB курсор переміщується вправо. У разі використання мови, яка читається справа наліво, курсор переміщується вліво.

    Для переміщення до наступної клітинки в стовпці скористайтеся клавішами зі стрілками вгору або вниз, або клацніть потрібну клітинку.

Застосування форматування тексту для даних у полі довгий текст (записки)

  1. Відкрийте таблицю у вікні табличного подання даних виберіть поле довгий текст. Якщо ви використовуєте Access 2007 або Access 2010, які мають бути поля приміток.

    Зазвичай, поля «довгий текст» містить примітки або нотатки, тому ви можете шукати поле з іменем "Примітки" або "Нотатки". Якщо ви не можете знайти довгий текстове поле, процедура у Властивості подання для поля таблиці, вище в цій статті.

  2. На вкладці Home, у групі Font скористайтеся кнопками й меню для форматування тексту.

    Зображення стрічки Access

    Можна використовувати різні шрифти та розміри, виділяти текст жирним шрифтом і курсивом, змінювати колір тощо.

На початок сторінки

Додавання записів за допомогою форми

Форми вводу даних дають змогу вводити дані легше, швидше і точніше. Зазвичай форми створюються, коли потрібно вводити дані одночасно в кілька таблиць. Форми також створюються, коли потрібно приховати деякі поля таблиці, полегшити використання таблиці (цей крок може скоротити витрати на навчання) або забезпечити правильне введення даних.

Використання форми для редагування даних залежить від макета форми. Форми можуть містити будь-яку кількість елементів керування, наприклад списків, текстових полів, кнопок і таблиць даних – сітки, схожі на аркуші Excel. У свою чергу, кожен з елементами керування на формі читає даних із або записує дані в поле базової таблиці. Можливості програми вказаного елемента керування залежить від типу даних вибрано для поля базової таблиці, будь-які властивості для цього поля і, можливо, на кілька властивостей, які бази даних установив для кожного елемента керування. Докладні відомості про типи даних і властивості поля вплив на введення даних можна знайти у розділах як типи даних вплине на введення даних і Властивості поля таблиці вплив так, як потрібно ввести дані, вище в цій статті.

У наступному розділі пояснюється спосіб використання найпоширеніших елементів керування для введення даних. Якщо виникають запитання щодо певної бази даних, зверніться до системного адміністратора або автора бази даних.

Додавання або редагування тексту в текстовому полі

Під час додавання або редагування тексту в текстовому полі, працювати з даними в текстовому або довгий текст (записки) поле. Надалі, пам'ятайте, що ви можете настроїти поля довгий текст (або керування прив'язано до поля довгий текст») на підтримки форматованого тексту для форматування та які можна застосування різних шрифтів, розмірів, стилів і кольорів до тексту.

Редагування тексту в текстовому полі

  • Помістіть курсор у текстовому полі та змінення даних. Пам'ятайте, що не можна виконувати обчислення числа в текстовому або довгий текст (записки) поле.

Застосування форматування RTF

Примітка : Виконайте такі дії, лише якщо текстове поле прив'язано до поля довгий текст (записки). Процедура у Властивості подання для поля таблиці, вище в цій статті.

  1. З формі, відкритій у формі або макета подань або таблицю у вікні табличного подання даних виберіть поле довгий текст (записки).

  2. На вкладці Home, у групі Font скористайтеся кнопками й меню для форматування тексту.

    Зображення стрічки Access

    Можна застосовувати різні шрифти й розміри, виділяти текст жирним шрифтом або курсивом тощо.

Введення даних за допомогою списку

Списки можуть використовуватись у формах, таблицях і наборах результатів запитів, відкритих у поданні таблиці — в сітці, яка нагадує робочий аркуш Excel.

У разі використання списку в формі відображається елемент керування — поле зі списком або список. На рисунках показано відповідно поле зі списком і список.

пустий список підстановки

Типовий елемент керування — список у формі

У разі використання списку в таблиці або в наборі результатів запиту в Access за промовчанням використовується поле зі списком.

Крім того, списки підтримують кілька значень. Якщо відображається список з прапорець біля кожного елемента списку, можна вибрати більше, ніж 100 елементів цього списку. Багатозначні списки, які можна створити без програмування можна вирішити поширені проблеми бізнесу. Припустімо, наприклад, відстеження питань служби підтримки користувачів за допомогою бази даних Access. Якщо потрібно, щоб призначити кільком користувачам питання, можна використовувати багатозначного списку. На рисунках показано типові багатозначні списки.

Відкритий розкривний список із прапорцями.   список із прапорцями

Можна також редагувати елементи списку. Якщо користувач або розробник бази даних увімкне цю команду, можна буде додавати, змінювати й видаляти елементи списку безпосередньо з самого списку. Проте розробник баз даних може вимкнути цю команду, і вона стане недоступною для всіх баз даних.

У наступних розділах описано кроки з використання та редагування списків.

Вибір елементів із розкривного списку

  1. Відкрийте форму, таблицю або набір результатів запиту зі списком.

    Примітка : Форми слід відкривати в поданні форми або режимі розмічування, а таблиці та набори результатів запитів — у поданні таблиці.

  2. Клацніть спрямовану донизу стрілку поруч зі списком, після чого виберіть потрібний елемент.

  3. Для внесення вибраного елемента до бази даних перемістіть курсор до іншого поля.

Вибір елементів зі списку

  1. Відкрийте форму зі списком.

  2. Прокрутіть список елементів і виберіть потрібний елемент.

  3. Для внесення вибраного елемента до бази даних перемістять курсор до іншого поля.

Вибір елементів із розкривного списку з прапорцями

  1. Відкрийте форму, таблицю або набір результатів запиту зі списком.

    Примітка : Розкривні списки з прапорцями можна використовувати у формах, таблицях і наборах результатів запитів. Для цього слід відкривати форми в поданні форми або огляду, а таблиці та набори результатів запитів — у поданні таблиці.

  2. Клацніть спрямовану донизу стрілку поруч зі списком.

  3. Виберіть не більше 100 прапорців, після чого натисніть кнопку ОК.

Вибір елементів у списку з прапорцями

  1. Відкрийте форму зі списком.

    Примітка : Форму слід відкривати в поданні форми або огляду.

  2. Клацніть спрямовану донизу стрілку поруч зі списком.

  3. Виберіть не більше 100 прапорців, після чого натисніть кнопку ОК.

Редагування елементів у списку

Примітка : Можна редагувати будь-який тип списку в формі, таблиці або наборі результатів запиту. Слід пам’ятати, що форми слід відкривати в поданні форми або огляду, а таблиці та набори результатів запитів — у поданні таблиці. Також слід пам’ятати, що розробник бази даних або працівник відділу інформаційних технологій може вимкнути цю команду, і вона стане недоступною.

  1. Відкрийте форму, таблицю або набір результатів запиту зі списком.

  2. Клацніть правою кнопкою миші список, який потрібно змінити, відтак виберіть команду Змінити елементи списку.

    Відображається діалогове вікно або форма вводу даних. Це залежить від типу списку, який потрібно змінити. В Access використовуються два основних типи списків — списки значень і списки підстановки. Списки значень містять набір елементів, які вводяться вручну, а списки підстановки використовують запит для отримання даних з однієї або кількох таблиць. Виконайте одну з таких дій.

    • У разі змінення списку значень скористайтеся діалоговим вікном Змінення елементів списку, щоб змінити дані списку, відтак натисніть кнопку ОК, коли всі зміни виконано.

    • У разі редагування списку підстановки відображається форма вводу даних. Скористайтеся цією формою для змінення даних списку.

На початок сторінки

Редагування елементів у полі підстановки

Поле підстановки містить список даних, який може використовуватися для вибору одного або кількох елементів. Можна створювати два типи списків підстановки.

  • Списки значень    Містять незмінний список значень, які вводяться вручну. Значення розміщуються у властивості Джерело рядків поля підстановки.

  • Списки підстановки    Використовують запит для отримання значень з іншої таблиці. Властивість Джерело рядків такого поля містить запит замість незмінного списку значень.

За промовчанням Access відображає дані підстановки в розкривному списку, хоча можна вибрати елемент керування — список. Розкривний список відображається під час відкриття та закривається після вибору. На відміну від розкривного, звичайний список залишається постійно відкритим.

Можна виконати команду Змінити елементи списку , або можна редагувати дані безпосередньо у властивості Джерело рядків або вихідної таблиці. Відомості про використання команди " Змінення елементів списку " про введення даних за допомогою списку, вище в цій статті. Кроки, описані в цьому розділі пояснюється, як редагувати елементи безпосередньо у властивості Джерело рядків або вихідної таблиці. Процес складається з кількох нижченаведені кроки.

  • Визначення поля підстановки. Під час роботи з формою і таблицею використовуються дещо відмінні процеси.

  • Визначення типу поля підстановки — список значень чи поле підстановки. У разі використання списку підстановки визначається вихідна таблиця, яка містить дані поля підстановки.

  • Змінення елементів списку значень.

    -або-

    Відкриття вихідної таблиці для списку підстановки та змінення даних у цій таблиці.

Визначення поля підстановки у формі

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші форму та виберіть пункт Конструктор.

    -або-

    Якщо форму вже відкрито, можна клацнути правою кнопкою миші вкладку форми, після чого вибрати в контекстному меню пункт Конструктор.

    -або-

    На на вкладці основне у групі подання натисніть кнопку " подання ", щоб переключатися між поданнями доступні. Крім того, можна клацніть стрілку під кнопкою поданнята виберіть один із доступних подання в меню...

    Зображення стрічки Access

  2. Клацніть правою кнопкою миші список або поле зі списком і виберіть пункт Властивості.

  3. У вікні властивостей відкрийте вкладку Усі та знайдіть властивості Тип джерела рядків і Джерело рядків. Властивість Тип джерела рядків має містити значення Список значень або Таблиця/Запит, а властивість Джерело рядків має містити список елементів, розділених крапкою з комою, або запит. Якщо потрібно, збільште розмір аркуша властивостей, щоб мати змогу прочитати список елементів або запит.

    Зазвичай, списки значень, використовуйте цей базовий синтаксис: "елемент";" елемент";" елемент"

    У цьому випадку список — це набір елементів, взятих у подвійні лапки та розділених крапкою з комою.

    Вибіркових запитів за допомогою цього базовий синтаксис: Виберіть [table_or_query_name]. [ field_name] FROM [table_or_query_name].

    У цьому випадку запит містить два речення (SELECT і FROM). Перше речення посилається на таблицю або запит і поле в цій таблиці або запиті. Друге речення посилається лише на таблицю або запит. Слід пам’ятати головне: речення SELECT можуть не містити імені таблиці або запиту, хоча вони містять ім’я принаймні одного поля. Проте всі речення FROM мають посилатися на таблицю або запит. Таким чином, завжди можна знайти вихідну таблицю або запит для поля підстановки за допомогою речення FROM.

  4. Виконайте одну з таких дій.

    • У разі використання списку значень змініть елементи списку. Переконайтеся, що кожний елемент взято в подвійні лапки та відокремлено крапкою з комою.

    • Якщо запит у списку підстановки посилається на інший запит в області переходів, відкрийте другий запит у поданні конструктора (клацніть правою кнопкою миші запит і виберіть пункт Конструктор). Запишіть ім’я таблиці, яке відображається у верхній частині конструктора запитів, після чого перейдіть до наступного кроку.

      -або-

      Якщо запит у полі підстановки посилається на таблицю, запишіть ім’я таблиці, після чого перейдіть до наступного кроку.

  5. Двічі клацніть таблицю в області переходів, щоб відкрити її в поданні таблиці, відтак змініть потрібні елементи списку.

Визначення поля підстановки в таблиці

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю та виберіть пункт Конструктор.

  2. У верхній області сітки розробки запиту в стовпці Тип даних клацніть або перемістіть курсор іншим чином до текстового, числового поля або поля «Так/Ні».

  3. У нижній області сітки розробки таблиці відкрийте вкладку Підстановка й перегляньте властивості Тип джерела рядків і Джерело рядків.

    Властивість Тип джерела рядків має містити значення Список значень або Таблиця/запит. Властивість Джерело рядків має містити список значень або запит.

    Списки значень за допомогою цього базовий синтаксис: "елемент";" елемент";" елемент"

    У цьому випадку список — це набір елементів, взятих у подвійні лапки та розділених крапкою з комою.

    Зазвичай вибіркових запитів за допомогою цього базовий синтаксис: Виберіть [table_or_query_name]. [ field_name] FROM [table_or_query_name].

    У цьому випадку запит містить два речення (SELECT і FROM). Перше речення посилається на таблицю або запит і поле в цій таблиці або запиті. Друге речення посилається лише на таблицю або запит. Слід пам’ятати головне: речення SELECT можуть не містити імені таблиці або запиту, хоча вони містять ім’я принаймні одного поля. Проте всі речення FROM мають посилатися на таблицю або запит. Таким чином, завжди можна знайти вихідну таблицю або запит для поля підстановки за допомогою речення FROM.

  4. Виконайте одну з таких дій.

    • У разі використання списку значень змініть елементи списку. Переконайтеся, що кожний елемент взято в подвійні лапки та відокремлено крапкою з комою.

    • Якщо запит у полі підстановки посилається на інший запит в області переходів, відкрийте другий запит у поданні конструктора (клацніть правою кнопкою миші запит і виберіть пункт Конструктор). Запишіть ім’я таблиці, яке відображається у верхній частині конструктора запитів, після чого перейдіть до наступного кроку.

      -або-

      Якщо запит у полі підстановки посилається на таблицю, запишіть ім’я таблиці, після чого перейдіть до наступного кроку.

  5. Двічі клацніть таблицю в області переходів, щоб відкрити її в поданні таблиці, відтак змініть потрібні елементи списку.

На початок сторінки

Введення рядків із нульовою довжиною

Access розрізнює два типи пустих значень: значення null і рядки з нульовою довжиною. Значення null указують на невідоме значення, а рядки з нульовою довжиною вказують на поля, які містять пробіл. Наприклад, є таблиця з даними про клієнтів, яка містить поле для номера факсу. Це поле можна залишити пустим, якщо ви не впевнені щодо номера факсу клієнта. У цьому випадку те, що поле залишається пустим, означає, що вводиться значення null, тобто ви не знаєте точне значення. Якщо пізніше ви дізнаєтеся, що клієнт не має факсу, в цьому полі можна ввести рядок із нульовою довжиною, щоб показати, що ви знаєте про відсутність значення.

Примітка : Пам'ятайте, що ви можете встановити властивість, яка запобігає приймає null-значення поля. Щоб отримати додаткові відомості про настройку цю властивість статті вплив типів даних так, як потрібно ввести дані, вище в цій статті.

  1. Відкрийте таблицю в поданні таблиці або форму в поданні форми чи огляду.

  2. Виділіть потрібне поле та введіть два символи подвійних лапок без пробілу ("").

  3. Перемістіть курсор до іншого запису, щоб внести зміни до бази даних. За промовчанням подвійні лапки зникають.

На початок сторінки

Додавання записів за допомогою імпортування або підключення до даних

Можна імпортувати або посилання на дані, розташовані в різних джерел, включно з інших баз даних Access, книги Excel, текстові файли та документи Word і списків на серверах під керуванням служб Microsoft SharePoint.

У цій статті не описано імпортування та підключення до цих джерел даних. Нижче наведено посилання на відомості про імпортування та підключення до даних.

На початок сторінки

Методи економії часу під час введення даних

Access пропонує різноманітні способи прискорення процесу введення даних. У наступних розділах описано процедури настроювання значень за промовчанням для полів і списків у формах і використання сполучень клавіш для повторного використання значень під час сортування даних.

Настроювання значення за промовчанням для поля або елемента керування

Якщо для великої кількості записів значення певного поля однакове, наприклад, місто або країна чи регіон, можна зекономити час, настроївши значення за промовчанням для елемента керування, приєднаного до поля. У разі відкриття форми або створення нового запису це значення за промовчанням відображатиметься в елементі керування.

Настроювання значення за промовчанням для елемента керування

  1. Відкрийте форму в поданні конструктора.

  2. Клацніть правою кнопкою миші потрібний елемент керування, відтак виберіть пункт Властивості.

  3. На вкладці Дані вкажіть для властивості Значення за промовчанням потрібне значення.

  4. Повторіть кроки 1–3, щоб настроїти нове значення за промовчанням.

Настроювання іншого значення

  • Введіть нові дані для значення в текстовому полі. Значення за промовчанням можна перезаписати будь-коли.

    -або-

  • Виберіть нове значення зі списку для значення в списку.

Повторне використання значень під час сортування

Під час переміщення між записами, які потребують сортування кожного запису, використовуючи такі самі значення. Після цього, можна заощадити час за допомогою сполучення клавіш для повторення, сортувати значення. Наприклад, припустимо, що ви сортувати списки замовлень за типом товару. Першого запису введено м'який напоїв , щоб сортувати замовлення, де клієнти купували м'який напоїв. Під час переміщення до наступного запису, можна скопіювати та повторне використання сортування значення.

Примітка : Щоб виконати ці кроки, слід відкрити форму в поданні форми.

  1. Перейдіть до поля, в якому повторно використовується значення з відповідного поля в попередньому записі.

  2. Натисніть сполучення клавіш CTRL+' (апостроф).

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×