Додавання контакту

Зберігаючи контакти в адресній книзі, можна збирати й упорядковувати відомості про користувачів. Контакти схожі на електронні картки, у яких відображається інформація про користувача. Контакти можуть складатися лише з імені та адреси електронної пошти або містити докладніші відомості, наприклад поштову адресу, кілька номерів телефонів і аватар.

Ви визначаєте, які відомості додавати до картки контакту, а також оновлювати й вилучати з неї.

Частково заповнена картка контакту в Outlook

Коли користувача збережено в списку контактів, можна ввести в повідомленні кілька перших літер його імені, і Outlook заповнить його адресу електронної пошти за вас. Крім того, ви без зусиль можете зателефонувати користувачу, не шукаючи його номера телефону.

Додавання контакту з повідомлення електронної пошти

  1. Відкрийте повідомлення, щоб ім’я особи відображалося в одному з таких полів: Від:, Кому:, Копія: або Прихована копія:.

  2. Клацніть правою кнопкою миші відповідне ім’я й виберіть Додати до контактів Outlook.

  3. Введіть потрібні відомості у новому вікні, що відкриється.

    Додавання нового контакту до Outlook із повідомлення

    Примітка : Outlook вставить адресу електронної пошти контакту в поле Адреса електронної пошти, а інші відомості про контакт, доступні в повідомленні, – у відповідні поля. Якщо контакт належить до вашої організації, ці відомості, імовірно, міститимуть посаду, відділ, номер телефону й адресу офіса.

  4. Натисніть кнопку Зберегти.

  1. У нижній частині екрана виберіть вкладку Контакти.

    Клацніть піктограму "Контакти"

  2. У групі Створення натисніть кнопку Створити контакт або клавіші Ctrl+N.

    Кнопка ''Створити контакт'' на вкладці "Основне"

    Порада : Щоб створити контакт із будь-якого екрана в Outlook, натисніть клавіші Ctrl+Shift+C.

  3. Введіть ім’я нового контакту та всі потрібні відомості про нього.

  4. Щоб одразу створити інший контакт, натисніть кнопку Зберегти та створити (так не доведеться починати все спочатку).

    Поради : 

    • Щоб додати інший контакт із тієї ж компанії, клацніть стрілку вниз поруч із кнопкою Зберегти та створити й виберіть пункт Контакт із цієї компанії.

    • Створення нового контакту з тієї самої компанії

  5. Завершивши введення даних, натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Ви можете зберегти кілька телефонних номерів, адрес електронної пошти або поштових адрес одного користувача.

  1. У новій картці контакту в поле Адреса електронної пошти введіть першу адресу електронної пошти контакту.

  2. Клацніть стрілку вниз поруч із полем Адреса електронної пошти, а потім виберіть пункт Адреса електронної пошти2. Першу адресу електронної пошти буде збережено, і можна буде ввести другу в це поле.

Додавання додаткової адреси електронної пошти контакту

Якщо ви маєте фотографію користувача на своєму комп’ютері (або в іншому розташуванні), її можна використати в контактній інформації.

  1. Клацніть піктограму зображення в полі нового контакту.

    Клацніть піктограму зображення, щоб додати фото.

  2. Помістіть потрібне зображення в полі Додати зображення контакту та натисніть кнопку OK.

  • Імпортування контактів із файлу CSV або PST    Файл CSV містить контакти, експортовані в текстовий файл, де кожна частина контактних відомостей відокремлюється комою (CSV – це файл даних із роздільниками-комами).

Файл PST – це файл, експортований із програми Outlook у формат, який можна прочитати на іншому комп’ютері із програмою Outlook.

Щоб дізнатися більше, див. статтю Імпорт контактів до Outlook для Windows.

  • Отримання контактів із програми Excel    За допомогою майстра імпорту й експорту можна перенести контактну інформацію, збережену у файлі Excel, наприклад XLSX або XLS.

Щоб дізнатися більше, див. статтю Імпорт контактів до Outlook для Windows.

Ви визначаєте, які відомості додавати до картки контакту. Крім того, ви можете оновлювати й видаляти вибрану інформацію.

Частково заповнена картка контакту в Outlook

Ось як змінити спосіб відображення імен у картці контакту:

  1. На вкладці Файл виберіть Параметри > Контакти.

  2. У розділі Імена та збереження виконайте такі дії:

    • Виберіть потрібний параметр зі списку Повне ім’я за замовчуванням.

      Параметри контактів в Outlook зі списком параметрів для відображення повного імені

      Параметр

      Приклад

      Ім’я (по батькові) прізвище

      Тамара Євгенівна Бабич

      Прізвище ім’я

      Бабич Тамара

      Ім’я прізвище1 прізвище2

      Тамара Бабич Шуменко

    • Виберіть потрібний параметр зі списку Збереження за замовчуванням.

      Параметри контактів в Outlook із списком параметрів для збереження імені за замовчуванням.

      Параметр

      Приклад

      Прізвище, ім’я

      Бабич, Тамара Євгенівна

      Ім’я прізвище

      Тамара Євгенівна Бабич

      Організація

      Contoso Ltd.

      Прізвище, ім’я (організація)

      Бабич, Тамара (Contoso Ltd.)

      Організація (прізвище, ім’я)

      Contoso Ltd. (Бабич, Тамара Євгенівна)

  3. Завершивши, натисніть кнопку OK.

Ось як оновити відомості в наявній картці контакту:

  1. На вкладці Основне в групі Знайти натисніть кнопку Адресна книга.

    В Outlook на вкладці "Основне" в групі "Знайти" натисніть кнопку "Адресна книга".

  2. У діалоговому вікні Адресна книга: Контакти зі списку Адресна книга виберіть книгу, у якій зберігаються відомості про контакт.

  3. Клацніть правою кнопкою миші контакт, який потрібно змінити, відкрийте картку контакту та змініть або оновіть відомості в ній.

  4. Натисніть кнопку Зберегти й закрити, а потім виберіть Файл > Закрити.

Ось як додати розширення номера:

  1. На картці контакту в розділі Телефони виберіть поле Робочий.

    Примітка : Клацати стрілку поруч із полем Робочий, Факс робочий або Мобільний не потрібно. Клацніть безпосередньо поле.

  2. У діалоговому вікні Перевірка номера телефону заповніть поля в розділі Відомості про номер, зокрема поле Розширення.

    В Outlook на картці контакту в розділі "Телефони" клацніть у потрібному полі й за потреби оновіть дані в діалоговому вікні "Перевірка номера телефону".

Ось як переслати картку контакту колезі або партнеру:

  1. Відкрийте картку контакту.

  2. На вкладці Контакт у групі Дії зі списку Переслати виберіть Як контакт Outlook.

    В Outlook на вкладці "Контакт" у групі "Дії" натисніть кнопку "Переслати", а потім виберіть потрібний варіант.

    Примітка : Картку контакту буде переслано як вкладення в повідомленні електронної пошти.

Створення контакту в поданні "Контакти"

  1. У меню Файл укажіть на кнопку Створити й виберіть Контакт.

    Сполучення клавіш. Щоб створити контакт, натисніть клавіші Ctrl+Shift+С.

  2. Введіть ім’я контакту.

  3. Введіть потрібні відомості про контакт.

    Примітки : 

    • Щоб указати, як ім’я контакту має відображатися в полі Кому повідомлення, введіть ім’я в поле Відображати як.

    • Клацніть стрілку вниз поруч із певним полем, щоб ввести в нього кілька записів, наприклад номерів телефонів або адрес електронної пошти.

    • Якщо ви ввели кілька поштових адрес для контакту, установіть прапорець Вважати поштовою адресою, щоб указати адресу, яка використовуватиметься під час злиття.

    Порада : Ви можете швидко створити інший контакт із відомостями про ту саму компанію. У відкритій картці контакту в меню Дії виберіть Створити контакт у тій самій організації.

Ви можете створити новий контакт із наявного контакту, використавши його як шаблон і змінивши потрібні відомості.

  1. У вікні "Контакти" в поданні Візитні картки клацніть контакт, який використовуватиметься як шаблон.

    Примітка : Ці ж дії можна виконати в поданнях Адресні картки та Детальні адресні картки.

  2. Натисніть клавіші Ctrl+C,а потім – Ctrl+V.

  3. У полі Знайдено дублікат контакту виберіть Додати новий контакт.

    Якщо ім’я або адреса електронної пошти контакту, який ви зберігаєте, уже існує в папці Контакти, Microsoft Outlook відобразить діалогове вікно, у якому можна створити дублікат цього контакту або доповнити наявний контакт новими даними. Щоб дізнатися більше, див. статтю Зіставлення й видалення повторюваних контактів.

  4. Натисніть кнопку Додати.

    Новий контакт відобразиться в поданні Візитні картки поруч із контактом, який ви скопіювали.

  5. Двічі клацніть контакт, щоб відкрити його, і відредагуйте його за потреби.

  6. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

  1. Відкрийте або перегляньте повідомлення електронної пошти, що містить ім’я, яке потрібно додати до списку контактів.

  2. Клацніть правою кнопкою миші ім’я відправника, яке потрібно перетворити на контакт, і виберіть Додати до контактів із контекстного меню.

    Примітка : В Outlook не можна автоматично додати контактну інформацію до контактів або адресної книги під час відповіді на повідомлення.

Під час збереження електронної візитки, отриманої в повідомленні електронної пошти, створюється новий контакт. Якщо контакт із таким іменем уже існує, ви можете створити його дублікат або оновити наявний контакт.

  1. У вікні повідомлення клацніть візитку правою кнопкою миші й виберіть Додати до контактів із контекстного меню. Новий контакт відкриється у формі контакту.

  2. На вкладці Контакт у групі Збереження натисніть кнопку Зберегти й закрити.

  3. Якщо контакт із таким іменем уже існує, Outlook виявить дублікат. Виконайте одну з таких дій:

    • Виберіть Додати новий контакт. Буде створено дублікат контакту, зокрема форми контакту й електронної візитки.

    • Виберіть Оновити відомості. Відобразяться наявні повторювані контакти. Двічі клацніть потрібний контакт, а потім оновіть відомості у формі контакту та збережіть її.

Список контактів доповниться відомостями про новий контакт. Вони будуть доступні у вигляді електронної візитки та в інших поданнях. Контактну інформацію можна змінити як до, так і після її збереження. Відомості про те, як змінити збережену візитку, див. в цій статті.

Примітки : 

  • Ви також можете клацнути правою кнопкою миші вкладений файл VCF у заголовку повідомлення, щоб відкрити контекстне меню й додати контакт або вибрати інші команди.

  • Якщо у формі контакту натиснути кнопку Зберегти та створити, відкритий контакт буде збережено та відкриється нова форма контакту.

Для цієї функції знадобиться обліковий запис Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 або Exchange Server 2007. Для більшості домашніх і особистих облікових записів Microsoft Exchange не використовується. 

  1. Відкрийте спільну папку, у якій потрібно створити контакт.

    Ось як це зробити:

    1. Якщо Список папок не відображається, клацніть меню Перейти та виберіть Список папок.

    2. Виберіть пункт Спільні папки, а потім клацніть папку, яку потрібно відкрити.

      Якщо потрібна папка розташована в іншій папці, клацайте піктограму зі знаком "плюс" (+) біля кожної вкладеної папки, доки не знайдете потрібну.

  2. У меню Файл укажіть на кнопку Створити й виберіть Контакт.

  3. Введіть ім’я нового контакту.

  4. Введіть потрібні відомості про контакт.

    Примітки : 

    • Щоб указати, як ім’я контакту має відображатися в полі Кому повідомлення, введіть ім’я в поле Відображати як.

    • Клацніть стрілку вниз поруч із певним полем, щоб ввести в нього кілька записів, наприклад типів номерів телефонів або адрес.

    • Якщо ви ввели кілька поштових адрес для контакту, установіть прапорець Вважати поштовою адресою, щоб указати адресу, яка використовуватиметься під час злиття.

  5. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

    Ви можете створити контакт лише в папці Контакти. Наприклад, створити контакт у папці пошти не можна.

Створення контакту

  1. У поданні Контакти на вкладці Основне в групі Створення натисніть кнопку Створити контакт.

    Команда "Створити контакт" на стрічці

    Сполучення клавіш.    Щоб створити контакт із будь-якої папки в програмі Outlook, натисніть клавіші Ctrl+Shift+C.

  2. Введіть ім’я нового контакту та всі потрібні відомості про нього.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб завершити введення контактів,    на вкладці Контакт у групі Дії натисніть кнопку Зберегти й закрити.

    • Щоб зберегти поточний контакт і почати створення іншого,    натисніть кнопку Зберегти та створити.

    • Щоб зберегти поточний контакт і додати інший із тієї самої компанії або з тією ж адресою,    клацніть стрілку вниз поруч із кнопкою Зберегти та створити й виберіть Контакт із цієї компанії.

      Примітки : 

      • Клацніть стрілку вниз поруч із певним полем, щоб ввести в нього кілька записів, наприклад номерів телефонів або адрес електронної пошти.

      • Щоб додати фото контакту, клацніть піктограму фотографії або на вкладці Контакт у групі Параметри натисніть кнопку Зображення й виберіть Додати зображення.

Якщо потрібно створити кілька контактів з деякими однаковими даними, як-от назвою компанії та адресою, можна скопіювати наявний контакт і додати до його копії унікальні відомості.

  1. У поданні Контакти клацніть правою кнопкою миші контакт, який потрібно дублювати, і виберіть Копіювати.

    Сполучення клавіш.    Натисніть клавіші Ctrl+C, щоб скопіювати контакт, а потім створіть дублікат цього контакту, натиснувши клавіші Ctrl+V.

  2. Двічі клацніть контакт, щоб відкрити його, а потім відредагуйте потрібні відомості.

На початок сторінки

Ви можете швидко створити контакт Outlook для відправника отриманого повідомлення електронної пошти.

  1. Відкрийте або перегляньте повідомлення електронної пошти з іменем, яке потрібно додати до списку контактів.

Клацніть правою кнопкою миші ім’я користувача й виберіть Додати до контактів.

Іноді користувачі Outlook додають до своїх повідомлень електронні візитки. Коли ви зберігаєте електронну візитку, відомості з неї використовуються для створення контакту Outlook.

  1. У вікні повідомлення клацніть правою кнопкою миші електронну візитку або вкладений файл VCF у заголовку повідомлення й виберіть Додати до контактів Outlook.

  2. За потреби змініть відомості.

  3. На вкладці Контакт у групі Дії натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Якщо контакт із таким іменем уже існує, виконайте одну з таких дій:

  • Виберіть Додати новий контакт. Буде створено два контакти з однаковими іменами.

Виберіть Оновити відомості. У списку повторюваних контактів двічі клацніть контакт, до якого потрібно додати відомості з електронної візитки.

Для цієї функції знадобиться обліковий запис Microsoft Exchange Server. Крім того, адміністратор Exchange Server має спочатку налаштувати спільні папки.

  1. Відкрийте спільну папку, у якій потрібно створити контакт.

    Ось як це зробити:

    Якщо в області переходів не відображаються спільні папки, виконайте одну з наведених нижче дій.

    • В області переходів клацніть Список папок  Кнопка ''Список папок'' в області переходів і знайдіть папку Спільні папки – <ім’я користувача>.

    • Клацніть у полі "Пошук контактів". На вкладці Пошук у групі Параметри натисніть кнопку Засоби пошуку й виберіть Знайти спільну папку.

  2. На вкладці Основне в групі Створення натисніть кнопку Створити елементи й виберіть Контакт.

  3. Введіть потрібні відомості про контакт.

    Примітки : Якщо ви ввели кілька поштових адрес для контакту, установіть прапорець Вважати поштовою адресою, щоб указати адресу, яка використовуватиметься під час злиття.

    1. Клацніть стрілку вниз поруч із певним полем, щоб ввести в нього кілька записів, наприклад типів номерів телефонів або адрес.

  4. На вкладці Контакт у групі Дії натисніть кнопку Зберегти та закрити.

Ви можете згрупувати контакти за допомогою папок контактів. Створіть нову папку в списку контактів, назвіть її та перемістіть або скопіюйте до неї певні контакти. Ваші папки контактів відображатимуться в області переходів у групі Мої контакти.

Крім того, згрупувати контакти можна, створивши списки розсилки. Повідомлення, надіслане за списком розсилки, надходить усім одержувачам, яких включено до цього списку. Докладні відомості див. в статті Створення групи контактів або списку розсилки в Outlook.

В Office Outlook 2007 кожен контакт також відображається у вигляді електронної візитки. Будь-які відомості, які ви додаєте до контакту, автоматично вносяться до відповідної електронної візитки й навпаки.

Електронна візитка відображає набір даних із відповідної форми контакту.

1. Форма контакту з відомостями про Івана Колесника.

2. Частина діалогового вікна Змінити візитну картку з відповідними полями, у які введено дані електронної візитки Івана Колесника.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×