Додавання даних, зібраних за допомогою електронної пошти, до бази даних Access

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Маючи програми Microsoft Access 2010 і Microsoft Outlook 2010, ви можете збирати й оновлювати дані за допомогою електронної пошти. У програмі Access ви створюєте форму для збирання даних та надсилаєте її в повідомленні електронної пошти. Коли одержувачі повідомлення повернуть заповнені форми, зібрані дані можна автоматично обробити та зберегти в указаній базі даних Access. Цей спосіб збирання даних дає змогу заощаджувати час та зусилля, які зазвичай необхідні під час введення даних вручну або їх копіювання й вставлення. Нижче наведено кілька сценаріїв використання цього процесу.

Опитування   : чи опитування та компілюється результати, спочатку створення бази даних Access із таблицями необхідні для зберігання результатів і використання майстра для створення опитування форми та пошта їх до опитування учасників. Під час створення відповіді учасників, опитування даних зберігається автоматично в базі даних.

Звіти про стан   : чи це останній стан рівня запасів або оновлені відомості про очікування помилки, групи можна зберегти інформує, надсилаючи ви повідомлень електронної пошти, які містять поточні відомості через певні інтервали.

Керування подіями   : під час упорядкування конференції або навчання та інші події, можна надіслати одну або кілька форм як повідомлення електронної пошти повідомлення для збирання контактну інформацію, подорожі, настройки і так далі. Якщо настроїти автоматичне оброблення відповідей, учасники, які можуть змінити свої настройки в будь-який час, не вводячи повідомляла вам, і ви завжди мають доступ до найновіші дані для прийняття рішень цілей.

У цій статті пояснюється, що саме потрібно для цього процесу та як працювати з майстром. У ній також міститься додаткова інформація, яка дасть змогу приймати обґрунтовані рішення під час виконання вказівок майстра.

Примітка : Ви не зможете додати зібрані дані, якщо одержувач раніше Hotmail або Yahoo для надсилання даних форми колекції.

Передумови

Якщо ви раніше не збирали дані за допомогою електронної пошти, виконайте наведені нижче кроки.

  1. Переконайтеся, що на комп’ютері інстальовано такі програми:

    • Access 2007 або Access 2010.

    • Outlook 2007 або Outlook 2010. Для надсилання повідомлень у програмі Outlook необхідно настроїти обліковий запис. Якщо програму інстальовано, але не настроєно, запустіть її, відтак дотримуйтеся вказівок майстра настроювання програми Outlook. Для отримання додаткових відомостей про роботу майстра див. довідку Outlook.

    • Якщо ви плануєте використовувати форму InfoPath, вам потрібно інсталювати програму InfoPath 2007 або новішу версію. На комп’ютерах одержувачів також має бути інстальована ця програма.

    • Щоб мати можливість переглядати та змінювати форми, одержувачам необхідно інсталювати програму InfoPath або клієнтський застосунок для роботи з електронною поштою, у якому підтримується формат HTML.

      Форми, яка використовується для збирання даних із використанням повідомлень електронної пошти буде форми Access. Майстер створює спеціальну форму у форматі HTML або InfoPath.

      Укажіть цільову базу даних. База даних може мати формат MDB або ACCDB. Також підтримуються формати MDE й ACCDE. Якщо ви не хочете використовувати наявну базу даних, створіть нову.

  2. Визначення або створення таблиці, які потрібно необхідні дані з використанням даних з електронної пошти відповіді. Якщо ви збираєте дані для наявні таблиці, переконайтеся, що таблиці можуть не лише для читання, за наявності потрібних дозволів, щоб додати або оновити їх вміст.

Примітка : Дані для полів із типом "Вкладення", "Автонумерація", "OLE" та "Кілька значень" за допомогою електронної пошти не збираються.

Якщо ваш збирання даних заповнюються кілька таблиць, необхідно створити Вибірковий запит і використовувати його як джерело записів форми. Переконайтеся, що запит включає в себе всі необхідні поля зі зв'язаних таблиць. Якщо ви використовуєте наявний запит, переконайтеся, що запит не призначено лише для читання та за наявності потрібних дозволів, щоб додати або оновити його до вмісту. Додаткові відомості про створення запиту на основі кількох таблиць перегляньте статтю основні відомості про запити.

Дані слід зберігати як нові записи в таких випадках:

  • Дані додаватимуться до кількох таблиць.

  • У кінцевій таблиці немає поля первинного ключа. Значення первинного ключа потрібні для зіставлення кожної відповіді з наявними записами. Якщо в кінцевій таблиці немає такого поля, додайте його або визначте наявне поле з унікальними значеннями як первинний ключ.

  • У кінцевій таблиці немає записів. Якщо таблиця пуста, вважається, що до неї потрібно додати записи.

  • У базі даних адреси електронної пошти одержувачів не зберігаються як поле. Під час збирання даних для оновлення записів ви не зможете вручну вводити адреси у створене майстром повідомлення. Поле адреси має бути в кінцевій таблиці або в таблиці, яка зв’язана з кінцевою таблицею.

На початок сторінки

Початок роботи

  1. Відкрийте базу даних, у якій зберігатимуться зібрані дані.

  2. Щоб додати дані до однієї таблиці виберіть таблицю в області переходів. Щоб додати дані до кількох таблиць, виберіть запит, пов’язаний із цими таблицями.

  3. Для запуску майстра виконайте одну з таких дій:

    • На вкладці Зовнішні дані у групі Збирання даних натисніть кнопку Створити електронне повідомлення.

    • Клацніть таблицю або запит правою кнопкою миші та виберіть пункт Збирання й оновлення даних через електронну пошту.

      Примітка : Якщо таблиці не містить будь-якого поля, або тільки "Лічильник" Об'єкт OLE, вкладення або багатозначне поле підстановки типів, у програмі Access відобразиться таке повідомлення: вибраної таблиці або запиту не містить полів, які підтримують збирання даних із використанням електронної пошти.

Якщо в таблиці є поля, які підтримують збирання даних, запуститься майстер. Якщо в кінцевій таблиці дані можна додавати й оновлювати, у майстрі потрібно буде виконати необхідні кроки для збирання даних за допомогою електронної пошти.

Якщо в ході роботи з майстром у вас виникнуть запитання, скористайтеся наведеними нижче розділами, щоб отримати додаткову інформацію.

  1. Вибір типу форми для вводу даних, яку потрібно надіслати

  2. Зберігання даних як нові записи або оновлення наявних записів

  3. Укажіть дані, які ви хочете зібрані

  4. Автоматична або самостійна обробка даних

  5. Спосіб указування адрес електронної пошти одержувачів

  6. Перегляд і вибір списку одержувачів

  7. Створення та надсилання повідомлення електронної пошти

На початок сторінки

Вибір типу форми для вводу даних, яку потрібно надіслати

Форму слід вибирати таку, з якою вам і одержувачам буде легко працювати.

Виберіть пункт HTML-форми    HTML-форми можна переглядати та редагувати будь-який користувач, клієнт електронної пошти підтримує HTML

Виберіть пункт Microsoft InfoPath форми    Ви побачите цей параметр, тільки якщо InfoPath інстальовано на вашому комп'ютері. Виберіть цей параметр, тільки якщо всіх одержувачів є InfoPath і на чиїх комп'ютерах інстальовано Outlook. Форма InfoPath, який містить краще введення даних і редагування середовища,

Наступна сторінка майстра залежить від того, чи підтримує цільовий об’єкт оновлення даних. Якщо об’єкт є запитом на основі двох або більше таблиць, або якщо в таблиці немає поля первинного ключа або не містить жодних запитів, майстер припускає, що потрібно додати нові записи, та пропонує вибрати поля форми. У всіх інших випадках майстер пропонує перед вибором полів форми вказати, чи потрібно додати або оновити дані.

На початок сторінки

Зберігання даних як нові записи або оновлення наявних записів

Укажіть, що потрібно робити з даними. Від типу вибраної форми залежить кількість нових записів, які одержувач зможе надіслати вам в одній відповіді. Під час оновлення даних кількість записів, які має оновити одержувач, впливає на кількість попередньо заповнених форм, які буде додано до повідомлення.

Примітка : Якщо дані потрібно додавати як нові записи, у полі адреси створеного повідомлення слід ввести адреси електронної пошти. Якщо потрібно оновлювати наявні дані, адреси електронної пошти одержувачів слід зберігати як поле в основній таблиці, запиті або у зв’язаній таблиці.

На початок сторінки

Вибір даних, які потрібно зібрати

Вибираючи поля для форми, додавати всі поля з основної таблиці або запиту необов’язково. Однак, необхідно пам’ятати про таке:

  • Обов'язкові поля:    Поля з Символ зірочки (*), які необхідні поля. Якщо ви збираєте нові записи, майстер автоматично міститиме всі поля яких властивість обов'язково має значення так. Якщо будь-якого запису в обов'язкове поле пусте, не вдасться додати запис до таблиці.

  • Не підтримується типи полів:    Ви не зможете додати певні типи полів у формі, наприклад, "Лічильник", вкладення, об'єкт OLE або багатозначні поля підстановки.

  • Поле первинного ключа:    Користувач зможе введіть значення в поле під час додавання записів, проте; Відповідь не буде оброблено, якщо значення уже використовується.

    Примітка : У розділі Властивості поля вкажіть підпис для кожного доданого поля. Якщо ви не хочете, щоб користувач змінював дані в цьому полі, установіть прапорець Лише для читання.

На початок сторінки

Автоматична або самостійна обробка даних

Відповіді можна обробляти автоматично або самостійно. Автоматична обробка означає, що коли у програмі Outlook з’явиться відповідь, дані автоматично буде експортовано до кінцевої таблиці в базі даних Access. Автоматична обробка дає змогу заощаджувати час і зусилля. Самостійна обробка означає лише те, що вам потрібно самостійно запустити операцію експортування, щоб перенести дані з указаної папки Outlook до кінцевої таблиці у програмі Access.

Відповіді експортуються до кінцевої таблиці, якщо на момент отримання відповіді виконуються такі умови:

  • На комп’ютері запущено програму Outlook. Якщо її не запущено, обробка даних розпочнеться під час наступного запуску програми.

  • Базу даних Access не захищено паролем і не відкрито в монопольному режимі. Ім’я або розташування бази даних не змінювалося з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Імена таблиць і запитів, а також властивості полів, включених до форми, не має бути змінено з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Необхідно також мати дозволи, які потрібні для додавання або оновлення вмісту базових таблиць і запитів.

    Примітка : Якщо під час автоматичної обробки сталася помилка, виправте помилки та самостійно експортуйте відповіді, які не вдалося обробити автоматично. Обробка всіх відповідей, які надійдуть до поштової скриньки після виправлення помилок, продовжуватиметься автоматично.

Настроювання властивостей автоматичної обробки відповідей

Щоб указати іншу папку Outlook, де зберігаються відповіді, на сторінці майстра Укажіть спосіб обробки відповідей клацніть ім’я папки. У діалоговому вікні Вибір папки виберіть іншу папку або натисніть кнопку Створити та створіть нову папку.

Щоб змінити або настроїти параметри імпортування, виберіть посилання Настроювання властивостей для керування автоматичною обробкою відповідей. У наведеній нижче таблиці описуються доступні параметри.

Параметр

Результат

Відхиляти відповіді від користувачів, яким ви не надсилати повідомлення   

Установіть цей прапорець, щоб автоматично обробляти відповіді лише від одержувачів цього повідомлення. Відповіді від інших користувачів зберігатимуться в папці призначення, але автоматично не оброблятимуться.

Приймати кілька відповідей від кожного одержувача   

Установіть цей прапорець, щоб автоматично обробляти лише першу відповідь від кожного одержувача. Друга та наступні відповіді зберігатимуться в папці призначення, але автоматично не оброблятимуться.

Примітка : Цей параметр впливає лише на кількість відповідей. На кількість записів у кожній відповіді, яка оброблятиметься, він не впливає. Іншими словами, якщо ви надіслали користувачам форму InfoPath, вони можуть повернути вам кілька записів в одній відповіді й всі записи буде автоматично оброблено (навіть якщо цей прапорець не встановлено).

Дозволити лише оновлення наявних даних   

Якщо одержувачі оновлюють дані за допомогою форми InfoPath, разом із оновленими записами вони можуть надсилати й нові. Установіть цей прапорець, щоб оброблялися лише оновлені записи.

Кількість відповідей для обробки   

Введіть загальну кількість відповідей (від усіх одержувачів), які оброблятимуться автоматично. Якщо автоматично потрібно обробляти всі відповіді, введіть у текстовому полі велике значення, наприклад 5000. Відповіді, отримані після досягнення вказаної кількості, зберігатимуться в папці призначення, але автоматично не оброблятимуться.

Дата й час припинення   

Укажіть, коли слід припинити автоматичне оброблення відповідей для цього повідомлення електронної пошти. Відповіді, отримані після цієї дати та часу, зберігатимуться в папці призначення, але автоматично не оброблятимуться.

Щоб змінити ці параметри пізніше, на вкладці Зовнішні дані у групі Збирання даних натисніть кнопку Керування відповідями. У діалоговому вікні Керування повідомленнями для збирання даних виберіть повідомлення, для якого потрібно змінити параметри, відтак натисніть кнопку Параметри повідомлення. Зміни, внесені в цьому діалоговому вікні, вплинуть на всі наступні відповіді на це повідомлення.

Самостійна обробка відповідей

Щоб самостійно вирішувати, коли й які відповіді обробляти, не вибирайте параметр автоматичної обробки. Відповіді зберігатимуться у вказаній папці Outlook, доки ви не виберете кожну з них, клацнете правою кнопкою миші та виберете команду Експортування даних до Microsoft Access.

У деяких випадках вам, можливо, доведеться обробляти вручну всі відповіді, які не вдалося обробити автоматично.

Під час експортування даних пам’ятайте про таке:

  • База даних Access не має бути відкрита в монопольному режимі. Ім’я або розташування бази даних має бути таке саме, як на момент надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Імена таблиць і запитів, а також властивості полів, включених до форми, не має бути змінено з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.

  • Необхідно також мати дозволи, які потрібні для додавання або оновлення вмісту базових таблиць і запитів.

На початок сторінки

Спосіб указування адрес електронної пошти одержувачів

Якщо ви збираєте лише нові відомості, адреси електронної пошти можна вказувати двома способами:

  • ввести кожну адресу окремо в повідомленні електронної пошти або вибрати потрібні адреси з адресної книги;

  • скористатися полем адрес електронної пошти в таблиці або запиті поточної бази даних Access.

    Примітка : Під час збирання даних для оновлення наявних записів це діалогове вікно не відображатиметься, оскільки в базі даних спочатку має бути поле адрес електронної пошти одержувачів.

Введення адрес безпосередньо у програмі Outlook

Якщо ви вказуєте одержувачів у програмі Outlook, перед надсиланням повідомлення ви зможете його переглянути та змінити. У повідомленні буде короткий вступ і форма. Форму змінювати не рекомендовано. Через зміни у структурі форми відповідь може не обробитися.

Використання адрес, збережених в базі даних

Параметр, щоб вибрати таблицю, пов'язана з посилається на таблиці, які пов'язані. Щоб переглянути або змінити зв'язки між таблицями в базі даних, на вкладці Знаряддя бази даних. "", у групі зв'язки натисніть кнопку зв'язки

Додаткові відомості про зв’язки див. у статті Посібник зі зв’язків між таблицями.

На початок сторінки

Перегляд і вибір списку одержувачів

Останній основний крок дає змогу переглянути та змінити повідомлення електронної пошти, настроїти список одержувачів і надіслати повідомлення для збирання даних.

Створення та надсилання повідомлення електронної пошти

Коли майстер сповістить про те, що тепер можна створити повідомлення електронної пошти (у ньому також буде показано, як за допомогою команди Керування відповідями можна дізнатися про стан повідомлення), можуть з’явитися певні попередження. У наведеній нижче таблиці описується кожне таке попередження та пояснюється, що слід робити в кожному окремому випадку.

Попередження повідомлення

Опис

S роздільна здатність

Деякі записи не містять припустимої адреси у вказаному полі адреси електронної пошти. Для цих рядків не буде повернуто жодних даних.

Вибране поле адреси електронної пошти містить пусті значення.

Якщо потрібно зібрати дані для кожного запису, закрийте майстер і замініть пусті значення адресами електронної пошти. Потім запустіть майстер ще раз.

Наразі база даних перебуває в режимі монопольного блокування. Обробити дані автоматично не вдасться, доки монопольне блокування не буде знято.

Базу даних наразі відкрито в монопольному режимі.

Якщо ви вибрали параметр автоматичної обробки відповідей, виконати обробку не вдасться. Додати чи оновити дані в базі даних Access неможливо, оскільки вона використовується в монопольному режимі. Одразу після надсилання повідомлення закрийте базу даних і відкрийте її в немонопольному режимі.

Можливо, ці повідомлення електронної пошти містять конфіденційні або важливі дані.

Ви збираєте дані для оновлення наявних записів, і форму, яку ви маєте намір надіслати, буде попередньо заповнено наявними даними.

Якщо деякі поля містять важливі дані, поверніться до етапу вибору полів і видаліть такі поля з форми.

Після перегляду та настроювання повідомлення можна відфільтрувати поле адрес електронної пошти та вибрати потрібних одержувачів. Для цього встановіть прапорці поруч із відповідними адресами електронної пошти. Якщо в діалоговому вікні відображаються неправильні адреси, запам’ятайте або запишіть їх і натисніть кнопку Вихід. Перевірте неправильні адреси, внесіть потрібні виправлення та спробуйте знову надіслати повідомлення.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×