Додавання вмісту до сайту за допомогою електронної пошти

Можна додавати вміст  — наприклад, веб-дискусії, рисунки й елементи календаря — на сайт Windows SharePoint Services 3.0, надсилаючи його на сайт в повідомленні електронної пошти. Якщо список або бібліотеку настроєно на отримання повідомлень електронної пошти, це зробить роботу зручнішою.

У цій статті

Огляд

Які списки та бібліотеки можуть отримувати повідомлення електронної пошти?

Додаткові відомості про настройки електронної пошти списку або бібліотеки

Надсилання повідомлення електронної пошти до списку або бібліотеки

Припустімо, що потрібно надіслати документ членам вашої групи та додати його до бібліотеки документів групи. Обидва завдання можна виконати одночасно замість того, щоб надіслати повідомлення електронної пошти, а потім переходити до Windows SharePoint Services 3.0, щоб додати документ до сайту.

Додавання вмісту до сайту за допомогою електронної пошти

1. Документи, дискусії й інший вміст надсилаються електронною поштою.

2. Вміст додається до списків і бібліотек.

Додавання елементів на сайт Windows SharePoint Services 3.0 за допомогою електронної пошти схоже на надсилання стандартного повідомлення електронної пошти колезі або групі. Список, який настроєно для отримання повідомлень електронної пошти, має власну адресу, яку потрібно вказати в полі повідомлення Кому або Копія.

Вгорі сторінки

Які списки та бібліотеки можуть отримувати повідомлення електронної пошти?

За промовчанням такі списки та бібліотеки у Windows SharePoint Services 3.0 можна настроїти для отримання повідомлень електронної пошти:

  • Дошки обговорень     Обговорення групи електронною поштою можна розташувати в одному місці для спрощення огляду та пошуку повідомлень і зв’язаних із ними файлів.

  • Оголошення     Під час надсилання оголошень членам вашої групи можна скористатися повідомленням електронної пошти, щоб автоматично додати оголошення до списку «Оголошення» на сайті Windows SharePoint Services 3.0.

  • Календарі     Елементи календаря, наприклад, запрошення на нараду, які надсилаються в повідомленнях електронної пошти, можуть також надсилатися на ваш календар на сайті Windows SharePoint Services 3.0. Якщо ваш календар Windows SharePoint Services 3.0 настроєно на отримання повідомлень електронної пошти, можна переглядати всі елементи календаря одразу — елементи, які ви додали до календаря членів вашої групи на сайті, й елементи, надіслані користувачами в повідомленнях електронної пошти.

    Примітка : Щоб надіслати елемент календаря на сайт Windows SharePoint Services 3.0, програма електронної пошти має бути сумісна зі службами Windows SharePoint або підтримувати формат iCalendar, який використовується багатьма програмами електронної пошти, які підтримують пошту Інтернету.

  • Бібліотеки документів    Документи можна надсилати до бібліотеки документів, яку настроєно на отримання повідомлень електронної пошти, як вкладення до повідомлення електронної пошти. Немає потреби переходити до Windows SharePoint Services 3.0, шукати документ, а потім додавати його до бібліотеки. Можна також обрати спосіб обробки версій документа, які надсилаються електронною поштою.

  • Бібліотеки рисунків     Рисунки можна надсилати до бібліотеки рисунків, яку настроєно на отримання повідомлень електронної пошти, як вкладення до повідомлення електронної пошти. Наприклад, під час надсилання зображення нового товару колезі, коли ви перебуваєте поза межами офісу, вам не потрібно також відкривати бібліотеку рисунків, щоб передати рисунки. Натомість можна вказати адресу електронної пошти бібліотеки в повідомленні.

  • Бібліотеки форм    Можна надіслати заповнену форму, наприклад, повідомлення про відсутність або звіт про видатки, надіславши її до бібліотеки форм у повідомленні електронної пошти.

  • Блоги     Записи можна опублікувати у списку блогів (веб-журналів), надіславши повідомлення електронної пошти. Коментарі не можна додавати до запису блогу, надсилаючи повідомлення електронної пошти.

Щоб дізнатися, які з ваших списків можуть отримувати повідомлення електронної пошти, або щоб отримати адреси електронної пошти списків, зверніться до власника сайту або адміністратора.

Примітки : 

  • Деякі списки, наприклад, оголошення й обговорення, можна настроїти, щоб отримувати запрошення на наради. Ці списки зберігають лише текст запрошення на нараду. Щоб зберегти запрошення на нараду у форматі календаря, надішліть його до списку календарів.

  • Ваша організація може настроїти інші списки та бібліотеки на отримання повідомлень електронної пошти.

  • Не можна додавати вміст до списків робочої області для нарад, надсилаючи повідомлення електронної пошти.

Вгорі сторінки

Додаткові відомості про настройки електронної пошти списку або бібліотеки

Перед надсиланням повідомлення електронної пошти до списку або бібліотеки потрібно дізнатися, чи настроєно список або бібліотеку на отримання повідомлень електронної пошти, а потім отримати адресу від користувача, який настроїв список або бібліотеку. Виконайте одну або кілька з таких дій:

  • Залежно від ситуації, адреса електронної пошти списку або бібліотеки може відображатися в адресній книзі програми електронної пошти. Якщо адреси там немає, її потрібно отримати від користувача, який настроїв список або бібліотеку. Після цього можна додати адресу до списку контактів у програмі електронної пошти, щоб швидше знайти її наступного разу.

  • Можливо, власник сайту додав адресу електронної пошти списку або бібліотеки до її опису. Опис відображається безпосередньо під іменем.

  • Якщо адреси електронної пошти списку або бібліотеки не відображаються в описі, за наявності дозволу переглядати настройки можна скористатися наведеною нижче процедурою, щоб переглянути настройки електронної пошти списку або бібліотеки:

    1. Якщо список або бібліотеку ще не відкрито, клацніть його ім'я на панелі швидкого запуску.

      Якщо ім'я списку або бібліотеки не відображається, клацніть посилання Переглянути весь вміст сайту та виберіть ім'я списку або бібліотеки.

    2. Виконайте одну з таких дій:

      • У меню Настройки Settings menu виберіть пункт Настройки списку або настройки для типу бібліотеки, яку ви відкриваєте.

      • На сайті блогу в розділі Посилання адміністратора виберіть пункт Керування записами, щоб відобразити списки записів. У меню Настройки виберіть Настройки списку.

    3. Якщо список або бібліотеку настроєно на отримання повідомлень електронної пошти, їхні адреси відображатимуться в розділі Відомості про список поруч із Адресою електронної пошти.

  • Ваша група також може мати власний список адрес електронної пошти, що називається група SharePoint, який надає змогу його членам надсилати один одному повідомлення електронної пошти. Адреса групи SharePoint може містити адреси бібліотек, тому під час надсилання електронного листа учасникам групи SharePoint елементи автоматично додаються до сайту Windows SharePoint Services 3.0. Наприклад, контракт можна надіслати групі SharePoint вашої групи як вкладення; контракт буде додано до бібліотеки документів вашої групи.

    Якщо адреса групи SharePoint не відображається у вашій адресній книзі, потрібно отримати її від власника сайту, а потім додати адресу до списку ваших контактів, щоб швидше знайти її наступного разу.

Примітка : Залежно від настройок адміністратора, список або бібліотека можуть обмежити коло користувачів, які можуть надсилати повідомлення електронної пошти. Наприклад, список або бібліотека можуть отримувати повідомлення лише від користувачів, які є членами вашого сайту, або може бути встановлено додаткові обмеження. Для отримання додаткових відомостей зверніться до власника сайту або адміністратора.

Порада : Якщо ви надсилаєте повідомлення електронної пошти користувачу, але також потрібно додати це повідомлення до списку або бібліотеки, вкажіть адресу електронної пошти списку або бібліотеки в полі Копія повідомлення.

Вгорі сторінки

Надсилання повідомлення електронної пошти до списку або бібліотеки

У поштовій програмі підготуйте елемент для надсилання.

  • Щоб надіслати елемент обговорення або опублікувати його у веб-журналі (блоґу), вставте його текст у тіло повідомлення.

  • Щоб надіслати елемент календаря, надішліть із поштової програми або програми-календаря запрошення на нараду або зустріч.

  • Щоб надіслати зображення, форму або документ, додайте цей елемент до повідомлення як вкладення.

  • Щоб надіслати стандартне поштове повідомлення або відповідь, вставте потрібні матеріали в тіло повідомлення, як це звичайно робиться.

  1. У полі Кому або Копія вкажіть адресу списку або бібліотеки.

    Якщо ваш список вже є частиною групи SharePoint, можна додати вміст у список або бібліотеку, просто надіславши повідомлення електронної пошти до групи SharePoint. Для отримання додаткових відомостей зверніться до власника сайту або адміністратора.

  2. Надішліть повідомлення. У більшості поштових програм, щоб надіслати повідомлення, необхідно натиснути кнопку Надіслати.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×