Головні 10 причин, чому слід використовувати програми Access і Excel разом

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Який із продуктів Office краще використовувати для керування табличними даними: Excel або Access? У супутній статті Керування даними за допомогою програми Access або Excel нещодавно ми говорили про переваги кожного продукту для роботи з таблицями. Але навіщо обирати щось одне? Зберігаючи дані в Access і підключивши її до Excel, ви отримаєте переваги обох цих програм. Ось десять причин, чому варто "одружити" програми Excel і Access. Користувачам Excel не слід боятися відпустити свої дані. Подумайте про це так: ви не втрачаєте "дочку" Excel, а отримуєте "зятя" Access.

У цій статті

Переваги поєднання програм Excel і Access

Причина 1. Копіювання аркуша Excel до таблиці даних Access

Причина 2. Спільний доступ до даних за допомогою зв’язування з аркушем Excel із програми Access

Причина 3. Переміщення даних шляхом імпорту даних Excel у програму Access

Причина 4. Підключення до даних Access із програми Excel

Причина 5. Використання звітів Access із даними Excel

Причина 6. Використання форм Access із даними Excel

Причина 7. Фільтрування, сортування та надсилання запитів у програмах Access і Excel дуже схоже

Причина 8. Збирання даних для аналізу в програмі Excel за допомогою програми Access

Причина 9. Злиття та створення підписів

Причина 10. Об’єднання Excel і Access із технологіями SharePoint

Наступні кроки: вдосконалення навичок користування програмою Access

Переваги поєднання програм Excel і Access

Хоча програма Excel – не база даних, вона широко використовується для зберігання даних і часто застосовується для вирішення простих задач бази даних. Але програма Excel – це однорівнева, а не реляційна база даних. Коли простих таблиць уже недостатньо та потрібно використовувати кілька пов’язаних таблиць, інформаційні працівники звертаються до програми Access, яка дає змогу швидко створювати програми баз даних. Програма Access завжди була чудовим "посадочним майданчиком" для збирання та консолідації розрізнених даних у межах підприємства. Причому багато таких даних зазвичай зберігаються в книгах Excel. Коли дані – у програмі Access, можна додавати таблиці та поєднувати їх, створювати запити (або подання даних), структурувати дані й визначати їх типи, щоб гарантувати їх цілісність, а також оновлювати та спільно використовувати дані разом із багатьма користувачами та створювати потужні звіти й форми.

Безумовно, програма Access багата на функції. Якщо в Excel використовуються прості таблиці, то в програмі Access задіяно кілька взаємопов’язаних об’єктів, що спершу може трохи лякати. Але не потрібно бути експертом, щоб використовувати програму Access. Її розроблено для різних типів користувачів, і ви можете використовувати її лише в тій мірі, у якій вам потрібно.

Знайомство із програмою Access шар за шаром

Огляд компонентів і користувачів Access

1. Можна використовувати Access трьома способами: як випадковий користувач, досвідчений користувач або розробник.

2. Таблиці, запити, форми та звіти доповнюють один одного та утворюють "серце" програми бази даних.

3. Випадковим користувачам пропонуються майстри, побудовники властивостей, інтерфейс користувача Office Fluent і функції в стилі Excel, які дають змогу швидко виконувати роботу.

4. Для досвідчених користувачів є макроси, область властивостей, вирази та засоби розробки баз даних, які дають змогу заглиблюватися та робити більше.

5. Розробники можуть працювати з модулями та розробляти код VBA, щоб створювати користувацькі рішення баз даних і розгортати програми середовища виконання.

документи із вкладками у програмі access Ви бачили нещодавно оновлену Access? Це вже зовсім не та програма, яку ви пам’ятаєте. Щойно ви запустите Access, ви помітите кардинальні зміни. Вас вітатимуть потужні, гарно спроектовані шаблони для створення повноцінних програм. Зручна та гнучка панель переходів, понад 40 майстрів і побудовників властивостей та нещодавно розроблений інтерфейс для створення форм і звітів, який працює за принципом WYSIWYG. Усе це значно прискорює освоєння нових можливостей роботи з Access.

Команди у групі «Макет елементів керування» на вкладці «Упорядкувати» Користувачі Excel особливо почуватимуться як удома. Багато функцій Access схожі за оформленням і способом використання: інтерфейс користувача Office Fluent, перевірка орфографії, вікно табличного подання даних, сортування й фільтрування, рядок стану, збереження звітів у форматі PDF, система довідки тощо.

Причина 1. Копіювання аркуша Excel до таблиці даних Access

Панель команд у браузері Internet Explorer із піктограмою HTTPWatch Чудовий спосіб випробувати родинний зв’язок між оновленими програмами Office – скопіювати дані із програми Excel в Access. Можна створити таблицю Access і відображати її у вікні табличного подання даних, яке зараз більше схоже на аркуш Excel. Можна виконувати розповсюджені операції створення таблиць, як-от визначення типу даних, вказання імені для поля або створення поля, прямо у вікні табличного подання даних. Наприклад, якщо ввести дату в пусте поле, Access установить для цього поля тип даних "Дата й час". Якщо ви введете текст, наприклад ім’я, програма Access застосує текстовий тип даних до цього поля. Якщо потрібно перемістити поле, просто клацніть і перетягніть його.

Щоб скопіювати дані із програми Excel і вставити їх в Access, не потрібно навіть попередньо створювати таблицю або відкривати таблицю у вікні табличного подання даних. Програма Access автоматично запитає, чи дані містять заголовки, підбере правильні типи даних і створить таблицю Access. Простіше й бути не може.

Докладні відомості див. в статті Відкриття пустої таблиці даних.

Причина 2. Спільний доступ до даних за допомогою зв’язування з аркушем Excel із програми Access

Зв’язування даних Excel із програмою Access Найпростіший спосіб використовувати переваги Excel і Access одночасно – зв’язати аркуш Excel із таблицею Access. Використовуйте цей спосіб, коли плануєте зберігати дані в програмі Excel, але також регулярно використовувати деякі з багатьох функцій Access, наприклад створювати звіти й запити. Зв’язувати дані можна із програми Access, а не із програми Excel.

Access підтримує два принципово різні способи створення таблиць баз даних. Користувачі можуть створювати нові власні таблиці для зберігання даних у базі даних Access або створювати посилання на наявні дані за межами бази даних Access. Дані у зв’язаних таблицях виглядають і використовуються майже так само, як у власних таблицях. Диспетчер зв’язаних таблиць допоможе відстежити, знайти та оновити аркуш Excel або інше джерело даних, якщо його було переміщено та зв’язок розірвався.

Під час створення зв’язку з таблицею Excel або іменованим діапазоном програма Access створює нову таблицю, зв’язану з даними Excel. Щоб додати, змінити або видалити дані, внесіть зміни в програмі Excel і оновіть (або повторіть виконання запиту) дані в таблиці Access. Проте ви не можете редагувати вміст таблиці в програмі Access. Коли ваші дані зв’язано з Excel, можна створювати звіти, запити та форми лише для читання в програмі Access.

Додаткові відомості про статті: імпортування або зв'язування з даними у книзі Excel.

Причина 3. Переміщення даних шляхом імпорту даних Excel у програму Access

Імпорт даних із програми Excel до програми Access Якщо ви вирішите розірвати зв’язок із даними, можете перемістити дані до програми Excel, імпортувавши їх до Access. Зверніть увагу, що слово "імпортувати" має два різні значення в програмах Excel і Access. Під час імпорту (або підключення) в Excel створюється постійне підключення до даних, які можна оновлювати. Під час імпорту до програми Access дані переносяться один раз, і постійного підключення до даних немає. Під час імпорту даних програма Access зберігає дані в новій або наявній таблиці, не змінюючи дані в Excel. У програмі Access 2007 тепер можна імпортувати будь-які або всі аркуші в книзі Excel за одну операцію.

Майстер імпорту проведе вас по всіх етапах імпорту та допоможе прийняти важливі рішення стосовно змінення типів даних і додавання заголовків. Якщо під час імпорту даних стануться помилки, Access оповістить вас і збереже інформацію про помилки в таблиці, щоб ви могли швидко знайти та виправити їх. Наприклад, десь у стовпці, який ви вважали лише числовим, може бути поштовий індекс, що містить букви й цифри, або для поля первинного ключа може повторюватися ідентифікатор. Внесіть потрібні зміни в книзі Excel і повторно імпортуйте дані або внесіть зміни до нової таблиці Access. Завершивши операцію, ви можете зберегти кроки, які ви виконали. Ви можете навіть створити завдання Outlook, яке нагадає вам, коли потрібно здійснити черговий імпорт.

Після імпорту дані перебувають у програмі Access, і тепер ви можете додавати, змінювати й видаляти їх, використовуючи аркуші та форми. Після імпорту даних ви можете вирішити, чи потрібно видалити їх із програми Excel. Зазвичай доцільно мати лише одне місце для оновлення даних.

Примітка : Під час імпорту даних із програми Excel до Access імпортуються лише результати формул, а не самі формули.

Докладніші відомості див. в статтях:

Причина 4. Підключення до даних Access із програми Excel

Підключення до даних Access в Excel Якщо знадобиться, можна відновити зв’язок даних між програмами Access і Excel. Для цього створіть в Excel зв’язок (часто він зберігається у файлі формату ODC – Office Data Connection) із базою даних Access і отримайте всі дані з таблиці або запиту. Установивши підключення до даних, можна автоматично змінювати книги Excel із вихідної бази даних Access щоразу, коли оновлюватиметься база даних. Іншими словами, можна мати все й одразу.

Підключення до зовнішніх джерел даних

1. Загалом можна створювати зв’язки даних із багатьма джерелами даних, у цьому випадку – із програмою Access.

2. Можна використовувати драйвер ODBC або постачальник баз даних OLE.

3. Файл підключення визначає всі відомості, необхідні для доступу до Access і видобування даних.

4. Відомості про зв’язок копіюються з файлу підключення до книги. Їх можна легко редагувати в діалоговому вікні.

5. Дані копіюються до книги, щоб ними можна було користуватися так, як ви працюєте з даними, що зберігаються безпосередньо в книзі.

Докладніші відомості див. в статтях:

Причина 5. Використання звітів Access із даними Excel

Звіт про співробітників у табличному макеті Додавши дані до Access, ви можете використовувати дивовижне розмаїття засобів зі створення та настроювання звітів. Хочете створити звіт кількома рухами? Скористайтеся майстром звітів. Бажаєте створювати та змінювати макети звітів у реальному часі, використовуючи інтерактивні дані, переміщати блоки даних і змінювати їх розмір та при цьому одразу бачити зміни? Скористайтеся новим поданням "Макет". Бажаєте працювати зі звітом, щоб шукати, фільтрувати та сортувати дані в режимі реального часу? Скористайтеся новим поданням "Звіт". Бажаєте самостійно додавати кнопки, номери сторінок, зображення, гіперпосилання та професійно оформлені стилі? До ваших послуг – широкий вибір майстрів і колекцій у групах Елементи керування та Макет на вкладці Конструктор на стрічці. Ви зрозуміли: в Access можна легко створювати прості звіти, згруповані й зведені звіти, поштові етикетки, графічні звіти та підзвіти.

Після створення звіту можна розповсюдити його електронним способом прямо з Access. Наприклад, можна надіслати звіт у повідомленні електронної пошти або зберегти його в одному з багатьох форматів, наприклад як знімок Access або файл PDF, щоб додати його на веб-сторінку або сайт SharePoint.

Докладніші відомості див. в статтях:

Причина 6. Використання форм Access із даними Excel

зразок форми Додавши дані до Access, ви можете використовувати дивовижне розмаїття засобів зі створення та настроювання форм. Хочете створити форму кількома рухами? Скористайтеся майстром форм. Бажаєте створювати та змінювати макети форм у реальному часі, використовуючи інтерактивні дані, переміщати блоки даних і змінювати їх розмір та при цьому одразу бачити зміни? Скористайтеся новим поданням "Макет". Бажаєте власноруч додати кнопки, поля зі списком, групи елементів керування, зображення, маски вводу, діаграми, гіперпосилання та професійно оформлені стилі? До ваших послуг – широкий вибір майстрів і колекцій у групах Елементи керування та Макет на вкладці Конструктор на стрічці. Ви зрозуміли: за допомогою програми Access можна легко створювати прості форми, форми із вкладками, неперервні форми, спливаючі форми, модальні діалогові вікна та підформи.

Якщо, читаючи цей розділ, ви відчули дежавю, на це є причини. Створення, змінення та використання звітів і форм дуже схоже, що дуже спрощує опанування роботи з Access.

У програмі Access 2007 тепер можна легко створювати нову розділену форму, у якій відображаються синхронізовані подання аркуша та форми, даючи змогу одночасно працювати з ними обома. Після створення досконалої форми ви зможете легко прокручувати, фільтрувати й навіть шукати дані у формі за допомогою стандартних навігаційних кнопок і поля пошуку в нижній частині форми.

розділена форма

Докладніші відомості див. в статтях:

Причина 7. Фільтрування, сортування та надсилання запитів у програмах Access і Excel дуже схоже

Автофільтр Який би продукт ви не обрали, ви фільтруватимете дані для роботи з підмножиною даних і сортуватимете дані, щоб упорядкувати їх належним чином. У програмі Access користувачі Excel можуть фільтрувати та сортувати дані у вікні табличного подання без необхідності вивчати зовсім новий інтерфейс. Піктограми, меню команд, команди, умови та діалогові вікна дуже схожі, з чим би ви не працювали: текстом, числами, датами або пустими клітинками. Можна навіть зберігати фільтри та сортування у вікні табличного подання даних.

Ви можете створити запит в програмі Access і навіть не знати, що означає SQL. Чотири майстри запитів допомагають створювати прості запити, шукати дублікати, знаходити розбіжності між записами та створювати перехресні запити. Вам навіть не потрібно створювати запит. Просто фільтруйте й сортуйте дані, як вам потрібно, і це буде збережено в табличному поданні. Якщо ви спробуєте використовувати конструктор запитів, щоб створювати згруповані запити, параметри або розширені умови, ви помітите, що він надзвичайно схожий на відому надбудову Microsoft Query Excel – давно загубленого родича програми Access.

Умови для поля "Країна/регіон"

Докладніші відомості див. в статтях:

Причина 8. Збирання даних для аналізу в програмі Excel за допомогою програми Access

Не хочете вводити дані самостійно? Залиште це сім’ї продуктів Office.

Access полегшує збирання даних від користувачів, які можуть перебувати будь-де на земній кулі, наприклад, працівників відділу продажів, учасників опитування або контактів. Використовуючи майстер збирання даних, Access 2007 співпрацює з Office Outlook 2007 для полегшення створення та надсилання повідомлення електронної пошти, яке містить форму для введення даних. Під час заповнення форми одержувачем і надсилання її вам відповіді обробляються згідно з указаними параметрами. Наприклад, якщо було вибрано автоматичне оброблення відповідей, вміст форми буде додано до відповідної таблиці в базі даних, коли відповідь досягне папки "Вхідні".

використання електронної пошти для збирання даних

Наприклад, можна:

  • Проводити опитування та компілювати результати в програмі Access.

  • Регулярно створювати звіти про стан запасів продукції або звіти з актуальною інформацією про невирішені питання, надіслані вашою командою, щоб завжди бути в курсі подій.

  • Організовувати події, наприклад конференції або тренінги, і збирати для цього контактну інформацію, відомості про подорожі та вибір готелів.

    Докладні відомості див. в статті Збирання даних із використанням повідомлень електронної пошти.

Причина 9. Злиття та створення підписів

Перша сторінка майстра етикеток У результаті поповнення у вашій сім’ї список свят раптом збільшився, і тепер вам потрібно пам’ятати про набагато більше днів народження й річниць. Це не проблема. Ви можете використовувати таблицю або запит Access як джерело даних для злиття та за допомогою майстра злиття Microsoft Word створювати операцію злиття для листів, листівок, повідомлень електронної пошти й конвертів. Якщо потрібно просто створити поштові етикетки, скористайтеся майстром етикеток у програмі Access для створення та друку наклейок зі звіту. Цього замало? У такому разі ви можете навіть автоматично додати штрихові коди, які відповідають усім адресам клієнтів.

Докладніші відомості див. в статтях:

Причина 10. Об’єднання Excel і Access із технологіями SharePoint

У програмах Access і Excel є команди для підключення до даних у списках Microsoft Windows SharePoint Services. У програмі Excel 2007 надається одностороннє (лише для читання) підключення до зв’язаних списків SharePoint; тоді як у програмі Access 2007 підключення двостороннє – можна читати й записувати дані. Access і списки SharePoint чудово працюють разом. Забезпечено ідеальну інтеграцію, а розбіжність даних мінімальна або зовсім відсутня завдяки новим типам даних в Access і SharePoint, як-от: форматований текст, додавання (для підтримки відстеження журналу версій у полі memo), вкладення, Лічильник, підстановки та багатозначні поля.

Опублікувавши базу даних Access на сайт SharePoint, можна навіть передати дані в локальну базу даних Access, щоб працювати з ними автономно, а потім підключитися до сайту SharePoint, щоб завантажити зміни. Усі конфліктні зміни даних, внесені іншими користувачами, обробить майстер вирішення конфлікту. Форми та звіти, створені в програмі Access, основані на тих самих даних, але вони зв’язані зі списками SharePoint і їх можна відкрити безпосередньо зі служб Windows SharePoint Services.

Програма Excel надає описані нижче можливості інтеграції з SharePoint Server 2007.

Точки інтеграції з програмою Excel з орієнтацією на дані

1. Можна один раз імпортувати дані аркуша Excel до списку SharePoint або експортувати в нього дані аркуша Excel, щоб створити постійний односторонній зв’язок із даними.

2. Можна використовувати постійний односторонній зв’язок із даними, щоб оновлювати дані на аркуші Excel зі списку SharePoint.

3. Можна опублікувати книги Excel у службах Excel і використовувати веб-частину Microsoft Office Excel Web Access на сторінці веб-частин, щоб відображати дані та взаємодіяти з ними.

4. Можна імпортувати (підключити) дані в книгу Excel із серверів OLAP, баз даних SQL Server та Access, а також неструктурованих файлів.

Програма Access надає такі можливості інтеграції з SharePoint Server 2007.

Точки інтеграції з програмою Access з орієнтацією на дані

1. Можна одноразово імпортувати або експортувати дані між поданнями Access і списком SharePoint.

2. Можна пов’язувати дані таблиць Access зі списком SharePoint, створивши постійний двосторонній зв’язок (оновлені дані списку відображаються в таблиці Access, а оновлені дані таблиці Access – у списку).

3. Можна автономно оновлювати дані списку в Access, а потім синхронізувати внесені зміни й усувати конфлікти, повернувшися в онлайн.

4. Можна відображати та змінювати дані списку у вікні табличного подання даних, а також поданнях форм і звітів Access.

5. Можна публікувати бази даних Access на сервері Office SharePoint Server 2007.

Докладніші відомості див. в статтях:

Наступні кроки: вдосконалення навичок користування програмою Access

Якщо ви полюбляєте пригоди, відкрийте для себе наступний шар можливостей програми Access. Можна створювати досить складні класичні програми баз даних, не написавши навіть жодного рядка коду VBA. Кожний об’єкт Access має широкий набір властивостей і подій, до яких легко отримати доступ у вікні властивостей, що допоможуть налаштувати ваше рішення. Для кожного об’єкта є конструктори, у яких докладно показано всі доступні функції. Додаткові шаблони пропонуються на порталі Office Online. Шаблони полів і таблиць допомагають швидко створювати та настроювати нові таблиці. Створюйте нові бази даних із нуля за допомогою вбудованих інструментів конструктора баз даних.

А ще в програмі Access є макроси. Не потрібно бути розробником, щоб створювати макроси, оскільки для них використовується декларативне середовище, яке не потребує написання коду VBA. Кожна дія макросу виконує певне завдання, наприклад відкриття форми, виконання запиту, пошук записів або відображення повідомлення. Можна вбудовувати макроси в будь-яку подію звіту, форми або елемента керування. У більшості макросів є аргументи, і ви можете додавати до них умовну логіку. Можна навіть визначати змінні та застосовувати перевірку помилок, знову ж таки – без написання коду VBA.

Створіть прототип і використовуйте його в ІТ-підрозділі. Нашвидкуруч створюйте рішення, які потрібні терміново, використовуючи наявні ресурси, навіть якщо їх замало. Відслідковуйте продаж квитків для корпоративної вечірки й термін придатності виробничих матеріалів і друкуйте ярлики про приймальні випробування для деталей. Відстежуйте завдання, проблеми та кінцеві результати в проектах групи. Створіть базу даних збуту, щоб відстежувати потенційні продажі спільно з невеликою групою фахівців.

Як ви можете бачити, поєднання Excel і Access – це більше, ніж просто шлюб за розрахунком. Разом ці продукти сім’ї Office утворюють непереможну династію даних.

Додаткові відомості

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×