Відстеження потенційних угод зі збуту в Диспетчері бізнес-контактів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Запис потенційної угоди зберігає відомості про потенційні замовлення й може допомогти відстежувати налагодження торговельних зв’язків із поточним або потенційним клієнтом.

У цій статті описано, як можна за допомогою записів потенційних угод вести докладний облік товарів або послуг, які цікавлять вашого клієнта, а також взаємодій із клієнтом.

У цій статті

Створення запису потенційної угоди

Відкриття форми потенційної угоди

Заповнення форми потенційної угоди

Налаштування списків на формі потенційної угоди

Налаштування етапів збуту та дій зі збуту

Видалення етапів збуту та дій зі збуту

Редагування запису потенційної угоди

Змінення запису бізнес-партнера або бізнес-контакту, пов’язаного із записом потенційної угоди

Пов’язування елементів історії зв’язків із записом потенційної угоди

Призначення потенційної угоди співробітнику

Позначення потенційної угоди як закритої

Відстеження завдань, необхідних для закриття або укладення потенційної угоди

Створення запису потенційної угоди

Кожний створений запис потенційної угоди потрібно пов’язати із записом бізнес-партнера або бізнес-контакту. До запису потенційної угоди можна додати елементи історії зв’язків, як-от робочі нотатки, завдання, зустрічі, журнали дзвінків і файли, щоб відстежувати взаємодію з клієнтом. Ці елементи історії також додадуться до історії зв’язаного бізнес-партнера або бізнес-контакту.

Якщо ви хочете налаштувати етапи збуту та дії зі збуту, див. цей розділ. Якщо ви хочете налаштувати форму потенційної угоди, додаючи або видаляючи поля, див. статтю Створення та настроювання типів записів і списків.

На початок сторінки

Відкриття форми потенційної угоди

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів клацніть Збут.

  2. Щоб відкрити нову пусту форму потенційної угоди, на стрічці натисніть кнопку Створити потенційну угоду.

  3. Щоб відкрити наявний запис потенційної угоди, на вкладці Потенційні угоди двічі клацніть запис потенційної угоди, який потрібно відкрити.

На початок сторінки

Заповнення форми потенційної угоди

  1. Введіть або виберіть відомості, які потрібно записати на формі потенційної угоди.

    Форма має такі сторінки:

    Загальне. Ця сторінка містить загальні відомості про потенційну угоду, а також стан, джерело та фінансові умови.

    Відомості про потенційну угоду.

    • Назва потенційної угоди (обов’язкове поле). Введіть назву для потенційної угоди.

    • Призначено. Виберіть ім’я особи, яка відстежуватиме та закриватиме потенційну угоду.

      Список Призначено містить імена лише тих працівників, яким надано спільний доступ до бази даних Диспетчера бізнес-контактів. Щоб дізнатися, як додати імена та надати спільний доступ до бази даних, див. статтю Надання спільного доступу до даних Диспетчера бізнес-контактів іншим користувачам.

    • Тип. Виберіть тип потенційного замовлення для запису.

    Зв’язаний бізнес-партнер або бізнес-контакт.

    • Зв’язати з (обов’язкове поле). Натисніть кнопку Зв’язати з, щоб вибрати бізнес-партнера або бізнес-контакт, з яким потрібно зв’язати цю потенційну угоду. Докладні відомості про те, як заповнити діалогове вікно, див. в статті Вибір запису Диспетчера бізнес-контактів для зв’язування.

      Примітка : Потенційну угоду можна пов’язати лише з одним записом типу "Бізнес-партнер" або "Бізнес-контакт".

    Відомості про збут.

    • Імовірність. Введіть відсоток, який відображає ймовірність того, що потенційну угоду буде реалізовано. Відсоток імовірності використовується, щоб обчислити очікуваний прибуток на основі підсумків для товарів і послуг, перелічених у розділі Товари й послуги.

    • Очікуваний прибуток. Очікуваний прибуток обчислюється автоматично на основі відсотка ймовірності та підсумків для товарів і послуг, перелічених у розділі Товари й послуги.

    • Дата закриття. Виберіть дату, до якої ви очікуєте здійснити продаж.

    • Умови оплати. Виберіть спосіб оплати за товари й послуги, який використовуватиме клієнт.

    • Термін дії. Виберіть дату, коли термін дії пропозиції завершиться.

    • Дата доставки. Виберіть дату доставки, яку ви вказали клієнту.

    Товари й послуги.

    Додайте товари та послуги, які цікавлять клієнта.

    Виконайте одну з описаних нижче дій.

    • Додати . Щоб додати новий товар або послугу, виберіть команду Додати.

      У діалоговому вікні Додавання товару або послуги введіть або виберіть потрібну інформацію. Докладні відомості про заповнення форми "Додавання товару або послуги" див. в статті Керування товарами й послугами в Диспетчері бізнес-контактів.

    • Редагувати. Щоб змінити елемент, клацніть його та виберіть команду Редагувати.

    • Видалити. Щоб видалити елемент зі списку, клацніть його та виберіть команду Видалити.

    Відомості про джерело.

    • Джерело. Виберіть джерело потенційної угоди, як-от маркетингова діяльність, звідки ви отримали ім’я клієнта або потенційну угоду.

    • Ким ініційовано. Виберіть ім’я бізнес-партнера, бізнес-контакту або назву маркетингової діяльності, завдяки якій виникла ця потенційна угода.

      Назва маркетингової діяльності використовується, щоб відстежувати кількість потенційних угод, які з’явилися в результаті певної діяльності. Якщо клацнути ім’я маркетингової діяльності в цьому полі, Диспетчер бізнес-контактів для Outlook додасть потенційну угоду до сторінки Відстеження маркетингової діяльності.

    • Конкуренти. Введіть імена конкурентів, щоб не забути дізнатися їхні ціни та мати можливість запропонувати кращу ціну або кращу якість.

    Етапи збуту та дії зі збуту.

    • Етап збуту. Виберіть етап збуту для потенційної угоди, щоб відстежувати перебіг її виконання.

      Ви можете налаштувати цей список, додавши унікальні для вашої компанії відомості про етап збуту. Натисніть кнопку Змінити цей список і див. інструкції в розділі Налаштування етапів збуту та дій зі збуту.

      Якщо вказати етап збуту як Закрито з виграшем або Закрито із втратою, запис буде позначено як файл лише для читання. Закрито з виграшем установлює ймовірність на 100%; Закрито із втратою – на 0%.

    • Нагадування. Установіть прапорець Нагадування, щоб програма Outlook нагадала вам про цю потенційну угоду. Виберіть дату й час, коли ви хочете отримати нагадування.

    Докладно. Ця сторінка містить примітки або нотатки про потенційну угоду.

    Ви можете вставити коментарі з інших файлів або додати примітки безпосередньо до запису. Щоб записати дату й час додавання примітки, виберіть команду Додати позначку часу.

    Журнал. На сторінці "Журнал" перелічено всі елементи історії зв’язків, пов’язані із записом потенційної угоди.

    Ви можете створити докладніший журнал про потенційну угоду, натиснувши кнопку Створити та вибравши елемент, як-от робоча нотатка, журнал дзвінків, зустріч або завдання, який потрібно пов’язати із записом.

  2. Заповнивши форму, натисніть кнопку Зберегти й закрити.

  3. Введіть відомості, які потрібно записати на формі потенційної угоди.

  4. Коли завершите, натисніть кнопку Зберегти й закрити.

    Якщо ви створюєте кілька записів потенційних угод, натисніть кнопку Зберегти та створити, щоб зберегти зміни й відкрити форму для нової потенційної угоди.

На початок сторінки

Налаштування списків на формі потенційної угоди

У Диспетчері бізнес-контактів для Outlook передбачено багато стандартних бізнес-умов, але ви також можете створити власні умови збуту, ставки оплати та інші елементи, що відповідають вашим бізнес-потребам.

Кожний список, який можна налаштувати, має команду Змінити цей список. Виберіть її, щоб відкрити діалогове вікно, у якому можна додавати та редагувати терміни, що стосуються вашого бізнесу. На формі потенційної угоди можна налаштувати списки для таких полів: Тип, Умови оплати, Джерело та Етапи збуту.

Докладні відомості про налаштування списків див. в статті Створення та настроювання типів записів і списків.

На початок сторінки

Налаштування етапів збуту та дій зі збуту

У Диспетчер бізнес-контактів для Outlook можна відстежувати всі завдання, які необхідно виконати, щоб перетворити потенційного клієнта на фактичного. У формі потенційного клієнта передбачено стандартний набір етапів збуту та дій зі збуту, які ви можете налаштувати відповідно до своїх бізнес-потреб.

Примітка :  Тільки власник бази даних може налаштувати етапи збути та дії зі збуту.

Як власник бази даних ви можете змінити ім’я та порядок будь-якого етапу збуту й оновити ім’я, порядок або тривалість дій зі збуту на будь-якому етапі збуту. Ви також можете встановити нагадування для дій зі збуту.

  1. Відкрийте діалогове вікно Змінення етапів збуту та дій зі збуту, виконавши одну з таких дій:

  2. На вкладці Основне стрічки в групі Настроїти натисніть кнопку Етапи збуту.

  3. Перейдіть на вкладку Файл. На вкладці Диспетчер бізнес-контактів , натисніть кнопку Настроїти, а потім виберіть команду Змінити етапи збуту та дії зі збуту.

  4. Щоб додати до процесу новий етап, натисніть кнопку Додати етап збуту, введіть ім’я для нового етапу збуту, а потім натисніть кнопку OK. Скористайтеся кнопками зі стрілками, щоб перемістити етапи збуту вгору або вниз у списку.

  5. Щоб додати крок до етапу збуту, натисніть кнопку Додати дію зі збуту, введіть ім’я для дії, а потім виберіть її тривалість. Натисніть кнопку OK, щоб закрити діалогове вікно Додавання дії зі збуту, а потім скористайтеся кнопками зі стрілками, щоб перемістити цю дію вгору або вниз у списку.

    Діалогове вікно "Редагування дії зі збуту" та діалогове вікно "Змінення етапів збуту та дій зі збуту" позаду

  6. Щоб змінити етап збуту або дію зі збуту, клацніть елемент у списку та виберіть команду Редагувати. Оновіть відомості в діалоговому вікні, що відкриється, а потім натисніть кнопку OK.

Не можна редагувати етапи збуту Закрито з виграшем і Закрито із втратою.

  1. Щоб змінити порядок у списку, клацніть етап збуту або дію зі збуту, а потім за допомогою кнопок зі стрілками перемістіть вибраний елемент угору або вниз у списку. Якщо перемістити етап збуту, усі пов’язані з ним дії зі збуту перемістяться разом із ним.

  2. Позначка вказує на стандартний етап збуту для всіх нових записів потенційних угод. Щоб зробити стандартним інший етап збуту, клацніть його та виберіть команду Використовувати за замовчуванням. Щоб видалити стандартне значення, клацніть етап збуту та виберіть команду Не використовувати за замовчуванням.

  3. Установіть прапорець, щоб створити нагадування для кожної дії зі збуту, що має певну тривалість. Нагадування відображатимуться у формі потенційної угоди.

На початок сторінки

Видалення етапів збуту та дій зі збуту

Видалення етапу збуту або дії зі збуту з Диспетчера бізнес-контактів для Outlook може вплинути на відомості в поточних записах потенційних угод.

Якщо видалити дію зі збуту, вона зникне зі списку, а також з усіх записів. Видалена дія зі збуту більше не відображатиметься в жодному записі потенційної угоди, який її містив, навіть якщо там її було позначено як виконану.

Якщо видалити етап збуту, він зникне зі списку, а в кожному записі, що використовував його, буде створено пусте поле. Наприклад, якщо повторно відкрити запис потенційної угоди, який містився у видаленому етапі збуту, відобразиться пусте поле Етап збуту. Видаляючи етап збуту, ви можете замінити його на інший етап збуту або вставити натомість пусте поле. Якщо замінити його на інший етап збуту, ви зможете додати дії з етапу, який видаляєте, до етапу, що вставляєте на його місце. В іншому разі ці дії буде видалено з етапу збуту.

  1. Відкрийте діалогове вікно Змінення етапів збуту та дій зі збуту, виконавши одну з таких дій:

  2. На вкладці Основне стрічки в групі Настроїти натисніть кнопку Етапи збуту.

  3. Перейдіть на вкладку Файл. На вкладці Диспетчер бізнес-контактів , натисніть кнопку Настроїти, а потім виберіть команду Змінити етапи збуту та дії зі збуту.

  4. Щоб видалити дію зі збуту, виберіть її в списку, а потім виберіть команду Видалити.

  5. Щоб видалити етап збуту, виберіть його в списку, а потім виберіть команду Видалити. У діалоговому вікні Видалення елемента виберіть інший етап збуту, щоб замінити на нього видалений, або залиште поле Замінити на пустим.

  6. Якщо ви вибрали етап збуту на заміну, потім можна встановити прапорець, щоб перемістити всі дії зі збуту з видаленого етапу до нового. Ці дії буде додано на початок наявного списку дій, але ви можете змінити їхній порядок за допомогою кнопок зі стрілками.

На початок сторінки

Редагування запису потенційної угоди

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів клацніть Збут.

  2. У робочій області на вкладці Потенційні угоди двічі клацніть запис, який потрібно відкрити.

    Ви можете переглянути відомості запису, не відкриваючи його, за допомогою робочої області "Збут". На будь-якій вкладці клацніть запис, який вас цікавить. Докладні відомості про цей запис відобразяться в області читання. Додаткові відомості про те, як використовувати робочу область "Збут", див. в статті Опанування робочих областей у Диспетчері бізнес-контактів.

  3. У відкритому записі ви можете виконати будь-які з таких дій:

    • Відредагувати відомості. Введіть нову інформацію та внесіть потрібні зміни. Після цього натисніть кнопку Зберегти й закрити.

    • Надрукувати звіт.

      Де розташовано команду друку?

      Перейдіть на вкладку Файл. Виберіть вкладку Друк, а потім виберіть потрібні параметри.

    • Надіслати повідомлення електронної пошти пов’язаному бізнес-партнеру або бізнес-контакту. У групі Спілкування натисніть кнопку Електронна пошта.

    • Запланувати зустріч із бізнес-партнером або бізнес-контактом. У групі Спілкування натисніть кнопку Запрошення на нараду.

    • Категоризувати запис. У групі Позначки натисніть кнопку Категорія, а потім виберіть категорію, до якої потрібно віднести цей запис. Відомості про те, як категоризувати записи, див. в статті Використання записів у Диспетчері бізнес-контактів.

    • Видалити запис. Натисніть кнопку Видалити.

На початок сторінки

Змінення запису бізнес-партнера або бізнес-контакту, пов’язаного із записом потенційної угоди

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів клацніть Збут.

  2. На вкладці Потенційні угоди двічі клацніть запис потенційної угоди, який потрібно змінити.

  3. У розділі Зв’язаний бізнес-партнер або бізнес-контакт натисніть кнопку Зв’язати з.

  4. У діалоговому вікні Зв’язування з бізнес-партнером або бізнес-контактом у списку Тип елемента виберіть тип запису, як-от Бізнес-партнери або Усі типи бізнес-контактів.

  5. У списку клацніть запис, з яким потрібно створити зв’язок. Або, щоб знайти запис, введіть ім’я в полі пошуку.

    Щоб додати новий запис, натисніть кнопку Створити, потім заповніть форму.

  6. Натисніть кнопку Зв’язати з, щоб додати бізнес-партнера або бізнес-контакт, а потім натисніть кнопку OK, щоб повернутися до запису потенційної угоди.

  7. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Примітка : Потенційну угоду можна пов’язати лише з одним записом типу "Бізнес-партнер" або "Бізнес-контакт".

На початок сторінки

Пов’язування елементів історії зв’язків із записом потенційної угоди

Будь-який тип спілкування, що стосується потенційної угоди, можна легко пов’язати із записом, щоб ви могли стежити за усіма контактами з клієнтом. Якщо ви телефонуєте до бізнес-партнера або бізнес-контакту, пов’язаного із записом потенційної угоди, створіть журнал дзвінків. Якщо ви повернулися з наради, запишіть протокол у робочій нотатці або у вихідному запрошенні на нараду Outlook. Заплануйте нараду з клієнтом, а потім пов’яжіть цю зустріч із записом потенційної угоди.

Будь-які елементи історії зв’язків, створені з відкритого запису потенційної угоди, автоматично пов’язуються із записом.

Щоб створити елемент історії зв’язків, який автоматично пов’язується із записом потенційної угоди, виконайте наведену нижче процедуру.

  1. Відкрийте форму потенційної угоди.

  2. На вкладці Основне стрічки в групі Відобразити натисніть кнопку Журнал.

  3. Натисніть кнопку Створити та виберіть один із таких елементів:

    • Робоча нотатка

    • Журнал дзвінків

    • Завдання

    • Поштове повідомлення

    • Зустріч

    • Файл

    Ви не можете створити новий файл, але можете вибрати файл на комп’ютері, щоб пов’язати його з цим записом потенційної угоди.

  4. Заповніть форму для свого нового елемента й натисніть кнопку Зберегти й закрити або Надіслати відповідно до своїх потреб.

Щоб пов’язати із записом потенційної угоди наявне повідомлення електронної пошти або зустріч, відкрийте повідомлення електронної пошти або зустріч, а потім на стрічці натисніть кнопку Зв’язати із записом. У списку Тип елемента виберіть пункт Потенційні угоди, а потім клацніть потенційну угоду, яку потрібно зв’язати з повідомленням електронної пошти або зустріччю.

На початок сторінки

Призначення потенційної угоди співробітнику

Диспетчер бізнес-контактів для Outlook зберігає ваші бізнес-дані в базі даних. Запис потенційної угоди можна призначити будь-кому, хто має спільний доступ до бази даних.

  1. Відкрийте запис потенційної угоди, який потрібно призначити. Ви також можете вибрати кілька записів.

Як вибрати кілька записів?

Щоб вибрати суміжні записи, натисніть клавішу Shift, а потім виберіть перший і останній запис у групі, яку потрібно додати. Щоб вибрати суміжні записи, натисніть клавішу Ctrl, а потім виберіть окремі записи. Щоб вибрати всі записи, виберіть один, а потім натисніть сполучення клавіш Ctrl+A.

  1. На стрічці в групі Дії натисніть кнопку Призначити, а потім клацніть ім’я особи, якій ви хочете призначити потенційну угоду.

На початок сторінки

Позначення потенційної угоди як закритої

  1. Відкрийте запис потенційної угоди, яку потрібно позначити як закриту.

  2. На вкладці Потенційні угоди двічі клацніть запис потенційної угоди, яку потрібно закрити.

  3. У розділі Дії зі збуту в списку Етап збуту виберіть елемент Закрито з виграшем, щоб закрити потенційну угоду, яка завершилася продажем, або Закрито із втратою, щоб закрити потенційну угоду, яка не призвела до продажу.

  4. За потреби в полі Дата закриття виберіть фактичну дату закриття потенційної угоди.

  5. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

    Щоб дізнатися, як одночасно позначити як закриті кілька потенційних угод, див. статтю Одночасне редагування записів Диспетчера бізнес-контактів.

На початок сторінки

Відстеження завдань, необхідних для закриття або укладення потенційної угоди

Ви можете створити не лише завдання, які потрібно виконати, щоб здійснити продаж, а й цілий бізнес-проект, що містить чіткі завдання для товарів або послуг, які ви надаватимете, коли укладете потенційну угоду. Ви можете призначити весь бізнес-проект одному співробітнику, а окремі завдання за проектом – іншим. Запис бізнес-проекту потрібно пов’язати з бізнес-партнером або бізнес-контактом.

Щоб створити бізнес-проект із запису потенційної угоди, виконайте наведену нижче процедуру.

  1. Відкрийте запис потрібної потенційної угоди.

  2. На стрічці в групі Бізнес-проект натисніть кнопку Створити проект.

  3. Відкриється діалогове вікно Створення бізнес-проекту. У списку виберіть потрібний шаблон або команду Не використовувати шаблон.

  4. У полі Назва проекту залиште стандартну назву, тобто назву вибраної потенційної угоди, або введіть іншу назву для бізнес-проекту.

  5. У полі Зв’язати з відображається бізнес-партнер або бізнес-контакт, пов’язаний із вибраною потенційною угодою. Щоб вибрати інший запис бізнес-партнера чи бізнес-контакту, натисніть кнопку Зв’язати з.

  6. За потреби введіть дату початку проекту та натисніть кнопку OK.

  7. У вікні запису бізнес-проекту, що відкриється, введіть будь-яку додаткову потрібну інформацію.

    • Щоб додати бізнес-партнерів і бізнес-контакти до проекту, у розділі Споріднені бізнес-партнери та бізнес-контакти натисніть кнопку Додати.

    • Щоб додати завдання, у розділі Відомості про завдання за проектом натисніть кнопку Створити.

Докладні відомості про заповнення форм бізнес-проекту та завдань за проектом див. в статті Використання завдань за проектом у Диспетчері бізнес-контактів.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×