Відомості про змінення нової бази даних

Кожний шаблон, який входить до складу програми Microsoft Office Access 2007 — це повний застосунок відстеження із вбудованими таблицями, формами, звітами, запитами, макросами та зв’язками. Ці шаблони створено для використання одразу, щоб можна було створити нову базу даних на основі шаблону та швидко почати роботу. Проте іноді може з’явитися необхідність змінити нову базу даних, наприклад додати або перейменувати поле чи змінити звіт.

У цій статті описано способи виконання найпоширеніших змін у базі даних, створеної за допомогою шаблону. Для отримання додаткових відомостей див. посилання на окремі статті.

Виберіть дію

Основні відомості щодо таблиць і полів

Додавання поля до таблиці

Видалення поля з таблиці

Перейменування поля і таблиці

Додавання поля до форми або звіту

Додавання поля, в якому зберігаються документи, файли або зображення

Змінення способу відображення поля

Основні відомості щодо таблиць і полів

Під час створення бази даних відомості зберігаються в таблицях — тематичних списках із рядками та стовпцями. Елементи інформації, які потрібно відстежити, зберігаються в полях (також називаються стовпцями). Наприклад, у таблиці контактів можна створити поля «Прізвище», «Ім’я», «Номер телефону» та «Адреса». В таблиці «Товари» можна створити поля «Назва товару», «Ідентифікатор товару» та «Ціна».

Важливо ретельно вибирати поля. Наприклад, недоцільно створювати поле для зберігання обчислюваного значення. У більшості випадків у програмі Office Access 2007 можна за потреби обчислити значення. Під час вибору полів спробуйте зберігати найменшу корисну частину інформації. Наприклад, замість повного імені в одному полі, зберігайте ім’я та прізвище окремо. Зазвичай, якщо потрібно зробити звіт, сортувати, знайти або здійснити обчислення елемента даних, вводьте в поле лише цей елемент.

Для отримання додаткових відомостей про розробку баз даних та вибір полів див. статтю Основи розробки баз даних.

Поле має певні визначені характеристики. Наприклад, кожне поле має ім’я, яке точно визначає поле в таблиці. Поле також має тип даних, який відповідає даним, що будуть зберігатися. Тип даних визначає значення, які можна зберігати, і операції, які можна виконувати з цими значеннями, а також визначає, скільки місця для збереження потрібно для кожного значення. Кожне поле також має зв’язану групу настройок, які називаються властивостями та визначають вигляд та характеристики поля. Наприклад, властивість Формат визначає відображення поля,  тобто те, як поле буде виглядати під час відображення.

Вгорі сторінки

Додавання поля до таблиці

До таблиці можна легко додати поле в поданні таблиці. Однак поле можна додати до таблиці й у поданні конструктора. У поданні таблиці поле додається за допомогою введення даних у клітинці під заголовком стовпця Додати нове поле.

Таблиця в програмі Access зі стовпцем "Додати нове поле"

1. Нове пусте поле.

Додавання поля до подання таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів двічі клацніть таблицю, до якої потрібно додати нове поле.

    Таблиця відкривається в поданні таблиці.

  4. Введіть потрібні дані у клітинці під заголовком стовпця Додати нове поле.

    Якщо таблиця вже має багато полів, перейдіть праворуч, щоб було видно стовпець, який має заголовок Додати нове поле.

Під час уведення даних до нового стовпця програма Office Access 2007 використовує ці дані для визначення належного типу даних для поля. Наприклад, якщо в стовпці вводиться дата, наприклад 01.01.2007, програма Office Access 2007 визначає введені дані як дату та встановлює для цього поля тип даних «Дата й час». Якщо бракує інформації для визначення типу даних, які було введено, встановлюється тип даних «Текст».

Якщо потрібно встановити тип даних і формат поля, які перевизначають встановлені у програмі Office Access 2007, це можна зробити за допомогою команд у групі Тип даних і форматування на вкладці Режим таблиці.

Установлення типу даних

  • На вкладці Таблиця даних у групі Тип і форматування даних клацніть стрілку в розкривному списку Тип даних і виберіть тип даних. Зображення стрічки Access із групою "Тип даних і форматування"

  • Виберіть потрібний тип даних.

Установлення формату

  1. На вкладці Таблиця даних у групі Тип і форматування даних клацніть стрілку в розкривному списку Формат і виберіть формат. Зображення стрічки Access із групою "Тип даних і форматування"

  2. Виберіть потрібний формат.

Під час додавання поля за допомогою введення даних у клітинці під заголовком Додати нове поле у програмі Office Access 2007 для поля автоматично призначається ім’я. Імена починаються з імені «Поле1» для першого поля, «Поле2» для другого поля тощо. Рекомендовано використовувати більш описові імена полів. Поле можна перейменувати, для чого потрібно клацнути правою кнопкою миші його заголовок та в контекстному меню вибрати команду Перейменувати стовпець.

Крім подання таблиці, для додавання поля можна використовувати подання конструктора. Через те, що подання таблиці дає можливість установлювати лише найпоширеніші властивості поля, може виникнути необхідність використати подання конструктора для встановлення властивості, яка недоступна в поданні таблиці.

Додавання поля в поданні конструктора

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, до якої потрібно додати нове поле, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

    Таблиця відкривається в поданні конструктора.

  4. У стовпці Ім’я поля виберіть перший пустий рядок і введіть ім’я нового поля.

  5. Клацніть сусідню клітинку у стовпці Тип даних і виберіть тип даних зі списку.

  6. Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку Зберегти на Панель швидкого доступу.

Для отримання додаткових відомостей про додавання нового поля див. статтю Вставлення, додавання або створення нового поля в таблиці.

Примітка : Під час додавання нового поля до таблиці це поле не додається автоматично до наявних форм та звітів. Щоб поле з’явилося у формах та звітах, його потрібно додати до них вручну.

Вгорі сторінки

Видалення поля з таблиці

Якщо можливо, слід уникати видалення полів із бази даних, яку було створено за допомогою одного з шаблонів, наданих разом із програмою. Можливо, що поле, яке видаляється, використовується іншими об’єктами бази даних, наприклад формами або звітами, тому видалення поля спричинить негативні наслідки у разі спроби скористатися цими об’єктами бази даних — об’єкти бази даних працюватимуть неправильно. Для правильної роботи цих об’єктів потрібно буде видалити всі посилання на це поле з об’єктів, які його використовують.

Якщо потрібно видалити поле з бази даних, яку було створено за допомогою шаблону, для цього можна використати подання таблиці або подання конструктора. Слід пам’ятати, що якщо інші об’єкти бази даних посилаються на видалене поле, слід змінити ці об’єкти й видалити це посилання. Наприклад, якщо звіт містить елемент керування, приєднаний до видаленого поля, під час запуску цього звіту з’явиться повідомлення про помилку, тому що програма Access не зможе знайти дані для цього поля.

У разі видалення поля остаточно видаляються всі дані, які зберігаються в ньому. Тому слід з обережністю видаляти поля та створювати резервну копію бази даних перед видаленням полів.

Перш ніж видалити поле, потрібно переконатися в тому, що його не задіяно у зв’язках таблиць. Якщо спробувати видалити поле, яке задіяно у зв’язках, відобразиться попередження програми Access про те, що спочатку слід видалити такі зв’язки. Докладні вказівки про видалення зв’язків таблиці див. розділ Видалення зв’язків таблиці.

Видалення поля в поданні таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів двічі клацніть таблицю, з якої потрібно видалити поле.

    Таблиця відкривається в поданні таблиці.

  4. Виберіть поле (стовпець), яке потрібно видалити.

    Порада : Щоб вибрати поле (стовпець), клацніть маркер виділення поля (заголовок стовпця).

  5. Натисніть клавішу DELETE.

    –або–

    На вкладці Таблиця даних у групі Поля та стовпці клацніть елемент Видалити.

Примітка : У поданні таблиці не можна видалити поле, яке є частиною первинного ключа таблиці. Поле первинного ключа можна видалити в поданні конструктора.

Для отримання додаткових відомостей про первинні ключі див. статтю Додавання, настроювання, змінення та видалення первинного ключа.

Видалення поля в поданні конструктора

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, з якої потрібно видалити поле, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

    Таблиця відкривається в поданні конструктора.

  4. Виберіть поле (рядок), яке потрібно видалити.

    Порада : Щоб вибрати рядок, клацніть маркер виділення рядка.

  5. Натисніть клавішу DELETE.

    –або–

    На вкладці Конструктор у групі Знаряддя клацніть елемент Видалити рядки.

  6. Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку Зберегти на Панелі швидкого доступу.

Перш ніж видалити поле, потрібно переконатися, що його не задіяно у зв’язках таблиць. Якщо спробувати видалити поле, яке задіяно у зв’язках, відобразиться попередження програми Access про те, що спочатку слід видалити ці зв’язки. Для видалення зв’язків таблиці виконайте такі дії.

Видалення зв’язків таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. Якщо таблиці, які задіяно у зв’язках таблиці відкрито, закрийте їх. Не можна видалити зв’язки між відкритими таблицями.

  4. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати клацніть елемент Зв'язки.

  5. Якщо таблиці, які задіяно у зв’язках таблиці, не відображаються, виконайте такі дії:

    1. На вкладці Конструктор у групі Відобразити або приховати клацніть елемент Імена таблиць.

    2. У діалоговому вікні Відображення таблиці виберіть таблиці, які потрібно додати, та послідовно натисніть кнопки Додати та Закрити.

  6. Виділіть лінію зв’язку, що відповідає зв’язку таблиці, яку потрібно видалити (лінія стане жирною під час виділення), і натисніть клавішу DELETE.

Вгорі сторінки

Перейменування поля і таблиці

Якщо можливо, слід уникати перейменування полів або таблиць у базі даних, яку було створено за допомогою одного з шаблонів, наданих разом із із програмою. Можливо, що поле або таблиця, яка перейменовується, використовується іншими об’єктами бази даних, наприклад формами або звітами, тому перейменування поля або таблиці спричинить негативні наслідки під час спроби скористатися цими об’єктами бази даних. Можливо, ці об’єкти працюватимуть неправильно, тому що посилатимуться на старе ім’я. Для правильної роботи цих об’єктів слід змінити старе ім’я на нове. Якщо в діалоговому вікні Параметри Access у категорії Поточна база даних встановлено прапорець Виконувати автозаміну імен, більшість роботи з перейменування буде виконано автоматично.

Можливо, виникне потреба змінити текст, який відображається в заголовку стовпця в поданні таблиці. Це можна зробити без перейменування цього поля. Якщо потрібно змінити лише текст заголовка стовпця і не потрібно перейменовувати поле, див. розділ Змінення тексту, який відображається в заголовку стовпця.

Якщо потрібно, можна перейменувати таблицю в області переходів або перейменувати поле в поданні таблиці або поданні конструктора. Перед цим рекомендовано ввімкнути функцію Автозаміна імен, якщо її ще не ввімкнуто.

Увімкнення функції Автозаміна імен

Під час перейменування об’єкта бази даних, наприклад поля, таблиці, форми або звіту, зазвичай потрібно, щоб змінення імені поширювалося на всю базу даних. В іншому разі об’єкти, які посилаються на нове ім’я, працюватимуть неправильно. У програмі Office Access 2007 надається функція автозаміни імен, яка дозволяє поширювати внесені зміни імен. За промовчанням функцію Автозаміна імен увімкнуто для всіх нових баз даних в програмі Office Access 2007. Проте, якщо її вимкнуто, для її увімкнення можна виконати такі дії.

Увімкнення функції Автозаміна імен

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і натисніть кнопку Параметри Access.

  2. У діалоговому вікні Параметри Access в області ліворуч виберіть елемент Поточна база даних.

  3. У розділі Параметри автозаміни імен установіть прапорець Відстежувати відомості про автозаміну імен, а потім установіть прапорець Виконувати автозаміну імен.

  4. Якщо потрібно зберігати таблицю, в якій ведеться журнал змін, які виконуються автозаміною імен, установіть прапорець Записувати зміни автозаміни імен.

  5. Натисніть кнопку ОК.

  6. Щоб зберегти зміни, на Панелі швидкого доступу натисніть кнопку Зберегти.

Примітка : Функція «Автозаміна імен» відрізняється від функції автозамінювання. Функція «Автозаміна імен» виправляє посилання між об’єктами. Функція автозамінювання виправляє найпоширеніші орфографічні помилки.

Перейменування поля в поданні таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів двічі клацніть таблицю, в якій потрібно перейменувати поле.

    Таблиця відкривається в поданні таблиці.

  4. Клацніть правою кнопкою миші заголовок стовпця поля, яке потрібно перейменувати, і виберіть у контекстному меню команду Перейменувати стовпець.

  5. Введіть нове ім’я поля й натисніть клавішу ENTER.

Перейменування поля в поданні конструктора

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, в якій потрібно перейменувати поле, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

    Таблиця відкривається в поданні конструктора.

  4. Клацніть клітинку в стовпці Ім'я поля поля, яке потрібно перейменувати.

    Порада : Щоб виділити все ім’я поля, перемістить вказівник миші ліворуч від першого символу в імені так, щоб він перетворився на стрілку, і клацніть кнопкою миші.

  5. Відредагуйте текст для перейменування поля.

  6. Щоб зберегти зміни, на Панелі швидкого доступу натисніть кнопку Зберегти.

Перейменування таблиці

Перейменувати таблицю та більшість об’єктів бази даних можна безпосередньо з області переходів.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно перейменувати, і виберіть у контекстному меню команду Перейменувати.

    Примітка : Перш ніж перейменувати таблицю, потрібно закрити всі відкриті об’єкти, які посилаються на таблицю.

  4. Введіть нове ім’я та натисніть клавішу ENTER.

  5. Щоб зберегти зміни, на Панелі швидкого доступу натисніть кнопку Зберегти.

Змінення тексту, який відображається в заголовку стовпця

Назва — це назва або заголовок, який можна призначити полю, встановивши властивість поля Назва (Caption). Назва не залежить від імені поля — кожне поле має ім’я та одночасно може мати назву. Наприклад, потрібно, щоб ім’я поля складалося з одного слова без вбудованих пробілів. У такому випадку можна скористатися властивістю Назва (Caption), щоб створити більш описове ім’я, яке містить пробіли. У програмі Access назва відображається замість імені поля в поданні таблиці та в позначках і заголовках запитів, форм та звітів.

Якщо не надати текст для властивості Назва (Caption), замість нього за промовчанням буде використовуватися ім’я поля.

Якщо потрібно змінити ім’я, що відображається в заголовку стовпця в поданні таблиці, це можна зробити без змінення імені поля, встановивши властивість поля Назва (Caption). Щоб змінити властивість поля Назва (Caption), виконайте такі дії:

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, в якій потрібно змінити назву, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

    Таблиця відкривається в поданні конструктора.

  4. Клацніть клітинку в стовпці Ім'я поля поля, для якого потрібно встановити властивість Назва (Caption).

  5. У нижній частині в розділі Властивості поля на вкладці Загальні виберіть елемент Назва.

  6. Введіть нову назву для поля.

  7. Щоб зберегти зміни, на Панелі швидкого доступу натисніть кнопку Зберегти.

Наступного разу під час відкриття таблиці в поданні таблиці в заголовку стовпця замість імені поля буде відображатися назва.

Вгорі сторінки

Додавання поля до форми або звіту

Якщо базу даних створено на основі шаблону, вона містить кілька вбудованих попередньо створених форм та звітів, з якими одразу можна починати роботу. Однак інколи може бути потрібним додати до форми або звіту додаткове поле. Під час додавання поля до форми або звіту створюється елемент керування.

Ознайомлення з елементами керування

Елементи керування — це об’єкти, які відображають дані, виконують дії та дозволяють переглядати відомості інтерфейсу користувача (підписи, зображення тощо) й працювати з ними. Елементи керування можуть бути приєднаними, вільними та обчислюваними.

  • Приєднаний елемент керування    Це елемент керування, джерелом даних якого є поле в таблиці або запиті. Приєднані елементи керування використовуються для відображення значень, які отримуються з полів у базі даних. Значення може бути текстом, числом, значенням «Так/Ні», зображенням або схемою. Текстове поле — найпоширеніший тип приєднаного елемента керування. Наприклад, текстове поле форми, в якому відображається прізвище працівника, може отримувати дані з поля «Прізвище» в таблиці «Працівники».

  • Вільний елемент керування    Це елемент керування, який не має джерела даних (поля або виразу). Вільні елементи керування використовуються для відображення відомостей, ліній, прямокутників і зображень. Наприклад, підпис, у якому відображається назва форми, є вільним елементом керування.

  • Обчислюваний елемент керування    Це елемент керування, джерелом даних якого є вираз, а не поле. Значення, яке потрібно використовувати як джерело даних для цього елемента керування, визначається за допомогою визначення виразу. Вираз може бути комбінацією операторів (наприклад = та + ), імен елементів керування, імен полів, функцій, які повертають одне значення, і констант. Наприклад, такий вираз обчислює вартість одиниці зі знижкою 25 відсотків: значення поля «Ціна» множиться на константне значення (0,75).

= [Вартість одиниці] * 0,75

Вираз може використовувати дані поля в базовій таблиці чи запиті або дані з елемента керування форми. Для отримання додаткових відомостей про вирази див. посилання в розділі цієї статті Див. також.

Текстове поле може бути приєднаним, вільним або обчислюваним елементом керування. Під час створення форми, яка використовує приєднані, вільні та обчислювані елементи керування, доцільно спершу додати та розташувати всі приєднані елементи керування, особливо якщо їх найбільше у формі. Потім можна додати вільні й обчислювані елементи керування за допомогою засобів у групі Елементи керування на вкладці Конструктор у поданні конструктора.

Елемент керування приєднується до поля за допомогою визначення поля, з якого елемент керування отримує дані. Можна створити елемент керування, приєднаний до вибраного поля, перетягнувши поле з області Список полів до форми. В області Список полів відображаються поля базової таблиці або базового запиту форми. Для відображення області Список полів виберіть на вкладці Конструктор у групі Знаряддя елемент Додати наявні поля. За промовчанням під час перетягування поля з області Список полів до сітки конструктора форми, програма Access вставляє текстове поле.

Інший спосіб приєднання поля до елемента керування — ввести ім’я поля в самому елементі керування або в полі значення Джерело елемента керування на аркуші властивостей елемента керування. На аркуші властивостей визначаються характеристики елемента керування, зокрема ім’я, джерело даних і формат.

Для створення приєднаного елемента керування текстового поля краще використовувати область Список полів, тому що:

  • приєднане текстове поле має пов’язаний підпис, який використовує ім’я поля (або підпис, визначений для поля в базовій таблиці або базовому запиті) як підпис за промовчанням, тому не потрібно вводити назву власноруч;

  • приєднане текстове поле успадковує багато настройок поля базової таблиці або базового запиту (зокрема значення властивостей Формат, Кількість знаків після коми та Маска воду). Тому користувачі можуть бути впевненими, що ці властивості поля залишаються тими самими під час створення текстового поля, яке приєднано до цього поля.

Якщо вже створено вільний елемент керування й потрібно приєднати його до поля, у полі властивості Джерело елемента керування для цього елемента керування потрібно вказати ім’я поля.

Додавання поля до форми або звіту в режимі розмічування

Після створення форми або звіту можна легко настроїти її макет за допомогою режиму розмічування. Використовуючи фактичні інтерактивні дані як зразок, можна настроїти ширину поля та змінити порядок полів. Можна розташувати нові поля або звіти й настроїти властивості форми або звіту, а також елементи керування форми чи звіту.

Для переходу до режиму розмічування клацніть правою кнопкою миші форму або звіт в області переходів, а потім виберіть елемент Режим розмічування в контекстному меню. Можна також натиснути кнопку Режим розмічування в рядку стану Access або клацнути правою кнопкою миші вкладку документа форми або звіту, а потім у контекстному меню вибрати елемент Режим розмічування.

Перехід до режиму розмічування

  • В області переходів клацніть правою кнопкою миші форму або звіт, а потім у контекстному меню виберіть пункт Режим розмічування .

    -або-

    Натисніть кнопку Режим розмічування в рядку стану Access.

    -або-

    Клацніть правою кнопкою миші вкладку документа форми або звіту, а потім у контекстному меню виберіть пункт Режим розмічування.

Форма або звіт відображається в режимі розмічування.

Відкриття вікна властивостей

  • На вкладці Упорядкування в групі Знаряддя виберіть елемент Аркуш властивостей.

    Сполучення клавіш  Натисніть клавішу F4.

Для додавання полів із базової таблиці або базового запиту до макета можна використати область Список полів. Для відображення області Список полів на вкладці Формат у групі Елементи керування виберіть елемент Додати наявні поля. Поля можна перетягнути до макета безпосередньо з області Список полів.

Відображення області «Список полів»

  • На вкладці Формат у групі Елементи керування клацніть елемент Додати наявні поля.

Додавання поля з області «Список полів»

  • Для додавання одного поля перетягніть потрібне поле з області Список полів до розділу форми або звіту, де його потрібно відображати.

  • Для одночасного додавання кількох полів виберіть потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу CTRL. Потім перетягніть вибрані поля до форми або звіту.

Під час вставлення полів до розділу програма Access створює елемент керування «Приєднане поле» для кожного поля та автоматично розміщує напис поруч із кожним полем.

Вгорі сторінки

Додавання поля, в якому зберігаються документи, файли або зображення

Програму Office Access 2007 можна використовувати для додавання поля з типом даних «Вкладення» для зберігання одного або кількох документів, файлів або зображень. Поле типу «Вкладення» можна використовувати для зберігання кількох файлів в одному полі. В такому полі можна навіть зберігати кілька типів файлів. Наприклад, у базі даних кандидатів на роботу до кожного контакту можна вкласти одне або кілька резюме, а також фото.

Додавання поля типу «Вкладення» до таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, до якої потрібно додати поле, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

    Таблиця відкривається в поданні конструктора.

  4. У стовпці Ім’я поля виберіть перший пустий рядок і введіть ім’я нового поля.

  5. Клацніть сусідню клітинку у стовпці Тип даних і виберіть зі списку елемент Вкладення.

  6. Щоб зберегти зміни, на Панелі швидкого доступу натисніть кнопку Зберегти.

    Може відобразитися повідомлення про те, що не можна скасувати зміни після збереження таблиці. Це означає, що не можна виконати перетворення поля на поле з іншим типом даних, але можна видалити поле, якщо було зроблено помилку.

  7. Натисніть кнопку Так для підтвердження зміни.

Після додавання до таблиці поля типу «Вкладення» можна використовувати діалогове вікно Вкладення, щоб додавати до запису документи, файли або зображення.

Додавання вкладення до поля

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів двічі клацніть таблицю, до якої потрібно додати вкладення.

    Таблиця відкривається в поданні таблиці.

  4. У таблиці клацніть двічі поле типу «Вкладення».

    Відобразиться діалогове вікно Вкладення.

  5. Натисніть кнопку Додати.

    Відобразиться діалогове вікно Вибрати файл.

  6. За допомогою списку Папка знайдіть файли, які потрібно вкласти до запису, виділіть їх і натисніть кнопку Відкрити.

    Зверніть увагу, що можна виділити кілька файлів будь-якого типу, що підтримується.

  7. Щоб додати файли до таблиці, у діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку ОК.

    Програма Access додає файли до поля та призначає їм номери, які відповідають вкладенням.

  8. Якщо потрібно, повторіть ці кроки, щоб додати файли до поточного поля або інших полів таблиці.

Для отримання додаткових відомостей про поля типу «Вкладення» див. статтю Вкладення файлів до записів бази даних.

Вгорі сторінки

Змінення способу відображення поля

Можна настроїти вигляд поля під час його відображення. Наприклад, можна встановити формати відображення, які будуть використовуватися для всієї бази даних, тобто у формах і звітах, або під час відкриття таблиці в поданні таблиці. Щоб встановити формат відображення, потрібно встановити властивість Формат поля. Властивість Формат буде автоматично успадковано новими формами та звітами.

Встановлення формату відображення в поданні таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів двічі клацніть таблицю, яка містить поле, формат якого потрібно встановити.
    Таблиця відкривається в поданні таблиці.

  4. Клацніть поле, формат відображення якого потрібно встановити.

  5. На вкладці Таблиця даних у групі Тип і форматування даних клацніть стрілку в розкривному списку Формат і виберіть формат. Зображення стрічки Access із групою "Тип даних і форматування"

    Поле відображається в новому форматі відображення.

Встановлення формату відображення в поданні конструктора

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яка містить поле, формат відображення якого потрібно змінити, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

    Таблиця відкривається в поданні конструктора.

  4. Клацніть поле, формат відображення якого потрібно встановити.

  5. У розділі Властивості поля на вкладці Загальні виберіть поле Формат.

  6. Клацніть розкривний список та виберіть формат відображення.

  7. Щоб зберегти зміни, на Панелі швидкого доступу натисніть кнопку Зберегти.

Для отримання додаткових відомостей про спосіб змінення відображення поля див. статтю Форматування даних у рядках і стовпцях.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×