Відомості про додавання, змінення та видалення записів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Відомості бази даних зберігаються в таблицях, які містять дані на певну тему, наприклад активи або контакти. Кожен запис у таблиці містить відомості про один елемент, наприклад про певний контакт. Запис складається з полів, таких як «Ім’я», «Адреса» та «Номер телефону». Запис часто називається рядком, а поле — стовпцем. У програмі Microsoft Office Access 2007 можна додавати, змінювати й видаляти записи таблиці безпосередньо в вікно табличного подання даних. Якщо створити вибірковий запит, можна переглядати та часто змінювати записи безпосередньо в таблиці, яка є результатом виконання запиту. Можна також створити форму на основі таблиці або запиту, а потім використати її для додавання або змінення записів.

У цій статті

Огляд

Додавання нового запису

Пошук записів для редагування або видалення

Редагування наявного запису

Видалення запису

Під час збереження даних

Як скасувати зміни

Огляд

Якщо база даних створюється на основі шаблону, початкові таблиці, запити та форми створюються автоматично. У цій статті описано додавання, редагування та видалення записів у базі даних, створеній на основі одного із шаблонів програми Access.

Відомості про додавання, змінення й видалення записів бази даних, створеної не на основі шаблону Access, наведено в таких статтях:

Щоб отримати відомості про те, як використовувати функцію збирати та оновлення даних за допомогою електронної пошти перегляньте статтю для збирання даних із використанням повідомлень електронної пошти.

Для отримання додаткових відомостей про імпортування даних до застосунку Access див.:

Щоб отримати відомості про те, як додати нове поле або стовпець у таблиці перегляньте статтю Вставлення, додавання, або створити нове поле в таблиці.

На початок сторінки

Додавання нового запису

Запис до бази даних додається за наявності нового елемента для відстеження. Наприклад, потрібно додати новий запис до таблиці «Контакти» про нового знайомого або колегу. Під час додавання у програмі Office Access 2007 новий запис додається в кінці таблиці.

Щоб додати запис, спершу відкрийте таблицю або форму. Іноді форма автоматично відкривається під час відкриття бази даних. Наприклад, у разі відкриття бази даних, створеної на основі шаблону «Контакти», форма «Список контактів» відкривається автоматично. Форма «Список контактів» є початковою формою для бази даних «Контакти».

форма «список контактів»

У наступних розділах описано кілька способів додавання нового запису в поданні таблиці або форми.

Використання початкової форми шаблону

Якщо база даних створюється на основі шаблону Access, початкова форма зазвичай завантажується під час першого відкриття бази даних. Наприклад, якщо створити базу даних на основі шаблону «Контакти», виконується автоматичне завантаження форми «Список контактів». Початкова форма є відправною точкою для переходу в базі даних та її використання. У багатьох таких шаблонах є кнопка, за допомогою якої можна додати новий запис у початковій формі. Наприклад, у формі «Список контактів» є кнопка Новий контакт, а у формі «Список завдань» — кнопка Створити завдання.

Форма «Список контактів» з обведеною кнопкою «Новий контакт»

Якщо натиснути кнопку, відкриється форма, в якій можна ввести потрібні відомості. Наприклад, у разі натискання кнопки Новий контакт відкривається форма «Відомості про контакт».

Додавання запису за допомогою кнопки створення

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. Коли відобразиться початкова форма, натисніть відповідну кнопку для додавання нового запису.

    Наприклад, у формі «Список контактів» натисніть кнопку Новий контакт. Відкриється форма «Відомості про контакт».

  4. Заповніть форму. Введіть відомості в кожному полі, натискаючи клавішу TAB для переходу до наступного поля або сполучення клавіш SHIFT+TAB для переходу до попереднього поля.

    Примітка : Щоб почати новий рядок у полі, в якому це дозволено, наприклад текстовому полі або полі «Примітка», натисніть клавіші CTRL+ENTER. Якщо потрібне додаткове місце для редагування, можна відкрити вікно Масштаб. Для відкриття вікна Масштаб помістіть курсор у полі, яке слід редагувати, виділивши його. Потім натисніть клавіші SHIFT+F2.

  5. Після завершення введення записів натисніть кнопку ОК для збереження відомостей або, якщо потрібно додати ще записи, натисніть кнопку Зберегти та створити, якщо вона доступна.

У разі використання форми «Список контактів» новий запис можна додати, натиснувши кнопку Додати з Outlook і вибравши запис в адресній книзі Microsoft Office Outlook 2007.

Додавання запису за допомогою кнопки Додати з Outlook

У деяких шаблонах є кнопка Додати з Outlook, за допомогою якої можна додати запис з адресної книги Office Outlook 2007. Зауважте, що ця можливість доступна в певних шаблонах і не використовується за промовчанням під час створення нової форми або таблиці.

  1. Натисніть кнопку Додати з Outlook.

  2. Якщо відобразиться діалогове вікно Вибір профілю, виберіть ім’я профілю у розділі Ім’я профілю та натисніть кнопку ОК.

    Примітка : Можливо, відобразиться діалогове вікно з таким текстом: Програма намагається отримати доступ до адрес електронної пошти, збережених в Outlook. Дозволити цю дію? Можливо, це свідчить про наявність вірусу, тоді слід вибрати відповідь «Ні». Це діалогове вікно зазвичай відображається після натискання кнопки Додати з Outlook, тому натискати кнопку Ні не потрібно. Якщо ви маєте намір вибрати кілька контактів, можна встановити прапорець Дозволити доступ на та вибрати короткий проміжок часу, наприклад 5 хвилин. Тоді програма Outlook надасть доступ до збережених адрес електронної пошти на вказаний проміжок часу. Після завершення натисніть кнопку Так.

  3. У діалоговому вікні Виберіть імена, які потрібно додати двічі клацніть потрібні імена та натисніть кнопку ОК.

    Імена буде додано до форми.

Збереження запису про контакт в адресній книзі Outlook

У деяких шаблонах є кнопка Створити контакт Outlook, за допомогою якої можна зберегти запис як контакт в адресній книзі Outlook. Зауважте, що ця можливість доступна в певних шаблонах і не використовується за промовчанням під час створення нової форми або таблиці.

  1. Натисніть кнопку Створити контакт Outlook.

  2. Якщо відобразиться діалогове вікно Вибір профілю, виберіть ім’я профілю у розділі Ім’я профілю та натисніть кнопку ОК.

  3. Програмою Outlook відкривається форма для нового контакту, в якій містяться дані з вибраного запису. Перевірте відомості у формі нового контакту та внесіть потрібні зміни або доповнення.

  4. На вкладці Контакт нової форми контакту у групі Дії виберіть елемент Зберегти й закрити.

У деяких шаблонах елемент Зберегти як контакт Outlook відображається на стрічці (частині Інтерфейс користувача Microsoft Office Fluent), що дає змогу зберегти запис про контакт в адресній книзі Outlook. Зауважте, що ця команда доступна в певних шаблонах і в разі використання таблиці, в якій зберігаються адреси електронної пошти, або запиту чи форми на основі такої таблиці в базі даних, створеній із певних шаблонів.

  1. Виберіть запис, який потрібно зберегти як контакт Outlook.

  2. На вкладці Основне у групі Записи виберіть елемент Додатково та виберіть пункт Зберегти як контакт Outlook.

  3. Якщо відобразиться діалогове вікно Вибір профілю, виберіть ім’я профілю у розділі Ім’я профілю та натисніть кнопку ОК.

  4. Програмою Outlook відкривається форма для нового контакту, в якій містяться дані з вибраного запису. Перевірте відомості у формі нового контакту та внесіть потрібні зміни або доповнення.

  5. На вкладці Контакт нової форми контакту у групі Дії виберіть елемент Зберегти й закрити.

Додавання запису до початкової форми

Залежно від використаного шаблону, іноді можна вводити відомості безпосередньо до початкової форми. Найчастіше всі наявні відомості в застосунку Access відображаються в таблиці даних. Під останнім рядком даних у списку записів відображається пустий рядок запису із зірочкою (*). Введіть відомості в рядку запису, який починається із символу зірочки. Зауважте, якщо для полів вибрано значення за промовчанням, новий запис відображатиметься з певними значеннями. Щоб швидко перейти до нового запису в кінці таблиці, можна натиснути навігаційну кнопку Створити запис або вибрати елемент Створити у групі Записи на вкладці Основне.

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. Після відкриття початкової форми введіть відомості для відображеного нового пустого запису, якщо у формі немає даних. Якщо у формі є відомості, виконайте одну з таких дій:

    • На вкладці Home, у групі Records клацніть елемент New.

    • Натисніть кнопку Створити запис, якщо вона доступна.

    • Знайдіть запис із зірочкою у списку записів і введіть відомості.

  4. Заповніть запис. Введіть відомості в кожному полі, натискаючи клавішу TAB для переходу до наступного поля або сполучення клавіш SHIFT+TAB для переходу до попереднього поля.

    Примітка : Щоб почати новий рядок у полі, в якому це дозволено, наприклад текстовому полі або полі «Примітка», натисніть клавіші CTRL+ENTER. Якщо потрібне додаткове місце для редагування, можна відкрити вікно «Масштаб». Для цього помістіть курсор у поле, яке слід редагувати, і натисніть сполучення клавіш SHIFT+F2.

  5. Після заповнення всіх полів натисніть клавішу TAB, щоб перейти до нового пустого запису.

    Під час переходу до іншого запису або закриття форми Access зберігає новий доданий запис.

Робота з таблицею або формою в області переходів

Ввести запис можна не тільки за допомогою початкової форми, але й відкрити таблицю чи форму з області переходів і ввести новий запис.

Відкриття таблиці або форми

  • В області переходів двічі клацніть елемент, який потрібно відкрити (або один раз, якщо змінено параметр Відкривати об’єкти з у діалоговому вікні Параметри переходів).

    Таблиця або форма відкриваються в поданні за промовчанням.

Відображаються всі наявні відомості, найчастіше у вигляді рядків таблиці. Під цими рядками у списку записів відображається новий пустий запис із зірочкою. Введіть нові відомості до цього рядка.

Додавання запису до таблиці або форми   

Після відкриття таблиці або форми введіть відомості для відображеного нового пустого запису, якщо у формі немає даних. Якщо у формі є відомості, виконайте одну з таких дій:

  • На вкладці Home, у групі Records клацніть елемент New.

  • Натисніть кнопку Створити запис, якщо вона доступна.

  • Знайдіть запис із зірочкою у списку записів і введіть нові відомості до цього рядка.

Після заповнення всіх полів натисніть клавішу TAB для переходу до нового пустого запису.

Під час переходу до іншого запису або закриття таблиці чи форми Access зберігає новий доданий запис.

Чому номери ідентифікаторів інколи пропускаються

У разі створення поля з типом даних «Автонумерація» застосунок Access автоматично створює значення для цього поля в кожному новому записі. Значення збільшується за промовчанням, тому кожен новий запис отримує наступний доступний порядковий номер. Мета використання типу даних «Автонумерація» — надати значення, яке можна використати як первинний ключ.

Щоб отримати додаткові відомості про первинних ключів наведено у статті Додавання, настроювання, змінити або видалення первинного ключа.

У разі видалення рядка з таблиці, яка містить поле з установленим типом даних «Автонумерація», значення в полі «Автонумерація» для цього рядка не завжди використовується повторно. З цієї причини створений в Access номер може не відповідати очікуваному, а в послідовності ідентифікаторів можуть виникати пропуски — це особливості програми. Слід ураховувати лише унікальність значень в полі «Автонумерація», а не їх послідовність.

На початок сторінки

Пошук запису для змінення або видалення

Перед зміненням або видаленням запис потрібно знайти. У таблиці з невеликою кількістю записів можна скористатися навігаційними кнопками, які дають змогу переходити між записами, щоб перейти до потрібного. Проте в таблиці більшого обсягу слід використовувати інші способи пошуку потрібних записів.

Використання навігаційних кнопок для переходу між записами

Між записами можна переходити за допомогою навігаційних кнопок. Натискайте ці кнопки зі стрілками для переходу до першого, попереднього, наступного чи останнього запису або для додавання нового запису.

Навігаційні кнопки

1. Перший запис

2. Попередній запис

3. Поточний запис

4. Наступний запис

5. Останній запис

6. Створити запис

7. Індикатор фільтра

8. Поле Пошук

Якщо помістити курсор у полі Поточний запис , можна ввести номер запису та натиснути клавішу ENTER для переходу до цього запису. Номери записів є послідовними від початку форми або таблиці — вони не збігаються зі значеннями полів.

Кнопка індикатора фільтра вказує на те, чи застосовано фільтр. Для видалення фільтра можна натиснути цю кнопку, якщо відображається текст Відфільтровано. Якщо відображається текст Не відфільтровано, можна натиснути цю кнопку, щоб застосувати останній використаний фільтр.

Коли в полі Пошук вводиться текст, перше відповідне значення виділяється в реальному часі під час введення кожного символу. Цю можливість можна використовувати для швидкого пошуку запису за значенням, яке збігається із введеним у полі Пошук текстом.

Використання функції "Пошук" у діалоговому вікні Пошук і заміна

Функцією пошуку в діалоговому вікні «Пошук і заміна» можна скористатися для знаходження відповідного запису. Якщо запис знайдено, він стає поточним записом, і його можна змінити або видалити.

Пошук відповідного запису

  1. Виберіть поле, за яким потрібно виконати пошук.

  2. На вкладці Основне в групі Пошук натисніть кнопку Знайти або натисніть клавіші Ctrl+F.

    Сполучення клавіш. Натисніть клавіші Ctrl+F.

    Відкриється діалогове вікно «Пошук і заміна».

  3. Перейдіть на вкладку Пошук.

  4. У полі Знайти введіть потрібне значення

  5. У полі Пошук у можна зі списку вибрати потрібне поле або виконати пошук в усій базовій таблиці.

  6. У списку Зіставити виберіть пункт Будь-яка частина поля. Вибір цього параметра забезпечує найширший пошук.

  7. У списку Пошук виберіть пункт Усі, а потім натисніть кнопку Знайти далі.

Щоб отримати додаткові відомості про використання діалогового вікна Пошук і заміна , наведено у статті використовувати діалогове вікно Пошук і заміна для змінення даних.

Застосування фільтра

Можна застосувати фільтр для відображення лише даних, які відповідають певним критеріям. Застосування фільтра полегшує пошук записів, які слід змінити або видалити. Наприклад, щоб швидко зменшити кількість відображених записів, клацніть правою кнопкою миші в полі, значення якого потрібно зіставити, і виберіть один із пунктів Дорівнює, Не дорівнює, Містить або Не містить у нижній частині контекстного меню.

Застосування фільтра на основі виділеного фрагмента

  1. Відкрийте таблицю або форму.

  2. Щоб переконатися, що до сторінки або форми не застосовано фільтр, на вкладці Основне у групі Сортування й фільтр виберіть елемент Додатково та виберіть команду Очистити всі фільтри, якщо вона доступна.

  3. Перейдіть до запису, що містить значення, яке потрібно використати як частину фільтра, і клацніть у полі. Щоб використати фільтр на основі певного виділеного фрагмента, виділіть лише потрібні символи.

  4. На вкладці Home, у групі Sort & Filter клацніть елемент Selection, а потім виберіть фільтр, який потрібно застосувати.

    — або —

    Клацніть поле правою кнопкою миші та виберіть у нижній частині контекстного меню один із пунктів: Дорівнює, Не дорівнює, Містить або Не містить.

  5. Щоб застосувати фільтр до інших полів на основі виділеного фрагмента, повторіть кроки 3 та 4.

Щоб переглянути інші види фільтрування, скористайтеся командами у групі Сортування й фільтр на вкладці Основне.

Додаткові відомості про застосування фільтру, перегляньте статтю фільтр: обмеження кількості записів у поданні.

На початок сторінки

Редагування наявного запису

Інколи певні відомості наявного запису потрібно змінити — наприклад адресу. Для змінення наявного запису потрібно відкрити форму або таблицю, перейти до потрібного запису та внести зміни.

Відкриття таблиці або форми

  • В області переходів двічі клацніть елемент, який потрібно відкрити (або один раз, якщо змінено параметр Відкривати об’єкти з у діалоговому вікні Параметри переходів).

    Таблиця або форма відкриваються в поданні за промовчанням.

Під час відкриття форми або таблиці відображаються всі наявні відомості, виділяється перше поле першого запису. Якщо почати введення без зняття виділення, введені символи замінять виділений текст.

Заміна значення в полі

  1. Виділіть вміст поля, який слід замінити.

    Порада : У поданні таблиці поле можна виділити, клацнувши поряд із лівою межею поля так, щоб вказівник миші перетворився на знак плюс (+). У поданні форми для виділення поля можна клацнути його підпис.

  2. Введіть або виберіть нове значення для поля.

    Введені символи або вибране значення замінюють значення в полі. Під час переходу до іншого запису або закриття форми чи таблиці виконується збереження змін.

Для введення відомостей до поля клацніть поле та помістіть курсор у потрібне місце для вставлення відомостей. Переміщення курсору в полі виконується за допомогою клавіш зі стрілками.

Примітка : Можна вставити до поля поточну дату, натиснувши сполучення клавіш CTRL+; (крапка з комою). Щоб додати поточний час, натисніть сполучення клавіш CTRL+SHIFT+: (двокрапка).

Додавання до поля нових даних

  1. Виберіть поле (або перейдіть до поля, натиснувши клавішу TAB або клавіші зі стрілками, а потім клавішу F2).

  2. Помістіть курсор у потрібне місце для введення відомостей.

  3. Введіть текст, який слід додати. Якщо введено неправильний символ, натисніть клавішу BACKSPACE.

    Під час переходу до іншого запису або закриття форми чи таблиці виконується збереження змін.

На початок сторінки

Видалення запису

У разі видалення запису відомості остаточно видаляються з таблиці. Тому слід переконатися, що справді потрібно видалити запис. Якщо потрібно видалити лише частину відомостей, а не весь запис, виберіть потрібні дані та натисніть клавішу DELETE.

Видалення запису

  1. Виберіть запис або записи, які слід видалити.

    Щоб вибрати запис, клацніть область виділення записів поряд із записом, якщо вона доступна.

    Щоб розширити або звузити виділення, перетягніть область виділення записів (якщо доступна) або натисніть клавіші SHIFT+СТРІЛКА ВНИЗ або SHIFT+СТРІЛКА ВГОРУ.

  2. Натисніть клавішу DELETE.

    -або-

    На вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Видалити.

Додаткові відомості про видалення записів перегляньте статтю видалення одного або кількох записів із бази даних.

На початок сторінки

Збереження даних

Під час редагування даних у формі або таблиці внесені зміни автоматично зберігаються, коли виконується перехід до іншого запису або форма чи таблиця закривається. Під час редагування запису в області виділення записів відображається символ олівця зліва від поточного запису. Під час переходу до іншого запису зображення олівця зникає. Це вказує на те, що зміни було збережено.

У таблиці нижче наводяться деякі символи, що можуть відображатися в області виділення записів.

Символ

Значення

індикатор поточного запису

Поточний запис; указує на те, що запис збережено. Поточний запис позначається іншим кольором в області виділення записів.

Індикатор редагованого запису

Запис наразі редагується; зміни ще не збережено.

Індикатор заблокованого запису

Запис заблоковано іншим користувачем; його не можна редагувати.

Індикатор нового запису

Новий запис, до якого можна вводити відомості.

Індикатор первинного ключа

Поле первинний ключ; воно містить значення, яке ідентифікує запис як унікальний.

Примітка : Якщо потрібно зберегти зміни в записі без переходу до іншого запису, на вкладці Основне у групі Записи виберіть елемент Зберегти.

На початок сторінки

Скасування змін

Якщо дані введено неправильно, часто доводиться скасовувати зміни. Наприклад, щоб скасувати зміни під час редагування даних у полі, можна натиснути кнопку Скасувати на панелі швидкого доступу або клавішу ESC. Щоб скасувати всі зміни в записі, натисніть клавішу ESC повторно. Навіть після збереження змін або переходу до іншого запису можна скасувати зміни в записі, який редагувався до цього, натиснувши кнопку Скасувати на панелі швидкого доступу. Але після початку редагування іншого запису, застосування фільтра або переходу до іншого вікна чи вкладки документа зміни стають остаточними.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×