Відображення підсумків стовпців даних у табличному поданні за допомогою рядка підсумків

Рядок підсумків в Access дає змогу швидко переглянути загальні підсумки стовпців даних у табличному поданні. Наприклад, додавши цей рядок, у таблиці з відомостями про покупки можна відобразити суму цін чи придбаних одиниць товару або загальну суму елементів:

Рядок підсумків із даними

Примітка :  Щоб відобразити значення суми для стовпця, тип даних стовпця має бути "Число", "Десяткове число" або "Грошова одиниця". Для стовпців із нечисловими значеннями можна вибрати лише тип даних "Обчислюване поле".

Додавання рядка підсумків

  1. Двічі клацніть таблицю, запит або розділену форму в області переходів, щоб відкрити табличне подання.

  2. На вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Підсумки.

    Рядок Підсумок додасться в кінець даних у табличному поданні:

    Рядок підсумків даних у табличному поданні

  3. Щоб підрахувати значення певної клітинки, яка міститься в рядку Підсумок, клацніть у клітинці й виберіть тип підсумку.

Вибір типу підсумку

Додавши рядок Підсумок, потрібно вибрати тип значення підсумків для кожного стовпця. Наприклад, суми можна відображати, якщо для даних установлено тип "Число", "Десяткове число" або "Грошова одиниця". Підрахувати значення можна, коли для типу даних установлено текстове значення.

Розгляньмо приклад із даними в табличному поданні, де для стовпців Купівельна ціна та Придбано одиниць обчислено значення загальної суми, а для стовпця Елемент – загальну кількість (див. знімок екрана нижче).

  1. Замість слова Підсумок у першому стовпці можна відобразити загальну кількість записів. Клацніть рядок підсумків у стовпці Елемент, клацніть стрілку та виберіть пункт Кількість, щоб переглянути загальну кількість елементів.

  2. Потім клацніть стрілку в стовпці Купівельна ціна та виберіть пункт Сума, щоб переглянути загальну купівельну ціну всіх елементів.

  3. Повторіть ці дії для стовпця Придбано одиниць, щоб переглянути загальну кількість придбаних одиниць.

    Рядок підсумків із функціями "Сума" та "Кількість"

    Примітка : Рядок Підсумок не можна видалити або вирізати, але його можна приховати, натиснувши на вкладці Основне кнопку Підсумки.

Загальні відомості про функцію "Сума" та інші агрегатні функції

Агрегатні функції виконують обчислення в стовпцях даних і повертають один результат. За допомогою них можна обчислити одне значення, наприклад суму або середнє. Пам’ятайте, що агрегатні функції слід використовувати в стовпцях даних. Це може здатись очевидним, але коли ви створюєте базу даних і працюєте з нею, увагу зазвичай зосереджено на рядках даних і окремих записах. Потрібно переконатися, що користувачі можуть ввести дані в поле, перемістити курсор вліво або вправо, заповнити наступне поле тощо. Натомість агрегатні функції дають змогу працювати з групами записів у стовпцях.

Припустімо, що в Access ви, наприклад, зберігаєте та відстежуєте дані про збут. За допомогою агрегатних функцій можна визначити кількість проданих товарів в одному стовпці та обчислити загальний обсяг збуту в другому стовпці й середній обсяг збуту – у третьому.

У таблиці нижче наведено список агрегатних функцій, доступних у рядку підсумків Access, а також їх опис. Пам’ятайте, що в Access є й інші агрегатні функції, але їх можна використовувати лише в запитах.

Функція

Опис

Підтримувані типи даних

Доступність у рядку підсумків

Середнє

Обчислює середнє значення стовпця. Стовпець має містити числа, грошові одиниці або дату й час. Ця функція пропускає пусті значення.

Число, десяткове значення, грошова одиниця, дата й час

Так

Кількість

Підраховує кількість елементів у стовпці.

Усі типи даних, складних повторюваних скалярних даних, як-от стовпець багатозначних списків. Докладні відомості про створення багатозначних списків див. в статтях Посібник із багатозначних полів і Додавання та змінення багатозначного поля підстановки.

Так

Максимум

Повертає елемент із найбільшим значенням. Якщо дані текстові, найбільшим вважається останнє значення за алфавітом (Access не враховує регістр). Ця функція ігнорує Null-значення.

"Число", "Десяткове значення", "Грошова одиниця", "Дата й час"

Так

Мінімум

Повертає елемент із найменшим значенням. Якщо дані текстові, найменшим вважається перше значення за алфавітом (Access не враховує регістр). Ця функція ігнорує Null-значення.

"Число", "Десяткове значення", "Грошова одиниця", "Дата й час"

Так

Стандартне відхилення

Визначає, наскільки значення відхиляються від середнього. Докладні відомості див. в розділі Функції "Стандартне відхилення" та "Відхилення" нижче.

"Число", "Десяткове значення", "Грошова одиниця"

Так

Сума

Додає елементи в стовпці. Працює лише з числовими та грошовими даними.

Число, десяткове значення, грошова одиниця

Так

Відхилення

Вимірює статистичне відхилення всіх значень у стовпці. Цю функцію можна використовувати лише з числовими та грошовими даними. Якщо таблиця містить менше двох рядків, Access повертає Null-значення. Докладні відомості про функції відхилення див. в розділі Функції "Стандартне відхилення" та "Відхилення" нижче.

"Число", "Десяткове значення", "Грошова одиниця"

Так

Функції "Стандартне відхилення" та "Відхилення"

Функції Стандартне відхилення та Відхилення обчислюють статистичні значення, а власне їхнє відхилення від середнього значення в стандартному розподілі (графік стандартного розподілу).

Уявімо, що ви випадково відібрали 10 інструментів, виточених на одному станку, і виміряли їхню межу міцності, щоб оцінити станок і методи перевірки якості. Якщо обчислити середню межу міцності, то виявиться, що в більшості інструментів це значення близьке до середнього, але в одних воно більше, а в інших – менше. Проте якщо обчислити лише це значення, ви не зможете оцінити методи перевірки якості, тому що через кілька інструментів із високою або низькою міцністю середнє значення може відрізнятися.

Функції Стандартне відхилення та Відхилення допомагають вирішити цю проблему, визначаючи, наскільки отримані значення близькі до середнього. Якщо розглядати межу міцності, то що менші числа повертає кожна з цих функцій, то краще налагоджено виробництво, тому що отримане значення лише кількох інструментів вище або нижче середнього.

У цій статті наведено лише загальну інформацію про функції "Стандартне відхилення" та "Відхилення". Докладні відомості про них див. на сайтах, присвячених статистиці. Працюючи з функціями Відхилення та Стандартне відхилення, зверніть увагу на таке:

  • Ці функції ігнорують Null-значення.

  • Функція Відхилення використовує таку формулу:
    Формула

  • Функція Стандартне відхилення використовує таку формулу:
    Формула

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×