Відкриття пустої таблиці даних

У цій статті описано способи відкриття нової пустої таблиці даних у Microsoft Office Access 2007. Також у цій статті йдеться про використання функції розробки в режимі перегляду — нової функції, яка дозволяє розробляти великі частини таблиці даних візуально без необхідності використовувати конструктор таблиць.

У цій статті

Відкриття пустих таблиць даних

Створення пустої таблиці даних у новій базі даних

Додавання пустої таблиці даних до наявної бази даних

Додавання шаблонної таблиці даних до наявної бази даних

Установлення типів даних «Вкладення» та «Об’єкт OLE»

Додавання поля підстановки до таблиці даних

Зв’язування нової таблиці даних із базою даних

Змінення типу даних поля

Керування полями таблиці даних

Визначення типів даних під час введення в застосунку Access

Визначення типів даних під час вставлення даних у застосунку Access

Відкриття пустих таблиць даних

Таблиця даних — це наочне представлення даних, які містяться в таблиці, або результатів, повернутих запитом. Таблиці даних схожі на аркуші програми Microsoft Office Excel 2007, але їхні функції в деяких випадках відрізняються. Наприклад, зазвичай можна додати тільки один запис до кожного поля таблиці даних, також потрібно вводити певний тип даних до вказаного поля, наприклад дату й час або значення «Так/Ні». Поле також може мати обмеження розміру даних, певні можливості не доступні у програмі Office Excel 2007 за промовчанням. Наприклад, до деяких текстових полів можна вводити не більше 256 символів.

Нові функції таблиці даних

Програма Office Access 2007 спрощує процес створення таблиці. Можна відкрити пусту таблицю даних і виконати більшість завдань із розробки, які раніше можна було виконати лише за допомогою конструктора таблиць. Наприклад, після створення нової таблиці даних можна встановити тип даних для більшості полів нової таблиці, вводячи дані вручну або вставляючи їх до полів. Так, якщо ввести в пусте поле дату, програма Access визначить для цього поля тип даних «Дата й час». Якщо ввести текст, наприклад ім’я, програма Access визначить для цього поля тип даних «Текст» тощо.

Можна також встановлювати або змінювати імена полів, не використовуючи конструктор таблиць, і додавати нові поля, вводячи текст до пустого стовпця із правого або лівого боку сітки, залежно від мовних настройок. Крім того, можна використовувати команди форматування, зокрема Жирний і Курсив, для додавання форматів відображення до полів. Це завдання раніше виконувалося за допомогою конструктора таблиць.

Примітка : Навіть якщо програма Access допомагає швидше та легше створити таблицю, ця таблиця все одно має відповідати правилам розробки баз даних.

Для отримання додаткових відомостей про ці правила див. статтю Основи розробки баз даних.

Процес відкриття пустої таблиці даних

Під час відкриття пустої таблиці даних до бази даних додається нова пуста таблиця. Не можна відкрити пусту таблицю даних, не створивши нової таблиці. Після того, як програма Access завантажить нову таблицю даних, виконайте такі загальні кроки:

  • Введіть ім’я для кожного поля або використайте імена за промовчанням, надані програмою Access.

  • Дані до полів можна вводити вручну або вставляти. Більше не потрібно встановлювати тип даних для кожного поля, тому що під час вводу даних програма Access визначає тип даних на основі даних, що вводяться. Наприклад, якщо в перше поле нової таблиці введено ім’я, програма Access визначає тип даних «Текст» для цього поля. Якщо в наступне поле введено дату, програма Access визначає тип даних «Дата й час» тощо. Для отримання додаткових відомостей про типи даних, які програма Access визначає під час введення даних, див. розділи Визначення типів даних під час введення в застосунку Access і Визначення типів даних під час вставлення даних у програмі Access далі в цій статті.

    Примітка : Для деяких типів даних не достатньо лише вставити дані, щоб встановити тип даних для поля. Наприклад, не можна встановити типи даних «Вкладення» або «Об’єкт OLE», вставивши файл в пусте поле. Також неможливо створити поле підстановки, вставивши в поле список даних. Для отримання додаткових відомостей про використання цих типів даних див. розділи Установлення типу даних «Вкладення» та «Об’єкт OLE» та Додавання поля підстановки до таблиці даних далі в цій статті.

  • Якщо пізніше потрібно змінити тип даних, встановлений для поля, використовуйте засоби, надані програмою Access.

Вплив правил розробки на таблиці даних

Під час відкриття та заповнення таблиці даних необхідно пам’ятати, що реляційні бази даних підпорядковуються набору правил розробки, яких необхідно дотримуватися під час створення таблиць даних. Ці правила призначені для правильної роботи баз даних, вони забезпечують отримання правильних даних із бази даних. Ця стаття не містить повний опис правил розробки.

Якщо вам не відомі правила розробки баз даних, див. статтю Основи розробки баз даних.

Додавання первинного ключа до нових таблиць даних у програмі Access

За промовчанням для всіх нових таблиць даних програма Access створює поле первинного ключа з іменем «Ідентифікатор» і встановлює для цього поля тип даних «Автонумерація». За промовчанням це поле в поданні таблиці даних програми Access приховано, але можна відобразити поле «Ідентифікатор» будь-коли. Для цього потрібно клацнути правою кнопкою миші заголовок будь-якого стовпця, вибрати пункт Відобразити стовпці, а потім за допомогою діалогового вікна Відображення стовпців відобразити приховане поле. На рисунку відображено діалогове вікно Відображення стовпців для нової таблиці:

діалогове вікно «відображення стовпців»

Переглянути поле «Ідентифікатор» і будь-які інші приховані поля також можна, відкривши таблицю в поданні конструктора, а також під час перегляду списку полів таблиці в області Список полів. Для отримання додаткових відомостей про використання цієї області завдань див. розділ Зв’язування нової таблиці даних із базою даних нижче в цій статті.

Вгорі сторінки

Створення пустої таблиці даних у новій базі даних

Якщо потрібно створити просту базу даних, наприклад список контактів, можна створити нову базу даних із пустою таблицею даних. Програма Office Access 2007 робить цей процес швидшим та легшим, ніж попередні версії, тому що немає потреби використовувати подання конструктора для створення нової таблиці. Пам’ятайте, що можна використовувати подання таблиці для виконання всіх завдань створення таблиці, крім створення поля підстановки. Для отримання додаткових відомостей про додавання поля підстановки до таблиці див. розділ Додавання поля підстановки до таблиці даних нижче в цій статті.

Створення нової таблиці в новій базі даних

  1. Запустіть програму Access, на сторінці Початок роботи з Microsoft Access у розділі Нова пуста база даних виберіть елемент Пуста база даних.

  2. У розділі Пуста база даних у полі Ім'я файлу введіть ім’я нової бази даних. Щоб змінити розташування нової бази даних, клацніть піктограму папки. Після завершення натисніть кнопку Створити.

    Програма Access створює нову базу даних і відкриває таблицю з іменем «Таблиця1» у поданні таблиці, як показано на цьому рисунку:

    нова пуста таблиця в новій базі даних

  3. У цій таблиці даних клацніть двічі заголовок першого стовпця (кольорова клітинка, в якій написано Додати нове поле) і введіть ім’я поля.

  4. Клацніть заголовок наступного стовпця, або використайте клавіші зі стрілками, щоб перейти до наступного заголовка, і введіть ім’я цього поля. Повторюйте цей процес, доки не завершите іменування полів таблиці.

  5. У першу пусту клітинку під назвою поля введіть відповідні дані.

    Програма Access використовує введені дані для встановлення типу даних поля. Наприклад, якщо ввести дату, програма Access встановлює тип даних поля «Дата й час».

    Увага! : Пам’ятайте, що поле може містити лише один тип даних. Наприклад, поле з датою не має містити імена клієнтів, а поле з ціною не має містити номери телефонів.

    Для отримання додаткових відомостей про типи даних, які програма Access визначає під час введення даних, див. розділи Визначення типів даних під час введення в застосунку Access і Визначення типів даних під час вставлення даних у програмі Access далі в цій статті.

  6. Натисніть кнопку Зберегти.

    Сполучення клавіш  Натисніть сполучення клавіш CTRL+S.

    Відобразиться діалогове вікно Зберегти як.

  7. У полі Ім'я таблиці введіть ім’я нової таблиці та натисніть кнопку ОК.

    Примітки : 

    • Під час створення таблиці програма Access додає поле первинного ключа, яке має ім’я Ідентифікатор і встановлює для цього поля тип даних «Автонумерація». Програма Access за промовчанням приховує це поле. Щоб переглянути його, клацніть правою кнопкою миші заголовок будь-якого стовпця та виберіть пункт Відобразити стовпці, а потім за допомогою діалогового вікна Відображення стовпців виберіть приховане поле для відображення.

      — або —

      Клацніть правою кнопкою вкладку документа таблиці та виберіть пункт Конструктор.

    • Змінити або видалити первинний ключ можна лише відкривши таблицю в поданні конструктора. Для отримання відомостей про те, як це зробити, див. статтю Додавання, настроювання, змінення та видалення первинного ключа.

    • Якщо ви тільки освоюєте програму Access, не знайомі з розробкою баз даних і не знаєте, для чого потрібні первинні ключі, див. статтю Основи розробки баз даних.

Вгорі сторінки

Додавання пустої таблиці даних до наявної бази даних

Під час додавання нової таблиці даних до наявної бази даних нова таблиця є окремою, доки її не пов’язано з наявними таблицями. Наприклад, потрібно відстежити замовлення, зроблені урядовою організацією. Щоб це зробити, потрібно додати таблицю з ім’ям «Урядові контакти» до бази даних з продажу. Щоб скористатися всіма можливостями, які надає реляційна база даних — наприклад знайти замовлення, зроблені певною особою зі списку контактів, — потрібно створити зв’язок між новою таблицею й таблицями, які містять інформацію про замовлення.

Для отримання додаткових відомостей про розробку баз даних і зв’язки таблиць див. статті Основи розробки баз даних і Створення, редагування та видалення зв’язку.

Слід також пам’ятати, що поле «Вкладення» або «Об’єкт OLE» потрібно додавати до нової таблиці вручну за допомогою списку Тип даних (на вкладці Режим таблиці у групі Тип даних і форматування) або за допомогою конструктора таблиць. Нижче в цій статті в розділі Установлення типів даних «Вкладення» та «Об’єкт OLE» йдеться про те, яким чином можна додати ці типи полів.

Додавання таблиці даних до бази даних

  1. Відкрийте базу даних, яку потрібно змінити.

  2. На вкладці Створити у групі Таблиці клацніть елемент Таблиця.

    зображення стрічки access

    Програма Access додає нову пусту таблицю та відкриває її в поданні таблиці.

    Нова таблиця даних, яку додано до наявної бази даних

  3. У цій таблиці даних клацніть двічі заголовок першого стовпця (кольорова клітинка, в якій написано Додати нове поле) і введіть ім’я поля.

  4. Клацніть наступне поле, або використайте клавіші зі стрілками, щоб перейти до наступного поля, і введіть ім’я цього поля. Повторюйте цей процес, доки не завершите іменування полів таблиці.

  5. У першу пусту клітинку під назвою поля введіть відповідні дані.

    Програма Access використовує введені дані для встановлення типу даних поля. Наприклад, якщо ввести дату, програма Access встановлює тип даних поля «Дата й час».

    Для отримання додаткових відомостей про типи даних, які встановлює програма Access під час ведення даних, див. розділ Визначення типів даних під час введення в застосунку Access нижче в цій статті.

  6. Натисніть кнопку Зберегти.

    Сполучення клавіш  Натисніть сполучення клавіш CTRL+S.

    Відобразиться діалогове вікно Зберегти як.

  7. У полі Ім'я таблиці введіть ім’я нової таблиці та натисніть кнопку ОК.

Вгорі сторінки

Додавання шаблонної таблиці даних до наявної бази даних

Крім пустих таблиць, програма Office Access 2007 надає набір шаблонних таблиць. Кожна з таких таблиць відповідає шаблонам баз даних, які надаються у програмі Office Access 2007. Наприклад, можна додати таблицю, створену для приймання даних про активи, контакти або випуск. Шаблонні таблиці надають можливість швидко створювати невеликі бази даних завдяки тому, що немає потреби йменувати поля та встановлювати типи даних.

Надалі пам’ятайте, що додавати шаблонну таблицю можна лише до наявної бази даних.

Додавання шаблонної таблиці до бази даних

  1. Відкрийте базу даних, яку потрібно змінити.

  2. На вкладці Створити у групі Таблиці клацніть елемент Шаблони таблиць, а потім виберіть у списку один з доступних шаблонів.

    зображення стрічки access

    Нова таблиця відкривається в поданні таблиці. Кожне поле нової таблиці вже містить ім’я та тип даних, тому дані можна вводити без додаткових дій.

  3. Введіть дані.

  4. Натисніть кнопку Зберегти.

    Сполучення клавіш  Натисніть клавіші CTRL+S.

    Відобразиться діалогове вікно Зберегти як.

  5. У полі Ім'я таблиці введіть ім’я нової таблиці та натисніть кнопку ОК.

Вгорі сторінки

Установлення типів даних «Вкладення» та «Об’єкт OLE»

Під час використання подання таблиці для створення нової таблиці можна встановити більшість типів даних, вводячи дані в перший рядок поля. Однак цей спосіб не можна використовувати для встановлення типів даних «Вкладення» або «Об’єкт OLE» — ці типи даних потрібно встановлювати вручну за допомогою списку Тип даних на вкладці Режим таблиці або за допомогою конструктора таблиць. У цьому розділі описано як використовувати обидва способи для встановлення типів даних.

Використання списку встановлення типу даних

  1. В області переходів клацніть двічі таблицю, яку потрібно змінити.

    Таблиця відкриється в поданні таблиці.

  2. Виберіть нове поле.

    За промовчанням нові поля знаходяться з правого або лівого боку таблиці даних (залежно від мовних і регіональних параметрів Windows), і в заголовку написано Додати нове поле.

    Нове поле в таблиці даних

    Примітка : Потрібно вибрати нове поле. Не можна змінити тип даних наявного поля на тип даних «Вкладення» або «Об’єкт OLE».

  3. Якщо додається поле типу «Об’єкт OLE», клацніть двічі рядок заголовка та введіть ім’я поля. В іншому випадку перейдіть до наступного кроку, тому що під час додавання поля типу «Вкладення» програма Access змінює рядок заголовка на піктограму скріпки.

  4. Виберіть перший пустий рядок даних під заголовком.

  5. На вкладці Режим таблиці у групі Тип даних і форматування клацніть стрілку вниз поруч зі списком Тип даних (список знаходиться у верхній частині групи) і виберіть параметр Об'єкт OLE або Вкладення.

    Список типів даних

    Якщо вибрано тип даних «Вкладення», програма Access змінює рядок заголовка на піктограму скріпки, як показано на рисунку: Тип даних «Вкладення» встановлено для нового поля таблиці

  6. Збережіть зміни.

  7. Щоб додати дані до нового поля, двічі клацніть перший пустий рядок і за допомогою діалогового вікна Вкладення знайдіть дані.

    Додаткові відомості про вкладення файлів до бази даних див. у статті Вкладення файлів і графіки до записів бази даних.

Використання подання конструктора таблиць

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою таблицю, яку потрібно змінити, і в контекстному меню виберіть пункт Конструктор.

  2. У стовпці Ім’я поля виберіть пустий рядок і введіть ім’я нового поля.

    Примітка : Потрібно вибрати нове поле. Не можна змінити тип даних наявного поля на тип даних «Вкладення» або «Об’єкт OLE».

  3. У стовпці Тип даних клацніть стрілку вниз поруч з ім’ям нового поля та виберіть зі списку параметр Об'єкт OLE або Вкладення.

  4. Збережіть зміни.

Додаткові відомості про вкладення файлів до записів таблиці даних див. у статті Вкладення файлів і графіки до записів бази даних.

Вгорі сторінки

Додавання поля підстановки до таблиці даних

Поле підстановки — це ще одна функція, яку потрібно настроювати вручну для нової таблиці даних. Поле підстановки відображає набір значень у форматі списку. Зазвичай у разі вибору елемента з розкривного списку в базі даних програми Access використовується поле підстановки. Можна створити два типи полів підстановки.

  • Списки на основі таблиць     використовують запити для отримання значень з інших таблиць. Запит міститься в базовій таблиці нової таблиці даних. Список на основі таблиці створюється, коли потрібно використовувати значення, що містяться будь-де в базі даних. Наприклад, ведеться база даних питань служби підтримки. Дані про питання містяться в одній таблиці, але список осіб, які мають справу з цими питаннями, міститься в іншій таблиці, і дані в таблиці часто змінюються. Список на основі таблиці дає можливість не звертатися до довгого списку імен вручну та надає найновіші дані. Для заповнення списку на основі таблиці можна використовувати дані таблиці або дані, повернуті іншим запитом.

  • Списки на основі значень     — це відносно короткі списки елементів, які використовуються лише в одному місці бази даних. Наприклад, програма Access використовується для зберігання та керування даними про активи компанії. Можна створити поле підстановки з іменем «Умова» (або подібне) і дозволити користувачам вибирати значення з цього списку, наприклад «добре», «задовільно», «погано» тощо. Списки значень створюються за допомогою введення списку елементів безпосередньо до базової таблиці нової таблиці даних.

Під час додавання списку підстановки на основі таблиці до таблиці даних програма Access створює зв’язок між базовою таблицею нової таблиці даних і таблицею, з якої надаються дані для поля підстановки. Створене поле підстановки також стає зовнішнім ключем — стовпцем, значення якого відповідають значенням первинного ключа в іншій таблиці. Якщо ви не знайомі з програмою Access і вам потрібні додаткові відомості про зв’язки, первинні ключі та зовнішні ключі, див. статтю Основи розробки баз даних.

Список підстановки на основі значення або таблиці можна додати за допомогою майстра або створити вручну в конструкторі таблиць. Майстер надає найпростіший та найшвидший спосіб створення поля підстановки. У цьому розділі описується цей спосіб.

Додавання поля підстановки в поданні таблиці

  1. В області переходів клацніть двічі таблицю, яку потрібно змінити.

    Таблиця відкривається в поданні таблиці.

  2. На вкладці Режим таблиці у групі Поля та стовпці виберіть елемент Стовпець підстановки.

    Запускається майстер підстановок.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Створення списку на основі таблиці    

      1. Виберіть пункт Стовпець підстановки має шукати значення в таблиці або запиті та натисніть кнопку Далі.

      2. У розділі Подання виберіть параметр, виберіть таблицю або запит зі списку та натисніть кнопку Далі.

        Наприклад, якщо в полі підстановки потрібно використати значення з таблиці, виберіть елемент Таблиці. Якщо потрібно використати запит, виберіть елемент Запити. Щоб переглянути список таблиць і запитів у базі даних, виберіть елемент Обидва.

      3. Перемістіть поля, які потрібно відобразити у списку підстановки, з панелі Доступні поля до панелі Вибрані поля та натисніть кнопку Далі.

      4. Також можна вибрати один чи кілька типів сортування для полів, вибраних у попередньому кроці, а потім натиснути кнопку Далі.

      5. Можна настроїти ширину для кожного стовпця у списку підстановки, а потім натиснути кнопку Далі.

      6. За потреби в розділі Який підпис слід використати для стовпця підстановки введіть ім’я в текстовому полі.

      7. За потреби встановіть прапорець Дозволити кілька значень.

        Ця функція дає можливість вибирати та зберігати кілька елементів зі списку.

      8. Натисніть кнопку Готово. Якщо відобразиться запит про збереження таблиці, натисніть кнопку Так.

        Запит на підстановку додається до нової таблиці. За промовчанням цей запит отримує з вихідної таблиці визначені поля та значення первинних ключів. Таким чином у програмі Access установлюється той тип даних для поля підстановки, який відповідає набору типів даних поля первинного ключа вихідної таблиці. Наприклад, якщо для поля первинного ключа у вихідній таблиці вибрано тип даних «Автонумерація», для поля підстановки вибирається числовий тип даних.

      9. Поверніться до подання таблиці, перейдіть до поля підстановки та виберіть елемент зі списку.

    • Створення списку на основі значення    

      1. Виберіть елемент Я введу потрібні значення самостійно та натисніть кнопку Далі.

      2. У полі Кількість стовпців введіть кількість стовпців, потрібну для списку, перейдіть до першої пустої клітинки та введіть значення.

        Під час введення першого значення під поточною клітинкою з’явиться ще одна пуста клітинка.

      3. Після завершення вводу першого значення перемістіть курсор до наступної клітинки за допомогою клавіші TAB або клавіш зі стрілками та введіть друге значення.

      4. Повторіть кроки 2 і 3, доки не завершите створення списку, і натисніть кнопку Далі.

      5. Якщо потрібно, введіть ім’я нового поля та натисніть кнопку Готово.

Додавання поля підстановки в поданні конструктора

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші базову таблицю таблиці даних і в контекстному меню виберіть пункт Конструктор.

  2. Виберіть поле, яке потрібно перетворити.

    — або —

    Виберіть пустий рядок та введіть ім’я нового поля у стовпці Ім’я поля.

  3. У стовпці Тип даних клацніть стрілку та виберіть елемент Майстер підстановок.

    Відобразиться майстер підстановок.

  4. Щоб скористатися майстром, виконайте дії, описані в попередньому розділі.

Примітка : Під час створення поля підстановки можна використовувати нову функцію, яка називається багатозначний список. Для отримання додаткових відомостей про багатозначні списки та технологію, на основі якої вони створені (функція, яка називається багатозначні поля), див. статті Додавання та змінення поля підстановки, в якому дозволено збереження кількох значень, Посібник із багатозначних полів і Використання списку, який зберігає кілька значень.

Вгорі сторінки

Зв’язування нової таблиці даних із базою даних

За промовчанням дані нової таблиці даних ізольовано від інших даних бази даних, доки не створено принаймні одного зв’язку між базовою таблицею таблиці даних та іншими таблицями бази даних. Програма Office Access 2007 спрощує процес створення зв’язків, тому що тепер можна перетягувати поля з області завдань до відкритої таблиці даних.

Використовуючи цю техніку, можна створити два типи зв’язку.

  • Якщо додати поле зовнішнього ключа до базової таблиці нової таблиці даних, нова таблиця стає стороною «багато» у зв’язку «один-до-багатьох».

  • Якщо зробити значення первинного ключа нової таблиці даних спільними для інших таблиць, нова таблиця даних стає стороною «один» у зв’язку «один-до-багатьох».

Під час створення обох типів зв’язку для створення поля підстановки на основі таблиці використовується майстер підстановок. Наведені нижче кроки описують створення обох типів зв’язку.

Увага!    Для успішного створення зв’язків між таблицями користувач повинен бути знайомим із розробкою баз даних.

Для отримання додаткових відомостей про розробку баз даних та зв’язки див. статті Основи розробки баз даних, Додавання, настроювання, змінення та видалення первинного ключа, Посібник із зв’язків таблиць і Створення, редагування та видалення зв’язку.

Додавання поля зовнішнього ключа до нової таблиці даних

  1. Відкрийте нову таблицю даних в поданні таблиці. Для цього в області переходів клацніть двічі таблицю.

  2. На вкладці Режим таблиці у групі Поля та стовпці виберіть елемент Додати наявні поля.

    Відобразиться область завдань Список полів, в якій перелічено інші таблиці бази даних.

  3. Розгорніть запис таблиці, яку потрібно використати.

  4. Перетягніть поле первинного ключа з області Список полів до відкритої таблиці даних і додайте це поле між двома наявними полями таблиці даних. Якщо вибрано припустиме місце для додавання, то вказівник миші стане І-подібним.

    перетягування поля зі списку полів і додавання його між двома стовпцями

    Після завершення додавання нового поля запускається майстер підстановок.

  5. Для завершення процесу перейдіть до нижченаведеного набору кроків.

Використання майстра підстановок для створення зв’язків

  1. Перемістіть поля, які потрібно відобразити у списку підстановки, з панелі Доступні поля до панелі Вибрані поля та натисніть кнопку Далі.

  2. Також можна вибрати один чи кілька типів сортування для полів, вибраних у попередньому кроці, а потім натиснути кнопку Далі.

  3. Можна настроїти ширину для кожного стовпця у списку підстановки, а потім натиснути кнопку Далі.

  4. За потреби в розділі Який підпис слід використати для стовпця підстановки введіть ім’я в текстовому полі.

  5. За потреби встановіть прапорець Дозволити кілька значень.

    Ця функція дає можливість вибирати та зберігати кілька елементів зі списку.

  6. Натисніть кнопку Готово. Якщо відобразиться запит про збереження таблиці, натисніть кнопку Так.

    Запит на підстановку додається до нової таблиці. За промовчанням цей запит отримує з вихідної таблиці визначені поля та значення первинних ключів. Таким чином у програмі Access установлюється той тип даних для поля підстановки, який відповідає набору типів даних поля первинного ключа вихідної таблиці. Наприклад, якщо для поля первинного ключа у вихідній таблиці вибрано тип даних «Автонумерація», для поля підстановки вибирається числовий тип даних.

Додавання первинного ключа нової таблиці даних до іншої таблиці

  1. Якщо відкрито нову таблицю даних, закрийте її.

  2. В області переходів клацніть двічі таблицю, до якої потрібно додати новий зовнішній ключ.

  3. На вкладці Режим таблиці у групі Поля та стовпці виберіть елемент Додати наявні поля.

    Відобразиться область завдань Список полів, в якій перелічено інші таблиці бази даних, зокрема нова таблиця даних.

  4. В області завдань клацніть знак плюс поруч із записом нової таблиці даних, перетягніть поле первинного ключа (за промовчанням це поле має ім’я «Ідентифікатор») з області завдань до відкритої таблиці даних і вставте його у зручне розташування.

    За промовчанням нове поле слід вставити між двома наявними полями таблиці даних. Якщо вибрано припустиме місце для додавання, то вказівник миші стане І-подібним.

    перетягування поля зі списку полів і додавання його між двома стовпцями

    Після завершення додавання нового поля запускається майстер підстановок.

  5. Виконайте попередній набір кроків для завершення роботи майстра підстановок.

Вгорі сторінки

Змінення типу даних поля

Під час створення таблиці в поданні таблиці може з’ясуватися, що після введення даних програмою Access було встановлено невірний тип даних. Наприклад, якщо ввести лише п’ять знаків поштового індексу (як для США), для поля встановлюється числовий тип даних, що забороняє введення поштових індексів з інших частин світу. Щоб вирішити таку проблему, потрібно змінити тип даних поля.

Змінити тип даних можна двома способами. Можна використати команди на вкладці Режим таблиці або використати конструктор таблиць. Наведені нижче кроки описують застосування обох способів.

Увага!    Змінення типу даних може спричинити видалення наявних даних. Наприклад, якщо в текстовому полі, що містить букви і числа, змінити тип даних на числовий, наявні дані буде видалено, тому що не можна виконувати обчислення з текстовими символами.

Використання команд стрічки для змінення типу даних

  1. В області переходів клацніть двічі таблицю, яку потрібно змінити.

    Таблиця відкривається в поданні таблиці.

  2. Виберіть поле, яке потрібно змінити.

  3. На вкладці Режим таблиці у групі Тип даних і форматування виберіть елемент зі списку Тип даних, який знаходиться у верхній частині групи.

    Примітка : Стрічка є частиною інтерфейсу Інтерфейс користувача Microsoft Office Fluent.

  4. Якщо з’явиться запит про підтвердження змін, натисніть кнопку Так, якщо справді потрібно це зробити.

  5. Збережіть зміни.

Використання конструктора таблиць для змінення типу даних

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно змінити, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

  2. Виберіть стовпець Тип даних і виберіть новий тип даних.

  3. Якщо з’явиться запит про підтвердження змін, натисніть кнопку Так, якщо справді потрібно це зробити.

  4. Збережіть зміни.

Вгорі сторінки

Керування полями таблиці даних

Деякі завдання керування таблицями можна виконувати, клацнувши правою кнопкою миші рядок заголовка та вибравши команду з контекстного меню. Наприклад можна вставити поле до певного розташування, видалити його або перейменувати, відобразити або приховати стовпець, запустити майстер підстановки та перетворити стовпець на поле підстановки.

Використання команд контекстного меню

  • Клацніть правою кнопкою миші заголовок стовпця та виберіть команду з контекстного меню.

    Цей рисунок відображає контекстне меню:

    контекстне меню поля таблиці

Вгорі сторінки

Визначення типів даних під час введення в застосунку Access

Під час створення пустої таблиці даних у програмі Access визначається тип даних для кожного поля під час першого введення даних у цьому полі. У таблиці нижче міститься список різних типів даних, які можна вводити, і тип даних, який застосовується для кожного з них у програмі Access.

Примітка : Не можна встановити типи даних «Вкладення» або «Об’єкт OLE» за допомогою введення даних у пустому полі. Для отримання відомостей про встановлення цих типів даних див. розділ Установлення типів даних «Вкладення» та «Об’єкт OLE» вище в цій статті.

Якщо ввести:

У програмі Office Access 2007 створюється поле з таким типом даних:

Тарас

Текст

Рядок тексту або тексту й чисел довжиною більше 256 символів.

Примітка

Примітка : Не можна використовувати функцію розробки в режимі перегляду для ввімкнення форматування тексту у форматі RTF. Для отримання відомостей про ввімкнення форматування тексту у форматі RTF див. статтю Введення та редагування даних в елементі керування або стовпці з підтримкою форматованого тексту.

http://www.contoso.com

У програмі Access розпізнаються такі інтернет-протоколи: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Примітка : Для розпізнавання протоколу й встановлення типу даних «Гіперпосилання» у програмі Access після протоколу слід ввести будь-який символ (не пробіл).

Гіперпосилання

50 000

Число, довге ціле число

50,0

Число, довге ціле число

50 000,99

Число, подвійне значення

50000,389

Число, подвійне значення

31.12.2006

Формати дати й часу, визначені регіональними та мовними параметрами Windows, керують форматуванням даних дати й часу у програмі Access.

Як настроювати та змінювати ці параметри

У Windows Vista    

  1. Натисніть кнопку Запуск рисунок на кнопці і виберіть елемент Панель керування.

  2. Якщо використовується подання за промовчанням панелі керування, клацніть двічі піктограму Годинник, мова та країна/регіон.

    -або-

    Якщо використовується класичне подання, клацніть двічі піктограму

    Мова і регіональні стандарти.

    Відобразиться діалогове вікно Мова і регіональні стандарти.

  3. У розділі Мовні стандарти й формати натисніть кнопку Настроїти формат.

    Відобразиться діалогове вікно Настройка регіональних параметрів.

  4. Відкрийте вкладку з параметрами, які потрібно змінити, і внесіть зміни. Наприклад, щоб змінити частину або весь числовий формат, перейдіть на вкладку Цифри та змініть потрібні параметри. Для отримання довідки натисніть кнопку Довідка (символ ?) і виберіть параметр.

У Microsoft Windows XP (класичне подання)    

  1. На панелі завдань Windows натисніть кнопку Пуск і виберіть пункт Панель керування.

  2. На панелі керування двічі клацніть Мова і регіональні стандарти.

    Відобразиться діалогове вікно Мова і регіональні стандарти.

  3. У розділі Мовні стандарти й формати натисніть кнопку Настройка.

    Відобразиться діалогове вікно Настройка регіональних параметрів.

  4. Відкрийте вкладку з параметрами, які потрібно змінити, і внесіть зміни. Наприклад, щоб змінити частину або весь числовий формат, перейдіть на вкладку Цифри та змініть потрібні параметри. Для отримання довідки натисніть кнопку Довідка (символ ?) і виберіть параметр.

У Microsoft Windows XP (вигляд за категоріями)

  1. На панелі завдань Windows натисніть кнопку Пуск і виберіть пункт Панель керування.

    Відобразиться вікно панелі керування.

  2. Виберіть посилання Дата, час, мова та регіональні параметри.

    Відкриється діалогове вікно Дата, час, мова і регіональні стандарти.

  3. Виберіть пункт Змінення формату відображення чисел, дати й часу.

    Відобразиться діалогове вікно Мова і регіональні стандарти.

  4. У розділі Мовні стандарти й формати натисніть кнопку Настройка.

    Відобразиться діалогове вікно Настройка регіональних параметрів.

  5. Відкрийте вкладку з параметрами, які потрібно змінити, і внесіть зміни. Наприклад, щоб змінити частину або весь числовий формат, перейдіть на вкладку Цифри та змініть потрібні параметри. Для отримання довідки, натисніть кнопку Довідка (символ ?) і виберіть параметр.

Дата й час

31.12.06

Примітка : У програмі Access назви днів тижня (понеділок, вівторок тощо) не розпізнаються як припустимі дані для встановлення типу даних «Дата й час». Потрібно ввести назву місяця.

Дата й час

10:50:23

Дата й час

10:50:00

Дата й час

17:50:00

Дата й час

12,50 грн.

У програмі Access розпізнається символ валюти, визначений у мовних і регіональних параметрах Windows.

Як настроювати та змінювати ці параметри

У Windows Vista    

  1. Натисніть кнопку Запуск рисунок на кнопці і виберіть елемент Панель керування.

  2. Якщо використовується подання за промовчанням панелі керування, клацніть двічі піктограму Годинник, мова та країна/регіон.

    -або-

    Якщо використовується класичне подання, клацніть двічі піктограму

    Мова і регіональні стандарти.

    Відобразиться діалогове вікно Мова і регіональні стандарти.

  3. На вкладці Формати у розділі Поточний натисніть кнопку Настроїти формат.

    Відобразиться діалогове вікно Настройка регіональних параметрів.

  4. Перейдіть на вкладку Грошова одиниця та в списку Позначка грошової одиниці виберіть потрібну позначку. Для отримання довідки натисніть кнопку Довідка (символ ?) і виберіть параметр.

У Microsoft Windows XP (класичне подання)    

  1. На панелі завдань Windows натисніть кнопку Пуск і виберіть пункт Панель керування.

    Відобразиться вікно панелі керування.

  2. На панелі керування двічі клацніть Мова і регіональні стандарти.

    Відобразиться діалогове вікно Мова і регіональні стандарти.

  3. У розділі Мовні стандарти й формати натисніть кнопку Настройка.

    Відобразиться діалогове вікно Настройка регіональних параметрів.

  4. Перейдіть на вкладку Грошова одиниця та в списку Позначка грошової одиниці виберіть потрібну позначку. Для отримання довідки натисніть кнопку Довідка (символ ?) і виберіть параметр.

У Microsoft Windows XP (вигляд за категоріями)    

  1. На панелі завдань Windows натисніть кнопку Пуск і виберіть пункт Панель керування.

    Відобразиться вікно панелі керування.

  2. Виберіть посилання Дата, час, мова і регіональні стандарти.

    Відкриється діалогове вікно Дата, час, мова і регіональні стандарти.

  3. Виберіть пункт Змінення формату відображення чисел, дати й часу.

    Відобразиться діалогове вікно Мова і регіональні стандарти.

  4. У розділі Мовні стандарти й формати натисніть кнопку Настройка.

    Відобразиться діалогове вікно Настройка регіональних параметрів.

  5. Перейдіть на вкладку Грошова одиниця та в списку Позначка грошової одиниці виберіть потрібну позначку. Для отримання довідки натисніть кнопку Довідка (символ ?) і виберіть параметр.

Грошова одиниця

21,75

Число, подвійне значення

123,00%

Число, подвійне значення

3,46E+03

Число, подвійне значення

Вгорі сторінки

Визначення типів даних під час вставлення даних у застосунку Access

Під час вставлення даних до нової таблиці даних можна вставити в одне або кілька полів мішані або несумісні типи даних. Наприклад, можна вставити кілька стовпців, що містять контактні дані, зокрема поштові індекси з різних частин світу — поєднання записів і чисел.

Під час вставлення даних обробляється кожний запис (кожний рядок у стовпці) і визначається тип даних кожного запису. Потім вибирається тип даних, який дозволяє зберегти всю інформацію, не втративши й не скоротивши жодного запису. Інколи встановлюється загальний тип даних для поля.

У цьому списку містяться приклади того, як програма Access вибирає типи даних.

  • Якщо наявні мішані типи даних, то зазвичай для поля встановлюється тип даних «Текст», тому що текстові поля мають найбільшу гнучкість.

  • Якщо наявні числа з позначкою грошової одиниці, встановлюється числовий тип даних, а позначка грошової одиниці видаляється. Такі дії надають більше можливостей сортування та фільтрування та більшу кількість агрегатних функцій. Якщо потрібна позначка грошової одиниці, до числового поля можна застосувати формат грошової одиниці або перетворити поле на тип даних «Грошова одиниця».

  • Якщо вставляються дані, які містять суміш позначок грошових одиниць, для поля встановлюється тип даних «Текст», а позначки зберігаються.

  • Якщо вставляються дати й час із сумішшю форматів відображення (наприклад 12/14/2005 та 14.12.2005), встановлюється тип даних «Дата й час» і загальний формат дати.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×