Знайомство з Access

Початок роботи з базами даних

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Створення завдання

Бази даних і веб-програм можна отримати переваги великого бізнесу. Бази даних – це досягнення цілей, чи потрібно керувати відомостями про працівників, надати щотижневі звіти про відповідність даних або відстеження замовлень. Витрачаючи час, щоб зрозуміти макета бази даних допоможе вам побудувати баз даних, що роботу прямо перший і, відповідно зміни потреб.

Увага!: Веб-програм Access, відрізняються від настільних баз даних. У цій статті не обговорення веб-дизайну програми.

Поняття і терміни

Давайте почнемо з навчання деякі основні терміни та понять. Для розробки корисні бази даних, ви створювати таблиці, сфокусованих на одну тему. У таблиці ви зробити всі дані, потрібні для цієї теми у списку полів утримуйте найменше можливих одиниць даних.

Реляційні бази даних

До бази даних, у якій дані розділені таблиць, які можна порівняти з електронних таблиць. Кожній таблиці є лише один тему, наприклад клієнтів (таблиць) або продуктів (іншу таблицю).

Записів і полів

Сховище для дискретних даних у таблиці. Рядки (або записів) зберегти кожну точку унікальні дані, як-от ім'я клієнта. Стовпці (або поля) виділення відомостей захоплення про Кожна точка даних до найменшого можливих одиниць, ім'я може бути один стовпець та прізвище може бути інший.

Первинний ключ

Значення, яке забезпечує кожного запису є унікальним. Наприклад, може бути двох клієнтів з таким ім'ям, Єлизавета Андерсен. Але одного із записів Єлизавета Андерсен має номер 12 як первинний ключ і інший містить первинний ключ із 58.

Батьківський-дочірній

Поширені зв'язки між таблицями. Наприклад, одного клієнта може мати кілька замовлення. Батьківський таблиці мають первинних ключів. Дочірній таблиці мають зовнішніх ключів, яка є значення з первинний ключ, які відображаються як дочірній таблиці записи пов'язані з батьківській таблиці. Ці клавіші пов'язані між собою зв'язку.

Правильна структура бази даних

Два принципи наведено основні для розробки.

  • Уникайте повторювані відомості (також називається надлишкові дані). Це займають зайве місце та збільшується ймовірність помилок.

  • Переконайтеся, що дані правильні та завершено. Неповне або помилкові проходить через у запитах і звітів інформаційно -перспективі може призвести до дезінформували рішень.

Щоб запобігти ці питання:

  • Розділення бази даних у тематичних таблиць із вузький фокус. Уникнути повторення даних у кількох таблицях. (Наприклад, імен клієнтів слід перейти в лише одна таблиця.)

  • З'єднайте таблиці разом за допомогою клавіші замість дублювання даних.

  • Додавання процесів, які підтримують гарантувати точність і цілісність бази даних.

  • Створюйте до бази даних за допомогою свого обробки даних і звітування про має пам'ятати.

Щоб покращити довготривалі корисність баз даних, Ось п'ять Конструктор.

Крок 1: Визначення призначення бази даних

Перш ніж почати, є мета бази даних.

Щоб структура орієнтацією, підсумовувати призначення бази даних і звернутися до зведення частоти. За потреби невеликої бази даних для домашній бізнес, наприклад, ви можете написати щось прості, наприклад, «база даних клієнтів містить список клієнтів відомостей для створення розсилок і звітів.» Для підприємств баз даних може знадобитися кілька абзаців описується, коли і як користувачі у різні ролі буде використовувати базу даних та її даних. Створення певних і докладний опис загальної концепції для позначення в процесі оформлення.

Крок 2: Знайдіть і впорядкуйте необхідну інформацію

Зберіть всі типи відомостей, які потрібно записати, наприклад назви продуктів та замовлення номерів.

Почніть роботу з наявного інформацією та методи відстеження. Наприклад, може бути ви зараз записати замовлення на придбання книги або відомості про клієнтів на папері форм. Список відомостей, які ви зараз зробити (наприклад, всі поля у формі) за допомогою цих джерел. Де ви зараз не записування важливу інформацію, на вашу думку про дискретних відомості, які потрібно. Тип кожного окремого даних стає поля в базі даних.

Не турбуватися через свій перший список ідеальний – можна відрегулювати з часом. Але радимо всім користувачам, які використовувати цю інформацію і попросіть свої ідеї.

Після цього на вашу думку про те, що ви хочете з бази даних а види звітів або розсилки, які ви хочете, щоб овочі. Потім переконайтеся, що відомості, необхідні для задоволення цих цілей зафіксовано. Наприклад, якщо ви хочете звіт, який показує продажу за регіонами, вам потрібно захоплення даних про продажі на регіональному рівні. Спробуйте окреслити звіт із актуальної інформації, як вам потрібно переглянути його. Потім список даних, які потрібно створити звіт. Повторіть цю дію для розсилки або інші результати із бази даних.

Приклад

Припустимо, що потрібно надати клієнтам можливість підписатися на (або не на роботі) оновлення періодичних електронної пошти і вам потрібно надрукувати список тих, які погодилися на. Вам потрібно надіслати повідомлення електронної пошти стовпця в таблиці клієнтів, з припустимого значення так і ні.

Для тих, хто готовий для отримання повідомлень електронної пошти потрібно адреса електронної пошти, який також вимагає поля. Якщо ви хочете включають змішаний привітання (наприклад, г, пані або пані), поле привітання. Якщо ви хочете адреси клієнтів за іменем у повідомленнях електронної пошти, додати ім'я поля.

Порада.: Пам'ятайте, щоб розбити кожну частину інформації на її найменше корисні частину, наприклад прізвище, ім'я та прізвище для клієнта таблиці. Загалом, якщо потрібно відсортувати, пошуку, обчислення або звіт на основі елемента інформації (наприклад, клієнт прізвище), слід розмістити цього елемента своє поле.

Крок 3: Ділення інформації в таблиці

Розділити елементи даних на групи або теми, наприклад продукти, клієнтів і замовлення. Кожної теми стає таблиці.

Після списку необхідної інформації, визначення основних групи (або теми) потрібно впорядкувати дані. Уникайте дублювання даних через осіб. Наприклад, попередній список для продукту продажів бази даних може виглядати так:

Знімок екрана: елементи даних, згруповані відповідно до тем

Основні особам: клієнтів, постачальників, продукти та замовлення. Щоб почати з цих чотирьох таблиць: один для інформацію про клієнтів, по одному на інформацію про постачальників і т. д. Це може бути структура кінцевий, але це чудовий вихідної точки.

Примітка.: Найкращі баз даних містить кілька таблиць. Уникнути спокуси розташувати всю інформацію в одну таблицю. Це призводить до повторюваних даних, великий розмір бази даних і збільшення помилок. Конструктор, щоб записати кожен факт лише один раз. Якщо ви знайшли себе повторювані відомості, наприклад, постачальник адресу, перебудувати бази даних, щоб розмістити цю інформацію в окремому таблиці.

Щоб зрозуміти, чому кілька таблиць краще менше, слід врахувати наведеній нижче таблиці.

Фрагмент екрана товари та постачальників даних

Кожний рядок містить відомості про продукт і його постачальника. Тому, що ви можете мати багато продуктів з того ж постачальника, постачальник ім'я й адресу інформації має повторюватися багато часу. Це займають зайве дискового простору. Замість цього, записувати відомості про постачальника лише один раз в окремому постачальників таблиці та виберіть посилання таблиці до таблиці «Товари».

Друга проблема з цією схемою є очевидним, коли вам доведеться змінити відомості про постачальника. Припустімо, що потрібно змінити адресу постачальника. Оскільки воно відображається у багатьох розташуваннях, ви можуть випадково змінити адресу в одному розташуванні, але потрібно змінити його в інші. Записування адреси постачальника лише в одному розташуванні вирішити цю проблему.

Нарешті, припустимо, що є лише один товар завод вин, і ви хочете, щоб видалити продукту, але зберегти відомості ім'я й адресу постачальника. З цього макета як видалити запис продукту залишивши відомості про постачальника? Не можна. Оскільки кожен запис містить інформацію про продукт, окрім фактів про постачальника, неможливо видалити одну, не видаляючи інший. Щоб зберегти ці факти окремо, розділення у цій таблиці на два: перший для відомості про продукт а другий для відомості про постачальника. Потім, після видалення запис продукту, видалити лише фактів про продукт, не факти постачальника.

Крок 4: Увімкнення елементи даних у стовпці

Вирішіть, яку інформацію потрібно зберегти в кожній таблиці. Ці дискретних файлами стає поля в таблиці. Наприклад, таблиці працівників можуть містити поля, наприклад прізвище, ім'я та залучення дати.

Вибравши тему для бази даних таблиці, стовпці цієї таблиці лише слід зберігати інформацію про цю тему одного. Наприклад, продукт таблиці слід зберігати лише інформацію про продукти, не про їх постачальників.

Вирішувати, яку інформацію для відстеження в таблиці, скористайтеся списком, створеного раніше. Наприклад, таблиця «клієнти», можуть містити: ім'я, прізвище, адреса, надіслати повідомлення електронної пошти, привітання та адресу електронної пошти. Кожного запису (клієнтів) у таблиці містить той самий набір стовпців, тому ви зберігаєте саме в тому ж інформацію для кожного клієнта.

Створіть свій перший список і перегляньте та уточнення його. Пам'ятайте, щоб розділити інформацію на найменше можливі поля. Наприклад, якщо початковий список містить адресу як поля, розділити, на вулиця, місто, стан і поштовий індекс, або, якщо ваші клієнти глобальних в інші поля. Таким чином, наприклад, ви можете зробити розсилки у правильному форматі або звіт про замовлення за країною.

Після вдосконалення стовпців даних у кожну таблицю, тепер можна вибрати кожного первинний ключ.

Крок 5: Визначення первинних ключів

Виберіть пункт кожного первинний ключ. Первинний ключ, наприклад Ідентифікатор продукту або Ідентифікатор замовлення, однозначно ідентифікує кожного запису. Якщо ви не маєте очевидно, унікальний ідентифікатор, у програмі Access для створення для вас.

Вам потрібен спосіб ідентифікувати кожного рядка в кожній таблиці. Пам'ятайте попередній приклад, де два користувачі мають однакове ім'я? Оскільки вони надати спільний доступ до імені, слід спосіб окремо визначити кожного з них.

Для кожної таблиці має містити стовпець (або набір стовпців) яка однозначно ідентифікує кожний рядок. Це називається первинний ключ і часто є унікальним номером, наприклад на ідентифікаційний номер працівника або числове значення. Програма Access використовує первинних ключів швидко зв'язати дані з кількох таблиць і об'єднати дані для вас.

Іноді первинний ключ складається з двох або кількох полів. Наприклад, відомості про замовлення таблиці, де зберігаються позиції замовлення за допомогою двох стовпців в первинний ключ: Ідентифікатор замовлення та ідентифікатор продукту. Якщо первинний ключ використовує більше одного стовпця, його також називають складеного ключа.

Фрагмент екрана з таблиці «Товари»

Якщо ви вже маєте унікальний ідентифікатор для отримання інформації в таблиці, наприклад, продукт номери, які ідентифікувати кожного продукту у каталозі, використовувати його, але лише якщо значення відповідають ці правила для первинних ключів:

  • Ідентифікатор завжди бути різна для кожного запису. Повторювані значення не дозволено у первинний ключ.

  • Завжди існує значення для елемента. Кожного запису в таблиці має бути первинним ключем. Якщо ви використовуєте кілька стовпців для створення ключа (наприклад, частину сім'ї та номер), обидва значення завжди має бути презентація.

  • Первинний ключ – це значення, яке не змінюється. Оскільки ключі згадуються в інших таблицях, будь-які зміни для первинного ключа в одній таблиці означає, що зміни до неї скрізь це посилання. Часті зміни збільшити ризик виникнення помилок.

Якщо у вас немає ідентифікатора очевидно, за допомогою номера довільні, унікальні як первинний ключ. Наприклад, можна призначити кожне замовлення унікальне числове значення замовлення для визначення порядку виключно.

Порада.: Щоб створити унікальний номер як первинний ключ, додавання стовпця за допомогою тип даних лічильник». Тип даних "Лічильник" автоматично призначає унікальні, числові значення для кожного запису. Цей тип ідентифікатор не містить фактичних даних описують рядок, який його представляє. Це ідеальне місце для використання як первинний ключ, оскільки числа не змінюються, на відміну від первинного ключа, що містить інформацію про рядок, наприклад номер телефону та ім'я клієнта.

Додаткові відомості

Керівні принципи іменування полів, елементів керування та об'єктів

Загальні відомості про таблиці

Навчальні курси з Excel

Навчальні курси з Outlook

Найкращі баз даних починаються з добре структурних Конструктор. У цьому відео ви дізнаєтеся, що базу даних розміщено, точніше, РЕЛЯЦІЙНОЇ бази даних, які можна створити за допомогою Access. Ви дізнаєтеся, упорядкування бази даних із ТАБЛИЦЯМИ та створення зв'язку між таблицями за допомогою клавіш.

Таким чином, що таке бази даних, інакше? У широкому терміни бази даних – будь-який організованість набір даних. До поварені всіх баз даних, і тому цей простий список імен і номерів телефону у програмі Excel.

Наступне питання: "що відрізняє бази даних Access? Чому слід використовувати її?" Відповідь РЕЛЯЦІЙНІ СТРУКТУРУ ТАБЛИЦІ, і ось що означає, що.

Дані розділені на ТАБЛИЦЬ. Цих таблицях пов'язані між собою за СПІЛЬНІ поля під назвою клавіші.

Ключі виконати дві дії. По-перше, вони призначити значення з метою для кожного рядка в таблиці. Ви можете бачити, Лестер Baxley має значення «1» призначених на своє ім'я, а Патриція білий має значення «2» призначених її ім'я.

Ключі також зв'язування таблиць надає спільний доступ до значення між ПОЛЯМИ. Наприклад, ви бачите, що значення ключа Лестер, спільний доступ два номери телефонів, і що робить їх телефонні номери його. Також ви можете бачити, що Наомі велика ключ значення мають спільні тричі і ці номери телефонів, які належать до неї.

Тепер бази даних містить два типи ключів. Ключовими значеннями, які відбуваються у цьому полі і їх потрібно спільно в цьому полі цільового поля. Поле відбуваються під назвою ПЕРВИННИЙ ключ і цільового поля називається ЗОВНІШНЬОГО КЛЮЧА. Але лише маючи поля там не зв'язати їх. Це зробити за допомогою створення зв'язку між таблицями.

Ви можете подумати, «утримання на секунди, це схоже великий обсяг роботи. Навіщо потрібно зробити це?" Велике питання. По-перше, зберігання є більш ефективним. Ви бачите, як часто імена тут повторюються?

Реляційні структуру введення даних у більшості лише один раз. Можна заощадити місце. Реляційні структури також підвищення точності, тому що під час введення даних кілька разів, запуском ризик, що помилок.

Наприклад перевірте, що відбувається, коли ви з помилкою Наомі велика ім'я. Цей номер телефону стає важко знайти, і ви ніколи не може знайти помилку. Оскільки в реляційних структури ввести частину даних лише один раз, ви зменшити ймовірність помилки. І, якщо ви припустилися помилки, необхідно вибрати лише виправлення в одному розташуванні.

Реляційні структури, також це чудовий спосіб фіксування транзакції. Залежно від характеру бази даних транзакції можна вказати студенти, які містяться в яких класах, які продажів відбулося або користувачів, які ви позику книга, щоб.

Тепер ви знаєте, перші три основні кроки в макета бази даних. Перший крок – це зробити всі дані, які потрібно зберегти. У цьому прикладі ми необхідні імен клієнтів, номери телефонів і спосіб класифікувати цих чисел.

– Це визначити всі дані, які ви, імовірно, повторіть крок 2. Наприклад, імен клієнтів у цьому прикладі.

Нарешті, крок 3 – упорядкування ці дані в окремому таблицю.

Але ви помітили повторювані дані в полі Тип? Хороший улов. Ви можете дійсно розбити ці дані в таблиці. Але оскільки це лише кілька значень, найкращий варіант, щоб створити список підстановки, це просто коротке виберіть – список значень.

Використання таблиць та ключів створити структуру реляційні – основні дії в розробки. З реляційної бази даних у програмі Access можна заощадити час, заощадити місце, зменшити помилки та записування транзакції навколо важливі біти даних, щоб працювати більш ефективно.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×