Віддалений доступ до бізнес-контактів: використання синхронізації в Диспетчері бізнес-контактів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Якщо для перевірки повідомлень електронної пошти ви користуєтеся програмою Outlook на мобільному пристрої або веб-програмою Office Outlook Web Access (OWA), ви вже знаєте, як зручно мати легкий доступ до своєї службової та особистої інформації, коли під руками немає комп’ютера. Тепер доступ до бізнес-контактів у надбудові "Диспетчер бізнес-контактів для Outlook" можна отримувати за допомогою мобільного телефону, веб-програми OWA, облікового запису Windows Live або сайту SharePoint, так само як до контактів Outlook, Windows Live або SharePoint.

У цій статті описується, як настроїти та використовувати синхронізацію, щоб отримувати доступ до бізнес-контактів через Інтернет, як працювати із записами бізнес-контактів віддалено та як припинити синхронізацію. У ній також пояснюється, що відбувається, якщо підключитися до іншої бази даних, коли синхронізація активна.

Відомості про те, як забезпечити постійний доступ до своїх бізнес-даних, див. в статті Автономна робота з Диспетчером бізнес-контактів.

У цій статті

Навіщо синхронізувати бізнес-контакти

Процес синхронізації

Приклад: відрядження

Доступ до бізнес-контактів в Інтернеті

Вибір папки синхронізації

Змінення папки синхронізації бізнес-контактів

Припинення синхронізації бізнес-контактів

Створення записів Диспетчера бізнес-контактів на основі записів контактів

Вплив підключення до іншої бази даних на синхронізацію

Змінення бази даних під час синхронізації бізнес-контактів

Видалення синхронізованих бізнес-контактів, імпортованих з іншої бази даних

На початок сторінки

Навіщо синхронізувати бізнес-контакти

Синхронізувавши свої бізнес-контакти в надбудові "Диспетчер бізнес-контактів для Outlook", ви можете віддалено користуватися ними разом з іншими списками контактів. Наприклад, якщо під час ділової поїздки для демонстрації нового продукту клієнтам потрібно мати доступ до інформації про клієнтів через Інтернет у той же спосіб, який використовується, щоб отримувати віддалений доступ до інших контактів, синхронізуйте свої бізнес-контакти.

Примітка :  Якщо потрібно мати постійний доступ до всіх бізнес-даних, а не лише відомостей про бізнес-контакти, див. статтю Автономна робота з Диспетчером бізнес-контактів.

Щоб настроїти віддалений доступ до бізнес-контактів, просто вкажіть тип папки контактів Outlook, яка використовується у веб-програмі OWA або на мобільному пристрої поза межами офіса. У програмі Outlook можна вказати такі папки: контакти Outlook, Windows Live, SharePoint, а також будь-які інші створені папки контактів.

Процес синхронізації

Під час синхронізації бізнес-контакти копіюються до вибраної папки контактів Outlook. У списку контактів, який використовується поза офісом, відображатимуться обидва типи контактів. Записи бізнес-контактів позначаються піктограмою "Бізнесмен" Зображення кнопки . Після цього отримати доступ до записів бізнес-контактів через Інтернет можна тим самим способом, який використовується, щоб отримувати доступ до контактів Outlook.

Під час синхронізації записи в базі даних надбудови "База даних Диспетчера бізнес-контактів" оновлюються відповідно до змін, внесених до записів, які синхронізовано через Інтернет, а синхронізовані записи оновлюються відповідно до змін, внесених до записів у базі даних. Оновлення відбувається у фоновому режимі та не заважає працювати.

Примітка : Якщо синхронізацію бізнес-контактів припинити, вони автоматично видаляться з папок контактів Outlook, SharePoint і Windows Live, а також інших синхронізованих папок контактів.

На початок сторінки

Приклад: відрядження

Під час відрядження стало відомо, що попередній керівник відділу постачання, Микола Коваль, залишив компанію, а на його місце взяли нового працівника, Ганну Чебурко. Тепер потрібно видалити зі своїх бізнес-контактів запис Миколи та створити новий запис для Ганни. Увійдіть в обліковий запис OWA, виберіть запис Миколи та видаліть його. Після цього натисніть кнопку Створити, введіть відомості про Ганну та збережіть новий запис.

Через кілька хвилин зміни скопіюються до програми Outlook на офісному комп’ютері. Запис Миколи Коваля буде видалено з папки контактів Outlook і переміщено до папки "Видалені" в надбудові "Диспетчер бізнес-контактів для Outlook". Натомість до папки контактів Outlook буде додано запис Ганни Чебурко, однак цей запис буде лише контактом Outlook, а не записом бізнес-контакту. Синхронізуються тільки записи наявних бізнес-контактів. Нові записи бізнес-контактів через Інтернет створювати не можна.

Повернувшись із відрядження, можна настроїти запис Ганни Чебурко як бізнес-контакт, виконавши кроки, описані в розділі цієї статті Створення записів Диспетчера бізнес-контактів на основі записів контактів.

Якщо під час поїздки вам потрібні всі бізнес-записи, настройте доступ до бази даних на ноутбуці, який ви берете із собою. Відомості про те, як забезпечити постійний доступ до своїх бізнес-даних, див. в статті Автономна робота з Диспетчером бізнес-контактів.

На початок сторінки

Доступ до бізнес-контактів в Інтернеті

Щоб мати постійний доступ до інформації про бізнес-контакти, можна було би перемістити або скопіювати всі записи бізнес-контактів (один за одним) до папки, яка використовується для віддаленого доступу до контактів. Однак у такому разі пов’язані із записами дані, що містить Диспетчер бізнес-контактів для Outlook, буде втрачено. Ви також не зможете користуватися перевагами синхронізації даних. Кожного разу, коли змінюється запис, вам потрібно вручну вносити такі самі зміни до іншої копії запису незалежно від того, де вона розміщена (у базі даних чи в скопійованих записах в Інтернеті).

Натомість бізнес-контакти можна додати до папки контактів Outlook. Це дасть вам змогу користуватися цими даними в Інтернеті, коли ви працюєте у веб-програмі OWA або використовуєте мобільний пристрій. Якщо функцію синхронізації бізнес-контактів активовано, після змінення запису контакту в одному місці іншу копію запису буде оновлено автоматично незалежно від того, де її розміщено (у базі даних чи в Інтернеті).

Під час синхронізації бізнес-контакти копіюються до вибраної папки контактів, а вихідні записи залишаються в базі даних Диспетчера бізнес-контактів. Дані в обох копіях бізнес-контактів синхронізуються автоматично незалежно від того, у який спосіб ви отримуєте до них доступ.

  1. Відкрийте вкладку Файл.

    Сполучення клавіш.    Щоб відкрити подання Backstage у програмі Microsoft Outlook, натисніть сполучення клавіш ALT+F.

  2. Виберіть пункт Диспетчер бізнес-контактів.

    Сполучення клавіш.    Щоб відкрити подання Backstage Диспетчера бізнес-контактів, натисніть сполучення клавіш ALT+B.

  3. Натисніть кнопку Синхронізувати, а потім виберіть команду Розпочати синхронізацію бізнес-контактів.

    Сполучення клавіш. Щоб відкрити меню Синхронізація, натисніть сполучення клавіш ALT+M.

  4. У діалоговому вікні Параметри синхронізації виберіть тип папки контактів Outlook, у яку копіюватимуться бізнес-контакти.

    Доступні параметри залежать від програми або веб-програми, що використовується, щоб отримувати віддалений доступ до даних. Докладніше про вибір папки див. далі в цій статті в розділі Вибір папки синхронізації.

  5. Щоб додати бізнес-контакти до певної категорії в папці контактів Outlook, установіть прапорець "Категорія", а потім виберіть потрібну категорію. В іншому разі зніміть цей прапорець.

  6. Натисніть кнопку OK.

    Бізнес-контакти скопіюються до вибраної папки контактів, після чого вони автоматично синхронізуватимуться у двох папках.

    Записи бізнес-контактів позначаються піктограмою "Бізнесмен" Зображення кнопки , яка відрізняє їх від контактів Outlook.

Примітка :  Якщо синхронізацію бізнес-контактів припинити, вони автоматично видаляться з папки контактів Outlook.

На початок сторінки

Вибір папки синхронізації

Щоб почати синхронізацію, вам доведеться вибрати папку, яка міститиме копію записів бізнес-контактів. Це папка, яка вже використовується для доступу до контактів із ноутбука або мобільного пристрою поза межами офіса.

Примітка :  Якщо використовується мобільний пристрій, його потрібно настроїти для синхронізації контактів Outlook.

Папки, які можна вибрати в діалоговому вікні Параметри синхронізації, залежать від програми або веб-програми, яка використовується, щоб отримувати віддалений доступ до даних, а також від настройок програми Outlook. Папки контактів Outlook можуть містити PST-файли, OST-файли, контакти Windows Live або контакти SharePoint.

Ось які типи папок контактів можна використовувати для синхронізації бізнес-контактів:

Обліковий запис Microsoft Exchange.    Виберіть цей параметр, якщо для роботи з електронною поштою використовується обліковий запис Microsoft Exchange Server 2010. Бізнес-контакти буде скопійовано до тієї самої папки, що використовується для контактів Outlook.

Файл даних Outlook (PST).    Виберіть цей параметр, щоб скопіювати бізнес-контакти до тієї самої папки, яка використовується для доступу до контактів Outlook. Цей параметр можна використовувати, якщо контакти використовуються на мобільному телефоні, в облікових записах Exchange або POP, а також інших облікових записах веб-пошти.

Обліковий запис Windows Live.    Виберіть цей параметр, щоб синхронізувати бізнес-контакти з контактами Windows Live, якщо контакти Windows Live використовуються на віддаленому комп’ютері або мобільному пристрої.

Список контактів SharePoint. Виберіть цей параметр, якщо ви користуєтеся програмою SharePoint і маєте список контактів на доступному сайті SharePoint. Бізнес-контакти синхронізуватимуться зі списком контактів SharePoint.

Інша папка контактів. Виберіть цей параметр, якщо ви створили іншу папку контактів Outlook, яку слід використовувати, щоб синхронізувати бізнес-контакти.

Примітки : 

  • Одночасно можна синхронізувати лише один обліковий запис електронної пошти та один тип папки контактів.

  • Якщо використовується мобільний пристрій, його потрібно настроїти для синхронізації контактів.

На початок сторінки

Змінення папки синхронізації бізнес-контактів

Записи бізнес-контактів одночасно можна синхронізувати лише з однією папкою. Але за потреби цю папку можна будь-коли змінити, навіть якщо дані вже синхронізуються з іншою папкою. Вибрати іншу папку можна, змінивши параметри синхронізації.

  1. Відкрийте вкладку Файл.

    Сполучення клавіш.    Щоб відкрити подання Backstage у програмі Microsoft Outlook, натисніть сполучення клавіш ALT+F.

  2. Виберіть пункт Диспетчер бізнес-контактів.

    Сполучення клавіш.    Щоб відкрити подання Backstage Диспетчера бізнес-контактів, натисніть сполучення клавіш ALT+B.

  3. Натисніть кнопку Синхронізація та виконайте одну з таких дій:

    • якщо бізнес-контакти зараз синхронізуються з певною папкою, виберіть команду Змінити настройки;

    • якщо бізнес-контакти зараз не синхронізуються, виберіть команду Розпочати синхронізацію бізнес-контактів.

  4. У діалоговому вікні Параметри синхронізації виберіть папку контактів.

    Відомості про доступні параметри див. вище в цій статті в розділі Вибір папки синхронізації.

  5. Щоб додати бізнес-контакти до певної категорії в папці контактів Outlook, установіть прапорець Категорія, а потім виберіть потрібну категорію. В іншому разі зніміть цей прапорець.

  6. Натисніть кнопку OK.

    Примітка :  Після вибору іншої папки всі синхронізовані бізнес-контакти видаляються з попередньої папки.

На початок сторінки

Припинення синхронізації бізнес-контактів

  1. Відкрийте вкладку Файл.

    Сполучення клавіш.    Щоб відкрити подання Backstage у програмі Microsoft Outlook, натисніть сполучення клавіш ALT+F.

  2. Виберіть пункт Диспетчер бізнес-контактів.

    Сполучення клавіш.    Щоб відкрити подання Backstage Диспетчера бізнес-контактів, натисніть сполучення клавіш ALT+B.

  3. Натисніть кнопку Синхронізувати, а потім виберіть команду Припинити синхронізацію бізнес-контактів.

    Сполучення клавіш.    Щоб відкрити меню "Синхронізація", натисніть сполучення клавіш ALT+M.

Усі синхронізовані записи бізнес-контактів видаляться з папки контактів.

На початок сторінки

Створення записів Диспетчера бізнес-контактів на основі записів контактів

Синхронізуються лише записи на основі бізнес-контактів, які вже наявні в базі даних Диспетчера бізнес-контактів. Коли синхронізації активна, усі нові контакти, створені в папці синхронізованих контактів, відображатимуться лише як контакти Outlook, якщо їх не скопіювати або не перемістити в Диспетчер бізнес-контактів для Outlook.

Контакти можна додавати як записи будь-якого типу категорії "Бізнес-партнер" або "Бізнес-контакт", зокрема будь-якого настроюваного типу записів.

Примітка :  Якщо контакт Outlook перемістити в Диспетчер бізнес-контактів для Outlook як запис категорії "Бізнес-партнер", цей запис більше не синхронізуватиметься для доступу через Інтернет.

  1. В області переходів натисніть кнопку Контакти.

  2. Виберіть контакт, який потрібно скопіювати або перемістити в Диспетчер бізнес-контактів для Outlook.

  3. На стрічці в групі Бізнес натисніть кнопку Створити запис.

  4. Щоб вибрати потрібний тип запису, виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Виберіть команду Копіювати до Диспетчера бізнес-контактів, а потім виберіть тип запису.

    • Виберіть команду Перемістити в Диспетчер бізнес-контактів, а потім виберіть тип запису.

Запис буде створено автоматично. Щоб переглянути запис у надбудові "Диспетчер бізнес-контактів для Outlook", в області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів виберіть пункт Керування контактами.

На початок сторінки

Вплив підключення до іншої бази даних на синхронізацію

Диспетчер бізнес-контактів для Outlook не підтримує одночасне використання кількох баз даних.

За потреби можна підключитися до іншої бази даних, навіть якщо ввімкнуто функцію синхронізації бізнес-контактів. Вибравши нову базу даних, потрібно вказати, що слід зробити із синхронізованими записами з попередньої бази даних. Виберіть один із таких варіантів:

  • Зберегти в контактах Outlook. Виберіть цей параметр, щоб зберегти попередньо синхронізовані контакти в папці контактів Outlook. Ці записи контактів залишаться в папці контактів і будуть позначені піктограмою "Бізнесмен". Вони не відображатимуться в списку бізнес-контактів нової бази даних (якщо їх не додати). У попередній базі даних записи залишатимуться без змін.

Якщо вибрати цей параметр, це дасть змогу видалити ці синхронізовані контакти з папки контактів Outlook згодом, виконавши дії, описані далі в цій статті в розділі Видалення синхронізованих бізнес-контактів, імпортованих з іншої бази даних.

  • Видалити з контактів Outlook. Виберіть цей параметр, щоб видалити синхронізовані бізнес-контакти з папки контактів Outlook. У попередній базі даних бізнес-контакти залишатимуться без змін.

  • Імпортувати до поточної бази даних Диспетчера бізнес-контактів. Виберіть цей параметр, щоб додати всі попередньо синхронізовані записи бізнес-контактів до нової бази даних як бізнес-контакти. Зміни, внесені до імпортованих бізнес-контактів, не впливають на записи в попередній базі даних.

    Примітка :  Якщо ви вирішили імпортувати дані, синхронізовані бізнес-контакти не видаляються з папки контактів Outlook.

MyHosting-BP-Настроювання-1-5

Синхронізація нової бази даних активується автоматично.

Додаткові відомості про те, як змінити баз даних про створення або вибір нової бази даних Диспетчера бізнес-контактів.

На початок сторінки

Змінення бази даних під час синхронізації бізнес-контактів

  1. Відкрийте вкладку Файл.

    Сполучення клавіш.    Щоб відкрити подання Backstage у програмі Microsoft Outlook, натисніть сполучення клавіш ALT+F.

  2. Виберіть пункт Диспетчер бізнес-контактів.

    Сполучення клавіш.    Щоб відкрити подання Backstage Диспетчера бізнес-контактів, натисніть сполучення клавіш ALT+B.

  3. Натисніть кнопку Керування базами даних і виберіть потрібний параметр бази даних.

    Сполучення клавіш.    Щоб відкрити меню Керування базами даних, натисніть сполучення клавіш ALT+D.

  4. Дотримуйтеся вказівок, наведених у створення або вибір нової бази даних Диспетчера бізнес-контактів для підключення до нової бази даних.

  5. Якщо папка контактів уже містить синхронізовані бізнес-контакти з іншої бази даних Диспетчера бізнес-контактів, відкриється діалогове вікно Синхронізація бізнес-контактів. Виберіть один із таких параметрів:

    • Зберегти в контактах Outlook;

    • Видалити з контактів Outlook;

    • Імпортувати до поточної бази даних Диспетчера бізнес-контактів.

  6. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Видалення синхронізованих бізнес-контактів, імпортованих з іншої бази даних

Після імпорту бізнес-контактів із попередньої бази даних, деякі записи бізнес-контактів можуть виявитися зайвими. Щоб вилучити ці записи, зробіть ось що:

  1. Відкрийте вкладку Файл.

    Сполучення клавіш.    Щоб відкрити подання Backstage у програмі Microsoft Outlook, натисніть сполучення клавіш ALT+F.

  2. Виберіть пункт Диспетчер бізнес-контактів.

    Сполучення клавіш.    Щоб відкрити подання Backstage Диспетчера бізнес-контактів, натисніть сполучення клавіш ALT+B.

  3. Натисніть кнопку Синхронізація та виберіть команду Вилучити контакти, видалені з Outlook.

    Сполучення клавіш.    Щоб відкрити меню Синхронізація, натисніть сполучення клавіш ALT+M.

Видалені контакти буде вилучено з бази даних.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×