Вступ до сайту центру записів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Шаблон сайту центру записів у Microsoft Office SharePoint Server 2007 призначений для допомоги організаціям у реалізації програм із керування записами та збереження даних.

У цій статті

Можливості шаблону сайту центру записів

Створення сайту центру записів

Функції шаблону сайту центру записів

Сайт центру записів призначений служити головним сховищем, у якому організація може зберігати всі свої записи та керувати ними. Сайт центру записів підтримує весь процес керування записами, від збирання записів до керування ними та їх ліквідації. Зазвичай сайт центру записів розробляється й настроюється фахівцями з питань керування записами та спеціалістами з інформаційних технологій (ІТ), які дотримуються плану організації.

Шаблон сайту центру записів поєднує деякі стандартні функції, доступні в Office SharePoint Server 2007, із додатковими функціями керування записами й надає такі можливості:

  • Функція сховища     Центр записів містить кілька функцій, які допомагають забезпечувати цілісність записів, які зберігаються в ньому:

    • Система ніколи не змінює записи автоматично. Це гарантує, що записи, передані на сайт центру записів, а потім завантажені з нього через деякий час, будуть завжди ідентичними.

    • Адміністратори сайту можуть легко настроювати центр записів за допомогою параметрів, які перешкоджають безпосередньому несанкціонованому втручанню в записи через керування версіями змін, внесених до вмісту документів, і аудиту певних типів змін.

    • Центр записів дає змогу менеджерам записів додавати і змінювати метадані в елементах незалежно від метаданих запису. У такому разі дані, які відносяться до завдань керування записами, можна оновлювати без змінення базового запису. Змінам, внесені до метаданих, також надаються версії.

  • Впровадження політики керування даними   Office SharePoint Server 2007 містить кілька функцій політики, що використовуються для керування записами. 

    • Аудит     Ця функція реєструє події та операції, які виконуються над файлами. У контексті керування записами аудит допомагає фіксувати, хто переглядає й отримує доступ до даних у центрі записів.

    • Термін дії     Ця функція вказує, як довго потрібно зберігати запис і що слід зробити після закінчення терміну дії — видалити дані або ініціювати робочий процес затвердження розташування. У контексті керування записами термін дії запису зазвичай розпочинається, коли запис вперше надсилається до центру записів.

    • Штрих-коди     Ця функція надає кожному запису унікальний штрих-код і числове значення. Значення штрих-коду зберігається й індексується разом з електронною версією запису. У контексті керування записами штрих-коди допомагають зберігати й відстежувати фізичні записи. Якщо записи з бібліотеки мають фізичні копії, штрих-коди слугують для зіставлення фізичних копій з електронними аналогами.

  • Програмний інтерфейс колекції записів     Центр записів підтримує ряд служб, які полегшують роботу з колекцією записів. Програмований інтерфейс колекції записів надає змогу організаціям настроювати як документи, так і системи електронної пошти на автоматичне надсилання файлів до сайту центру записів. Вміст можна надсилати до центру записів через веб-службу за допомогою протоколу SOAP або електронною поштою за допомогою протоколу SMTP.

  • Маршрутизація записів     Центр записів містить список маршрутизації записів, який автоматично переспрямовує вхідні записи (надіслані як автоматично, так і вручну) до потрібного місця, залежно від типу запису. У ході надсилання запису до центру записів до нього часто додаються додаткові дані, такі як історія аудиту й метадані. Історія аудиту запису зберігається в центрі записів у вигляді XML-файлу, а метадані запису зберігаються як у XML-файлі, так і в стовпцях метаданих на сайті центру записів.

  • Утримання     Центр записів надає змогу організаціям робити записи, які підлягають офіційному обшуку в межах судового процесу або стосуються аудиту чи слідства, і розміщує їх у списку «Утримання». Коли записи розміщені у списку на утримання, для них призупиняються всі застосовані політики терміну дії, у такому разі вони захищені від видалення. Наприклад, якщо в судовому процесі організація подає відповідні записи, які може бути потрібно утримувати, ці записи будуть доступні до самого завершення процесу. Записи можна одночасно розміщувати більше ніж в одному списку на утримання. Менеджери записів можуть також шукати в центрі записів ті, які потрібно розмістити на утримання.

На початок сторінки

Розроблення сайту центру записів

На найвищому рівні є два основних етапи процесу розроблення сайту центру записів для реалізації програми керування записами:

  1. Організація має розробити стратегію керування записами та собою офіційно записує план керування. Це є результатом співпраці, яка включає в себе координації менеджери записів, спеціалісти, ІТ-фахівців і працюють з інформацією.

  2. Організація має потім настроїти один або кілька сайтів центру записів для впровадження свого плану керування записами.

У нижченаведених розділах розглядаються основні елементи, які складають кожний із цих етапів.

Планування керування записами

Перш ніж організація зможе настроїти сайт центру записів як вирішення для керування записами, вона має скласти офіційний план стратегії керування записами. Особливі елементи офіційного плану керування записами унікальні для окремих організацій або справ. Проте фактично всі плани керування записами містять такі документи і процеси:

  • План файлів     У плані файлів описуються типи документів або елементів, які організація визнає офіційними бізнес-записами. Він указує, де зберігаються ці записи, і надає відомості щодо відмінностей між типами записів. План файлів слугує обширною колекцією політик, процесів і рекомендацій щодо створення, зберігання та керування записами. План файлів має містити відомості про всі записи, незалежно від носіїв — папір, електронна пошта й електронні файли. Він має також уточнювати, як класифікується, захищається і врешті-решт видаляється кожний запис. План має також містити відомості про спеціальні категорії записів, такі як записи з позначками «Конфіденційно», «Терміново», «Комерційна таємниця» або «Привілейовано». Нарешті, у плані файлів слід вказати користувачів, які відповідають за керування кожним типом записів.

  • Розклад зберігання     Розклад зберігання вказує, як довго має зберігатися кожен тип записів (термін його зберігання), а також процедуру його видалення після закінчення цього терміну (процедура ліквідації). Рекомендації щодо розкладу зберігання зазвичай базуються на вимогах закону, ризиках організації та бізнес-потребах. До того ж, розклад зберігання зазвичай враховує непередбачені витрати на керування ризиками, які визначають термін зберігання для кожного типу записів.

  • Документ із вимогами щодо відповідності     Документ з вимогами щодо відповідності визначає правила, яких мають дотримуватись ІТ-системи для керування записами, їх можливості, а також типи постійного моніторингу, які вони мають підтримувати для забезпечення відповідності.

  • Офіційний процес призупинення ліквідації записів     Цей процес, який часто називається Утримання, описує, як організація призупиняє ліквідацію записів у разі судового процесу, аудиту або розслідування.

  • Система моніторингу та звітування про обробку записів     Для гарантії того, що працівники зберігатимуть, використовуватимуть і керуватимуть записами згідно з визначеними політиками та процесами, програма керування записами має містити процес або систему для моніторингу та звітування про обробку записів.

На початок сторінки

Настроювання сайту центру записів

Після того, як організація розпочне детально планувати керування записами і розробить щодо цього офіційний план, вона може створювати і змінювати сайт центру записів для реалізації програми.

Потрібно виконати такі етапи настроювання сайту центру записів:

  1. Створіть бібліотеки або списки документів для керування та зберігання кожного типу записів, вказаного в плані файлів.

    Рекомендовано створювати по одній бібліотеці документів для кожного типу вмісту в плані записів.

    Коли записи надіслано до центру записів, вони переспрямовуються до відповідного списку або бібліотеки.

  2. Створіть стовпці для відповідних бібліотек, списків документів або типів вмісту, які будуть містити й відображати метадані для кожного типу запису, вказаного в плані файлів.

  3. Укажіть політики керування даними для кожного типу записів на сайті центру записів. Ці політики мають відображати термін зберігання та вимоги до аудиту, вказані в плані файлів організації та в розкладі зберігання.

  4. Настройте список маршрутизації записів таким чином, щоб кожний тип записів надсилався до належного розташування. Коли записи надсилаються до сайту центру записів, вручну або автоматично, Office SharePoint Server 2007 за допомогою цієї таблиці визначає, як класифікувати запис на сайті центру записів і куди його надіслати.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×