Вступ до політики керування даними

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

В установах можна визначити й використовувати політики керування даними на сайтах Microsoft Office SharePoint Server 2007 для забезпечення відповідності корпоративним бізнес-процесам і правовим або урядовим нормам для керування даними. Політики керування даними дозволяють адміністраторам сайтів і керівникам списків контролювати процес керування вмістом.

У цій статті

Що таке політику керування даними

Як можна використовувати політики керування даними на сайті

Що таке політика керування даними?

Політика керування даними — це набір правил для типу вмісту. Політика керування даними дозволяє організаціям контролювати й відстежувати такі аспекти, як термін зберігання вмісту або дії, які користувачі можуть виконувати з вмістом. Політика керування даними допомагає організаціям дотримуватися законодавчих або урядових норм або просто підштовхувати внутрішні бізнес-процеси. Наприклад, організація, яка має дотримуватися урядових норм щодо впровадження «достатнього контролю» за фінансовими звітами, може розробити одну або кілька політик керування даними, які перевірятимуть роботу процесів розроблення й затвердження всіх документів, пов’язаних із фінансовими даними.

Функції політики, включені до складу Office SharePoint Server 2007

Кожне правило політики керування даними є функцією. Office SharePoint Server 2007 містить кілька визначених функцій політики, використовуючи які окремо чи комбіновано, організація може визначати політики керування даними для сайтів. До складу Office SharePoint Server 2007 включено такі функції політики:

  • Аудит     Функція політики «Аудит» допомагає організаціям аналізувати практику використання систем керування вмістом, реєструючи події та операції, які виконуються над документами та елементами списків. Організації можуть настроїти функцію «Аудит» на реєстрацію таких подій, як редагування, перегляд, повернення, витягнення документа чи елемента, або змінення його дозволів. Усі дані про перевірку зберігаються в одному журналі аудиту на сервері, на основі якого адміністратори сайтів можуть складати звіти. Організації можуть також, використовуючи об’єктну модель Office SharePoint Server 2007, записувати й додавати до журналу аудиту настроювані події.

  • Термін дії     Функція політики «Термін дії» допомагає організаціям узгоджено та контрольовано видаляти застарілий вміст із сайтів. Ця функція допомагає керувати витратами та ризиками, пов’язаними з видаленням застарілого вмісту. Організації можуть настроювати політику «Термін дії», щоб указати, що певні типи вмісту стають неактуальними в указану дату або через обчислюваний проміжок часу після певної дії з документом (наприклад, створення або редагування).

  • Штрих-коди     Функція політики «Штрих-коди» допомагає організаціям відстежувати фізичні копії документів або елементів списку, роздруковані з сайту. Функція «Штрих-коди» створює унікальне значення ідентифікатора для документа. Користувачі можуть відтак додавати зображення штрих-коду цього значення до створюваних документів Microsoft Office. Штрих-код на фізичній копії документа можна також використовувати для пошуку оригіналу цього документа на сервері. За промовчанням штрих-коди сумісні зі стандартом Code 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39). Організації можуть також, використовуючи об’єктну модель Office SharePoint Server 2007, інсталювати штрих-коди інших постачальників.

  • Позначки     Функція політики «Позначки» також допомагає організаціям відстежувати фізичні копії документів або елементів списку, роздруковані з сайту. Функція «Позначки» автоматично створює текстові позначки на основі властивостей документа й форматування, вказаного адміністратором сайту або менеджером списку. Під час додавання позначок до документів Microsoft Office позначки автоматично оновлюються даними з властивостей документа.

На початок сторінки

Настроювані функції політики

Організації можуть також створювати й використовувати настроювані функції для відповідності певним потребам. Наприклад, виробничим компаніям може бути потрібно визначити політику керування даними для всіх документів зі специфікаціями дизайну розробок товару, які не дозволяють користувачам робити копії з цих документів на незахищених принтерах. Щоб визначити таку політику керування даними, можна створити й розгорнути функцію політики «Обмеження друку», яку можна додати до відповідної політики керування даними для типу вмісту специфікацій дизайну продукту.

На початок сторінки

Інтеграція політики керування даними з програмами системи система Microsoft Office 2007

Існує кілька способів, за допомогою яких політика керування даними Office SharePoint Server 2007 може відображатися користувачам у клієнтських програмах Office 2007. Під час настроювання політики керування даними на сервері для певного типу вмісту, списку чи бібліотеки можна написати декларацію про політику, яка відображатиметься користувачам, що працюють із вмістом, на який поширюється ця політика. Декларація про політику може повідомляти користувачам, що до документа застосовано політику керування даними, або надавати докладну інформацію, наприклад, відомості про термін дії документа. Коли користувач відкриває документи, на які поширюється політика керування даними, за допомогою однієї з клієнтських програм Office 2007, відображається декларація про політику. До того ж, якщо політика керування даними містить функцію «Штрих-код» або «Мітка», таку політику можна настроїти так, щоб користувачі повинні були додавати штрих-коди або мітки до документів Microsoft Office під час їх збереження або друку за допомогою клієнтської програми Office 2007.

На початок сторінки

Як можна використовувати політику керування даними на сайті

Щоб застосувати політику керування даними, потрібно додати її до списку, бібліотеки або типу вмісту на сайті. Місце, вибране для створення або додавання політики керування даними, впливає на масштаб застосування або використання політики. Можна:

  • Створити політику колекції сайтів і додати її до типу вмісту, списку або бібліотеки     Можна створити політику колекції сайтів у списку політик колекції сайтів для сайту верхнього рівня. Після створення цю політику можна експортувати, щоб адміністратори сайтів могли додавати її до власного списку політик колекції сайтів. Створення експортованої політики колекції сайтів дає смогу стандартизувати політики керування даними на сайтах організації.

    Під час додавання політики колекції сайтів до типу вмісту сайту, коли екземпляр цього типу додається до списку або бібліотеки, власник цього списку або бібліотеки не може змінити політику колекції сайтів для вибраного списку або бібліотеки. Додавання політики колекції сайтів до типу вмісту сайту — це хороший спосіб перевірити, чи застосовано політику колекції сайтів на кожному рівні ієрархії сайтів.

    Додаткові відомості можна отримати у статті створення політику керування даними для колекції сайтів.

  • Створити політику керування даними для типу вмісту сайту в колекції типів вмісту сайтів на сайті верхнього рівня, відтак додати цей тип до одного чи кількох списків або бібліотек     Можна також створити політику керування даними безпосередньо для типу вмісту сайту, після чого пов’язати екземпляр вибраного типу вмісту сайту з кількома списками або бібліотеками. Якщо політика керування даними створюється за допомогою такого методу, то вона поширюється на кожен елемент колекції сайтів, який має вибраний тип вмісту або успадкований від вибраного. Якщо політику керування даними створено безпосередньо для певного типу вмісту сайту, її важче застосовувати в інших колекціях сайтів, оскільки політики, створені таким чином, не підлягають експортуванню.

    Примітка : Щоб контролювати, які політики використовуються в колекції сайтів, її адміністратори можуть вимкнути можливість установлення функцій політики безпосередньо для певного типу вмісту. Коли діє таке обмеження, користувачі, які створюють типи вмісту сайтів, можуть лише вибирати політики зі списку політик колекції сайтів.

    Щоб отримати відомості про створення політику керування даними для типу вмісту сайту у статті Змінення типу вмісту сайту.

  • Створити політику керування даними для списку або бібліотеки     Якщо організації потрібно застосувати певну політику керування даними до обмеженого обсягу вмісту, можна створити політику керування даними, яка застосовуватиметься тільки до окремого списку або бібліотеки. Такий метод створення політики керування даними є найменш гнучким, оскільки політика застосовується тільки до одного розташування, і її не можна експортувати або повторно використати в інших розташуваннях. Проте деяким організаціям потрібна можливість створення власних політик керування даними з обмеженим їх застосуванням у певних ситуаціях.

    Примітки : 

    • Політику керування даними для списку або бібліотеки можна створити лише в тому разі, якщо цей список або бібліотека не підтримують кількох типів вмісту. Якщо список або бібліотека підтримують кілька типів вмісту, потрібно визначити політику керування даними для кожного окремого типу вмісту, пов’язаного зі списком або бібліотекою. (Екземпляри типу вмісту сайту, пов’язані з певними списками або бібліотеками, відомі як типи вмісту списків.)

    • Для контролю за тим, які політики використовуються у колекції сайту, адміністратори колекції можуть вимкнути можливість настроювання функцій політики безпосередньо у списку або бібліотеці. Коли задіяно таке обмеження, користувачі, які керують списками або бібліотеками, обмежені у своєму виборі політики списком політик колекції сайтів.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×