Вставлення, створення та видалення поля для збереження значень дат

Поле «Дата й час» додається до таблиці, якщо потрібно зберегти значення дати й часу. Дані дати й часу використовуються для різноманітних особистих і службових завдань, наприклад для збереження відомостей про дні народження, відомостей про дати доставки й сплати за рахунками та для карток обліку робочого часу. У цій статті описано додавання та видалення поля «Дата й час» у нових і наявних таблицях баз даних у застосунку Microsoft Office Access 2007.

Примітка : У цій статті не описується введення даних у поле «Дата/Час». Для отримання додаткових відомостей про використання полів дати й часу див. статтю Введення значення дати й часу.

У цій статті

Поля «Дата й час»

Додавання поля «Дата й час» у поданні таблиці

Додавання поля «Дата й час» у поданні конструктора

Видалення поля «Дата й час»

Відомості про властивості поля «Дата й час»

Поля «Дата й час»

Якщо ви раніше не працювали в застосунку Office Access 2007, слід пам’ятати, що дані в базі даних зберігаються в одній або кількох таблицях. Ці дані можна переглядати в таблиці даних — сітці, яка виглядає як робочий аркуш Microsoft Office Excel 2007, — або у формі введення даних чи звіті, але дані все одно розташовуються в одній або кількох таблицях. У свою чергу кожна таблиця містить набори полів (стовпці), а кожне поле може містити певний тип даних. Наприклад, для поля вибирається тип даних «Дата й час», якщо в ньому потрібно зберігати значення дати й часу, і це єдині типи значень, які можна розмістити в полі.

Характеристики поля «Дата й час»

Під час використання бази даних Access можна побачити значення дати й часу в будь-яких форматах, наприклад, у європейському форматі (28.11.2006 або 28-11-2006), південно-азійському форматі (28/11/2006) або форматі США (11/28/2006).

Незалежно від формату даних дати й часу в Access і способу введення даних дати й часу, у полях типу «Дата й час» дати й час зберігаються як подвійні числа з рухомою комою — порядкові дати. Наступний рисунок відображає типове значення порядкової дати й часу.

Подвійне число

Ціла частина значення, ліворуч від десяткової коми, відображає дату. Дробова частина, праворуч від десяткової коми, відображає час.

Число на цьому рисунку означає 24 грудня 2003 року, 21.00. Компонент дати — це число цілих днів, які минули від початкової, або «базової», дати 30.12.1899 року. У цьому прикладі від 30.12.1899 до 24.12.2003 минуло 37979 днів. Компонент часу — це дробова частина 24-годинного дня. Таким чином, значення 0,875, помножене на 24 години, дорівнює 21 години або 9:00 РМ.

Від’ємні значення в компоненті дати відображають дати, які передують базовій. Наприклад, значення -1 у компоненті дати відповідає одному дню до базової дати або 29.12.1899 року.

Припустимі значення дати містяться в діапазоні від -657 434 (1 січня 100 року н.е.) до 2 958 465 (31 грудня 9999 року н.е.). Припустимі значення часу містяться в діапазоні від 0,0 до 0,9999 або 23:59:59.

Збереження значень дати й часу в числовому форматі дає змогу виконувати велику кількість обчислень із даними дати й часу. Наприклад, можна обчислити загальну кількість робочих годин (для картки обліку робочого часу) або визначити термін сплати за рахунком.

Формати полів «Дата й час»

У полі «Дата й час» можна використовувати два загальні типи форматування: формат введення даних і формат відображення. Маска вводу — набір символів алфавіту й покажчиків місця заповнення, які визначають введення даних, — використовується, якщо потрібно застосувати формат введення даних. Формати відображення використовуються, якщо потрібно керувати даними, які переглядатимуть користувачі в таблицях даних, формах і звітах. У застосунку Access пропонуються два типи форматів відображення: набір вбудованих форматів, які можна вибрати зі списку, і можливість створити настроюваний формат.

Для отримання додаткових відомостей про використання вбудованих і настроюваних форматів див. статтю Форматування даних у таблицях, формах і звітах.

Для отримання додаткових відомостей про маски вводу див. статтю Створення маски вводу для введення значень полів і елементів керування в певному форматі.

Методи створення поля «Дата й час»

У програмі Office Access 2007 пропонується кілька способів додавання поля «Дата/Час» до нової або наявної таблиці:

  • Подання таблиці    Поле «Дата й час» можна додати до нової або наявної таблиці в поданні таблиці таким чином: додати нове поле та ввести дату вручну або скопіювати й вставити дату. Можна також вибрати тип даних із розкривного списку та настроїти властивість Обов’язкове, за якої введення даних у поле є обов’язковим, і властивість Унікальне, за якої в поле потрібно вводити лише неповторюване значення.

  • Подання конструктора    Подання конструктора використовується для додавання поля «Дата й час» і настроювання властивостей поля, які не можна настроїти в поданні таблиці, зокрема масок вводу і значень за промовчанням.

Вгорі сторінки

Додавання поля «Дата й час» у поданні таблиці

Кроки в цьому розділі описують додавання поля «Дата й час» до наявної або нової таблиці в поданні таблиці. Якщо ви раніше не працювали у програмі Access, таблиця даних — це сітка, яка виглядає як робочий аркуш Office Excel 2007.

Додавання поля «Дата й час» до наявної таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкриття виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть двічі таблицю, яку слід змінити.

    Таблиця відкривається в поданні таблиці.

  4. Якщо потрібно, прокрутіть до першого пустого поля по горизонталі. За промовчанням, у програмі Access відображається підпис Додати нове поле в рядку заголовка всіх нових полів, наприклад:

    Нове поле в таблиці даних

  5. Клацніть двічі рядок заголовка та введіть ім’я нового поля.

  6. Виберіть перший пустий рядок під полем заголовка та введіть дату.

    — або —

    Вставте дату в перший рядок.

    — або —

    На вкладці Режим таблиці у групі Тип даних і форматування виберіть пункт Дата/Час зі списку Тип даних.

  7. Збережіть зміни.

Додавання поля «Дата й час» до нової таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкриття виберіть і відкрийте базу даних.

  3. На вкладці Створити у групі Таблиці клацніть елемент Таблиця.

    Нова таблиця відкривається в поданні таблиці. Цей рисунок відображає нову таблицю:

    Нова пуста таблиця в новій базі даних

  4. Натисніть кнопку Зберегти Зображення кнопки і в діалоговому вікні Збереження документа введіть ім’я нової таблиці.

  5. Клацніть двічі рядок заголовка першого поля таблиці (містить підпис Додати нове поле) і введіть ім’я поля.

  6. Виберіть перший пустий рядок під полем заголовка та введіть дату. Access автоматично визначає тип даних як «Дата й час» у разі введення дати.

    — або —

    Вставте дату в перший рядок.

    — або —

    На вкладці Режим таблиці у групі Тип даних і форматування виберіть пункт Дата/Час зі списку Тип даних.

Вгорі сторінки

Додавання поля «Дата й час» у поданні конструктора

У поданні конструктора можна додати поле «Дата й час» до нової або наявної таблиці та настроїти або змінити властивості поля, недоступні в поданні таблиці. Наприклад, можна визначити маску вводу або правило перевірки. Для отримання додаткових відомостей про маски вводу й інші властивості див. розділ Відомості про властивості поля «Дата й час».

Додавання поля «Дата й час» до наявної таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкриття виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку слід змінити, і виберіть пункт Конструктор Зображення кнопки .

  4. У стовпці Ім’я поля виберіть перший пустий рядок і введіть ім’я поля.

  5. Виберіть сусідню клітинку у стовпці Тип даних, а потім виберіть у списку параметр Дата й час.

  6. Збережіть зміни.

Додавання поля «Дата й час» до нової таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкриття виберіть і відкрийте базу даних.

  3. На вкладці Створити у групі Таблиці клацніть елемент Таблиця.

  4. Натисніть кнопку Зберегти Зображення кнопки і в діалоговому вікні Збереження документа введіть ім’я нової таблиці.

  5. Клацніть правою кнопкою вкладку документа нової таблиці та виберіть пункт Конструктор.

  6. У стовпці Ім’я поля виберіть перший пустий рядок і введіть ім’я поля.

  7. Виберіть сусідню клітинку у стовпці Тип даних, а потім виберіть у списку параметр Дата й час.

  8. Збережіть зміни. Якщо потрібно настроїти властивості поля, залиште таблицю відкритою в поданні конструктора та перейдіть до наступних кроків.

Настроювання та змінення властивостей поля

  1. На вкладці Загальні в нижній частині конструктора таблиці в області Властивості поля знайдіть властивість, яку слід змінити.

  2. Виберіть поле поруч з іменем властивості. Залежно від властивості, виконайте будь-яку з таких дій:

    • Введіть дані (наприклад, текст за промовчанням або маску вводу).

    • Запустіть побудовник виразів або майстер масок вводу.

    • Відкрийте діалогове вікно Смарт-теги, натиснувши кнопку Builder button поруч із полем властивості.

    • Виберіть параметр зі списку.

      Для отримання відомостей про використання кожної властивості поля виберіть властивість і натисніть клавішу F1.

Вгорі сторінки

Видалення поля «Дата й час»

Поле «Дата й час» можна видалити з таблиці в поданні таблиці або конструктора. Якщо видалити поле «Дата й час», яке містить дані, ці дані остаточно втрачаються — видалення не можна скасувати. Тому перед видаленням будь-яких полів таблиці або інших компонентів бази даних слід створити резервну копію бази даних.

Видалення поля «Дата й час» у поданні таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкриття виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть двічі таблицю, яку слід змінити.

    Таблиця відкривається в поданні таблиці.

  4. Знайдіть поле «Дата й час», клацніть правою кнопкою миші рядок заголовка (ім’я) і виберіть команду Видалити стовпець.

  5. Натисніть кнопку Так, щоб підтвердити видалення.

Видалення поля «Дата й час» у поданні конструктора

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкриття виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку слід змінити, і виберіть пункт Конструктор Зображення кнопки .

    Таблиця відкривається в поданні конструктора.

  4. Клацніть маркер виділення рядка (пустий квадрат) поруч із полем «Дата й час» і натисніть клавішу DELETE.

    — або —

    Клацніть правою кнопкою маркер виділення та виберіть пункт Видалити рядки.

  5. Натисніть кнопку Так, щоб підтвердити видалення.

Вгорі сторінки

Відомості про властивості поля «Дата й час»

Під час додавання поля «Дата й час» до таблиці в поданні конструктора можна настроїти й змінити кілька властивостей поля. Ця таблиця містить список властивостей поля «Дата й час» і опис їх дій, а також підказки щодо настроювання та змінення цих властивостей.

Властивість

Використання

Формат

Введення символів настроюваного форматування для визначення формату відображення. Формати, визначені в цьому полі, відображаються в таблицях даних, формах і звітах. Для отримання додаткових відомостей про настроювані формати див. статтю Форматування даних у таблицях, формат і звітах.

Маска вводу

Введення рядка маски вводу або запуск майстра масок вводу за допомогою кнопки Builder button .

Для отримання додаткових відомостей про створення та використання масок вводу див. статті Створення маски вводу для введення значень полів і елементів керування в певному форматі та Форматування даних у таблицях, формах і звітах.

Назва

Визначення імені поля «Дата й час». Якщо підпис не визначено, використовується ім’я поля за промовчанням.

Значення за промовчанням

Визначення значення, яке автоматично відображається в полі в разі створення нового запису. Можна ввести будь-яку функцію, наприклад, Date(), щоб автоматично відображати поточну дату.

Правило перевірки

Визначення вимог до даних, введених у всьому записі, окремому полі або елементі керування у формі або звіті. У властивості Текст перевірки можна вказати текст повідомлення про помилку, якщо користувач вводить дані, які порушують правило. Максимальна довжина: 2048 символів.

Для отримання додаткових відомостей про створення правил перевірки див. статтю Створення правила перевірки для перевірки даних у полі.

Текст перевірки

Задання тексту повідомлення про помилку, яке відображається в разі порушення правила перевірки. Максимальна довжина: 255 символів.

Для отримання додаткових відомостей про створення правил перевірки див. статтю Створення правила перевірки для перевірки даних у полі.

Обов’язково

Якщо ця властивість має значення Так, введення даних у поле або елементи керування, приєднані до поля, є обов’язковим. Крім того, це не може бути значення null.

Індексовано

Індекс використовується для прискорення запитів, сортування й операцій групування, які виконуються для великих обсягів даних. Індекси також використовуються для заборони введення повторюваних значень. Варіанти:

  • Ні     Вимкнення індексування (за промовчанням)

  • Так (Повторення дозволені)     Індексування поля та дозвіл повторюваних значень. Наприклад, можна повторювати імена та прізвища.

  • Так (Без повторень)    Індексування поля та заборона повторюваних значень.

Режим IME

Визначення редактора засобів вводу (IME) — засіб для використання англійських версій Access для роботи з файлами, створеними в японських або корейських версіях Access. Значення за промовчанням: Без елемента керування. Для отримання додаткових відомостей про використання цієї властивості натисніть клавішу F1.

Режим речення IME

Визначення типу даних, який можна вводити за допомогою редактора засобів вводу. Для отримання додаткових відомостей про використання цієї властивості натисніть клавішу F1.

Смарт-теги

Визначення одного або кількох смарт-тегів для поля або елементів керування, приєднаних до поля. Смарт-теги — це компоненти, які розпізнають типи даних у полі та дають змогу виконувати дію, залежно від цього типу. Наприклад, можна вибрати поле «Дата й час», а потім використати смарт-тег для відкриття особистого календаря.

Натисніть кнопку Builder button поруч із полем властивості, щоб переглянути список доступних смарт-тегів.

Вирівнювання тексту

Визначення вирівнювання даних у полі «Дата й час». Варіанти:

  • Загальне     Вирівнювання тексту ліворуч, чисел і дати праворуч.

  • Ліворуч     Вирівнювання тексту, дати й чисел ліворуч.

  • Праворуч     Вирівнювання тексту, дати й чисел праворуч.

  • По центру     Вирівнювання тексту, дат й чисел по центру.

  • Розподілено     Розподілення тексту, дати й чисел рівномірно відносно двох меж поля або текстового поля.

Відображати засіб вибору дати

Відображення або приховання спливаючого елемента керування календарем, який відображається за вибору поля «Дата й час». Значення за промовчанням: Для дат. Виберіть параметр Ніколи, щоб приховати цей елемент керування.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×