Вставлення полів злиття

Зв’язуючи документ зі списком розсилки для злиття повідомлень електронної пошти, етикеток або листів, ви можете додати поля злиття, щоб персоналізувати вміст. Поля злиття відповідають заголовкам стовпців у списку розсилки, який також називають джерелом даних. У прикладі нижче показано, як поля зі списку розсилки на аркуші Excel з’являються в документі злиття.

дані, переміщені в поля злиття

Вставлені поля злиття отримують дані зі списку розсилки та додають їх до кожного конверта, повідомлення, етикетки або листа.

Щоб не було потреби вставляти поля в документ окремо, у Word передбачено інструменти "Блок адреси" та "Рядок привітання", за допомогою яких можна відразу додати всі поля адреси або привітання.

Додавання блоку адреси

Щоб легко додати блок адреси до листа, конверта або етикетки, скористайтесь інструментом Блок адреси.

  1. Клацніть місце в документі, куди потрібно додати блок адреси.

  2. Натисніть кнопку Блок адреси.

Вставлення поля злиття ''Блок адреси''

Примітка : Якщо кнопка Блок адреси неактивна, натисніть кнопку Вибрати одержувачів і виберіть тип списку розсилки, який ви використовуєте – контакти Outlook, аркуш Excel або файл MDB, попередньо створений у програмі Word. Якщо у вас ще немає списку розсилки, виберіть пункт Ввести новий список, щоб створити список у програмі Word.

У програмі Word можна вибрати формат імені чи адреси – офіційний або неофіційний.

Порада : Щоб налаштувати в поштових етикетках одинарний інтервал, виділіть поле "Блок адреси", перейдіть на вкладку Розмітка сторінки (Word 2013) або Макет (Word 2016). У розділі Інтервал введіть у полях До та Після значення 0.

інтервал між абзацами

Щоб переконатися, що адреси на аркуші Excel буде злито належним чином, див. статтю Форматування чисел, дат та інших значень у програмі Excel перед злиттям.

Додавання рядка привітання

Щоб додати стандартне привітання до повідомлення електронної пошти або листа, скористайтесь інструментом Рядок привітання.

  1. Клацніть місце в документі, куди потрібно вставити привітання.

  2. Натисніть кнопку Рядок привітання.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із виділеною кнопкою "Рядок привітання"

    Примітка : Якщо кнопка Рядок привітання неактивна, натисніть кнопку Вибрати одержувачів і виберіть тип списку розсилки, який ви використовуєте – контакти Outlook, аркуш Excel або файл MDB, попередньо створений у програмі Word. Якщо у вас ще немає списку розсилки, виберіть пункт Ввести новий список, щоб створити список у програмі Word.

  3. Виберіть потрібний стиль імені та настройте інші параметри.

    Параметри рядка привітання

    Порада : Щоб упевнитись, що програма Word знайде адреси та назви в списку, виберіть пункт Добір полів. Перевірте, чи в списку відображено потрібні поля. Якщо в потрібному полі відображається напис Не зіставлено, клацніть розкривний список для цього поля та виберіть назву стовпця, яка відповідає цьому стовпцю у вашому списку.

  4. Щоб переконатися, що поле має потрібний формат, виділіть усе поле разом із позначками перед ним і після нього.

    поле «рядок привітання» в документі злиття

  5. На вкладці "Основне" перевірте шрифт і його розмір.

    .

  6. Натисніть кнопку Міжрядковий інтервал, щоб переконатися, що міжрядковий інтервал однаковий у всьому документі.

    Кнопка "Міжрядковий інтервал" на вкладці "Основне"

Додавши потрібні поля для злиття, введіть інформацію, яка буде однакова в усіх листах, повідомленнях електронної пошти, конвертах або етикетках, створених під час злиття.

Додавання окремих полів злиття

Якщо потрібно додати до документа інформацію зі списку розсилки, можна додавати поля злиття по одному.

  1. Клацніть місце в документі, куди потрібно додати поле злиття.

  2. Клацніть стрілку розкривного списку поруч із кнопкою Додати поле злиття та виберіть ім’я поля.

    Меню доступних полів ''Додати поле злиття''

  3. Якщо в списку немає потрібного поля, натисніть кнопку Додати поле злиття.

    кнопка «додати поле злиття»

  4. Виберіть параметр Поля бази даних, щоб відобразити список полів із джерела даних.

  5. Примітка : Якщо поля з необхідного джерела даних не відображаються, перевірте, чи підключено до нього документ. Натисніть кнопку Редагувати список одержувачів і перевірте, чи збігається поле Джерело даних із необхідним джерелом.

  6. Виберіть елемент Вставлення.

Примітка : Якщо певні числа, грошові одиниці або дати мають неправильний формат, див. довідку в статті Форматування чисел, дат та інших полів злиття.

Використання розширених полів злиття

Якщо потрібно, щоб у листах або повідомленнях електронної пошти, які ви надсилаєте клієнтам, містилася різна інформація залежно від значень у певних полях джерела даних, можна налаштувати правило заповнення поля. Наприклад, якщо термін погашення суми заборгованості вже минув, у накладних може міститися слово "Прострочено".

Щоб налаштувати правило й розширене поле, на вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення клацніть Правила та виберіть тип поля, яке потрібно додати.

кнопка «правила» для відкриття меню правил

Докладні відомості про використання правил злиття див. в статті Установлення правил для злиття.

Повні покрокові інструкції з виконання злиття див. в статті Використання злиття для групової розсилки повідомлень електронної пошти, Створення та друк етикеток за допомогою злиття або Персоналізація листів за допомогою злиття.

Додавання дати й часу

Щоб вставити поточну дату й час у документ, перейдіть на вкладку Вставлення на стрічці та в групі Текст виберіть Дата й час. У діалоговому вікні Дата й час виберіть потрібний формат. Натисніть кнопку OK, щоб вставити виділення.

Порада : Якщо потрібно, щоб дата й час оновлювались автоматично під час кожного відкриття документа, установіть прапорець Оновлювати автоматично, перш ніж натискати кнопку OK.

Див. також

Інші запитання про злиття в програмі Word

Поставте запитання в спільноті Word.

Допомога в удосконаленні Word

Маєте пропозиції щодо того, як покращити програму Word? Якщо так, відвідайте форум Word UserVoice і напишіть нам!

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×