Вставлення, змінення та видалення поля приміток

Поле приміток використовується, коли в базі даних потрібно зберігати великі обсяги тексту. У цій статті описано, як додавати поля приміток до нових і наявних таблиць баз даних у програмі Microsoft Office Access 2007.

Виберіть дію

Що таке поле приміток?

Додавання поля приміток у поданні таблиці

Додавання поля приміток у поданні конструктора

Видалення поля приміток

Відомості про властивості поля приміток

Що таке поле приміток?

Якщо ви не знайомі із програмою Access, слід пам’ятати, що дані в базі даних розташовуються в одній або кількох таблицях. Ці дані можна переглянути в таблиці даних — сітці, яка нагадує робочий аркуш Excel — або у формі введення даних чи звіті, але дані все одно розташовуються в одній або кількох таблицях. У свою чергу, кожна таблиця складається з набору полів (стовпців), а кожне поле може містити один певний тип даних. Наприклад, для поля вибирається тип даних «Дата й час», якщо потрібно зберігати значення дати й часу, і тип даних «Примітка», якщо потрібно зберігати великі обсяги тексту.

Характеристики поля приміток

Поля приміток у програмі Office Access 2007 можуть зберігати до 1 гігабайта символів або до 2 гігабайтів дискового простору (по 2 байти на символ), з яких в елементі керування у формі або звіті можна відобразити 65535 символів. Крім того, наразі до даних у полі приміток можна застосувати форматування RTF. Наприклад можна настроїти колір, змінити шрифт або виділити дані жирним шрифтом чи курсивом.

Для отримання додаткових відомостей про форматування даних у форматі RTF у полі приміток див. статтю Форматування даних у таблицях, формах і звітах.

Способи створення поля приміток

Програма Office Access 2007 надає кілька способів додавання поля приміток до нової або наявної таблиці:

  • Подання таблиці    Щоб додати поле приміток до нової або наявної таблиці в поданні таблиці, можна додати нове поле й вставити більше 256 символів тексту в пустий рядок поля або вибрати тип даних «Примітка» з розкривного списку.

  • Подання конструктора    Подання конструктора використовується, якщо потрібно додати поле приміток, увімкнути редагування у форматі RTF для цього поля та настроїти властивості, які не можна настроїти в поданні конструктора, наприклад значення за промовчанням. Для отримання додаткових відомостей про те, які властивості можна встановити для поля приміток, див. розділ Відомості про властивості поля приміток.

Під час створення нових таблиць і змінення наявних можна використати будь-який із цих двох методів.

Вгорі сторінки

Додавання поля приміток у поданні таблиці

У цьому розділі описано додавання поля приміток до нової або наявної таблиці в поданні таблиці. В програмі Access сітка таблиці даних схожа на робочий аркуш Excel.

Додавання нового поля приміток до наявної таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть двічі таблицю, яку потрібно змінити.

    Таблиця відкривається в поданні таблиці.

  4. Якщо потрібно, прокрутіть до першого пустого поля по горизонталі.

    За промовчанням у програмі Access відображається підпис Додати нове поле в рядку заголовка всіх нових полів, наприклад:

    Нове поле в таблиці даних

  5. Клацніть двічі рядок заголовка та введіть ім’я нового поля.

    Зазвичай поле приміток має такі імена, як «Коментарі» або «Примітки».

  6. Виберіть перший пустий рядок під заголовком і введіть фрагмент тексту, який містить більше 256 символів.

    До поля застосовується тип даних «Примітка», оскільки поле містить більше 256 символів. Також у перший рядок можна вставити більше 256 символів текстових даних.

  7. Збережіть зміни.

Додавання поля приміток до нової таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. На вкладці Створення у групі Таблиці виберіть елемент Таблиця.

    Нова таблиця відкривається в поданні таблиці.

  4. Клацніть двічі рядок заголовка першого поля таблиці (містить підпис Додати нове поле) і введіть ім’я поля. Зазвичай поле приміток має такі імена, як «Коментарі» або «Примітки».

  5. Виберіть перший пустий рядок під заголовком і введіть фрагмент тексту, який містить більше 256 символів. До поля застосовується тип даних «Примітка», оскільки поле містить більше 256 символів. Також у поле можна вставити більше 256 символів текстових даних.

  6. Збережіть зміни.

Вгорі сторінки

Додавання поля приміток у поданні конструктора

Подання конструктора використовується, якщо потрібно додати поле приміток до нової або наявної таблиці та встановити підтримку форматування RTF для цього поля. Кроки в цьому розділі описують додавання поля приміток до наявних і нових таблиць і встановлення підтримки форматування RTF для поля приміток.

Додавання поля приміток до наявної таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно змінити, і виберіть пункт Конструктор.

  4. У стовпці Ім’я поля виберіть перший пустий рядок і введіть ім’я поля. Зазвичай поле приміток має такі імена, як «Коментарі» або «Примітки».

  5. Виберіть сусідню клітинку у стовпці Тип даних, а потім виберіть у списку параметр Примітка.

  6. Збережіть зміни.

Додавання поля приміток до нової таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. На вкладці Створення у групі Таблиці виберіть елемент Таблиця.

  4. Клацніть правою кнопкою миші вкладку документа нової таблиці та виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

  5. У стовпці Ім’я поля виберіть перший пустий рядок і введіть ім’я поля. Зазвичай поле приміток має такі імена, як «Коментарі» або «Примітки».

  6. Виберіть сусідню клітинку у стовпці Тип даних, а потім виберіть у списку параметр Примітка.

  7. Збережіть зміни і, якщо потрібно ввімкнути для поля підтримку редагування у форматі RTF, перейдіть до наступних кроків.

Увімкнення підтримки редагування у форматі RTF

  • В області Властивості поля на вкладці Загальні знайдіть поле властивості Формат тексту та змініть значення Простий текст на значення Формат RTF.

Примітка : Якщо до поля приміток приєднується текстове поле, властивість Формат тексту цього текстового поля також має містити значення Формат RTF.

Для отримання додаткових відомостей про форматування даних у форматі RTF див. статті Форматування даних у таблицях, формах і звітах і Введення та редагування даних в елементі керування або стовпці з підтримкою форматованого тексту.

Вгорі сторінки

Видалення поля приміток

Для видалення поля приміток із таблиці можна використати подання таблиці або конструктора. Проте в разі видалення поля приміток із даними ці дані видаляються остаточно. Не можна скасувати це видалення. Тому перед видаленням будь-яких полів таблиці або інших компонентів бази даних слід створити резервну копію бази даних.

Видалення поля приміток у поданні таблиці

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть двічі таблицю, яку потрібно змінити.

    Таблиця відкривається в поданні таблиці.

  4. Знайдіть поле приміток, клацніть правою кнопкою миші рядок заголовка (ім’я) і виберіть команду Видалити стовпець.

  5. Натисніть кнопку Так, щоб підтвердити видалення.

Видалення поля приміток у поданні конструктора

  1. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Відкрити.

  2. У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно змінити, і виберіть пункт Конструктор.

    Таблиця відкривається в поданні конструктора.

  4. Клацніть маркер виділення рядка (пустий квадрат) поруч із полем приміток і натисніть клавішу DELETE.

    -або-

    Клацніть правою кнопкою маркер виділення рядка та виберіть команду Видалити рядки.

  5. Натисніть кнопку Так, щоб підтвердити видалення.

Вгорі сторінки

Відомості про властивості поля приміток

У разі використання подання конструктора для додавання поля приміток до таблиці можна встановити й змінити кілька властивостей поля. Подана нижче таблиця містить список властивостей поля приміток і описує дію кожної з них, а також містить підказки щодо встановлювання та змінення цих властивостей.

Властивість

Використання

Формат

Введіть настроювані символи форматування для визначення формату відображення. Формати, визначені тут, відображаються в таблицях даних, формах і звітах.

Для отримання додаткових відомостей про настроювані формати див. статтю Форматування даних у таблицях, формах і звітах.

Назва

Визначає ім’я текстового поля. Властивість може містити не більше 2048 символів. Якщо підпис не визначено, застосовується ім’я поля за промовчанням.

Значення за промовчанням

Містить значення, яке автоматично відображається в полі під час створення нового запису. Наприклад, можна вказати таке значення, як «Введіть не більше 65 Кбайт тексту». Це нагадує користувачам про те, що вони працюють із полем приміток. Максимальна довжина (значення за промовчанням): 255 символів.

Правило перевірки

Визначає вимоги для даних, які вводяться в записі, полі або елементі керування. У разі введення даних, які порушують правило, визначене для поля, можна використати властивість «Текст перевірки», щоб визначити відображуване повідомлення про помилку. Максимальна довжина: 2048 символів.

Для отримання додаткових відомостей про створення правил перевірки див. статтю Створення правила перевірки для перевірки даних у полі.

Текст перевірки

Визначає текст повідомлення про помилку, яке відображається в разі порушення правила перевірки. Максимальна довжина: 255 символів.

Для отримання додаткових відомостей про створення правил перевірки див. статтю Створення правила перевірки для перевірки даних у полі.

Обов’язково

Якщо ця властивість має значення Так, введення даних у поле або елементи керування, приєднані до поля, є обов’язковим. Крім того, значення не може бути null.

Дозволити нульову довжину

Якщо ця властивість має значення «Так», у полі можна вводити рядки з нульовою довжиною. Рядок із нульовою довжиною не містить символів, і використовується, щоб показати, що відомо про відсутність значення в полі. Рядок із нульовою довжиною вводиться за допомогою введення двох подвійних лапок без пробілу між ними.

Індексовано

Індекси використовуються для прискорення запитів, операцій сортування й групування, які виконуються для великих обсягів даних. Індекси також використовуються, щоб заборонити користувачам вводити повторювані дані. Варіанти:

  • Ні    Вимикає індексування (за промовчанням)

  • Так (повторення дозволені)    Індексує поля та дозволяє повторювані значення. Наприклад можна повторювати імена та прізвища.

  • Так (без повторень)    Індексує поля та не дозволяє повторювані значення.

Стискання Юнікод

В програмі Access для представлення даних у полях «Текст», «Примітка» та «Гіперпосилання» використовується Юнікод. Юнікод забирає більше дискового простору, оскільки використовується два байти на один символ замість одного. Щоб зменшити розмір файлу, значення за промовчанням властивості Стискання Юнікод для полів «Текст», «Примітка» або «Гіперпосилання» — Так. Якщо ця властивість має значення Так, будь-який символ із першим байтом 0 стискається під час збереження та відновлюється під час використання.

Дані в полі приміток не стискаються, якщо після стискання вони потребують не більше 4096 байт дискового простору. Як результат, вміст поля приміток може бути стиснутим в одному записі та нестиснутим в іншому.

Режим IME

Визначає редактор засобів вводу (IME) — засіб для використання англійських версій програми Access для роботи з файлами, створеними в японських або корейських версіях. Значення за промовчанням: Без елемента керування. Для отримання додаткових відомостей про використання цієї властивості натисніть клавішу F1.

Режим речення IME

Визначає тип даних, який можна вводити за допомогою редактора засобів вводу. Для отримання додаткових відомостей про використання цієї властивості натисніть клавішу F1.

Смарт-теги

Визначає один або кілька смарт-тегів для поля або елементів керування, приєднаних до поля. Смарт-теги — це компоненти, які розпізнають типи даних у полі й дають змогу виконувати дію залежно від цього типу. Наприклад, у полі адреси електронної пошти смарт-тег може запускати нове поштове повідомлення або додавати адресу до списку контактів.

Натисніть кнопку Builder button , щоб переглянути список доступних смарт-тегів.

Формат тексту

Увімкнення та вимкнення форматування RTF. Виберіть значення Формат RTF, щоб увімкнути підтримку редагування форматованого тексту.

Примітка : Якщо для цього поля ввімкнуто підтримку форматування RTF, а потім до поля приєднується елемент керування текстовим полем, для цього елемента керування слід також увімкнути підтримку редагування форматованого тексту.

Для отримання додаткових відомостей про настроювання підтримки редагування форматованого тексту для елемента керування та про форматування взагалі див. статтю Форматування даних у таблицях, формах і звітах.

Вирівнювання тексту

Визначає вирівнювання даних у полі приміток. Доступні такі варіанти:

  • Загальне    Вирівнює текст за лівим краєм, числа й дати за правим краєм.

  • Ліворуч    Вирівнює текст, дати й числа за лівим краєм.

  • По центру    Розташовує текст, дати й числа по центру.

  • Праворуч    Вирівнює текст, дати й числа за правим краєм.

  • Розподілено    Розподіляє текст, дати й числа рівномірно відносно двох країв поля або текстового поля.

Лише додавання

У разі ввімкнення цієї властивості користувачі можуть додавати дані до поля приміток, але не можуть видаляти чи змінювати наявні дані.

Примітка : За промовчанням у разі спроби навести вказівник на поле приміток, для якого цю властивість увімкнуто, текст приховується.


Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×