Використання шаблону бази даних Access для керування контактами

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Шаблон бази даних Access 2007 для керування контактами дає можливість відстежувати імена, адреси, номери телефонів та інші відомості. Ця нова версія популярного шаблону Access також дає змогу групувати контакти за категоріями, надсилати повідомлення електронної пошти й відображати адреси на карті.

База даних "Керування контактами"

Використання бази даних

У цій статті розглянуто основні кроки з використання шаблону бази даних для керування контактами.

Підготування бази даних до використання

  • Коли база даних відкривається вперше, в Access відображається сторінка Getting Started (Початок роботи). Щоб вона не відображалася, коли базу даних буде відкрито наступного разу, зніміть прапорець Show Getting Started when this database is opened (Відображати сторінку "Початок роботи", коли відкривається ця база даних).

    Щоб почати використання бази даних, закрийте сторінку Getting Started (Початок роботи).

  • Переконайтеся, що вміст бази даних увімкнуто:

    1. У рядку повідомлень натисніть кнопку Параметри.

    2. У діалоговому вікні Параметри безпеки Microsoft Office виберіть параметр Дозволити цей вміст і натисніть кнопку OK.

      Докладні відомості про те, як увімкнути вміст бази даних, див. в статті Надійність бази даних.

Додавання контактів із Microsoft Office Outlook 2007

Якщо використовується Office Outlook 2007, можна додати контакти з цієї програми, не вводячи відомості повторно.

  1. На формі Список контактів клацніть елемент Додати з Outlook.

  2. У діалоговому вікні Виберіть імена, які потрібно додати виберіть потрібні імена, щоб додати їх до бази даних.

  3. Послідовно натисніть кнопки Додати й OK.

Пошук контакту

Використовуючи поле швидкого пошуку, можна швидко знайти контакт на формі Список контактів.

  • На формі Список контактів у полі швидкого пошуку введіть текст, який потрібно знайти, а потім натисніть клавішу Enter або кнопку Шукати.

    Список в Access буде відфільтровано, і відображатимуться лише записи, які містять потрібний текст. Щоб повернутися до повного списку, клацніть елемент Відобразити всі записи.

Відображення та приховання стовпців

На формі Список контактів деякі поля (стовпці) приховано за замовчуванням. Щоб вибрати поля, які мають відображатися:

  1. Клацніть елемент Show/Hide Fields (Відобразити/приховати поля).

  2. У діалоговому вікні Відображення стовпців установіть прапорці біля всіх стовпців, які мають відображатися. Щоб приховати стовпець, зніміть відповідний прапорець.

Відображення звітів

База даних для керування контактами містить два звіти: Адресна книга контактів і Список телефонів контактів. Щоб відобразити звіт:

  • В області переходів у розділі Звіти двічі клацніть звіт, який потрібно відкрити.

Якщо потрібно, можна створити власні настроювані звіти. Докладні відомості див. в статті Створення простого звіту.

Відображення відомостей про контакти

Форма Відомості про контакт дає змогу переглянути та ввести додаткові відомості про кожен контакт. Щоб відобразити форму "Відомості про контакт":

  • На формі Список контактів клацніть елемент Open (Відкрити) поруч із контактом, який потрібно переглянути.

Додати фотографію

На формі Відомості про контакт можна додати зображення контакту.

  1. Під рамкою рисунка клацніть елемент + / – Images (Додати або видалити зображення).

  2. У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку Додати.

  3. У діалоговому вікні Вибрати файл перейдіть до папки, яка містить файл.

  4. Виберіть файл, який потрібно додати, і натисніть кнопку Відкрити.

  5. У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку OK.

Примітка : До кожного контакту можна додати кілька файлів, зокрема з різними типами файлів, наприклад документи або електронні таблиці.

Відображення карти з адресою контакту

Якщо на формі Відомості про контакт введено адресу контакту, можна відобразити карту відповідного розташування.

  • Клацніть елемент Click to Map (Клацніть, щоб показати на карті).

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×