Використання шаблону бази даних Access "Проекти"

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Автор: Майкл Гро (Michael Groh), спеціаліст з Access зі статусом MVP

База даних Access 2007 для керування проектами дає можливість керувати проектами, а також пов’язаними з ними завданнями та працівниками. Крім того, можна шукати й фільтрувати відомості про проекти, вводити загальні завдання, а також надсилати й отримувати дані в повідомленнях електронної пошти.

Шаблон бази даних "Проекти"

Використання бази даних

У цій статті розглянуто основні кроки з використання шаблону настільної бази даних "Проекти".

Підготування бази даних до використання

Переконайтеся, що вміст бази даних увімкнуто:

  1. У рядку повідомлень натисніть кнопку Параметри.

  2. У діалоговому вікні Параметри безпеки Microsoft Office виберіть параметр Дозволити цей вміст і натисніть кнопку OK.

Докладні відомості про те, як увімкнути вміст бази даних, див. в статті Надійність бази даних.

Додавання працівників

Щоб почати використання шаблону бази даних "Проекти", спочатку додайте працівників, яким можна призначати проекти й завдання. Скористайтеся цією процедурою, щоб додати працівників уручну, або див. наступний розділ, якщо потрібно додати працівників із контактів Outlook 2007.

  1. На формі Список проектів клацніть елемент Список працівників.

  2. На формі Список працівників заповніть відомості про кожного працівника.

  3. Щоб ввести докладніші відомості про працівника, двічі клацніть його ім’я на формі Список працівників, а потім введіть відомості на формі Відомості про працівника.

  4. Щоб повернутися до форми Список проектів, клацніть елемент Закрити.

Додавання контактів із Microsoft Office Outlook 2007

Якщо використовується Office Outlook 2007, можна додати працівників із цієї програми, не вводячи відомості повторно.

  1. На формі Список проектів клацніть елемент Список працівників.

  2. На формі Список працівників клацніть елемент Додати з Outlook.

  3. У діалоговому вікні Виберіть імена, які потрібно додати виберіть потрібні імена, щоб додати їх до бази даних.

  4. Послідовно натисніть кнопки Додати й OK.

Додавання нового проекту

  1. На формі Список проектів клацніть елемент Новий проект.

  2. На формі Додаткові відомості про проект заповніть відомості про проект і клацніть елемент Закрити.

Змінення наявного проекту

  1. На формі Список проектів двічі клацніть проект, який потрібно змінити.

  2. На формі Додаткові відомості про проект додайте або змініть відомості про проект.

    Додавання завдання

    • На формі Додаткові відомості про проект натисніть кнопку Додати завдання.

    • На формі Відомості про завдання заповніть відомості про завдання та клацніть елемент Закрити.

      На формі Додаткові відомості про проект у списку Завдання проекту з’явиться новий проект.

      Змінення завдання

    • На формі Додаткові відомості про проект виберіть вкладку Завдання проекту.

    • Двічі клацніть завдання, яке потрібно змінити.

    • На формі Відомості про завдання змініть відомості про завдання та клацніть елемент Закрити.

      Додавання загального завдання

      Загальними називаються завдання, які часто використовуються в різних проектах, наприклад формування бюджету або навчання. Ввівши загальне завдання, можна додати його до будь-якого проекту бази даних "Проекти" й не потрібно вводити відомості про завдання повторно.

    • На формі Додаткові відомості про проект натисніть кнопку Загальні завдання.

    • Установіть прапорець біля кожного загального завдання, яке потрібно додати до проекту. Додайте нові загальні завдання в кінці списку.

    • Щоб повернутися до форми Додаткові відомості про проект, клацніть елемент Закрити.

Збирання даних за допомогою електронної пошти

Щоб отримати дані про проекти або працівників від користувачів електронної пошти, можна надіслати їм форму, на якій вводяться дані, у повідомленні електронної пошти. Коли користувачі повернуть заповнені форми, можна обробити та зберегти дані в списку завдань.

  1. На формі Список проектів або Список працівників клацніть елемент Збирати дані.

  2. Дотримуйтеся вказівок майстра збирання даних за допомогою повідомлень електронної пошти, щоб зібрати дані від указаних одержувачів електронної пошти.

Фільтрування списку проектів

На формі Список проектів можна відфільтрувати список проектів і зберегти вибрані фільтри, щоб використовувати їх у майбутньому.

  1. Щоб застосувати фільтри, клацніть форму правою кнопкою миші та виберіть потрібні.

  2. Клацніть елемент Зберегти фільтр.

  3. На формі Відомості про фільтр введіть ім’я та опис фільтра, а потім натисніть кнопку Закрити.

  4. Щоб застосувати збережений фільтр, установіть прапорець Обрані фільтри. Щоб видалити фільтр, клацніть елемент Видалити фільтр.

Відображення відомостей про проект або працівника

На формах Додаткові відомості про проект і Відомості про працівника можна переглядати та вводити докладні відомості про проект або працівника. Щоб відобразити форму Додаткові відомості про проект або Відомості про працівника:

  • На формі Список проектів або Список працівників двічі клацніть елемент, який потрібно переглянути.

Додавання вкладень

На формах Додаткові відомості про проект, Відомості про завдання та Відомості про працівника можна додавати зображення та інші вкладення.

  • На будь-якій формі відомостей двічі клацніть поле Вкладення (на формі Відомості про працівника двічі клацніть піктограму зображення).

  • У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку Додати.

  • У діалоговому вікні Вибрати файл перейдіть до папки, яка містить файл.

  • Виберіть файл, який потрібно додати, і натисніть кнопку Відкрити.

  • У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку OK.

Примітка : До кожного елемента можна додати кілька файлів, зокрема з різними типами файлів, наприклад документи або електронні таблиці.

Відображення звітів

База даних "Проекти" містить кілька звітів, зокрема Відкриті проекти, Відомості про завдання, Адресна книга працівників тощо. Щоб відобразити звіт:

  • На формі Список проектів виберіть звіт, який потрібно відобразити, у списку Звіти.

Щоб надрукувати звіт:

  • Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і клацніть елемент Друк.

Якщо потрібно, можна створити власні настроювані звіти. Докладні відомості див. в статті Створення простого звіту.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×