Використання шаблону бази даних Access "Активи"

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Шаблон бази даних Access 2007 "Активи" дає можливість відстежувати комп’ютери, офісне обладнання та інші речі, які мають або обслуговують користувачі. Ця версія популярного шаблону Access також дає змогу шукати відомості про активи, відображати та приховувати стовпці, надсилати повідомлення електронної пошти й показувати адреси власників активів на карті.

Формула

Початок роботи

У цій статті розглянуто основні кроки з використання шаблону бази даних "Активи".

Підготування бази даних до використання

  • Коли база даних відкривається вперше, в Access відображається сторінка Getting Started (Початок роботи). Щоб вона не відображалася, коли базу даних буде відкрито наступного разу, зніміть прапорець Show Getting Started when this database is opened (Відображати сторінку "Початок роботи", коли відкривається ця база даних).

    Щоб почати використання бази даних, закрийте сторінку Getting Started (Початок роботи).

  • Переконайтеся, що вміст бази даних увімкнуто:

    1. У рядку повідомлень натисніть кнопку Параметри.

    2. У діалоговому вікні Параметри безпеки Microsoft Office виберіть параметр Дозволити цей вміст і натисніть кнопку OK.

      Докладні відомості про те, як увімкнути вміст бази даних, див. в статті Надійність бази даних.

Збирання даних за допомогою електронної пошти

Щоб отримати відомості про активи від користувачів електронної пошти, можна надіслати їм форму, на якій вводяться дані, у повідомленні електронної пошти. Коли користувачі повернуть заповнену форму, можна обробити та зберегти дані в списку активів.

  1. На формі Список активів клацніть елемент Збирати дані.

  2. 2. Дотримуйтеся вказівок майстра збирання даних за допомогою повідомлень електронної пошти, щоб зібрати дані від указаних одержувачів електронної пошти.

Відображення та приховання списаних активів

Списані активи – це елементи, для яких указано дату списання, не пізнішу поточної. Активи можуть списувати, якщо вони застарілі, зламані або не використовуються з іншої причини. На формі "Список активів" можна відобразити або приховати списані активи.

  • На формі Список активів установіть або зніміть прапорець Show Retired (Показувати списані активи).

Пошук активу або контакту

Використовуючи поле швидкого пошуку, можна швидко знайти актив на формі Список активів або контакт на формі Список контактів.

  • У полі швидкого пошуку введіть текст, який потрібно знайти, а потім натисніть клавішу Enter або кнопку Шукати.

    Список в Access буде відфільтровано, і відображатимуться лише записи, які містять потрібний текст. Щоб повернутися до повного списку, клацніть елемент Відобразити всі записи.

Фільтрування списку активів

На формі Список активів можна відфільтрувати список активів і зберегти вибрані фільтри, щоб використовувати їх у майбутньому.

  1. Щоб застосувати фільтри, клацніть форму правою кнопкою миші та виберіть потрібні.

  2. Клацніть елемент Зберегти фільтр.

  3. На формі Відомості про фільтр введіть ім’я та опис фільтра, а потім натисніть кнопку Закрити.

  4. Щоб застосувати збережений фільтр, установіть прапорець Обрані фільтри. Щоб видалити фільтр, клацніть елемент Видалити фільтр.

Відображення та приховання стовпців

На формах Список активів і Список контактів деякі поля (стовпці) приховано за замовчуванням. Щоб вибрати поля, які мають відображатися:

  1. Клацніть елемент Show/Hide Fields (Відобразити/приховати поля).

  2. У діалоговому вікні Відображення стовпців установіть прапорці біля всіх стовпців, які мають відображатися. Щоб приховати стовпець, зніміть відповідний прапорець.

Відображення відомостей про активи або контакти

На формах Відомості про активи й Відомості про контакт можна переглядати та вводити докладні відомості про елемент. Щоб відобразити форму Відомості про активи або Відомості про контакт:

  • На формі Список активів або Список контактів клацніть елемент Open (Відкрити) поруч з елементом, який потрібно переглянути.

Додати фотографію

На формі Відомості про активи та Відомості про контакт можна додавати зображення та інші вкладення.

  • Під рамкою рисунка клацніть елемент + / – Images (Додати або видалити зображення).

  • У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку Додати.

  • У діалоговому вікні Вибрати файл перейдіть до папки, яка містить файл.

  • Виберіть файл, який потрібно додати, і натисніть кнопку Відкрити.

  • У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку OK.

Примітка : До кожного елемента можна додати кілька файлів, зокрема з різними типами файлів, наприклад документи або електронні таблиці.

Додавання контактів із Microsoft Office Outlook 2007

Якщо використовується Office Outlook 2007, можна додати контакти або власників активів із цієї програми, не вводячи відомості повторно.

  1. На формі Список контактів клацніть елемент Додати з Outlook.

  2. У діалоговому вікні Виберіть імена, які потрібно додати виберіть потрібні імена, щоб додати їх до бази даних.

  3. Послідовно натисніть кнопки Додати й OK.

Відображення карти з адресою контакту

Якщо на формі Відомості про контакт введено адресу контакту, можна відобразити карту відповідного розташування.

  • Клацніть елемент Click to Map (Клацніть, щоб показати на карті).

Відображення звітів

База даних "Активи" містить кілька звітів, зокрема Усі активи, Відомості про активи, Списані активи, Адресна книга контактів тощо. Щоб відобразити звіт:

  • В області переходів у розділі Звіти двічі клацніть звіт, який потрібно відкрити.

Якщо потрібно, можна створити власні настроювані звіти. Докладні відомості див. в статті Створення простого звіту.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×