Використання трьохетапного робочого процесу

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Триетапний робочий цикл використовується для відстеження стану елемента за допомогою трьох станів (фаз). Його можна використовувати для керування бізнес-процесами, у яких організації мають відстежувати значний обсяг питань або елементів, зокрема питання служби підтримки користувачів, роботи з потенційними клієнтами або завдань проектів. Наприклад, завдання проекту може мати такі три стани: "Не розпочато", "Виконується" та "Готово".

У цій статті

Принцип роботи триетапного робочого циклу

Настроювання списку для використання трьохетапного робочого процесу

Створення списку відстеження питань для використання із триетапним робочим циклом

Створення настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

Настроювання настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

Додавання триетапного робочого циклу до списку

Запуск триетапного робочого циклу для елемента вручну

Виконання завдання робочого циклу у триетапному робочому циклі

Принцип роботи триетапного робочого циклу

Триетапний робочий цикл підтримує бізнес-процеси, у яких організації мають відстежувати стан питання або елемента за допомогою трьох станів і двох переходів між станами. Під час кожного переходу між станами робочий цикл призначає завдання користувачу та надсилає йому електронною поштою оповіщення про це завдання. Коли завдання виконано, робочий цикл оновлює стан елемента та переходить до наступного етапу. Триетапний робочий цикл працює із шаблоном списку Відстеження питань, але його можна використовувати з будь-яким списком, який містить стовпець Вибір із трьома або більше значеннями. Значення у стовпці Вибір – це етапи, які відстежує робочий цикл.

Список може містити лише один стовпець Вибір і вибір стовпців може містити більше трьох значень. Проте трьохетапного робочого процесу може бути налаштований використання будь-який вибір стовпців і лише три значень у вибраних вибір стовпців. Під час додавання трьохетапного робочого процесу для списку або бібліотеки, вибрані вибір стовпців і трьох значень, надайте за стовпцем. Дізнайтеся, як працювати з стовпців у списку, читайте в статті створення стовпця у списку або бібліотеці або видалення стовпців у списку або бібліотеки.

Триетапний робочий цикл можна використовувати для керування бізнес-процесами, які вимагають відстеження значного обсягу питань або елементів, зокрема питань служби підтримки користувачів, роботи з потенційними клієнтами або завдань проектів організаціями. Наприклад, працівники малого подію планування компанії можна використовувати список відстеження питань і настроюваного трьохетапного робочого процесу для керування багато завдань на події, пов'язані з їх планування. Трьохетапного робочого процесу відстежує подію планування завдання через три стани: активні, готових до переглядута завершено. Всі завдання підготовки події, пов'язані з певним події складаються у списку відстеження питань, створений для заходу і позначений як активний. Координатор заходів призначає індивідуальні завдання учасникам команди та почне трьохетапного робочого процесу для цих елементів, щоб почати роботу над завданням заходу.

Під час запуску робочий цикл створює завдання для призначеного користувача. Отримавши завдання, член команди виконує роботу, необхідну для виконання завдання. Це може бути робота, яку потрібно виконати поза списком або сайтом, на якому розташовано список відстеження питань. Наприклад, отримавши завдання робочого циклу на розробку плану обслуговування банкету, член команди зв’язується з компанією з банкетного сервісу та розробляє план із її працівниками. Коли чорновий варіант плану обслуговування банкету готовий, член команди позначає своє завдання робочого циклу як завершене. У цей час робочий цикл оновлює стан завдання заходу у списку відстеження питань з Активний на Готовий до рецензування, відтак створює друге завдання для координатора заходів – перевірити план обслуговування банкету. Після перевірки та затвердження плану обслуговування банкету координатор заходу позначає своє завдання робочого циклу як завершене, а робочий цикл оновлює стан завдання з Готовий до рецензування на Завершено.

Примітка :  Учасник робочого циклу може завершити завдання робочого циклу у триетапному робочому циклі двома способами. Учасник може змінити завдання робочого циклу, позначивши його як виконане, або змінити стан елемента робочого циклу у списку (якщо учасник має дозвіл на внесення змін до цього списку). Якщо учасник уручну оновить стан елемента робочого циклу у списку, завдання робочого циклу буде завершено. Якщо учасник змінить завдання робочого циклу, позначивши його як виконане, стан елемента робочого циклу у списку зміниться на стан Завершено.

У попередньому прикладі дії у триетапному робочому циклі виконуються відповідно до такого процесу:

блок-схема прикладу триетапного робочого циклу

На початок сторінки

Настроювання списку для використання із триетапним робочим циклом

Перш ніж використовувати триетапний робочий цикл, необхідно настроїти список для використання з робочим циклом. Цей список має містити елементи, які потрібно відстежувати або якими потрібно керувати за допомогою робочого циклу. Для роботи із триетапним робочим циклом створено шаблон списку Відстеження питань, але можна створити настроюваний список для використання з цими робочими циклами. У разі створення настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом необхідно переконатися, що список містить принаймні один стовпець Вибір із трьома або кількома значеннями вибору. Під час настроювання триетапного робочого циклу на використання зі списком необхідно вказати стовпець Вибір, який містить значення стану, які відстежуватиме робочий цикл.

На початок сторінки

Створення списку відстеження питань для використання з трьохетапним робочим процесом

За промовчанням можна використовувати трьохетапний робочий процес із будь-яким списком, створеним із шаблону списку Відстеження питань.

  1. У меню Дії сайту виберіть пункт Переглянути весь вміст сайту.

  2. На сторінці "Весь вміст сайту" натисніть кнопку Створити.

  3. У діалоговому вікні створення натисніть кнопку Відстеження питаньі введіть ім'я для списку. Необхідна ім'я списку.

    Примітка : Ім'я списку з'являється у верхній частині списку сторінок, стає частиною веб-адресу до сторінки списку та в навігаційних елементів, які допомагають користувачам, знайдіть і відкрийте список.

  4. Якщо до списку необхідно надати опис або визначити, чи відображатиметься посилання на список на панелі швидкого запуску, яке за промовчанням відображається, виберіть пункт Додаткові параметри.

    • У полі Опис введіть пояснювальний текст для списку. Цей опис необов'язковий.

    • Щоб додати посилання на цей список на панелі швидкого запуску, виберіть пункт так у розділі навігації .

  5. У нижній частині сторінки "Створення" натисніть кнопку Створити.

На початок сторінки

Створення настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

Якщо потрібно створити настроюваний список для використання із триетапним робочим циклом, необхідно додати принаймні один стовпець Вибір, що містить принаймні три значення стану, які відстежуватиме робочий цикл.

  1. У меню Дії сайту виберіть пункт Переглянути весь вміст сайту.

  2. На сторінці "Весь вміст сайту" натисніть кнопку Створити.

  3. У діалоговому вікні Створення виберіть параметр Настроюваний списокі введіть ім'я для списку. Необхідна ім'я списку.

    Примітка : Ім'я списку з'являється у верхній частині списку сторінок, стає частиною веб-адресу до сторінки списку та в навігаційних елементів, які допомагають користувачам, знайдіть і відкрийте список.

  4. Якщо до списку необхідно надати опис або визначити, чи відображатиметься посилання на список на панелі швидкого запуску, яке за промовчанням відображається, виберіть пункт Додаткові параметри.

  5. У полі Опис введіть пояснювальний текст для списку. Цей опис необов'язковий.

  6. Щоб додати посилання на цей список на панелі швидкого запуску, виберіть у розділі Навігація варіант Так.

  7. У нижній частині сторінки "Створення" натисніть кнопку Створити.

На початок сторінки

Настроювання настроюваного списку для використання з трьохетапним робочим процесом

  1. З настроюваним списком, на стрічці перейдіть на вкладку список і натисніть кнопку Настройки списку.

  2. У розділі Стовпці виберіть пункт Створити стовпець.

  3. У розділі Ім’я та тип під елементом Ім’я стовпця введіть ім’я стовпця, в якому потрібно вказати значення станів робочого процесу.

  4. У групі Тип відомостей цього стовпця виберіть пункт Вибір (меню).

  5. У розділі Додаткові настройки стовпця під елементом Опис введіть необов’язковий опис стовпця.

  6. У групі Обов’язкова наявність даних у стовпці виберіть пункт Так.

  7. У полі Введіть варіанти вибору (кожний – в окремому рядку) введіть три або більше значень вибору для цього стовпця. Ці значення використовуватимуться як стани робочого циклу.

  8. У групі Відображати варіанти як виберіть варіант Розкривне меню або Перемикачі.

  9. У групі Дозволити додавання власних варіантів виберіть пункт Ні.

  10. Укажіть, чи потрібно використовувати певне значення за промовчанням для цього стовпця або чи його слід додати до подання списку за промовчанням.

  11. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Додавання триетапного робочого циклу до списку

Перш ніж використовувати триетапний робочий цикл з елементами списку, необхідно додати його до цього списку. Під час додавання триетапного робочого циклу до списку необхідно вказати, який стовпець списку містить значення станів, які відстежуватиме робочий цикл. Також необхідно вказати, що має відбуватися на кожному етапі робочого циклу. Наприклад, можна визначити тему й текст оповіщень електронною поштою для одержувачів завдань.

Триетапний робочий цикл за промовчанням ввімкнуто для більшості типів сайтів. Утім, адміністратор колекції сайтів може вимкнути цю функцію. Якщо триетапний робочий цикл недоступний, зверніться до адміністратора колекції сайтів.

Увага! : Щоб додати до списку робочий процес, необхідно мати дозвіл на керування списками.

  1. Відкрийте список, до якого потрібно додати триетапний робочий цикл. З настроюваним списком, на стрічці перейдіть на вкладку список і потім натисніть кнопку Настройки спискуабо виберіть настройки для типу бібліотеки, яку ви відкриваєте. Наприклад, у бібліотеці документів, натисніть кнопку Настройки бібліотеки документів.

  2. У розділі Дозволи та керування виберіть пункт Настройки робочого циклу.

    Якщо робочі цикли уже додано до цього списку, бібліотеки або типу вмісту, цей крок, ви потрапите безпосередньо на сторінці змінити настройки робочого циклу, і вам потрібно, натисніть кнопку Додати робочий цикл , щоб перейти до додати робочий цикл сторінки. Якщо не робочі цикли було додано до цього списку, бібліотеки або типу вмісту, цей крок ви потрапите безпосередньо додати робочий цикл сторінки.

  3. Якщо для цього списку робочий цикл уже існує, на сторінці змінення настройок робочого циклу натисніть кнопку Додати робочий цикл.

  4. На сторінці Додавання робочого циклу в розділі робочий цикл , натисніть кнопку Трьохетапний у розділі вибір шаблону робочого циклу.

  5. У розділі Ім’я введіть унікальне ім’я робочого процесу.

  6. У розділі Список завдань укажіть список завдань для використання з цим робочим процесом.

    Примітка : 

    • Можна використовувати список Завдання за промовчанням або створити новий список. Якщо вибрати список завдань за промовчанням, учасники робочого циклу зможуть знаходити та переглядати свої завдання за допомогою подання "Мої завдання" у списку "Завдання".

    • Створіть новий список завдань, якщо завдання для цього робочого циклу можуть розкрити важливі або конфіденційні дані, які слід зберігати окремо від загального списку "Завдання".

    • Створіть новий список завдань, якщо в організації використовуватимуться кілька робочих циклів, або якщо робочі цикли міститимуть кілька завдань. У такому разі для кожного робочого циклу, можливо, слід створити окремі списки завдань.

  7. У розділі Список журналу виберіть список журналу, який використовуватиметься з цим робочим циклом. У списку журналу відображаються всі події, які відбуваються під час виконання кожного екземпляра робочого циклу.

     Можна використати список Журнал (за промовчанням) або створити новий список. Якщо в організації використовуватиметься багато робочих циклів, для кожного з них можна створити окремий список журналу.

  8. У розділі Параметри запуску виконайте одну з таких дій:

    • Щоб дозволити запускати робочий цикл вручну, установіть прапорець Дозволити автентифікованому користувачу, який має дозвіл на участь, запуск цього робочого циклу вручну. Установіть прапорець Для запуску робочого циклу потрібні дозволи на керування списками, якщо для запуску робочого циклу потрібно мати додатковий дозвіл.

    • Якщо потрібно, щоб робочий процес розпочинався автоматично під час створення нових елементів, установіть прапорець Запускати цей робочий процес після створення нового елемента.

  9. Натисніть кнопку Далі.

  10. У розділі Етапи робочого процесу у групі Укажіть поле вибору виберіть стовпець Вибір зі списку, який містить значення, які потрібно використовувати як етапи робочого процесу, відтак виберіть значення стовпця для етапів Початковий етап, Проміжний етап і Кінцевий етап робочого процесу.

  11. У двох розділах Вкажіть, що має відбуватися на початку робочого процесу (параметри для першого завдання робочого процесу) і Вкажіть, що має відбуватися під час переходу робочого процесу до проміжного стану (параметри для другого завдання робочого процесу) вкажіть такі відомості:

    Відомості про завдання

Опис завдання:

Введіть відомості, які потрібно включити до опису завдання. Якщо встановити прапорець Включити поле списку, вибране поле буде додано в кінці повідомлення. Якщо встановити прапорець Вставити посилання на елемент списку, посилання на елемент списку буде включено до опису.

Дата завершення завдання:

Якщо потрібно вказати дату завершення завдання, установіть прапорець Включити поле списку, відтак виберіть стовпець дати зі списку, який містить потрібні відомості про термін завдання.

Завдання призначено для:

Щоб призначити завдання користувачу, вказаному у списку, виберіть пункт Включити поле списку, відтак виберіть зі списку стовпець, який містить потрібні відомості про користувача. Під час запуску робочого процесу перше завдання буде призначено користувачу, чиє ім’я буде відображено в цьому стовпці для елемента робочого процесу.

Щоб призначити це завдання в усіх екземплярах цього робочого циклу вказаному користувачу, виберіть пункт Настроюваний, відтак введіть або виберіть ім’я користувача, якому потрібно призначити завдання.

  1. Установіть прапорець Надіслати повідомлення електронної пошти, щоб електронною поштою надсилати учасникам робочого циклу оповіщення про їхні завдання робочого циклу.

    Примітка : Якщо потрібно, щоб переконатися, що учасники робочого процесу отримують сповіщення електронної пошти та нагадування про завдання робочого циклу після запущених робочих циклів, зверніться до адміністратора колекції сайтів для перевірки, що електронної пошти активовано для сайту.

    Відомості повідомлення електронної пошти

Кому

Введіть ім’я користувача, якому потрібно надіслати оповіщення електронною поштою про завдання робочого процесу. Установіть прапорець Включити призначене завдання, якщо потрібно надіслати оповіщення електронною поштою власнику завдання.

Тема

Введіть рядок теми для оповіщення електронною поштою. Установіть прапорець Використовувати заголовок завдання, якщо потрібно додавати заголовок завдання до рядка теми повідомлення електронної пошти.

Текст повідомлення

Введіть відомості, які має бути відображено в тексті повідомлення оповіщення електронною поштою. Установіть прапорець Вставити посилання на елемент списку, якщо потрібно вставити в повідомлення посилання на елемент списку.

  1. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Запуск триетапного робочого циклу для елемента вручну

Триетапний робочий цикл необхідно додати до списку, щоб його можна було використовувати з елементами цього списку. Докладніші відомості див. у попередніх розділах.

Триетапний робочий цикл можна настроїти на автоматичний запуск під час додавання нових елементів до списку або на запуск робочого циклу вручну користувачами з певними дозволами. Деякі робочі цикли підтримують обидва параметри.

Щоб запустити триетапний робочий цикл для елемента списку вручну, виконайте наведені нижче дії. Необхідно мати дозвіл на редагування елементу списку. Деякі робочі цикли можуть вимагати дозвіл на керування списками.

Примітка : Якщо потрібно, щоб переконатися, що учасники робочого процесу отримання оповіщень електронної пошти та нагадування про завдання робочого циклу, після запуску робочого циклу, зверніться до адміністратора колекції сайтів для перевірки, що електронної пошти активовано для сайту.

  1. Відкрийте список, який містить елемент, для якого потрібно запустити трьохетапний робочий процес.

  2. Наведіть вказівник миші на елемент, для якого потрібно запустити робочий процес, натисніть стрілку, яка з’явиться на екрані, та виберіть пункт Робочі процеси.

    Примітка : Команда Робочі процеси доступна, лише якщо елемент є у списку або бібліотеці, з якою пов’язано принаймні один робочий процес.

  3. У меню Дії сайту виберіть пункт Переглянути весь вміст сайту.

  4. У групі Почати робочий процес виберіть ім’я трьохетапного робочого процесу, який потрібно запустити.

    Робочий процес розпочинається відразу.

На початок сторінки

Завершення завдання робочого процесу у трьохетапному робочому процесі

Для завершення завдання робочого процесу у трьохетапному робочому процесі необхідно мати принаймні дозвіл на редагування елементів для списків завдань, у яких записано завдання робочого процесу.

  1. Щоб знайти завдання робочого циклу, відкрийте список завдань для сайту та в меню Подання виберіть пункт Мої завдання.

    Примітка : Якщо робочий цикл не підтримує список завдань за промовчанням, завдання робочого циклу можуть не відображатися у списку завдання . Щоб знайти завдання робочого циклу, перейдіть до списку або бібліотеці, де зберігається елемент робочого циклу. Наведіть вказівник миші на ім'я елемента, який потрібно виконати, клацніть стрілку, що з'явиться та виберіть пункт робочі процеси. На сторінці "стан робочого циклу" в розділі Виконувані робочі процесивиберіть ім'я робочого циклу, у якій ви берете участь. У розділі завданнязнайти завдання робочого циклу.

  2. Відкрийте список з елементом, який потрібно позначити як виконаний.

  3. Наведіть вказівник миші на ім’я завдання, яке потрібно виконати, клацніть стрілку, що з’явиться, і виберіть пункт Редагувати елемент.

  4. У діалоговому вікні Завдання введіть або виберіть дані, необхідні для завершення завдання, а потім натисніть кнопку Зберегти.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×