Використання трьохетапного робочого процесу

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Трьохетапного робочого процесу відстежує стан елемента списку через три стани (фази). Можна використовувати для керування бізнес-процесами, які вимагають відстеження значного обсягу питань або елементів, зокрема питань служби підтримки користувачів, роботи з потенційними клієнтами або завдань проектів організаціями. Наприклад, три етапи завдань проекту може бути, не розпочато виконується та Готово.

У цій статті

Принцип роботи триетапного робочого циклу

Настроювання списку для використання трьохетапного робочого процесу

Створення списку відстеження питань для використання із триетапним робочим циклом

Створення настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

Настроювання настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

Додавання триетапного робочого циклу до списку

Запуск триетапного робочого циклу для елемента вручну

Виконання завдання робочого циклу у триетапному робочому циклі

Принцип роботи триетапного робочого циклу

Трьохетапний робочий процес підтримує бізнес-процесів, які вимагають відстеження стану питання або елемента через три стани та два переходи між станами організаціями. З кожного переходу між станами робочого циклу призначається завдання користувачу та надсилає цьому користувачу оповіщення електронною поштою про завдання. Після завершення цього завдання робочого циклу оновлення стану елемент і розвиватиметься наступний стан. Трьохетапного робочого процесу працює із шаблону списку Відстеження питань . Проте, його можна використовувати з будь-яким списком, настроєний для розміщення вибору стовпця з трьома або більше значення. Значення в цьому стовпці вибір етапами, які відстежує робочий цикл.

Список може містити лише один стовпець Вибір і вибір стовпців може містити більше трьох значень. Проте трьохетапного робочого процесу може бути налаштований використання будь-який вибір стовпців і лише три значень у вибраних вибір стовпців. Під час додавання трьохетапного робочого процесу для списку або бібліотеки, вибрані вибір стовпців і трьох значень, надайте за стовпцем. Дізнайтеся, як працювати з стовпців у списку, читайте в статті створення стовпця у списку або бібліотеці або видалення стовпців у списку або бібліотеки.

Триетапний робочий цикл можна використовувати для керування бізнес-процесами, які вимагають відстеження значного обсягу питань або елементів, зокрема питань служби підтримки користувачів, роботи з потенційними клієнтами або завдань проектів організаціями. Наприклад, працівники малого подію планування компанії можна використовувати список відстеження питань і настроюваного трьохетапного робочого процесу для керування багато завдань на події, пов'язані з їх планування. Трьохетапного робочого процесу відстежує подію планування завдання через три стани: активні, готових до переглядута завершено. Всі завдання підготовки події, пов'язані з певним події складаються у списку відстеження питань, створений для заходу і позначений як активний. Координатор заходів призначає індивідуальні завдання учасникам команди та почне трьохетапного робочого процесу для цих елементів, щоб почати роботу над завданням заходу.

Під час запуску робочого циклу, його буде створено завдання для призначеного особі. Коли учасник групи отримує завдання, він або вона виконує роботу, потрібний для виконання завдання. Це може бути роботу, яка відбувається за межами список або сайт, де знаходиться у списку відстеження питань. Наприклад, якщо учасником групи отримує завдання робочого циклу щоб розробити план харчування, він або вона харчування компанії «контакти» а потім працює з ними, щоб розробити план. Під час харчування план розробки, учасник групи позначає своє завдання робочого процесу як завершене. На цьому етапі робочого процесу оновлення стану завдання заходу у списку відстеження питань з активний на готовий до перевірки, і він створює друге завдання для координатора заходів для перевірки харчування план. Після події координатор Відгуки та затверджує харчування план, позначає своє завдання робочого процесу як завершене та робочого циклу оновлення стану завдання з готових до перегляду , щоб завершити.

Примітка.: Учасник робочого циклу можуть виконувати завдання робочого циклу в трьохетапного робочого процесу у два способи. Учасник може редагувати завдання робочого циклу, щоб позначити як завершене, або учасник може змінити стан робочого циклу елемент у списку (якщо Учасник має дозвіл на змінення цього списку). Якщо учасник вручну оновить стан робочого циклу елемент у списку, завершення завдання робочого циклу. Якщо учасник зміни завдання робочого циклу, щоб позначити як завершене, стан робочого циклу елемент у списку оновлюється, щоб завершити.

Процес виконання за допомогою дії трьохетапного робочого циклу в попередньому прикладі:

блок-схема прикладу триетапного робочого циклу

На початок сторінки

Настроювання списку для використання трьохетапного робочого процесу

Перш ніж ви зможете використовувати трьохетапного робочого процесу, потрібно настроїти список для використання з робочим циклом. Цей список має містити елементи, які ви плануєте відстеження та керування ними за допомогою робочого циклу. Шаблону списку Відстеження питань працює з трьохетапного робочого процесу. Проте, також можна створити Настроюваний список для використання з цих робочих циклів. Якщо ви створюєте настроюваного списку для використання трьохетапного робочого процесу, ви повинні переконатися, що містить принаймні один вибір стовпець, який містить значення трьох і більше вибору список. Під час настроювання трьохетапного робочого процесу для використання зі списком, потрібно вказати вибір стовпець, який містить значення стану, який буде відстежувати робочого циклу.

На початок сторінки

Створення списку відстеження питань для використання із триетапним робочим циклом

За замовчуванням можна використовувати трьохетапного робочого процесу з будь-яким списком, створеним із шаблону списку Відстеження питань .

  1. У меню Дії сайту виберіть пункт Переглянути весь вміст сайту.

  2. На сторінці "весь вміст сайту" натисніть кнопку створити.

  3. У діалоговому вікні створення натисніть кнопку Відстеження питаньі введіть ім'я для списку. Це обов’язкове поле.

    Примітка.: Ім'я списку з'являється у верхній частині списку сторінок, стає частиною веб-адресу до сторінки списку та в навігаційних елементів, які допомагають користувачам, знайдіть і відкрийте список.

  4. Якщо потрібно ввести опис для списку або вкажіть, якщо відображається посилання на список на панелі швидкого запуску, за промовчанням – це так, натисніть кнопку Додаткові параметри.

    • У полі Опис введіть опис або мету, з якою створено список. Заповнювати це поле необов’язково.

    • Щоб додати посилання на цей список до панелі швидкого запуску, у розділі Перехід установіть перемикач Так.

  5. У нижній частині діалогового вікна створення натисніть кнопку створити.

На початок сторінки

Створення настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

Якщо ви хочете, щоб створити Настроюваний список для використання із триетапним робочим циклом, потрібно додати принаймні один вибір стовпець, який містить принаймні три значення стану робочого циклу буде відстежувати.

  1. У меню Дії сайту виберіть пункт Переглянути весь вміст сайту.

  2. На сторінці "весь вміст сайту" натисніть кнопку створити.

  3. У діалоговому вікні Створення виберіть параметр Настроюваний списокі введіть ім'я для списку. Це обов’язкове поле.

    Примітка.: Ім'я списку з'являється у верхній частині списку сторінок, стає частиною веб-адресу до сторінки списку та в навігаційних елементів, які допомагають користувачам, знайдіть і відкрийте список.

  4. Якщо потрібно ввести опис для списку або вкажіть, якщо відображається посилання на список на панелі швидкого запуску, за промовчанням – це так, натисніть кнопку Додаткові параметри.

  5. У полі Опис введіть опис або мету, з якою створено список. Заповнювати це поле необов’язково.

  6. Щоб додати посилання на цей список до панелі швидкого запуску, у розділі Перехід установіть перемикач Так.

  7. У нижній частині діалогового вікна створення натисніть кнопку створити.

На початок сторінки

Настроювання настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

  1. З настроюваним списком, на стрічці перейдіть на вкладку список і натисніть кнопку Настройки списку.

  2. У розділі стовпцівиберіть пункт Створити стовпець.

  3. У розділі ім'я та тип , у полі ім'я стовпцявведіть ім'я стовпця, який потрібно використовувати, щоб указати значення стану робочого циклу.

  4. У розділі тип даних для цього стовпцявиберіть пункт вибір (меню).

  5. У розділі Додаткові настройки стовпця в розділі ОписВведіть опис стовпця необов'язково.

  6. У розділі вимагати, щоб цей стовпець містить відомостінатисніть кнопку так.

  7. У списку в розділі Введіть кожен вибір в окремому рядкувведіть трьома або більше вибір значення, для цього стовпця. Ці значення стануть станами робочого циклу.

  8. У розділі Відображати варіантивиберіть значення Розкривне меню або Перемикачі.

  9. У розділі дозволити 'Додавання' варіантівнатисніть кнопку ні.

  10. Укажіть, чи потрібно на певне значення за промовчанням для цього стовпця, або якщо ви хочете додати її до списку подання за промовчанням.

  11. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Додавання триетапного робочого циклу до списку

Трьохетапного робочого процесу потрібно додати до списку, перш ніж його можна використовувати для елементів цього списку. Під час додавання трьохетапного робочого процесу для списку, ви вказати, який стовпець у списку містить значення стану, яким потрібно відстежувати. Укажіть відомості про те, що слід виконати на кожному етапі циклу. Наприклад, можна вказати тему й текст для оповіщень електронної пошти, що завдання одержувачі отримають.

Трьохетапного робочого процесу увімкнуто за промовчанням на більшості типів сайтів. Однак адміністратор колекції сайтів може вимкнути функцію. Якщо трьохетапного робочого процесу не відображається, зверніться до адміністратора колекції сайтів.

Увага!: Ви повинні мати дозвіл на керування списками для додавання робочого циклу до списку.

  1. Відкрийте список, до якого потрібно додати триетапний робочий цикл. З настроюваним списком, на стрічці перейдіть на вкладку список і потім натисніть кнопку Настройки спискуабо виберіть настройки для типу бібліотеки, яку ви відкриваєте. Наприклад, у бібліотеці документів виберіть посилання Настройки бібліотеки документів.

  2. У розділі Дозволи та керування виберіть посилання Настройки робочого процесу.

    Якщо робочі цикли уже додано до цього списку, бібліотеки або типу вмісту, цей крок, ви потрапите безпосередньо на сторінці змінити настройки робочого циклу, і вам потрібно, натисніть кнопку Додати робочий цикл , щоб перейти до додати робочий цикл сторінки. Якщо не робочі цикли було додано до цього списку, бібліотеки або типу вмісту, цей крок ви потрапите безпосередньо додати робочий цикл сторінки.

  3. Якщо робочий цикл уже існує для списку, на сторінці змінити настройки робочого циклу, натисніть кнопку Додати робочий цикл.

  4. На сторінці Додавання робочого циклу в розділі робочий цикл натисніть кнопку Трьохетапний у розділі вибір шаблону робочого циклу.

  5. У розділі Ім’я введіть унікальне ім’я робочого процесу.

  6. У розділі Список завдань Укажіть список завдань за допомогою робочого циклу.

    Примітки.: 

    • Можна використовувати список Завдання за промовчанням або створити новий список. Якщо використовується список Завдання за промовчанням, учасники робочого процесу можуть знайти та переглянути свої завдання робочого процесу за допомогою подання Мої завдання у списку Завдання.

    • Створення нового списку завдань, якщо завдання для цього робочого циклу можуть розкрити важливі або конфіденційні дані, які потрібно зберегти окремо від загального списку завдань.

    • Створення нового списку завдань, якщо у вашій організації матимуть багато робочих циклів, або якщо робочі цикли будуть задіяні багато завдань. У цьому випадку можна створити списки завдань для кожного робочого циклу.

  7. У розділі Список журналу виберіть список журналу для використання з цим робочим процесом. У списку журналу відображаються всі події, які відбуваються під час виконання робочого процесу.

    Ви можете використати список Журнал (за замовчуванням) або створити новий список. Якщо у вашій організації матимуть багато робочих циклів, можна створити окремий журнал список для кожного робочого циклу.

  8. У розділі Параметри запуску виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Якщо ви хочете дозволити робочий цикл на запуск вручну, установіть прапорець дозволити цей робочий цикл запускатиметься уручну автентифікованих користувачів із дозволами участь . Установіть прапорець потрібна керування списками дозволи, щоб почати робочий цикл , якщо потрібно ввести додаткові дозволи, щоб почати робочий цикл.

    • Якщо потрібно, щоб робочий цикл для автоматичного запуску під час створення нових елементів, установіть прапорець запускати цей робочий цикл під час створення нового елемента .

  9. Натисніть кнопку Далі.

  10. У розділі етапи робочого процесу у розділі Виберіть поле "Вибір"виберіть стовпець вибір зі списку, який містить значення, які потрібно використовувати як етапи робочого циклу і виберіть значення стовпців, для на Початкового стану, проміжний етапі кінцевий стан робочого циклу.

  11. У два розділи вкажіть, що має статися, якщо робочий цикл ініційовані (параметри для першого завдання робочого циклу) і вкажіть потрібний статися, якщо робочий цикл зміни стану по-батькові (параметри друге завдання робочого циклу) Укажіть такі відомості:

    Відомості про завдання

Опис завдання:

Введіть відомості, які потрібно включити в описі завдання. Якщо вибрано прапорець включити список полів , у поле додається до кінця повідомлення. Якщо встановити прапорець вставити посилання на елемент списку , посилання на елемент списку включено в полі Опис.

Завершення завдання дати:

Якщо ви хочете, щоб указати термін для завдання, установіть прапорець включити список полів і виберіть стовпець дати зі списку, який містить відомості про дату, який потрібно використовувати для дату завершення.

Завдання призначено для:

Щоб призначити завдання користувачу, який вказано у списку, натисніть кнопку Додати поле спискуі виберіть стовпець у списку, який містить відомості про користувача, який потрібно використовувати. Якщо цей робочий цикл запускається, перше завдання призначено користувача, ім'я якої відображається в цьому стовпці елемента робочого циклу.

Щоб призначити це завдання в усіх копіях цей робочий цикл до особи, яка ви вказуєте, виберіть пункт настроюванийі введіть або виберіть ім'я користувача, якому потрібно призначити завдання.

  1. Установіть прапорець надсилати повідомлення електронної пошти , якщо потрібно, щоб робочий цикл учасників, щоб отримувати сповіщення електронною поштою про завдання робочого циклу.

    Примітка.: Якщо потрібно, щоб переконатися, що учасники робочого процесу отримують сповіщення електронної пошти та нагадування про завдання робочого циклу після запущених робочих циклів, зверніться до адміністратора колекції сайтів для перевірки, що електронної пошти активовано для сайту.

    Відомості повідомлення електронної пошти

Значення

Введіть ім'я особи, якій потрібно оповіщення електронною поштою про завдання робочого циклу, щоб надсилати. Прапорець Включити завдання призначено Якщо потрібно надсилати оповіщення електронної пошти власника завдання.

Тема

Введіть рядок теми, який потрібно використовувати для оповіщення електронної пошти. Установіть прапорець Використовувати Назва завдання , якщо ви хочете, щоб додати назву завдання в рядку теми повідомлення електронної пошти.

Основного тексту

Введіть відомості, які потрібно відображати в тілі повідомлення електронної пошти оповіщення. Установіть прапорець вставити посилання на елемент списку , якщо потрібно додати посилання на елемент списку в повідомлення.

  1. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Запуск триетапного робочого циклу для елемента вручну

Трьохетапного робочого процесу спочатку слід додати до списку, щоб зробити його доступним для використання на елементів цього списку. Перегляд попередніх розділах, щоб отримати додаткові відомості.

Триетапний робочий цикл можна настроїти автоматичний запуск під час додавання нових елементів до списку, або це може бути налаштований, щоб дозволити користувачам, які мають певні дозволи, щоб почати робочий цикл вручну. Деякі робочі цикли можуть дозволити обидва рази.

Щоб розпочати трьохетапного робочого процесу для елемента списку, виконайте такі дії. Необхідно мати дозвіл на редагування елементів списку. Деякі робочі цикли може вимагати, потрібно мати дозвіл на керування списками.

Примітка.: Якщо потрібно, щоб переконатися, що учасники робочого процесу отримання оповіщень електронної пошти та нагадування про завдання робочого циклу, після запуску робочого циклу, зверніться до адміністратора колекції сайтів для перевірки, що електронної пошти активовано для сайту.

  1. Відкрийте список, який містить елемент, для якого потрібно запустити триетапний робочий цикл.

  2. Наведіть вказівник миші на елемент, для якого потрібно запустити робочий цикл, клацніть стрілку, що з'явиться і натисніть кнопку робочі цикли.

    Примітка.: Команда робочі цикли доступна, лише якщо елемент є у списку або бібліотеки, яка містить принаймні один робочий цикл, пов'язаний з нею.

  3. У меню Дії сайту виберіть пункт Переглянути весь вміст сайту.

  4. У розділі почати робочий циклклацніть ім'я трьохетапного робочого процесу, який ви хочете, щоб почати.

    Робочий цикл розпочнеться відразу.

На початок сторінки

Виконання завдання робочого циклу у триетапному робочому циклі

Для виконання завдання робочого циклу у триетапному робочому циклі, потрібно мати принаймні дозвіл на редагування елементів для завдань списків, де буде записано завдання робочого циклу.

  1. Відкрийте список завдань для сайту і виберіть пункт Мої завдання , у меню вигляд , щоб знайти завдання робочого циклу.

    Примітка.: Якщо робочий цикл не підтримує список завдань за промовчанням, завдання робочого циклу можуть не відображатися у списку завдання . Щоб знайти завдання робочого циклу, перейдіть до списку або бібліотеці, де зберігається елемент робочого циклу. Наведіть вказівник миші на ім'я елемента, який потрібно виконати, клацніть стрілку, що з'явиться та виберіть пункт робочі процеси. На сторінці "стан робочого циклу" в розділі Виконувані робочі процесивиберіть ім'я робочого циклу, у якій ви берете участь. У розділі завданнязнайти завдання робочого циклу.

  2. Відкрийте список, який містить елемент, для якого потрібно позначити як завершене.

  3. Наведіть вказівник миші на ім'я завдання, які потрібно виконати, клацніть стрілку, що з'явиться та виберіть пункт Редагувати елемент.

  4. У діалоговому вікні завдання введіть або виберіть відомості, необхідні для завершення завдання а потім натисніть кнопку зберегти.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×